Совместное использование данных

При работе в локальной сети нередко возникает ситуация, когда различные пользователи одновременно изменяют один и тот же файл. Меню "файл", пункт "Доступ". Общий список позволяет определить, кем в это время открыт данный файл. Флажок "Разрешить совместный доступ". Принцип приоритетности при совместной работе с файлом состоит в том, большими правами по изменению файла имеет тот, кто открыл его первым.

Параметры страницы

Меню "Файл" - пункт "Параметры страницы". Вкладка "Страница" - Ориентация; Масштаб вывода при печати, проценты от натуральной величины. Номер первой страницы.

Изменение ориентации, масштаба и номера первой страницы.

Вкладка "Поля" - величина полей, Центрирование- горизонтальное, вертикальное. Размеры полей для колонтитула.

Задание. Попробовать различные виды центрирования. Вкладка "Колонтитул" - Раскрывающийся список вариантов. Диалог создания колонтитулов. Кнопки - номер страницы, дата, время. Изменение шрифта.

Задание. Ввести текст, вставить номер страницы, дату. Изменить начертание шрифта. Вкладка "Лист" - "Выводить на печать диапазон" - вывод диапазона ячеек на печать, с нажатием Ctrl вывод двух несмежных диапазонов. Вывод сквозных строк и столбцов, которые присутствуют на каждой странице в качестве заголовков. Различные параметры печати. "Последовательность вывода страниц"- изменять схему разделения на листы больших таблиц. Обозначить для печати два диапазона несмежных ячеек. Создать сквозные строки и столбцы. Несмежные диапазоны будут распечатаны на отдельных страницах.

Предварительный просмотр

Часто перед выводом документа на печать бывает нужно увидеть его на экране в том виде, как он будет напечатан. Кнопка "Предварительный просмотр"; аналогичный пункт меню "Файл". В режиме просмотра доступными становятся следующие команды, кнопка "Поля". Кнопка "Страница" - вход в диалог "Параметры страницы". Кнопка "Закрыть". Изменение ориентации, масштаба и номера первой страницы.

Печать

Кнопка в панели инструментов "Печать". Меню "Файл" - команда "Печать". Диалог "Печать". Опции "Выбор и параметры принтера", "Вывести на печать", "Печатать страницы", "Разобрать по копиям". Возможность выбора принтера для печати.

Задание области для вывода на печать. Меню "Файл" - Определение и удаление области печати. Возможности ее задания и отмены. Определить область печати для листа с примерами. Вывести на печать. Удалить область печати.

Разрыв страницы.

Меню "Вставка" - "Разрыв страницы". Если выбрать этот пункт, то при печати размер листа будет ограничен очерченными пунктирными полями. Выделенная ячейка остается ниже и правее разделенной области. Если выделить целую строку, то разрыв страницы произойдет над ней; если выделить столбец, то страница будет разорвана левее.

Выбрать одну ячейку. Разорвать страницы. Посмотреть результат с помощью режима предварительного просмотра. Снять разрыв страницы, выбрав пункт "Убрать разрыв страницы" в меню "Вставка".

Работа с данными

Подбор параметра

Подбор параметра осуществляется в ячейке, содержащей формулу. Он используется для подбора значения в ячейке таким образом, чтобы формула, зависящая от этой ячейки, достигла нужного значения. Выделить ячейку с формулой. Меню "Сервис" - пункт "Подбор параметра". Диалог. "Установить в ячейке" - ячейка с формулой, "Значение" - число, "Изменяя значение ячейки" - ячейка изменяемого параметра.

Поиск решения

Процедуру поиска решения можно использовать для определения значения влияющей ячейки, которое соответствует экстремуму зависимой ячейки. Влияющая и целевая ячейки должны быть связаны формулой листа, иначе при изменении значения одной не будет изменяться другая. Значения во влияющих ячейках изменяются в соответствии с их пропорциональным соотношением.

Структура

Данные, которые представляют собой тематически однородные промежуточные результаты могут быть объединены в структуры. Меню - "Данные", пункт - "Структура". "Сгруппировать", "Разгруппировать", "Удалить структуру". Группируются как данные в столбцах так и в строках. Некоторые мастера, например мастер отчетов, создают структуру самостоятельно. Символы структуры - это кнопки с изображением знаков плюс, минус и чисел, появляющиеся рядом с заголовками строк или столбцов на сгруппированном листе. Для показа или скрытия данных в структуре следует нажать необходимую кнопку.

Создать таблицу со столбцами "Имя" "Отчество" "Фамилия". Выделить столбец "Отчество". Свернуть его в структуру. Потом выделить столбец и разгруппировать.

Консолидация

Используется для обработки данных одной исходной области или нескольких областей и отображения результатов в итоговой таблице. Для консолидации таблицы должны иметь сходную структуру и соответствовать друг другу по содержанию. Идея состоит в том, что выбранные диапазоны как бы накладываются друг на друга, а результат помещается в специально выбранные ячейки. Меню "Данные" - пункт "Консолидация". Диалог "Консолидация". Список "Функция" - отражает набор функций, доступных для использования при консолидации. В поле "Ссылка" последовательно вводятся диапазоны, которые затем отражаются в списке диапазонов. Ими можно управлять кнопками "Добавить", "Удалить". При выборе флажка "создавать связи с исходными данными" значения на листе консолидации обновляются автоматически. Пример выполнять на новом листе. Консолидировать данные из двух независимых таблиц в одну. Установить курсор в пустую ячейку. Сначала следует выделить диапазон, затем добавить его в список диапазонов кнопкой "Добавить", создав связь с исходными данными.. Затем выделить второй диапазон (на другом листе), и также добавить его в список. После добавления всех диапазонов нажать "ОК". Образовавшуюся на листе структуру можно разгруппировать.

Создание внешних связей

Выполняя консолидацию, вы вольны создавать связи с источником данных. При этом с изменением значений исходных данных изменяются и результаты, возвращаемые "многосвязными" формулами. Но связи с другими листами, книгами могут быть созданы и иначе. Для этого следует разместить на экране два (несколько) окон с рабочими книгами, таким образом, чтобы ячейки определенные для связывания не закрывались никакими оконными элементами. После этого в зависимой ячейке следует написать знак "=" и "кликнуть" мышью по влияющей ячейке, которая может находится в другом окне. Ссылка на нее появится в создаваемой формуле. Затем вы можете поставить знак какого-либо арифметического действия, после чего выделить следующую необходимую ячейку. Как и обычно, ввод формулы оканчивается нажатием Enter.

Сводная таблица

В сводной таблице данные обрабатываются в интерактивном режиме. Сводная таблица создается на основе данных из отдельного списка или базы данных Microsoft Excel, файла базы данных, созданного внешним приложением, нескольких объединенных таблиц, другой сводной таблицы какой либо книги. Сводная таблица создается с помощью "Мастера сводных таблиц". Он представляет собой ряд окон диалога, которые помогают выбрать исходные данные и создать макет сводной таблицы. Сводные данные в сводной таблице вычисляются на основе выбранной функции. Промежуточные и общие итоги помещаются в таблицу автоматически. При создании сводной таблицы в нее включаются все нужные поля из исходного списка или таблицы. Переместив поле и связанные с ним данные с помощью мыши, можно увидеть эти данные под другим углом зрения.

Переход к ячейке

Меню "Правка" - команда "перейти". В поле "Ссылка" можно ввести название ячейки. Поле "Перейти к" отражает все ячейки, имена которых были введены в поле имен в пределах текущей книги.

Кнопка "Выделить". Позволяет выделить группу ячеек или объектов. С помощью диалогового окна следует определить категорию данных или объектов. Поиск действует только в пределах текущего листа.

Перед выбором команды "Перейти" необходимо выделить диапазон. Если речь идет о целом листе, то следует выделить весь лист. Нажать кнопку "Выделить". Последовательно выбрать формулы, влияющие и зависимые ячейки. После выполнения команды можно для выделенных ячеек изменить цвет фона или шрифта, что поможет их "пометить".

Просмотр связей

Если в диалоге "Переход к ячейке" заказать выделение формул, то на листе окажутся выделены ячейки, где помещаются формулы. Среди них, кроме формул листа, могут оказаться и ссылки на другие листы или книги, если таковые, конечно, имеются. Выбранные ячейки можно сразу окрасить каким-либо цветом, с тем чтобы позже не потерять их из вида. После этого последовательно просматривая через строку формул все отмеченные формулы вы сможете найти те из них, которые содержат интересующие вас связи. Если вы не уверены в том, от чего зависит та или иная формула выделите ее курсором и нажмите кнопку "влияющие ячейки" на панели инструментов "зависимости". В том случае, если источник данных помещается на другом листе (в другой книге) вы увидите тонкую черную стрелку с символически изображенной табличкой на конце. Если совершить двойной щелчок мышью прямо по этой стрелке, появится диалог "перейти" с предложением переместиться на ячейку - источник данных. Кроме того дополнительную информацию о связях открытой книги с другими книгами (внешних связях) можно получить выбрав команду "Связи" в меню "Правка".

Таблица подстановки

Применяется для изучения влияния переменной на результат формулы. Для изучения влияния переменной на результаты, возвращаемые формулой или на несколькими формулами, можно заполнить таблицу подстановки данных - например, можно рассчитать величины ежемесячных отчислений для различных ставок налогов.

Добавление значений подстановки: 1.Ввести значения в примыкающие свободные ячейки столбца подстановки, если формулы расположены в строке, или строки подстановки, если формулы расположены в столбце. 2.Выделить таблицу целиком, включая формулы и значения подстановки.

 

3.В меню "Данные" выбрать команду "Таблица подстановки". 4.Для таблицы, заполняемой подстановкой значений в формулы с одной переменной, ввести ссылку на ячейку ввода в поле "Подставлять значения по столбцам в", если значения подстановки расположены в строке, или в поле "Подставлять значения по строкам в", если значения подстановки расположены в столбце. Для таблицы, заполняемой подстановкой значений в формулы с двумя переменными, введите ссылки на строку и столбец значений подстановки.

Выполнить пример: создать таблицу с формулой. Под изменяемым параметром написать столбец подставляемых значений. Выделить ячейки. Выбрать команду "таблица подстановки"

Сценарии

Меню "Сервис" - пункт "Сценарии". Используются для создания и сохранения различных множеств данных в виде вариативных сценариев, которые служат для анализа различных предположений. Логика: если есть варианты изменения значения в ячейке "А1", то есть и варианты изменения значений в ячейке "В1", которая зависит от "А1". При этом изменяться могут одновременно несколько влияющих ячеек. Построение таблицы с формулами. Добавление сценариев.

Создание и печать отчетов По результатам применения сценариев создается отчет "Структура сценария". Для создания сценария используется кнопка "Отчет" в диалоге "Диспетчер сценариев".

Графика

Рисование

Создание графических элементов средствами ЕХСЕL. Панель инструментов "Рисование". Геометрические линии и фигуры. Текстовое поле. Кнопки: "На передний план", "На задний план", "Тень". Изменение свойств (форматирование) рисованного объекта - команда "Формат объекта". Изобразить геометрические фигуры так, чтобы они перекрывали друг друга. Изменить цвет объектов. Поменять местами задний и передний план. Вставить текстовое поле. Изменять формат объекта.