Инструментальные средства для работы пользователя

Автономные инструментальные средства для работы пользователя.

Вопросы лекции:

Табличные документы и работа с ними.

Работа с ячейками

Работа с окнами

Ввод ссылок и формул

Работа с листами и страницами

Работа с данными

Графика

Формы и элементы управления

Элементы программирования

Настройки

Одним из наиболее распространненных инструметов работы пользователя являются электронные таблицы. В силу того, что программный продукт Excel фирмы Microsoft обладает очень широким набором функциональных возможностей, а также тесно интегрирован со всей линейкой Microsoft Office он нашел очень широкое применение на рабочих местах управленцев всех уровней.

MS Excel за свою мощь и универсальность получил название табличного процессора. И в этом состоит основная идея программы - Excel хранит информацию, организуя ее с помощью таблиц. Однако хранение информации - это еще половина дела. Второе и главное преимущество Excel - это многочисленные возможности для анализа этой информации: проведения всевозможных вычислений, построения наглядных зависимостей. Любому, кто сталкивался с необходимостью анализировать какую либо информацию известно, что даже если нет необходимости в выполнении вычислений, иногда имеет смысл располагать информацию в табличной форме, чтобы подчеркнув тем самым некую систему, облегчить ее субъективное восприятие. Поэтому и сама программа Excel ориентированна на самый широкий круг пользователей и применима при решении широчайшего спектра задач.

Документы и работа с ними

Понятие рабочей книги

Документом Excel является рабочая книга. Рабочая книга - это файл с расширением.xls. Способы открытия и сохранения файла. Кнопки панели инструментов "Открыть", "Сохранить", "Новый". Оконные кнопки и команды "Свернуть, закрыть, восстановить". Пункты меню "Файл"- "Новый", "Открыть", "Сохранить", "Сохранить как..." (Сохранение документа под новым именем).

Выполнить примеры: создать книгу, сохранить ее, познакомиться с действием команд меню "Файл". Поиск документов и просмотр их свойств.

Основные элементы рабочей книги

Рабочая книга Excel состоит из отдельных листов. Переключение между листами производится выбором соответствующего корешка. Контекстное меню корешка листа (вызывается щелчком правой кнопки мыши), - команды "Удаление", "Переименование", "Перемещение (копирование)" - опция "Создавать копию". (Выбранные листы можно копировать в выбранную или открытую книгу) Вставка листа - меню "Вставка" - пиктограмма " Лист". Выделение нескольких листов одновременно производится последовательными щелчками левой кнопкой мыши с удержанием Ctrl. Зеркальная правка листов - одновременная правка нескольких выделенных листов. Столбцы и строки: их обозначения, изменение размеров столбца и строки с помощью "мыши". Удаление строк и столбцов командами контекстного меню.

Основы использования справочной системы

Справочная система выполнена в лучших традициях справочных систем программ Microsoft. Кнопка быстрой (контекстной) помощи по элементам экрана в панели инструментов "Стандартная" (стрелка с вопросом). Нажатие клавиши F1 открывает главное меню справочной системы. Вкладки - "Содержание", "Предметный указатель", "Поиск по словам". Принцип действия вкладки "Поиск по словам": В строке вводятся первые буквы ключевого слова. По мере написания слова программа отбирает список разделов, где было обнаружено данное слово. Из списка следует выбрать нужный раздел. Нажать кнопку "Вывести". Дополнительная возможность для получения справочной информации - кнопки контекстной помощи в диалоговых окнах.

Задание. Посмотреть иерархическую структуру содержания. Получить справку, вводя искомое слово.

Панели инструментов

Многообразие панелей инструментов в каждой конкретной программе зависит от ее назначения. В Excel таких панелей более 10. Кнопки объединяются в панели по их тематической направленности. Щелчок правой кнопкой мыши в области панелей инструментов вызывает контекстное меню "Панели инструментов...". Меню: "Вид" - команда "Панели инструментов..." Коротко о возможностях настройки и создания пользовательских панелей.

Работа с ячейками

Ввод и удаление данных

В ячейках Excel могут помещаться данные трех типов. Текстовые, числовые и формулы. Ввод текстовой и (или) цифровой информации в ячейку производится с клавиатуры после того как данная ячейка будет выделена. Приемы работы с мышью: копирование с Ctrl, дублирование в ближайшие ячейки, перенос. Кнопки панели инструментов для работы с буфером обмена: "Вырезать", "Копировать", "Вставить" Редактирование содержимого ячейки в строке формул после двойного щелчка. Очистка содержимого ячейки (Del). Соответствующие пункты контекстного меню - "Отчистка содержимого".

Шрифт

Изменение шрифта и его размеров. Форматирование текста: Панель инструментов "Форматирование". Раскрывающиеся списки "Тип шрифта" и "Размер шрифта". Ввод произвольного размера шрифта (до 499). Кнопки "Полужирный, Курсив, Черта". Функция "Копировать формат". Дополнительно, для выделенных ячеек, в меню "Формат" команда "Ячейки"; вкладка "Шрифт" возможности – "Верхний" и "Нижний" индекс, "Зачеркнуть", список стилей "Подчеркивание".

Задание. Ввести в ячейки несколько слов и цифр, упражняться в применении различных шрифтов.

Изменение цвета текста и фона. Раскрывающиеся палитры "Цвет фона", "Цвет шрифта" в панели инструментов "Форматирование". Дополнительно, для выделенных ячеек, в меню "Формат" команда "Ячееки..", вкладки "Шрифт" и "Вид" дают возможность изменять цвета текста и фона, а также добавлять узоры. Ввести в ячейки несколько слов и цифр, упражняться в применении различных цветов текста и фона.

Выравнивание

Кнопки панели инструментов "По левому краю, По правому краю, По центру, По выделению". Дополнительно, для выделенных ячеек, в меню "Формат" команда "Ячейки"; вкладка "Выравнивание". Выравнивание - горизонтальное и вертикальное. Флажок "Переносить по словам". Идея выравнивания по выделению: в целях расширения возможностей по оформлению документов, строки, длина которых превышает ширину ячейки, могут быть "растянуты" на несколько столбцов. При этом следует различать физическое местоположение текста (текст помещается в ячейке) и его видимое расположение.

Задание. Создать заголовок таблицы, выровняв его по выделению. Обратить внимание на то, что физически текст помещается в ячейке первого столбца таблицы, что можно проверить, удалив один из ее средних столбцов. Используя совокупность двух возможностей для выравнивания текста можно расположить его как угодно.

Автоподбор высоты и ширины ячейки

Ширина столбца и высота строки могут быть изменены как вручную, так и автоматически. Автоподбор высоты и ширины может применяться тогда, когда необходимо изменять высоту и ширину ячеек по размеру вводимых данных. Меню "Формат" - команды "Строка" и "Столбец". Автоподбор высоты выделенных строк и ширины выделенных столбцов. Изменить ширину и высоту ячейки вручную можно поставив курсор в область заголовков строк и столбцов. Когда курсор примет форму разнонаправленных стрелок нажать левую кнопку мыши и растащить на необходимое расстояние. Можно одновременно изменить высоту и ширину ячеек для диапазона или всего листа выделив этот диапазон и повторив в его границах описанную выше процедуру.

Обрамление таблицы

Раскрывающийся список "Линии рамки" используется для создания линий рамок выделенных ячеек. Для создания рамки выбранного ранее типа следует нажать кнопку. Для выбора нового типа рамки следует раскрыть список и выбрать из него необходимую рамку. Дополнительно, для выделенных ячеек, в меню "Формат" команда "Ячейки"; вкладка "Рамка".

Задание. Выбор типа и цвета линии. Выделить несколько ячеек. Построить внешнюю и внутренние границы таблицы, так чтобы они отличались по типу линии и толщине.

Форматирование ячеек.

Кнопки панели инструментов "Форматирование" - "Денежный" и "Процентный" форматы, повышение и понижение разрядности, разделение групп разрядов. Дополнительно, для выделенных ячеек, в меню "Формат" команда "Ячейки"; вкладка "Число". Возможность применения к содержимому ячеек различных числовых, текстовых, денежных и других форматов. В списке "Все форматы" есть возможность формирования пользовательских форматов. Например денежных с указанием различных единиц.

Поле имен

Содержит имена ячеек, диаграмм, объектов. Используя поле имен следует выделить ячейку, написать в строке имя для нее и нажать ENTER. В дальнейшем для перехода в данную ячейку следует выбрать ее из списка в поле имен.

Примечание

Примечание - это всплывающая подпись к ячейке, которая появляется, когда указатель мыши проходит над ней.

Задание. Выделить ячейку. В меню "Вставка" выбрать пункт "Примечание". В поле ввести текстовое примечание. Возможность ввода звукового примечания.

Очистка ячеек

Дает возможность удалить содержимое ячеек и их форматы. Меню "Правка" - пункт "Очистить". Можно очистить "Все", "Форматы", "Содержимое", "Примечания".

Задание. В подготовленных таблицах удалить сначала "Содержимое", а затем линии сетки и форматы ("Все").

Работа с окнами

Закрепление заголовков

Чтобы заголовки таблицы всегда оставались на экране. Меню "Окно" - пункт "Закрепить области". Можно выделить строку или столбец для определения их как заголовка. Можно сделать и то и другое. Для этого надо выбрать одну ячейку. Курсор остается ниже и правее закрепленной области. Последовательно закрепить как строку так и столбец. Затем, закрепить и то и другое одновременно. Снять закрепление областей.

Операции с окнами

Разделение - Меню "Окно" - команда "Разделить". "Разделяет" окно на четыре независимых области, размеры каждой из которых могут быть изменены за счет соседней. Таким образом одновременно на экране могут изображаться 4 отдаленные области одного листа.

Новое окно - Меню "Окно" - команда "Новое". На экране появляется второе (и более) окно, что позволит одновременно просматривать на экране два и более листов одной книги.

Расположить окна - Меню "Окно" - команда "Расположить…". Позволяет расположить на экране открытые книги (окна) в соответствии с вашим желанием.

Найти и заменить

Дает возможность найти на листе различные сочетания текстовых и числовых значений. Меню "Правка" - "Найти". Диалог "Найти". Строка "Что". Список "Просматривать" ("По строкам", "По столбцам"). Список "Область поиска" (Формулы, значения, примечания). Флажки "Учитывать регистр" и "Ячейка целиком".

Задание. Ввести в строке "Что" значение одной из ячеек на листе. "Найти" ее. Ввести в "Что" знак "*". Программа будет последовательно проходить по всем ячейкам листа, содержащим какие-либо данные.

Заменить. Дает возможность заменять найденные на листе сочетания текстовых и числовых значений. Меню "Правка" - "Заменить". Кроме уже описанных в "Найти..." возможностей добавляется строка "Заменить на...".

Прогрессия

Несколько последовательно расположенных ячеек в столбце или строке могут быть автоматически заполнены неким числовым рядом. Этот ряд может быть назван прогрессией. Перед выполнением операции необходимо выделить диапазон в строке или столбце предназначенный для заполнения. В начальной ячейке этого диапазона должно помещаться число, которое явится первым значением числового ряда. Меню "Правка", "Заполнить" - "Прогрессия". Группа "Расположение" - "По строкам", "По столбцам". Тип прогрессии - "Арифметическая", "Геометрическая", "Автозаполнение". "Шаг" и "Предельное значение". Флажок "Автоматическое определение шага" работает тогда, когда в первых ячейках зоны заполнения присутствует как минимум два значения числового ряда.

Задание. Выполнить арифметическую прогрессию. Затем Геометрическую прогрессию с шагом "2".

Сортировка

Сортировка используется для упорядочивания строк в списке в соответствии с содержимым отдельного столбца. Сортировке подлежат две категории данных - текстовые и числовые. После сортировки ячеек, содержащих формулы, эти формулы могут возвращать неверные результаты. Если сортировке подлежат данные в столбце, который связан с другими столбцами по строкам, то выделять необходимо все эти столбцы. Выделение столбцов начинается либо слева направо, либо справа налево - в зависимости от того, по какому из столбцов (правому или левому) будет производится сортировка. Если нет необходимости в задании особых условий сортировки, то можно пользоваться кнопками "Сортировка по возрастанию" и "... убыванию", в панели инструментов "Стандартная". Расширенные возможности для сортировки предоставляются в меню "данные" - командой "Сортировка". Диалог сортировка. Переключатели "Идентифицировать столбцы по…"- принимать или нет верхнюю строку сортируемой области за заголовок и сортировать ли ее. Идея диалога "Сортировка" - можно осуществить последовательную сортировку по нескольким независимо определяемым критериям.

Задание. Ввести две колонки данных: буквенные и числовые. Сортировать первый в порядке возрастания, второй - в порядке убывания относительно первого.

Автофильтр

Идея принципа фильтрации состоит в том, что в какой-то момент времени в таблице визуально отображаются лишь те данные, которые удовлетворяют каким либо заданным критериям. Эти критерии могут содержатся в ячейках самой таблицы, либо являться условием, указываемым пользователем. После создания таблицы горизонтальным выделением следует определить ее заголовок. Меню "Данные" - подменю "Фильтр" - команда "Автофильтр". После ее выбора в углах ячеек заголовка появятся треугольнички раскрывающихся списков; из данных списков производится выбор значения. При необходимости задать какое либо условие отбора, для отображения диапазона значений столбца, оно может быть сформировано с помощи команды "условие". В диалоге "Пользовательский автофильтр" пользователю предоставляется возможность ввести границы диапазона выводимых значений с помощью знаков <, >, =, и их комбинаций.

Примечание: если автофильтр включен, то в таблице могут отображаться не все строки таблицы. Тогда номера строк окрашиваются синим цветом, одновременно с этим синим окрашивается и стрелочка списка в столбце, где применена автофильтрация. Для выхода из режима автофильтрации следует либо снять все условия, либо отменить автофильтр, сняв "птичку" против команды "Автофильтр" в меню "данные".

Задание. Создать таблицу из двух столбцов и нескольких строк. Применить автофильтр. Выбрать из списка "условие". Ввести условие. Отменить автофильтр.

Ввод ссылок и формул

Ввод формул

В одной ячейке может помещаться не более одной формулы. Формула может вводиться как непосредственно в ячейку так и через строку формул. Любая формула начинается со знака "=", содержит ссылки на имена ячеек, содержащих исходные данные для вычислений и арифметические операторы. Вместо ссылок возможен ввод числовых констант непосредственно в формулу, однако делать это следует лишь тогда, когда эти числа не предполагается изменять в последующем. Условно формулы можно подразделить на несколько типов.

Простые формулы. Они содержат ссылки на ячейки и арифметические операторы. Как известно, любая, как простая, так и сложная формула, в конечном счете, состоит из четырех арифметических действий (+; -; *; /.) поэтому можно сказать, что простые формулы служат базой для написания сложных.

Усложненные формулы (функции). Они состоят из нескольких (многих) арифметических действий и обрабатывают несколько переменных. С точки зрения технологии ввода формул любая функция может быть написана вручную. Однако для упрощения этого процесса существует мастер функций. Он позволяет вводить ряд широко используемых функций, записывая в ячейку лишь их условное название и ссылки на влияющие ячейки.

Частным случаем формулы является также ссылка. Ссылка это средство копирования содержимого одной ячейки в другую с сохранением обновляемой связи с источником данных. Как и формула ссылка начинается со знака "=", однако не содержит арифметических операторов. Ссылки могут быть внешними, т.е. указывать на ячейки на других листах или в других книгах.

Мастер функций: Меню "Вставка" - команда "Функция". Также мастер функций вызывается кнопкой в строке формул или в панели инструментов "Стандартная". По своему назначению и принадлежности функции тематически объединяются в категории. Переключаясь по категориям пользователь открывает список доступных функций. По каждой из них он может получить подробную справку, нажав кнопку "Справка". Для создания расчетной формулы в выделенной ячейке пользователь должен "ответить" на вопросы мастера о том, в каких ячейках листа помещаются исходные данные для вычислений.