Отчёты. Виды, структура, конструирование.

Отчеты строятся на основании данных таблиц и запросов. Основные типы отчетов:

- отчет в одну колонку (в столбец) – представляет собой длинный столбец текста, содержащий надписи полей их значения из всех записей таблицы или запроса;

- многоколончатый отчет – создается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок (колонки газетного типа);

- ленточный отчет – данные располагаются в виде строк и столбцов (как в таблице);

- групповой/итоговый отчет – создается из ленточного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов;

- почтовые наклейки – специальный тип многоколончатого отчета, предназначенный для печати имен и адресов в группах;

- отчет с подчиненным отчетом.

Структура отчета

 

Основные разделы отчета:

- заголовок отчета – печатается в начале отчета на титульной странице, содержит название отчета;

- верхний колонтитул – печатается вверху каждой страницы; как правило, содержит заголовки столбцов;

- заголовок группы – печатается перед обработкой первой записи группы, в качестве заголовка может содержать поле, по которому выполняется группировка;

- область данных – печатается каждая запись из источника данных;

- примечание группы – печатается после обработки последней записи группы; может содержать итоговые данные по записям, входящим в группу;

- нижний колонтитул – печатается внизу каждой страницы, может содержать, например, дату печати отчета, номер страницы отчета;

- примечание отчета – печатается в конце отчета после обработки всех записей, может содержать итоговые данные по всем записям.

 

Конструирование отчета

 

Отчет можно создавать с помощью мастера или в режиме конструктора. Можно использовать и оба способа. Мастера позволяют укорить процесс создания отчета, затем его можно доработать в режиме конструктора. Мастера отчетов позволяют создать отчеты трех видов: отчет в столбец (простой), групповой / итоговый и постовые наклейки.

Технология создания простого отчета в столбец:

1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажать кнопку СОЗДАТЬ.

2). В окне Новый отчет:

- выбрать инструмент Автоотчет в столбец;

- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;

- нажать ОК.

Технология создания многоколончатого отчета:

1). Создать простой отчет в столбец.

2). Выбрать в меню ФАЙЛ команду Параметры страницы. В диалоговом окне Параметры страницы выбрать вкладку Столбцы и задать:

- в группе Параметры сетки число столбцов, которые должны выводиться на каждой странице (поле Число столбцов), ширину межстрочного интервала (поле Интервал), расстояние между столбцами (поле Столбцов);

- в группе Размер столбца ширину столбца (поле Ширина) и высоту строки (поле Высота);

- в группе Макет столбца параметры, определяющие порядок печати записей: Сверху вниз или Слева направо.

3). На вкладке Страница выбрать ориентацию: Книжная или Альбомная.

При печати многоколончатого отчета заголовок и примечание отчета, верхний и нижний колонтитулы выводятся на полную ширину отчета, поэтому размещать в режиме конструктора элементы управления в этих разделах можно в произвольных местах. Заголовки и примечания групп, а также область данных группы выводятся на ширину одного столбца.

Технология создания группового/итогового отчета мастером отчетов

1). Находясь на вкладке ОТЧЕТЫ нажат кнопку СОЗДАТЬ.

2). В окне Новый отчет:

- выбрать инструмент Мастер отчетов;

- выбрать источник данных в виде таблицы или запроса;

- нажать ОК.

3). В окне Создание отчетов (первый шаг) следует сформировать список полей отчета (Выбранные поля) из списка Доступные поля. Поля следует выбирать в том порядке, в каком они должны следовать в отчете. Если отчет строится на основании данных нескольких таблиц / запросов, следует выбрать из списка Таблица / Запрос имя следующего источника и для него произвести выбор полей.

4). Если источником данных отчета являются связанные таблицы, то на втором шаге в окне Создание отчетов следует определить, как будет выполняться группировка данных.

5). На следующем шаге можно задать собственный способ группировки данных. Для этого из левого списка следует выбрать имя поля, по которому нужно сгруппировать данные. Задав группировку данных, можно с помощью кнопки Группировка задать интервалы группировки.

Для числовых полей можно задать группировку по десяткам, полусотням, сотням и т.д. Для текстовых полей возможна группировка по первой букве, по первым двум, по первым трем, по первым четырем и по первым пяти буквам. Если не требуется специальный интервал группировки, из списка Интервалы группировки следует выбрать значение Обычный.

6). На третьем шаге можно задать порядок сортировки записей внутри группы и, нажав на кнопку Итоги, открыть окно, в котором задать, какие итоговые операции нужно выполнять с числовыми полями тех записей, которые входят в группу; определить, что будет выводиться в отчет: данные и итоги или одни итоги (раздел данных скрыт).

7). На четвертом шаге можно выбрать один из стандартных макетов отчета.

8). На пятом шаге – один из стандартных стилей. Любой стандартный стиль можно настроить, можно создать собственный стиль. Для этого предназначена команда ФОРМАТ / Автоформат.

9). На последнем шаге работы мастера отчету следует задать свое имя или согласиться с тем именем, которое сформировал Access, и определить с помощью переключателей дальнейшие действия – работа с отчетом в режиме конструктора или просмотр отчета.

Технология создания группового / итогового отчета в режиме конструктора

1). Создать новый отчет с помощью одноименной команды – кнопка Создать на вкладке Отчеты в окне БД. Выбрать инструмент – Конструктор, выбрать источник данных (таблица / запрос), нажать ОК. В окне конструктора появится пустой макет отчета.

2). Создать макет отчета:

2.1). В разделе Заголовок отчета разместить элемент управления Надпись. Текст надписи явится заголовком создаваемого отчета. Если раздел заголовка отсутствует в макете отчета, следует выбрать команду ВИД/Заголовок| Примечание отчета.

2.2). В разделе Верхний колонтитул разместить элемент управления Подписи к тем полям, которые будут размещаться в области данных. Если верхний колонтитул отсутствует в макете, следует выбрать команду ВИД/Колонтитулы.

Верхние и нижние колонтитулы можно размещать в таблице различными способами. Способы размещения определяет значение свойства отчета Верхний колонтитул и Нижний колонтитул:

Все страницы – выводятся на все страницы отчета;

Без заголовка – выводятся на все страницы отчета кроме первой, где расположен заголовок;

Без примечания – выводятся на все страницы отчета кроме последней;

Без заголовка / примечания – выводятся на все страницы отчета кроме первой и последней.

Для размещения полей в области данных и их подписей в разделе верхнего колонтитула следует использовать метод перетаскивания объектов. Для размещения элементов управления в отчете необходимо:

- раскрыть список полей источника данных щелчком мыши по кнопке Список полей панели инструментов;

- перетащить нужное поле в окно конструктора отчетов. Подпись поля переместить в верхний колонтитул, само поле – в область данных.

Раздел Область данных может содержать как присоединенные, так и вычисляемые поля. Добавление вычисляемых полей выполняется так же, как и в форму

Если для добавляемого в отчет поля источника данных (таблицы / запроса) выбран элемент управления Поле, то в отчет добавляются два элемента: Надпись (подпись) и Поле, связанных между собой. При выделении одного из них автоматически выделяется другой. При перемещении одного элемента перемещается и другой. Чтобы перетащить только один элемент из пары (например, подпись), необходимо выделить элемент поля, установить указатель мыши на маркер левого верхнего угла (вид – сжатая рука с вытянутым указательным пальцем) и перетащить элемент в нужное место.

Перемещение элемента из одного раздела в другой (например, из области данных в область верхнего колонтитула) следует выполнять через буфер обмена (командами Вырезать и Вставить).

Кроме связанных полей в отчет можно добавлять и свободные поля (вычисляемые поля).

2.3). Выполнить выравнивание элементов, изменение размеров элементов.

Чтобы изменить размеры элементов, следует:

- выделить все элементы командой ПРАВКА/Выделить все;

- выполнить команду ФОРМАТ/Размер/По размеру данных.

Access установит размеры управляющего элемента таким образом, чтобы в нем уместилось содержание.

Access позволяет также изменять размеры:

- по узлам сетки – при этом каждый угол элемента управления смещается к ближайшему углу сетки;

- по самому высокому – увеличивает высоту всех элементов до высоты самого высокого;

- по самому низкому;

- по самому широкому;

- по самому узкому.

Выравнивание выполняется для группы выделенных элементов управления командой ФОРМАТ/Выровнять. Для отчетов, содержащих данные в табличной форме, лучше выполнять выравнивание элементов области данных по верхнему или нижнему краю.

Для изменения величины межстрочного интервала в области колонтитулов и области данных нужно переместить нижнюю границу раздела. Чтобы сократить межстрочный интервал – как можно выше. Однако свойство Высота области данных должно иметь значение больше, чем значение этого е свойства самого высокого элемента управления.

2.4). Определить порядок сортировки и группировки данных в отчете. Это делается в окне Сортировка и группировка, которое открывается при выполнении команды ВИД/Сортировка и группировка или кнопки Сортировка и группировка панели инструментов Конструктор отчетов.

Чтобы определить порядок группировки и сортировки записей необходимо:

- из списка Поле / выражение выбрать поле, по значениям которого необходимо выполнять группировку записей. Данное поле будет определять группу записей;

- для группы указать порядок сортировки: по возрастанию, по убыванию;

- задать значения свойствам группы.

Группа может иметь следующие свойства:

1. заголовок группы – определяет будет ли присутствовать в отчете раздел Заголовок группы. Свойство может иметь два значения: Да / Нет. В раздел Заголовок группы может быть помещено значение поля, по которому выполняется группировка;

2. примечание группы – определяет, будет ли присутствовать в отчете раздел Примечание группы (Да / Нет). Раздел Примечание группы обычно используется для отображения итоговых операций над данными из записей группы;

3. Свойство Группировка определяет способ группировки данных. Список значений этого свойства зависит от типа данных, по которому выполняется группировка. Для текстовых данных это свойство имеет следующие значения:

- по полному значению – группировка выполняется по значению поля;

- по первым символам – группировка выполняется по первым n символам в значении поля. Свойство Интервал задает значение этого n.

Для числовых данных свойство Группировка имеет значения:

- по полному значению;

- интервал – группировка записей по значениям, попадающим в указанный интервал.

Свойство Интервал задает диапазон значений в интервале, например, если свойство имеет значение 10, то группировка будет осуществляться для записей, значения которых попадают в интервал 0 – 9, 10 – 19 и т.д.

Для полей типа даты / времени свойство Группировка может иметь следующие значения:

- по полному значению;

- по кварталам;

- по месяцам;

- по неделям;

- по дням;

- по часам;

- по минутам.

4. Свойство Не Разрывать задает или отменяет обязательную печать группы на одной странице, т.е. следует ли печатать разные элементы одной группы (заголовок группы, область данных, примечание группы) на одной странице. Свойство может иметь значения:

- нет – отменяет обязательное расположение элементов группы на странице;

- полную группу – элементы группы печатать обязательно на одной странице;

- первую область данных – заголовок группы печатается на одной странице, если хотя бы одна запись области данных попадает на эту страницу.

Чтобы заголовок группы повторялся на новой странице, нужно выбрать значение ДА для свойства Повторение раздела в окне свойств заголовка группы.

2.5). Для многостраничного отчета определить расположение разделов отчета. Все разделы кроме колонтитулов имеют свойство Конец страницы, с помощью значений которого можно принудительно начинать новую страницу. Значение свойства Не разрывать:

- отсутствует – печать текущего раздела начинается на текущей странице;

- до раздела – печать текущего раздела начинается на новой странице;

- до и после раздела – печать текущего раздела и раздела, следующего за текущим, начинается на новой странице.

SQL запросы. Команда Select. Примеры.

SQL символизирует собой Структурированный Язык Запросов. Запросы - вероятно наиболее часто используемый аспект SQL. Все запросы в SQL состоят из одиночной команды. Структура этой команды проста, надо расширять ее так чтобы выполнить высоко сложные оценки и обработки данных. Эта команда называется - SELECT(ВЫБОР).

В самой простой форме, команда SELECT просто инструктирует базу данных чтобы извлечь информацию из таблицы. Например, вы могли бы вывести таблицу Продавцов напечатав следующее:

 

SELECT snum, sname, sity, comm

FROM Salespeople;

 

Другими словами, эта команда просто выводит все данные из таблицы. Большинство программ будут также давать заголовки столбца как выше, а некоторые позволяют детальное форматирование вывода, но это уже вне стандартной спецификации. Имеется объяснение каждой части этой команды:

SELECT	Ключевое слово которое сообщает базе данных что эта команда - запрос. Все запросы начинаются этим словом, сопровождаемым пробелом.
snum, sname	Это - список столбцов из таблицы которые выбираются запросом. Любые столбцы не перечисленные здесь не будут включены в вывод команды. Это, конечно, не значит что они будут удалены или их информация будет стерта из таблиц, потому что запрос не воздействует на информацию в таблицах; он только показывает данные.
FROM	FROM - ключевое слово, подобно SELECT, которое должно быть представлено в каждом запросе. Оно сопровождается пробелом и затем именем таблицы используемой в качестве источника информации. В данном случае - это таблица Продавцов(Salespeople).
;	Точка с запятой используется во всех интерактивных командах SQL чтобы сообщать базе данных что команда заполнена и готова выполниться. В некоторых системах наклонна черта влево (\) в строке, является индикатором конца команды.

 

Естественно, запрос такого характера не обязательно будет упорядочивать вывод любым указанным способом. Та же самая команда, выполненная с теми же самыми данными, но в разное время не сможет вывести тот же самый порядок. Обычно, строки обнаруживаются в том порядке, в котором они найдены в таблице, поскольку как мы установили в предыдущей главе - этот порядок произволен. Это не обязательно будет тот порядок, в котором данные вводились или сохранялись. Вы можете упорядочивать вывод командами SQL непосредственно: с помощью специального предложения. Позже, мы покажем, как это делается. А сейчас, просто усвойте, что в отсутствии явного упорядочения, нет никакого определенного порядка в вашем выводе.
Наше использование возврата (Клавиша ENTER) является произвольным. Мы должны точно установить как удобнее составить запрос, в несколько строк или в одну строку, следующим образом:

SELECT snum, sname, city, comm FROM Salespeople;

В общем случае, команда SELECT начинается с ключевого слова SELECT, сопровождаемого пробелом. После этого должен следовать список имен столбцов которые вы хотите видеть, отделяемые запятыми. Если вы хотите видеть все столбцы таблицы, вы можете заменить этот список звездочкой (*). Ключевое слово FROM следующее далее, сопровождается пробелом и именем таблицы запрос к которой делается. В заключение, точка с запятой (;) должна использоваться чтобы закончить запрос и указать что команда готова к выполнению.

ПРОСМОТР ТОЛЬКО ОПРЕДЕЛЕННОГО СТОЛБЦА ТАБЛИЦЫ

Команда SELECT способна извлечь строго определенную информацию из таблицы. Сначала, мы можем предоставить возможность увидеть только определенные столбцы таблицы. Это выполняется легко, простым исключением столбцов которые вы не хотите видеть, из части команды SELECT. Например, запрос

 

SELECT sname, comm

FROM Salespeople;

Могут иметься таблицы которые имеют большое количество столбцов содержащих данные, не все из которых являются относящимися к поставленной задаче. Следовательно, вы можете найти способ подбора и выбора только полезных для Вас столбцов.

ПЕРЕУПОРЯДОЧЕНИЕ СТОЛБЦА

Даже если столбцы таблицы, по определению, упорядочены, это не означает что вы будете восстанавливать их в том же порядке. Конечно, звездочка (*) покажет все столбцы в их естественном порядке, но если вы укажете столбцы отдельно, вы можете получить их в том порядке котором хотите. Давайте рассмотрим таблицу Порядков, содержащую дату приобретения(odate), номер продавца(snum), номер порядка(onum), и суммы приобретения(amt):

 

SELECT odate, snum, onum, amt

FROM Orders;

Как вы можете видеть, структура информации в таблицах - это просто основа для активной перестройки структуры в SQL.

УДАЛЕНИЕ ИЗБЫТОЧНЫХ ДАННЫХ

DISTINCT (ОТЛИЧИЕ) - аргумент который обеспечивает Вас способом устранять двойные значения из вашего предложения SELECT. Предположим что вы хотите знать какие продавцы в настоящее время имеют свои порядки в таблице Порядков. Под порядком (здесь и далее) будет пониматься запись в таблицу Порядков, регистрирующую приобретения сделанные в определенный день определенным заказчиком у определенного продавца на определенную сумму). Вам не нужно знать, сколько порядков имеет каждый; вам нужен только список номеров продавцов (snum). Поэтому Вы можете ввести:

 

SELECT snum

FROM Orders;

Другими словами, DISTINCT следит за тем, какие значения были ранее, так что бы они не были продублированы в списке. Это - полезный способ избежать избыточности данных, но важно что бы при этом вы понимали что вы делаете. Если вы не хотите потерять некоторые данные, вы не должны безоглядно использовать DISTINCT, потому что это может скрыть какую-то проблему или какие-то важные данные. Например, вы могли бы предположить что имена всех ваших заказчиков различны. Если кто-то помещает второго Clemens в таблицу Заказчиков, а вы используете SELECT DISTINCT cname, вы не будете даже знать о существовании двойника. Вы можете получить не того Clemens и даже не знать об этом. Так как вы не ожидаете избыточности, в этом случае вы не должны использовать DISTINCT.

Таблицы имеют тенденцию становиться очень большими, поскольку с течением времени, все большее и большее количество строк в нее добавляется. Поскольку обычно из них только определенные строки интересуют вас в данное врем, SQL дает возможность вам устанавливать критерии чтобы определить какие строки будут выбраны для вывода.

WHERE - предложение команды SELECT, которое позволяет вам устанавливать предикаты, условие которых может быть или верным или неверным для любой строки таблицы. Команда извлекает только те строки из таблицы для которой такое утверждение верно. Например, предположим вы хотите видеть имена и комиссионные всех продавцов в Лондоне. Вы можете ввести такую команду:

 

SELECT sname, city

FROM Salespeople;

WHERE city = "LONDON";

Когда предложение WHERE представлено, программа базы данных просматривает всю таблицу по одной строке и исследует каждую строку чтобы определить верно ли утверждение. Следовательно, для записи Peel, программа рассмотрит текущее значение столбца city, определит что оно равно "London", и включит эту строку в вывод. Запись для Serres не будет включена, и так далее.

 

Страницы доступа к данным.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип Web-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server, а также использовать данные из других источников, таких как Microsoft Excel.

В отличие от других объектов Access, которые являются частью базы данных, т.е. находятся в файле с расширением.mdb, страницы доступа сохраняются отдельно, в виде HTML-файлов. При открытии страницы доступа к данным в Internet Explorer средства Office 2000 обеспечивают получение данных и базы Access, а затем отображение их на странице.

Страницы доступа к данным разрабатываются в режиме конструктора страниц в Microsoft Access. Страница представляет собой отдельный файл, при его создании Microsoft Access автоматически добавляет ярлык к нему в окно базы данных. Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется список полей, панель элементов, элементы управления, диалоговое окно Сортировка и группировка и т.д. Тем не менее, разработка страниц доступа к данным имеет ряд существенных отличий от разработки форм и отчетов. Способ разработки страницы зависит от ее предназначения. Страницы доступа могут быть предназначены для ввода и редактирования данных, просмотра и анализа данных, составления отчетов в интерактивном режиме.

Страницы доступа предоставляют разнообразные способы просмотра данных, обеспечивают возможность взаимодействия с большими объемами выбранных данных. Развертывая и свертывая группы записей пользователь может сфокусироваться только на тех данных, которые ему необходимы.

Для анализа данных можно использовать сводные списки, так как они позволяют организовывать данные различными способами. Сводный список можно присоединить к данным базы данных или использовать данные с листа Microsoft Excel. Сводный список можно использовать как единственный элемент управления на странице доступа к данным или с другими элементами управления. Страница может содержать диаграммы для анализа тенденций, закономерностей и выполнения сравнений между данными в базе данных или электронные таблицы, в которые можно вводить и редактировать данные, а также использовать формулы для выполнения некоторых вычислений, выполняемых в Microsoft Excel.

Для ввода и редактирование данных можно создать страницу доступа к данным, на которой пользователи могут вводить, редактировать и удалять данные из базы данных. При этом обеспечивается наглядное отображение данных.

Страницы доступа к данным этого типа часто используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, а также для публикации сводок данных. Например, страница может публиковать сводки по продажам для каждого региона, в котором проводятся операции. С помощью маркеров развертывания можно перейти от общей сводки данных, такой как список всех регионов и общий объем продаж по ним, к подробностям по продажам отдельных товаров в каждом регионе. Поскольку страница может также содержать кнопки панели инструментов, позволяющие сортировать и фильтровать данные, редактировать данные на страницах этого типа невозможно.

 

Структура страницы доступа к данным

 

Страница доступа к данным может состоять из большого числа различных компонентов; однако набор компонентов варьируется в зависимости от цели создания страницы. Некоторые из наиболее часто используемых компонентов перечислены ниже. (Поля и записи всегда входят в состав страницы доступа к данным, однако, представлены они могут быть по-разному.)

Текстовые поля или поля ввода. Отображают существующие данные из базы данных или, если разрешено, принимают вводимые пользователем новые данные для хранения в базе данных.

Записи. Наборы связанных фактов об одном хранящемся в базе данных элементе, таком как клиент, заказ от клиента или сотрудник.

Группы. Объединяют данные в наборы. Например, записи клиентских заказов на странице доступа к данным могут быть сгруппированы по странам. Название каждой страны - заголовок группы. В зависимости от того, как разработана страница, на ней либо отображаются все группы (обычно со скрытием входящих в них записей), либо ни одна конкретная группа не отображается до тех пор, пока не будет выбрана в списке доступных групп. Если на странице отображаются все группы, то можно отобразить все записи конкретной группы, щелкнув маркер ее развертывания. В нижней части каждой развернутой группы может находиться собственная панель перехода по записям. Редактировать данные на странице с группами невозможно.

Панель перехода по записям. Позволяет быстро выполнять переходы между записями либо добавлять, удалять, сохранять, отменять изменения, сортировать или фильтровать записи. На странице доступа с группами каждая группа может иметь собственную панель перехода по записям, расположенную в нижней части развернутой группы. Если панель на странице не включает в себя некоторые из кнопок, показанных на следующем рисунке, или включает кнопки, не перечисленные здесь, значит, она была специально настроена разработчиком страницы.

Сводные списки. Аналог сводных таблиц Microsoft Excel; отображают данные в виде строк и столбцов, которые можно реорганизовывать для анализа данных различными способами. Это делается путем перемещения строк в столбцы и столбцов в строки, отображения итоговых сумм на пересечении строк и столбцов, а также с использованием других способов упорядочения и суммирования данных. Сводный список содержит собственную панель инструментов

Диаграммы. Используют базу данных для визуального отображения тенденций, закономерностей и сравнений. При изменении базы данных происходит соответствующее изменение диаграммы. Если диаграмма связана со сводным списком или электронной таблицей на странице доступа к данным, то диаграмма изменяется при изменении связанного сводного списка или электронной таблицы.

С помощью фильтра можно находить записи по определенному значению, которое они содержат в конкретном поле. При применении фильтра на странице доступа к данным отображаются только записи, содержащие выбранное значение. После удаления фильтра вновь выводятся все записи. На страницах с группами можно проводить отбор в списке групп (в заголовках групп) или отбирать записи в группах