При написании шаблон заключается в двойные кавычки.

Примеры:

Like «А*» – в поле Фамилия все фамилии, начинающиеся на А.

Like «*/1/99» – в поле Дата – все записи за январь 1999г.

Like «[ABC]*» – в поле Имя – любое имя, начинающееся с указанных букв.

 

Access агрегатные функции в запросах

Функция – это ранее определенная последовательность действий (программа). В Access можно использовать функции двух видов: стандартные, входящие в состав Access или VBA (140 функций) и пользовательские, которые пользователь пишет сам на языке VBA. Все функции сгруппированы по категориям:

1. Функции даты и времени. Предназначены для управления значениями типа Дата и Время.

Date() – возвращает текущее системное время и дату;

Day() – возвращает целое число от 1 до 31 – день месяца;

Month() – месяц от 1 до 12 значения даты;

Weekday() – возвращает день недели (целое число, воскресенье соответствует 1);

Year() – возвращает год (целое число).

2. Функции преобразования типов данных. Позволяют назначить наиболее подходящий тип данных:

str() – возвращает число в виде строки;

Val() – возвращает число из строки;

Format() – возвращает строку в формате, определенном пользователем.

3. Математические и тригонометрические функции. Выполняют вычисления над числовыми значениями.

Abs() – возвращает абсолютное значение числа;

Sqr() –вычисляет квадратный корень числа;

Fix() – возвращает целую часть числа;

Int() – возвращает первое целое число, меньшее аргумента.

4. Текстовые (строковые) функции. Выполняют операции над текстовыми значениями.

Asc() – возвращает числовой код символа;

Chr() – возвращает символ по числовому коду;

Instr() – возвращает номер позиции знака в тексте;

Left() – возвращает указанное число знаков текста слева;

Right() – возвращает указанное число знаков справа;

Mid() – возвращает указанное число знаков, начиная с указанной позиции.

5. Финансовые функции. Эти функции аналогичны имеющимся финансовым функциям в Excel.

6. Статистические функции. Выполняют групповые операции над набором данных, который содержится в поле формы, отчета или запроса.

В Access предусмотрено 9 статистических функций:

Sum - сумма значений некоторого поля для группы;

Avg - среднее значение некоторого поля для группы;

Max, Min - максимальное или минимальное значение поля для группы;

Count - число значений поля в группе (пустые значения поля не учитываются);

StDev - среднеквадратическое отклонение от среднего;

Var - дисперсия значений поля в группе;

First, Last - значение поля из первой или последней записи.

Логические функции

IIF(условие, значение_если_истина, значение_если_ложь). Запросы могут производить обобщенное групповое значение полей точно также как и значение одного пол. Это делает с помощью агрегатных функций. Агрегатные функции производят одиночное значение для всей группы таблицы. Имеется список этих функций: поля.

Запросы QBE на выборку.

Запросы на выборку не изменяют содержимое базы данных, служат только для отображения данных, отвечающих заданным условиям. Запросы на выборку могут быть следующих видов:

- простой запрос на выборку;

- запрос с параметром;

- запрос с итогами;

- запрос перекрестный;

- запрос с вычисляемым полем.

Простой запрос на выборку предназначен для извлечения данных из одной или нескольких таблиц и отображения их в режиме таблицы.

Бланк простого запроса содержит шесть строк:

- имя поля;

- имя таблицы;

- сортировка;

- вывод на экран (указывает, будет ли поле присутствовать в динамическом наборе данных);

- условие отбора (содержит первое условие, ограничивающее набор данных);

- или (содержит другие условия ограничения данных).

- Разработка простого запроса выполняется в несколько этапов:

- выбор таблицы;

- выбор полей (добавление полей в запрос);

- установление критериев отбора;

- задание порядка расположения записей (сортировка).

Перекрестный запрос вычисляет сумму, среднее значение, число элементов и значения других статистических функций, группируя данные и выводя их в компактном виде, напоминающем сводную электронную таблицу.

Перекрестный запрос создается с помощью соответствующего мастера или в конструкторе запросов. В бланке запроса указывается, значения каких полей будут использоваться в вычислениях или в качестве заголовков строк и столбцов.

Перекрестный запрос – это специальный тип группового запроса. Строка Групповая операция обязательно должна быть включена. В запросе обязательно должны быть установлены как минимум три параметра – поле заголовка строк, поле заголовка столбцов и поле для выбора значений. Поля, используемые в качестве строк и столбцов, должны содержать функцию Группировка в строке Групповая операция. Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:

- создать новый запрос для таблицы (таблиц), включив в макет нужные поля;

- выполнить команду ЗАПРОС/Перекрестный;

- в строке Перекрестная таблица указать, какое поле используется в качестве заголовков строк, какое – в качестве заголовков столбцов и какое - для выполнения вычислений в соответствии с выбранной групповой операцией;

- в строке Групповая операция поля значений необходимо выбрать итоговую функцию.

Запрос с параметром - это запрос, при выполнении которого в диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между указанными двумя датами.

Запросы с параметрами удобно использовать в качестве основы для создания форм и отчетов. Например, на основе запроса с параметрами можно создать месячный отчет о доходах. При выводе данного отчета, на экране появится приглашение ввести месяц, доходы которого интересуют пользователя. После ввода месяца на экране будет представлен требуемый отчет.

Чтобы создать запрос с параметром, необходимо в строку Условия отбора для заданного поля ввести текст приглашения для ввода данного, заключив его в прямоугольные скобки. Можно задать параметры для нескольких полей или для одного поля определить несколько параметров для отбора, используя запись условия в несколько строк совместно с логической операцией «ИЛИ».

Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговое окно определяется порядком расположения полей с параметром в бланке запроса.

Запрос с итогами позволяют производить выборку данных одновременно с их группировкой и вычислением групповых итогов с использованием различных статистических функций.

Для выполнения групповой операции необходимо в режиме конструктора включить в таблицу описания запроса строку Групповая операция и указать в том поле, то поле, по которому должна быть группировка, а в тех полях, по которым должно вестись вычисление заменить слово "группировка" на требуемую статистическую функцию.

Результат запроса с использованием групповых операций содержит по одной записи (строке) для каждой группы, исходные строки групп отсутствуют.

В запросах с итогами можно выполнять следующие операции:

1. Групповые операции над всеми записями. Для этого в полях указываются итоговые функции. Результат запроса представляет собой одну запись, заголовки столбцов соответствуют названию функции и имени поля.

2. Групповые операции для некоторых групп записей. Функция Группировка указывается для полей, по которым будут группироваться данные. В полях, по которым будут выполняться вычисления, должны быть выбраны соответствующие вычислениям функции.

3. Группировку записей, которые соответствуют условию отбора. Для этого необходимо указать условие отбора для поля, где выбрана функция Группировка.

4. Вывод только тех результатов, которые удовлетворяют условию отбора. Для этого условие отбора задается для тех полей, по которым в строке Групповая операция выбрана итоговая функция (например, вывести те группы, средний балл студентов которых больше 4,5).

Запросы QBE - действия.

Выполнение запроса - действия приводит к изменению содержимого базы данных. При выполнении таких запросов следует быть осторожным, так как необдуманное применение этих запросов может привести к необратимой утрате информации в базе данных. Поэтому Access автоматически помечает в окне базы данных запросы - действия символом «!».

При создании запроса Access по умолчанию создает запрос на выборку. При необходимости с помощью команд конструктора запросов можно указать другой тип запроса.

Существует 4 типа запросов на изменение:

- запрос на добавление;

- запрос на обновление;

- запрос на удаление;

- запрос на создание таблицы.

Запрос на добавление позволяет добавлять записи в указанную таблицу, не только текущей базы данных, но и любой другой базы данных. Структура записи таблицы-запроса необязательно должна совпадать со структурой таблицы, в которую будут добавляться записи. Например, в записи запроса может быть меньше полей, если на поля принимающей таблице не наложено требование обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля.

Для создания запроса необходимо выполнить следующие действия:

- создать запрос на выборку и отладить его (добавить таблицы, значения полей которых будут использоваться для добавления записей);

- отменить свойство Вывод на экран для полей запроса;

- выполнить команду ЗАПРОС/Добавление – для пре­обра­зо­вания в запрос на добавление. При этом в бланке запроса появляется строка Добавление. Далее необходимо включить в бланк запроса поля, данные которых будут добавляться в принимающую таблицу. Можно ввести также условия отбора записей для добавления.

- указать имя таблицы, куда будут добавляться записи;

- выполнить команду ЗАПРОС/Запуск.

Если принимающая таблица содержит ключевое поле, то и добавляемые записи должны иметь такое же ключевое поле (по условиям целостности БД).

Технология создания других типов запросов - действий аналогична.

Запрос на обновление позволяет изменить группу записей, отобранную на основе критериев отбора. В запросе на обновление можно указать одно или несколько полей, сделав нужные установки в строке Обновление. Для обновляемого поля в строку Обновление надо ввести значение или выражение, определяющее новое значение. После выполнения открывается диалоговое окно с сообщением о числе обновленных записей.

Запрос на удаление позволяет удалять записи из одной или нескольких таблиц одновременно. Запрос на удаление удаляет записи таблицы, удовлетворяющие критериям отбора, целиком, поэтому если требуется удалить значения отдельных полей записи, следует создать запрос на обновление. В процессе выполнения этого запроса Access отображает данные, которые будут удалены. Для того, чтобы иметь возможность просматривать все поля удаляемых записей, следует перетащить мышью из первой строки списка полей таблицы, записи которой требуется удалить, символ "*" в первую строку бланка запроса, в первый свободный столбец. При этом в этом столбце в строке Поле появится имя таблицы, а в строке с именем Удаление - значение Из.

Запрос на создание таблицы осуществляет создание новой таблицы на основе динамического набора данных. В новой таблице сохраняются имена, типы данных и размеры полей, какими они были в базовых таблицах запроса. Другие свойства полей не наследуются.