Способы оценки внешних условий функционирования организации

Организации, как и любые системы, отграничены от внешней среды и в то же время связаны с нею таким образом, что из внешней среды они получают необходимые им ресурсы и передают туда продукты своей жизнедеятельности, т.е. внешняя среда является необходимым условием существования систем. Поэтому функционирование организации определяется уровнем знания об окружающей среде.

Внешняя среда представляет собой совокупность таких объектов, не являющихся элементами данной системы, взаимодействие с которыми учитывается при изучении системы. Взаимодействие выступает фактором, посредством которого происходит объединение частей в целое. Без взаимодействия частей система перестает существовать. Взаимодействие обеспечивает передачу информации от одного элемента системы к другому, от входа воздействия из внешней среды до передачи в нее соответствующей информации.

Внешняя среда воспринимается организацией одновременно и как система, содержащая благоприятные для организации параметры, и как система, включающая неблагоприятные факторы. Благоприятные параметры воспринимаются организацией как возможности (развития, повышения эффективности и т.д.), а неблагоприятные – как угрозы.

Вряд ли можно назвать другой метод анализа состояния организации, который мог бы сравниться со SWOT-анализом по эффективности и простоте применения. Название метода образовано от первых букв английских слов strengths – weaknesses – opportunities – threats, что в переводе означает: сила – слабости – возможности – угрозы.

Под силой организации понимают совокупность умений работников организации, их навыков, опыта, организационных ресурсов, конкурентных возможностей и т.д. Все перечисленное представляет собой активы организации в конкурентной борьбе.

Слабость есть отсутствие чего-то важного для функционирования организации или нечто, ставящее ее в неблагоприятное положение. Это – пассивы.

Некоторые сильные стороны организации более важны, чем другие. Они могут быть использованы для формирования стратегии. В то же время сильная стратегия должна быть направлена на устранение слабых сторон. Главные достоинства организации заключаются в превращении ноу-хау (умений и опыта во всех сферах деятельности организации) в ее ключевые достоинства; в разработке новой продукции, услуг и нового сервиса; в понимании нужд потребителей и организации эффективной сбытовой системы.

Возможности организации заключаются в предоставляемых внешней средой условиях деятельности и проявляются в использовании сильных сторон организации и укрепления слабых сторон. Возможности, которые организация не может реализовать, есть иллюзии.

Угрозы проявляются:

• в наличии более дешевых технологий конкурентов;

• во внедрении конкурентами производства и в реализации лучших продуктов;

• в угрозах со стороны зарубежных организаций;

• в новых правилах, наносящих ущерб больше, чем прежние;

• в повышении процентных ставок;

• в возможном поглощении;

• в демографических изменениях;

• в изменениях курсов иностранных валют;

• в политических переменах в стране и т.д.

Анализ силы и слабости организации дает возможность установить с одной стороны связь между потенциалом и проблемами организации, а с другой – между ее сильными и слабыми сторонами, что позволяет определить варианты успешного существования и перспектив развития организации.

Принципиально слабые стороны организации могут корениться: в отсутствии четкого видения перспектив развития и устаревших методах управления; в недостатке умений и таланта лиц, принимающих решения, и в низкой реализуемости принимаемых решений; в недостаточной квалификации исполнителей и значительном дефиците бюджета организации; в недостаточном имидже среди населения; в неудовлетворительной информационной работе.

Таким образом, весь мир как бы делится на две части: на организацию как таковую и на все остальное (внешнюю среду), а содержание каждой из частей – на благоприятные и неблагоприятные составляющие.

Матрица анализа параметров организации приведена на рис. 1.26. В месте пересечения столбцов и строк получаем следующие оценки состояния организации:

ближняя внешняя среда – возможности и угрозы;

дальняя внешняя среда – возможности и угрозы;

анализ менеджмента – сильные и слабые стороны организации;

анализ процесса трансформации ресурсов в продукцию и услуги – сильные и слабые стороны организации.

Внешняя среда (в зависимости от характеристик факторов воздействия) разделяется на дальнее и ближнее окружение. Ближнее окружение оказывает непосредственное воздействие на системы, а дальнее – опосредованное.

Дальняя внешняя среда (или макроокружение) является частью внешней среды, но частью универсальной – общей для всех организаций. Реакция конкретной организации на воздействие макроокружения оказывается специфической, отражающей особенность каждой организации и ту конкретную ситуацию, в которой она находится.

Макроокружение как система включает такие подсистемы, как политика, экономика, общество, технология, институты, природно-географические подсистемы и т.д.

Чаще всего проводится PEST-анализ (по первым буквам английских слов policy – политика, economy – экономика, society – социум (общество), technology – технология

В качестве ближней внешней среды анализируется воздействие на организацию со стороны поставщиков, потребителей, конкурентов и местного сообщества

Вопрос 10. Миссия организации. Выбор целей и стератегий развития.

 

Ми́ссия — основная цель организации, высшее понятие в иерархии целей. Миссия недостижима — это не цель, а высшее предназначение существования компании, что и определяет отсутствие возможности ее достижения.

Миссия — одно из основополагающих понятий стратегического управления. Разные учёные давали различные формулировки миссии.

§ «Миссия — смысл существования компании с позиции удовлетворения потребностей клиентов, реализации конкурентных преимуществ, мотивации сотрудников фирмы»

§ «Миссия — это основная общая цель организации — четко выраженная причина ее существования. Цели вырабатываются для осуществления этой миссии» (Майкл Мескон, Майкл Альберт, Франклин Хедоури).

§ «Миссия — это философия и предназначение, смысл существования организации» (Виханский О. С.).

Миссия организации определяется на этапе становления организации и редко меняется. В качестве примера реальной миссии компании мирового уровня можно привести миссию компании Matsushita, которую Коносуке Мацусита

определял как борьбу с бедностью общества и повышение его благосостояния.

Обычно миссия формулируется в двух вариантах. Короткий вариант миссии представляет собой 1—2 коротких предложения — брендовый слоган организации, направленный прежде всего на формирование имиджа организации в обществе.

Большинство формулировок миссий содержат правильные слова вроде «люди — наш важнейший актив», «мы будем лучшими в своем деле», «наша цель — превзойти ожидания», «наша цель — обеспечить акционерам доходы выше средних». «Ленивый» способ сформулировать миссию — просто соединить все это в любом порядке.

— Филип Котлер "Маркетинг от А до Я. 80 концепций, которые должен знать каждый менеджер"

Второй — расширенный вариант миссии чаще всего формулируется для внутреннего пользования и должен подробно раскрывать все необходимые аспекты миссии, среди них:

§ цель функционирования организации,

§ область деятельности организации,

§ философия организации,

§ методы достижения поставленных целей,

§ методы взаимодействия организации с обществом (социальная политика организации).

Правильно определенная миссия хотя и имеет всегда общий философский смысл, тем не менее обязательно несет в себе что-то, что делает ее уникальной в своем роде, характеризующей именно ту организацию, в которой она была выработана.

Миссия — центральный, но не единственный элемент иерархии целей организации. С понятием «миссия» тесно связаны понятия «видение», «ценности», «цели», «показатели результативности», «целевые показатели», «ключевые факторы успеха», «компетенции». Все эти понятия формулируются на основе миссии.

Разработка политики фирмы предполагает:

§ формирование стратегических целей и задач;

§ анализ сильных и слабых сторон деятельности фирмы;

§ оценку существующих и перспективных направлений хозяйственной деятельности;

§ анализ внешнего окружения и его влияния на функционирование компании;

§ определение альтернативных наборов производственно-хозяйственной деятельности;

§ выбор стратегии;

§ оставление ежегодного бюджета фирмы в целом, её функциональных и хозяйственных центров.

Цели фирмы определяют концепцию ее развития и основные направления деловой активности.

Стратегия фирмы предполагает разработку обоснованных мер и планов достижения намеченных целей, в которых должны быть учтены научно-технический потенциал фирмы и ее производственно-сбытовые возможности.

При разработке стратегических позиций фирмы используют качественные показатели (ориентиры) и количественные (задания).

Ориентир по существу является более детальной целью, которую фирма стремится достичь путем разработки стратегии.

Стратегия, вырабатываемая на высшем уровне управления, становится целью и ориентиром в низовых уровнях управления. Поэтому следует различать общие (глобальные) цели, разрабатываемые для фирмы в целом, и цели специфические, разрабатываемые на базе общих по основным видам и направлениям Деятельности производственно-хозяйственных подразделений.

Общие цели отражают концепцию развития фирмы на длительную перспективу, что требует точного формирования целей и их увязки с ресурсами. Одновременно с формированием Целей происходит их ранжирование по приоритетности. В качестве примера можно привести следующую типичную схему ранжирования.

♦ Обеспечение оптимальной рентабельности, определяемойобъемом продаж, уровнем и нормой прибыли, долей на рынке, уровнем дивиденда, уровнем качества продукции и т.д.

♦ Обеспечение устойчивости положения фирмы по следующим направлениям: техническая политика, потенциал конкурентоспособности, инвестиционная политика, кадровая политиШка, решение социальных вопросов.

♦ Разработка новых направлений развития, новых видов деятельности фирмы, что предполагает разработку структурной]политики, развитие информационных подсистем, разработку но«вых видов продукции и секторов хозяйственной деятельности.

Специфические цели разрабатываются в рамках общих по основным видам деятельности в каждом производственном отделении фирмы. Среди них центральное место занимает обеспечение рентабельности по каждому отдельному подразделе* нию, выступающему центром прибыли.

Другие специфические цели разрабатываются после определения целей по рентабельности, носят характер подцелей по маркетингу, научным исследованиям и разработкам, производству, финансам.

Понятие цели. Их виды. Требования к постановке цели.

Цель-желаемое состояние системы (организации) в будущем.

Существует достаточно много классификационных групп, определяющих цели управления. Некоторые из них разделены по следующим признакам:

· По направленности действий цели - внешние и внутренние;

· по направлениям деятельности на предприятии - экономические, технико-технологическими, социальные, экологические;

· по возможности их полного осуществления - «цели создания» (какого-либо материального объекта или системы) и «цели развития» (когда речь идет о процессе);

· по охвату уровней управления - цели всего предприятия, отдельных подразделений и групп или индивидуумов;

· по временным характеристикам - кратко, средне и долгосрочные;

· посоответствующей направленностью на виды деятельности - стратегические, тактические, оперативные;

· по степени обновления - цели поддержания имеющегося уровня, цели постепенного развития отдельных элементов системы и цели обновления;

· по влиянию на отдельные элементы предприятия - производственные и управленческие; последние, в свою очередь, можно разделить на административные функции (планирование, организация, мотивация, контроль) и функции предприятия (маркетинговые, технологические, сбытовые, финансовые, поставка, кадровые и др.);

· по характеру деятельности - цели функционирования и цели развития; по приоритетам - основные, побочные и поддерживающие;

· за измеряемость - количественные и качественные.

 

Примеры объединения целей компании:

1) дерево целей – на вершине генеральная цель компании, которая дезагрегируется (распадается) по уровням

2) система сбалансированных показателей – цели не выстраиваются в иерархические графы, а выделяют 4 сферы,для которых нужно определить цели(финансы, рынок, персонал, внутренние процессы)= получается система взаимосвязанных целей + под каждую цель подбираются количественные показатели

Набор требований к целям

1) Конкретность (измеримость)

2) Ясность формулировки(прозрачность)

3) Достижимость

4) Непротиворечивость

 

Основные школы мен

 

Классическая школа менеджмента

· Первой школой менеджмента была классическая научная школа сформировавшаяся в период с 90-х годов 19 в. По 20-е гг. 20 в. Главными представителями данной школы были Фредерик Тейлор, Фрэнк Гильберт, Анри Файоль и Макс Вебер.

· В отличие от школы научного управления, которая занималась в основном вопросами рациональной организации труда отдельного рабочего, представители классической школы разрабатывали подходы к совершенствованию управления организацией в целом.

· Целью классической школы было создание универсальных принципов управления, следование которым приведет организацию к успеху.

· Исходные принципы классической школы:

· Людьми движет только экономическая выгода.

· Индивиды являются лишь пассивным материалом манипуляции для организаций, контролирующих и мотивирующих их поведение. Эмоции несовместимы с экономической рациональностью.

· Организации должны иметь способы контроля эмоций и непредсказуемого поведения сотрудников.

·

· Школа научного менеджмента.

· Школа научного менеджмента (1885-1920) наиболее тесно связана с именами Ф. У. Тейлора, Ф. и Л. Гилберт и Г. Гантта. Основателем её по праву считают Ф. У. Тейлора, Главная цель научного менеджмента - обеспечить эффективность производства по формуле «вход - выход». Отсюда суть её состоит в том, что управляющая система в целом и каждый менеджер в отдельности несут ответственность за рациональное размещение и расходование ресурсов, а также за совершенствование всей производственной системы. Тейлор также подчёркивал, что менеджеры несут ответственность за главные функции: определение задач каждому работнику; выбор работника, способного выполнить данную работу; мотивирование работника выполнять свои функции с высокой производительностью. Если менеджеры выполняют эти функции, то задача повышения эффективности и производительности труда считалась выполненной.

· Научный подход по управлению исходил из того, что на основании наблюдений, замеров и анализа трудовых операций можно усовершенствовать процессы ручного труда и выполнять их с большей эффективностью. Основной упор делается на принцип отделения управленческих функций от выполнения работ, т.е. на разделение труда по управлению от труда рабочих. При таком подходе управление рассматривалось как самостоятельная сфера деятельности, а рабочий сосредотачивался на том, что он способен сделать успешнее всего.

·

· Школа администартивного управления

· Муни, А. С. Рейли, Л. Гулик, Л. Урвик, Р. Дейвис, Г. Кунтц, С. О.

· приверженцы административной школы старались определить общие характеристики и закономерности управления и создать на их основе универсальные принципы управления, которые могут повысить эффективность производства. Управление ими рассматривалось как единый процесс, состоящий из ряда функций, а процесс управления как сумма всех функций. В качестве основных функций А.

· Файол обосновал планирование, организацию, руководство, координацию и контроль, посредством которых осуществляется процесс управления.

· Планирование - постановка подлежащих выполнению задач и указание способов их решения для достижения целей предприятия;

· Организация - создание формальной структуры для разделения управленческих работ между подразделениями, определения функций и координации их деятельности по достижению конкретной цели;

· Комплектование штата - подбор и подготовка кадров, создание необходимых условий для трудовой деятельности;

· Руководство - постоянная функция принятия решения и их оформление;

· Координация - обеспечение согласованности в работе всех подразделений предприятия, образующих единое целое;

· Отчётность - обеспечение информацией вышестоящих инстанций и собственной администрации о ходе работы посредством докладов и проверок;

· Составление бюджета - составление финансовых планов и контроль финансовой деятельности.

·

· «Бюрократическая» модель организации

· М. Вебер разработал ее в целях преодоления свойственной людям иррациональности в поступках и отношениях. Гарантия эффективности организации обеспечивается через стандарты деятельности. Преимущества при этом достигаются за счет точности, однозначности, четкой субординации, целостности отношений. Обязанности между членами организации распределяются по степени компетентности, на этом принципе и строится власть в организации. В отличие от упомянутых выше авторов, М. Вебер не занимался практическим построением административных структур, его образ «бюрократической» организации давал только теоретическую модель снятия нарастающих проблем.

· Учение М. Вебера об идеальной бюрократической организации управления, так же как и основные концепции классической теории организации, основывается на следующем понимании «человеческой природы»: человек ленив, эгоистичен и асоциален. Исполнители здесь нацелены преимущественно на извлечение материальных выгод, не заботясь об улучшениях, не стремятся к ответственности и склонны к оппортунистическому поведению. В этих условиях управляющий остается единственным сколь-нибудь активным субъектом организации, призванным оптимизировать соотношение достигаемой выработки и получаемого вознаграждения.

·

· Доктрина человеческих отношений

· В сложившихся условиях в 20--30-е годы нашего столетия зародилась школа человеческих отношений, в центре внимания которой находится человек. Возникновение доктрины «человеческих отношений» обычно связывают с именами американских ученых Э. Мэйо и Ф. Ротлисбергера, которые известны своими исследованиями в области социологии производственных отношений. В частности, Ротлисбергер рассматривал предприятие как целостную систему, в которой необходимо добиваться равновесия между технической и социальной сторонами и направлять усилия работников на сотрудничество друг с другом и достижение общей цели. Он отмечал, что за последние 100 лет произошло значительное техническое развитие производства, в то время как отношение к рабочему осталось на прежнем уровне, что не допустимо. Необходимо обеспечить каждому рабочему достойное социальное положение, что непосредственно отразится на повышении эффективности работы предприятия.

·

· Эмпирическая школа и школа «социальных систем»

· Основными представителями эмпирической школы менеджмента являются П. Р. Дэвнс, А. Слоун младший, А. Чандлер и др.

· Особенность эмпирической школы: стремление приблизить теоретические исследования к практике с помощью определения принципов организационного управления, которые формируются в виде наставлений, указаний, инструкции, примерного устава менеджерской деятельности.

· В работах представителей этой школы отражается стремление синтезировать главные идеи основных школ наряду с выработкой рекомендаций по вопросам организационной структуры компаний, мотивации поведения людей, проблемам коммуникаций и т. п. на основе принципов, созданных «классической» школой научного управления. Представители этой школы анализируют также социометрические и психологические аспекты управления.

·

· Школа социальных систем

· Наиболее известными представителями школы «социальных систем» являются Ч. Барнард, Г. Саймон, Ф. Селзник и др., которые разрабатывают системный подход к вопросам организации управления, обращая преимущественное внимание на соотношение частей системы с системой в целом и на взаимозависимости значительного числа переменных факторов. Центральным методологическим понятием оказывается понятие связи или связующих процессов. Устанавливаются три основных связующих процесса: коммуникация, равновесие и принятие решения, главным интегрирующим фактором организации считается цель. Представители этой школы стремятся выявить постоянные элементы всякой организации:

· «организационные универсалии», присущие различным системам. Это стремление опирается на использование в анализе социальных процессов кибернетики, математических методов и т. д.

· Ключевая цель представителей школы «социальных систем» заключается в создании универсальной и нормативной теории организационного управления.

·

· Концепция компенсации ограниченной рациональности индивида

· Некоторые модели человеческого поведения в общественных науках предполагают, что поведение людей может быть адекватно описано в предположении, что люди ведут себя как «рациональные» существа (смотри, например, теорию рационального выбора). Во многих экономических моделях полагается, что люди гиперрациональны и никогда не делают чего бы то ни было, что противоречит их интересам. Концепция ограниченной рациональности подвергает эти положения сомнению с целью учесть, что в действительности совершенно рациональные решения мало осуществимы на практике из-за ограниченности вычислительных ресурсов, необходимых для их принятия.

· Термин был предложен Гербертом Саймоном. В Моделях моей жизни Саймон указывает, что большинство людей рациональны только отчасти, и эмоциональны либо иррациональны в остальных ситуациях.

·

· Новая школа в мен

· Новая школа сформировалась в начале 50-х гг. и успешно функционирует и в настоящее время. В Новой школе различают два главных направления:

· 1. Рассмотрение производства как “социальной системы” с использованием системного, процессного и ситуационного подходов.

· 2. Исследование проблем управления на основе системного анализа и использования кибернетического подхода, включая применение математических методов и ЭВМ.

· Системный подход предполагает, что каждый из элементов, составляющих систему (рассматриваемую организацию), имеет свои определенные цели.

· Процессный подход основывается на положении о том, что все функции управления зависят друг от друга.

· Ситуационный подход непосредственно связан с системным и процессным подходами и расширяет их применение на практике. Сущность его заключается в определении понятия ситуации, под которой подразумевается конкретный набор обстоятельств, переменных, оказывающих влияние на организацию в определенное время.

·