Учет трудоемкости отдельных видов занятий

Сплошное наблюдение за использованием личного времени дает полную картину собственной занятости, характеризует общий режим, образ жизни, ритмичность в выполнении дел, словом, показывает, на что же уходят дни вашей жизни. Но для управления собственным временем необходим и второй вид учета — учет отдельных видов занятий (работ), которые повторяются регулярно изо дня в день или из недели в неделю. Начинают такой учет с составления перечня тех дел, от выполнения которых вы не можете (или по крайней мере не должны) уклоняться. Назовем их постоянными делами.

Такие дела удобно регистрировать в специальном Дневнике, используя для этого блокнот или еженедельник, на страницах которого заготовлена следующая таблица:

Таблица 1

 

№ п/п	Вид работы	Затраченное время	Время начала и окончания работы	Окончена работа или нет	Примечания
		в часах, минутах	в днях

В том случае, если работа выполняется в течение одного дня (например, подготовка к семинарскому занятию по политэкономии), заполняются 1, 2 и 3 графы таблицы. Для работ, выполненных за несколько дней, необходимо указать количество дней, которое заняла работа, а также время ее начала и окончания (4 и 5 графы таблицы). Можно указывать предполагаемое время окончания работы. Так как некоторые работы делаются с перерывами, то показатели третьей и пятой граф могут не совпадать. Например, на написание курсовой работы по экономической географии затрачено 10 дней. Начало 5 апреля. Окончание 5 мая. Как для однодневных, так и для многодневных работ необходимо указать, завершена работа или нет. Ведь только в случае завершения работы затраченное время может служить ориентировочной нормой.

Разумеется, время подготовки к одному семинару чаще всего не равно времени подготовки к другому. Оно зависит как от сложности изучаемого материала, так и от вашей работоспособности на данный момент. Так же и работа над одной курсовой не может полностью походить на работу над другой. Но проводя учет, вы сможете составить более реальное представление о своей работоспособности и предстоящих временных затратах.

Для удобства пользования таблицей целесообразно данные по каждой неделе записывать с новой страницы.

Особенно полезно заполнение такой таблицы, если Вы будете в графе 3 помимо фактического времени указывать и предполагаемое, но другим цветом или в скобках. Так вы будете тренировать у себя «чувство времени», постепенно освобождаясь от «сюрпризов» психологических часов и минут. Ведь многие студенты (как, впрочем, и вообще все люди), как правило, переоценивают большие отрезки времени и потому склонны долго «раскачиваться», но недооценивают малые отрезки, из-за неуверенности в выполнимости сравнительно мелких задач сегодняшнего дня.

Важно подчеркнуть, что как при сплошном учете, так и при учете трудоемкости отдельных видов занятий необходимо делать записи тотчас же после завершения того или иного дела, не надеясь на память. Лучше ограничить количество дней, подлежащих наблюдению, чем заниматься поверхностным учетом.

АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Вполне возможно, что при первом взгляде на данные, полученные методом «самофотографии», вы удивитесь и даже ужаснетесь тому, как много времени уходит «впустую». Не удивляйтесь, переоценка собственной занятости — явление обычное и расценивается психологами как вполне положительная особенность человеческой психики.

В одной из студенческих стенных газет был юмористически описан распорядок дня среднего студента. Он выглядел так:

7-00 Подъем.

7-30 Подъем.

8-00 Подъем.

9-00 Подъем.

9-30 Подъем.

10-45 Первое окно (прорубается по желанию студента).

12-00 Обед.

12-30 Мертвый час (иногда дома, чаще — на лекции).

16-30 Пришел Вася и попросил денег взаймы до стипендии.

18-00 Вася взял 5 копеек и ушел.

19-00 У входа в общежитие. Светы нет.

20-00 Светы нет.

21-00 Светы нет.

22-00 Света пришла с высоким блондином.

23-00 Вечерние игры и развлечения.

24-00 Выполнение домашнего задания.

25-00 Домашнее задание.

26-00 Задание.

27-00 Отбой.

Смешно? Но самое удивительное, что многие веселящиеся у газеты студенты живут по такому же распорядку (исключая, конечно, 25-е, 26-е, 27-е часы суток), не отдавая себе в том отчета. А, с другой стороны, так ли уж бессмысленно проведено время, потраченное на ожидание Светы и на общение с Васей? Ведь важно и то, чтобы экономия времени не препятствовала личным взаимоотношениям. Более того, чрезмерное сосредоточение внимания на экономии времени может привести к болезненному перенапряжению психики, а то и к срыву. День за днем, постоянно, ежеминутно удерживать в памяти все строгие правила «пользования временем» не только несвойственно человеческой природе, но в некоторых случаях и вредно.

Поэтому не надо тотчас же, получив «самофотографию», стремиться заполнить день «до отказа» делами и перекроить свою жизнь. Каждая трата времени может и должна оцениваться неоднозначно.

Первый вопрос, на который надо ответить самому себе при анализе, это: «Все ли дела, виды занятий, отдыха, развлечений необходимы и имеют смысл?».

Выберите наиболее часто повторяющиеся дела, которые занимают наибольшее количество времени, и попробуйте проанализировать их.

Таблица 2

 

№ п /п	Вид работы или отдыха	Причина выполнения работы	Необходимость выполнения работы	Способы корректировки временных затрат	Примечания

Причины выполнения (3) могут быть сформулированы, например, при подготовке к семинару следующим образом: «для того чтобы успешно учиться» или «... чтобы сдать сессию», «... не получить отрицательную оценку», а, например, при посещении дискотек: «... потому что я там общаюсь с друзьями», «слушаю музыку» или, наконец, просто «мне это нравится».

Проанализировав причины, возможно, что вы сочтете нужным отказаться от бесполезного для вас занятия и в следующей графе (4) отметите, что временные траты на такое дело (вид развлечения, отдыха) неоправданны. Отметьте плюсами и минусами необходимость увеличения или уменьшения количества времени на те виды занятий, которые вы по-прежнему намерены выполнять.

Решение об изменении затрат времени должно быть обосновано вашими собственными потребностями и возможностями, а не тем, как быстро или медленно эту работу выполняют другие. В графе 5 указываются конкретные пути или способы изменения временных затрат, например: изменить форму записей конспектов, овладеть методикой динамического чтения и т. д.

Качественному анализу затрат времени очень помогает ведение дневниковых записей, которыми полезно сопровождать ежедневный учет трудоемкости отдельных видов занятий. Эти записи (так же, как и учет), достаточно делать иногда, например, в течение недели. Такие записи позволяют наиболее полно проанализировать все свои действия и затраты времени и являются как бы средством доверительной беседы с самим собой. Целесообразно записывать в дневник:

— события дня, возможные их причины и последствия;

— сомнения и предположения;

— проблемы, уже решенные и вновь возникшие;

— события, оставившие неприятный осадок или чувство вины, пробудившие сомнения в собственных силах, достигнутые цели, радости и приятные моменты;

— домашние дела;

— ситуации, которые трудно разрешить.

Возможно, что предложение вести дневник покажется странным и несовместимым с идеей экономии времени, с образом современного «делового» человека. Но американские специалисты по управлению убеждают менеджеров не бояться тратить время на дневниковые записи следующим образом: «Если вы хотите получить деньги, вы должны вначале вложить какую-то сумму денег; если вы хотите выиграть время, вы должны прежде затратить личное время на изучение его использования». Логично, не правда ли?

ПЛАНИРОВАНИЕ ИЛИ РЕГУЛИРОВАНИЕ?

После того, как определены основные занятия и известно сколько времени занимает каждое из них — пора приступить к планированию. Планирование часто представляется целью всей работы, основным завершающим звеном. Всем, кто приступал к планированию, кажется, что если будет план, то исчезнет проблема выбора дел и жизнь станет упорядоченной. План выступает как бы «внешней» силой, способной уменьшить нашу неорганизованность. Может быть, вы уже и пытались организовать свое время, составляли всякого рода планы — на день, на неделю, на год, на летние каникулы и т. д. Но, несмотря на все усилия строго их выполнять, результаты, как правило, были неудачны. Это, вероятно, вызывало отчаяние и приводило к убеждению, что жить и учиться по определенному распорядку практически невозможно. И может быть, дело не только в том, что подобного рода попыткам обычно не предшествует изучение затрат личного времени, но и в отношении к плану, который, будучи составленным, наделяется (нами же) «сверхъестественной» силой: будто мы должны служить ему, а не он нам. Мы словно не хотим быть свободными в отношении времени, придумывая всякого рода планы, распорядки, которые якобы организуют нас «извне».

Но ведь любые действия человека должны быть прежде всего осмысленными, и надо уметь самоорганизовываться «изнутри», чтобы мелкие повседневные дела, как ручейки, сливались в реки наших целей, а цели образовывали море нашей жизни. Но в том-то и вся беда, что в ежедневной «текучке», мелких заботах мы не видим, куда ведут нас и какой цели служат наши повседневные дела. Такому «видению» собственных целей, большей осознанности смысла ежедневных занятий и поступков способствует анализ (на основе самонаблюдения) использования времени. В цепочке: анализ времени — определение нормы времени на каждый вид работы — планирование, пожалуй, наиболее важным, как ни странно, является — анализ времени (а ведь очень часто «учет и анализ рассматривают лишь как средство для планирования).

Благодаря самонаблюдению мы получаем новые данные о самом себе, ведь учет времени — это разновидность самопознания.

Только через самоанализ мы можем освободиться от «власти» времени и диктата расписания дня и научиться управлять собой.

Когда говорят о планировании времени, обычно вспоминают А. А. Любищева — советского ученого, биолога и философа, оставившего оригинальные исследования в самых различных областях науки. Но самое удивительное, что он оставил, — это система учета (а не планирования) времени, по которой он жил и работал. На протяжении десятков лет, начиная с юности, (ежедневно) А. А. Любищев будто ставил над собой жесткий эксперимент, стараясь следить, на что же уходит время жизни, и делая отметки о каждом своем часе. Он почти никогда не жаловался на нехватку времени, которого с годами у него становилось как бы все больше. Важно знать, что А. А. Любищев не столько планировал свою жизнь, сколько учитывал ее. Даниил Гранин, написавший о Любищеве книгу «Эта странная жизнь», отмечает, что время, затраченное ученым на учет и отчеты о сделанном, значительно больше времени, потраченного им на планирование.

Приведенная выше цепочка учет: (анализ) — нормирование — планирование обретает смысл лишь тогда, когда она замыкается и повторяется, когда вслед за планированием времени вновь идет анализ и т. д. Только при этом условии вы сможете завтра действовать эффективнее, чем вчера.

Итак, не «обожествляйте» план. Не будьте связаны им по рукам и ногам. Не считайте его главным фактором в принятии решений. «Так зачем же тогда такой план, — спросите вы, — от которого можно и отказаться?». Ну, во-первых, изменения в план можно вносить лишь при изменениях в реальной жизни. А, во-вторых, план позволяет регулировать вашу жизнь, служит ориентиром в каждодневных делах. Так, может быть, уместнее говорить не о планировании личной жизни, а о регулировании? Пожалуй, именно о регулировании и идет речь.

Есть и еще одно соображение «против» планов. Ведь в строгом смысле человеческая жизнь не жесткий производственный процесс и подвержена постоянным изменениям. В народе существует своего рода «запрет» на планирование: «Не кажи гоп — пока не перепрыгнешь», — или: «Сначала надо дожить, а потом уж...». И можно ли планировать «личную пятилетку» или «десятилетку», включая карьеру, женитьбу или замужество и т. п.? Очевидно, что делать этого не следует. Временной «горизонт» наших планов надо ограничивать разумными пределами. Да и меняется не только жизнь вокруг нас (в последние десятилетия особенно стремительно), но и мы сами. Захотим ли мы через несколько лет, повзрослев, действовать исходя из своих юношеских планов? Ведь мы должны эти планы «перерасти». Вполне возможно, что вы разочарованы тем, что вместо конкретного, общего для всех, «распорядка дня» вам советуют вести скрупулезный учет времени, заниматься «самокопанием»? Но разве может кто-то решить за вас что вам делать? Не существует же в жизни среднестатистического студента. Каждый студент имеет свои склонности и интересы к отдельным предметам, отсюда — и разные скорости освоения вузовской программы. Кто-то опережает среднюю вузовскую программу, кто-то просто выполняет требования программы, кто-то испытывает большие трудности в ее освоении.

Еще больше различий между студентами в использовании свободного времени. Так что никто за вас не сможет составить распорядков вашей жизни. Это должен сделать каждый самостоятельно.

О ВАЖНОСТИ РЕЖИМА

И все же есть общие рекомендации, согласно которым надо регулировать свою жизнь. И в первую очередь — это режим как общая организация всего личного времени. Составление режима является первым этапом регулирования вашего времени.

Что такое режим? Это общая схема главных бытовых этапов, это разделение суток на крупные основные отрезки времени, включающие основные процессы жизни: учебу, питание, отдых, туалет и т. д.

Мудрость режима в том, что человек, следующий режиму, ничего не упустит и не забудет, он получает уверенность в том, что для всего выделено время.

Режим совершенно необходим еще и потому, что ритмичность жизни обеспечивает высокую работоспособность. Известно, что людям с высокой работоспособностью присуща упорядоченность и систематичность режима. Поэтому следует стремиться, чтобы одни и те же дела повторялись в одно и то же время.

При соблюдении ритмичности жизни создаются условия, при которых ваш организм и психика получает возможность заблаговременно подготовиться к предстоящей деятельности, настроиться на нее. Примеры этому встречаются на каждом шагу. Так, во всех руководствах по вопросам питания отмечается важность регулярного питания. Чем обосновывается эта рекомендация? Исследования на животных и людях показали, что только в том случае, когда пища принимается в одно и то же время, в организме вырабатываются условнорефлекторные «настроечные» реакции. Автоматически, без участия сознания, за 30—60 минут до приема пищи в «химических лабораториях» организма начинаются подготовительные работы: усиливается секреция желудочного сока, вырабатываются вещества, играющие важную роль в пищеварении. Организм подготавливается к завтраку, обеду или ужину, и органы пищеварения сразу приступает к обработке пищи.

Аналогичный процесс подготовки имеет место при упорядоченном режиме сна. В одно и то же время ложиться, вставать — это первый совет, который дают врачи людям, жалующимся на бессонницу.

Обладает человеческий организм способностью самонастраиваться и на предстоящую умственную деятельность, учебу. Дело в том, что умственная работа — это не просто процесс «вообще», это процесс, имеющий начало, середину и конец, это процесс, требующий определенного времени. «Умственный труд — для меня по крайней мере — не одежда, которую можно быстро надеть и сбросить: мне нужен добрый час, чтобы сосредоточиться, а свободное время бывает у меня лишь урывками», — писал в письме молодой Стендаль.

Период «врабатываемости» или «настройки» можно сократить, выполняя определенные виды умственной работы регулярно в одно и то же время. Режим позволяет избежать периода «раскачки», и желание учиться приходит в определенное время как бы само собой. В какой-то степени в этом тоже состоит ответ на вопрос: «Как заставить себя учиться?» — который нередко задают студенты.

О БИОРИТМАХ

Для высокой работоспособности необходимо не только некоторое единообразие, повторяемость изо дня в день распорядка дня, но и согласованность этого распорядка с ритмами человека.

Известно, что в течение суток физическая и умственная работоспособность человека неодинакова. Эти изменения работоспособности в течение суток имеют вид М-образной кривой (см. рис. 2).

Как видно, в течение дня наблюдаются два «пика» работоспособности, один — между 10—13, второй — между 17—20 часами. Минимум работоспособности приходится на ночные часы. В это время у человека наименьшая температура тела, ослабленный пульс и т. д. Биоритмолог Л. Г. Глыбин в результате многолетних исследований выделил значительно большее количество«спадов» и «подъемов» работоспособности, которые, однако, в основном не противоречат М-образной кривой.

Рис. 2. Кривая изменения работоспособности человека в течение суток

 

Иногда в литературе о биоритмах людей с более ярко выраженным утренним пиком работоспособности называют «жаворонками», а людей с вечерним пиком работоспособности — «совами».

Жаворонки рано встают, имеют обыкновение плотно завтракать, быстро включаться в работу в утренние часы. Совы же лучше чувствуют себя и более интенсивно работают во второй половине дня.

Но обычно «совами» (или «сторожами») называют людей, которые склонны работать поздним вечером и даже в ночные часы. И многие думают, что такое отклонение от обычного режима в этом случае предопределено самой природой.

В настоящее время мнение ученых о ночном бодрствовании однозначно: такой режим не является естественным, физиологичным, он ведет к болезням, к рассогласованию функций организма. Вечерняя и ночная работоспособность обеспечивается за счет выброса гормонов, т. е. за счет внутреннего допинга. И, как любой допинг, не проходит для организма бесследно. Повышенный выброс адреналина и норадреналина способствует нарушению обмена веществ, вследствие чего постепенно могут развиться болезненные состояния. Так что плата за работу в ночное время велика.

Поэтому, если вы причисляете себя к «совам», — старайтесь постепенно перестраивать свой режим дня: меньше читайте непосредственно перед сном, занимайтесь днем физкультурой или физическим трудом, старайтесь вставать и ложиться в одно и то же время. Так вы повысите свою работоспособность и сохраните здоровье.