Види розпорядчих документів у місцевих органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування

Види розпорядчих документів у місцевих органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування

Управлінська діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Види розпорядчих документів, які видаються тими чи іншими органами, визначаються чинним законодавством та положенням про ці органи.

Керівники місцевих органів виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування, згідно з чинним законодавством, видають, зокрема:

 

- голови районних державних адміністрацій	- розпорядження
- міські голови (міст обласного значення)	- розпорядження
- керівники управлінь, самостійних відділів, інших структурних підрозділів облрайдерж-адміністрацій	- накази
- керівники апаратів облрайдерж - адміністрацій	- накази

 

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

• № П-1 (наказ про прийом на роботу);

• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

• № П-6 (наказ про надання відпустки);

• № П-7 (список №_ про надання відпустки);

• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

• повне найменування установи, організації; назву виду документа — розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі — посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

 

Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

Статею 45 Конституції України передбачено: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗпП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи в даній установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються керівником установи, організації за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків ураховуються інтереси установи, організації, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається за рішенням керівника, у порядку передбаченому законодавством.

На підставі затвердженого графіка відпусток та заяви працівника в установі, організації видається наказ або розпорядження.

У наказі, розпорядженні слід вказати прізвище, ім'я, по батькові, посаду працівника, вид, дату початку та строк відпустки, а також робочий рік, за який надається щорічна відпустка. Наказ видається у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується керівником установи, організації, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про прийняття

Віннікова О. Ф.

 

Відповідно до вимог статей 21, 23, 24 КзПП України про працю та ст. 4,15 Закону України “Про державну службу”:

1. Прийняти Віннікова Олександра Федоровича на посаду начальника управління промисловості, енергетики, транспорту та зв’язку обласної державної адміністрації 29 липня 200_ року з посадовим окладом згідно штатного розпису.

2. Присвоїти Віннікову О.Ф. сьомий ранг державного службовця.

3. Стаж державної служби Віннікова О. Ф. станом на 29.07.0_ складає 08 років 09 місяців 06 днів.

4. Встановити Віннікову О. Ф. з дня призначення надбавку за високі досягнення в праці в розмірі 30 відсотків посадового окладу.

 

Підстава: заява О. Ф. Віннікова від 04.07.200_ р., погодження Міністерства промислової політики України від 06.07.200_ р. №58/11-10-2658/200_

 

Голова облдержадміністрації П. І. Б.

 

ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

 

Про прийняття

Лисенка В. В.

 

 

Відповідно до вимог статей 21, 23, 24 КзПП України про працю та ст. 4,15 Закону України “Про державну службу”:

 

1. Прийняти Лисенка Володимира Васильовича на посаду помічника першого заступника голови обласної державної адміністрації 01 жовтня 200_ року з посадовим окладом згідно штатного розпису, як такого, що пройшов за конкурсом.

2. Взяти до уваги, що Лисенку В. В. 01.08.2000 року було присвоєно дев’ятий ранг державного службовця.

3. Стаж державної служби Лисенка В. В. станом на 29.07.0_ складає 08 років 09 місяців 06 днів.

4. Встановити Лисенку В. В. з дня призначення надбавку до посадового окладу в розмірі 10 відсотків у зв’язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці, згідно з постановою Кабінету Міністрів Украхїни від 15.06.94 № 414 “Про види, розміри і порядок надання компенсації громадянам у зв’язку з роботою, яка передбачає доступ до державної таємниці”.

 

Підстава: протокол засідання конкурсної комісії від 22.09.200_ р. №16, заява Лисенка В. В. від 23.09.200_р.

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про переведення

Клімчука О. В.

 

 

1. Перевести Клімчука Олександра Валентиновича з посади провідного спеціаліста організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації на посаду консультанта організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації 1 серпня 200_ року, за його згодою, з посадовим окладом згідно штатного розпису, як такого, що перебував у кадровому резерві на цю посаду.

2. Присвоїти Клімчуку О. В. 10 ранг державного службовця.

3. Зберегти Клімчуку О.В. раніше встановлені надбавки за вислугу років та високі досягнення у праці.

 

Підстава: доповідна начальника організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації від 21.07.200_ р., заява Клімчука О. В.
від 22.07.200_ р.

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про переведення

Вергелеса П. П.

 

Відповідно до розпорядження голови обласної державної адміністрації від 10.09.200_ №282/200_-р „Про часткову реорганізацію структури апарату обласної державної адміністрації”:

Перевести Вергелеса Петра Павловича з посади головного спеціаліста прес-служби апарату обласної державної адміністрації на посаду головного спеціаліста відділу з питань взаємодії з засобами масової інформації та зв’язків з громадськістю апарату обласної державної адміністрації 1 жовтня 200_ року, за його згодою, з посадовим окладом згідно штатного розпису, зі збереженням раніше встановлених надбавок за вислугу років та високі досягнення у праці,.

 

 

Підстава: заява Вергелеса П. П. від 01.10.200_ р.

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про звільнення Климка О. І.

 

 

1. Звільнити з роботи Климка Олександра Івановича - консультанта організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації 04 квітня 200_ року на підставі п.5 ст.36 КзПП України за переведенням до Лісовецької сільської ради, у зв’язку з обранням його сільським головою.

2. Виплатити Климку О. І. грошову компенсацію за 25 календарних днів невикористаної щорічної основної відпустки за період роботи з 20.05.0_ по 20.05.0_.

 

Підстава: заява Климка О. І. від 03.04.200_ р., рішення сьомої сесії Лісовецької сільської ради від 01.04.200_ р. №1

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

НАКАЗ

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про звільнення

Слуцького Р. М.

НАКАЗУЮ:

 

1. Звільнити з роботи Слуцького Руслана Михайловича - головного спеціаліста Управління державної служби Головного управління державної служби України в ………..області 04 серпня 200_ року на підставі п.5 ст.36 КзПП України за переведенням до центрального відділення Промінвестбанку.

2. Виплатити Слуцькому Р. М. грошову компенсацію за 30 календарних днів невикористаної щорічної відпустки за період роботи з 12.08.0_ по 04.08.0_.

 

 

Підстава: Заява Слуцького Р. М. від 01.08.0_, лист філії “…………….. центрального відділення Промінвестбанку” від 01.08.0_ № 54/78.

 

 

НАКАЗ

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про відпустку

О. Гончаренка

 

Відповідно до статей 6, 8, 10 Закону України „Про відпустки” та статті 35 Закону України „Про державну службу”, за погодженням з головою ……………. обласної державної адміністрації:

1. Вибуваю у щорічну відпустку за відпрацьований період роботи з 09.09.200_ до 08.09.200_ року тривалістю 30 календарних днів, з виплатою допомоги на оздоровлення в розмірі посадового окладу та додаткову оплачувану відпустку за стаж роботи в державних органах на 5 календарних днів за 200_ рік з 10 січня по 13 лютого 200_ року.

2. На час моєї відпустки виконання обов’язків голови районної державної адміністрації покладаю на заступника голови районної адміністрації Волокітіна Анатолія Дмитровича.

 

Підстава: заява від 02.01.200_ р, погоджена головою ………………. облдержадміністрації

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

 

Про надання відпустки

Волокітіну А. Д.

 

 

Відповідно до статті 6 „Про відпустки” та статті 35 Закону України „Про державну службу”:

Надати Волокітіну Анатолію Дмитровичу, спеціалісту ІІ категорії загального відділу апарату райдержадміністрації, щорічну відпустку за період роботи з 02.01.200_ до 01.01.200_ року тривалістю 30 календарних днів з 22 липня по 20 серпня 200_ року, з виплатою допомоги на оздоровлення у розмірі посадового окладу.

 

Підстава: заява Волокітіна А. Д. від 10.07.200_ р.

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Відпустки Петруку В.В.

 

 

Відповідно до статей 6, 12 Закону України „Про відпустки” та статті 35 Закону України „Про державну службу”:

1. Надати Петруку Василю Васильовичу, начальнику відділу бухгалтерського обліку апарату райдержадміністрації частину невикористаної щорічної відпустки за період роботи з 15.03.200_ до 14.03.200_ року тривалістю
21 календарний день з 9 грудня по 29 грудня 200_ року.

2. Виконання обов‘язків начальника відділу бухгалтерського обліку апарату райдержадміністрації покласти на провідного спеціаліста відділу бухгалтерського обліку апарату райдержадміністрації Бондара Віктора Андрійовича з виплатою різниці у посадових окладах та правом підпису на банківських та фінансових документах на час відпустки Петрука В.В.

 

Підстава: заява Петрука В. В. від 03. 12.200_ р.

 

 

Н А К А З

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про відпустку

Іванової О.В.

 

 

Відповідно до п. 1 ст. 19 Закону України “Про відпустки”,

 

НАКАЗУЮ:

 

Надати Івановій Оксані Вікторівні, головному спеціалістові загального відділу апарату райдержадміністрації додаткову оплачувану відпустку як такій, що виховує двох дітей віком до 15 років, на 7 календарних днів з 02 по 09 січня 200_ року.

 

Підстава: заява Іванової О.В від 20.12.200_ року

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про відпустку

Семенюк В.М.

 

Відповідно до ст. 17 Закону України “Про відпустки”:

Надати Семенюк Валентині Михайлівні, спеціалісту господарського відділу апарату райдержадміністрації, оплачувану відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами тривалістю 126 календарних днів з 11 березня по 14 липня 200_ року включно.

 

Підстава: лист непрацездатності серії ВХ № 455295 від 11.03.200_ р., заява В.Семенюк

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про відпустку

Семенюк В.М.

 

Відповідно до ст. 18 Закону України “Про відпустки”:

Надати Семенюк Валентині Михайлівні, спеціалісту господарського відділу апарату райдержадміністрації, відпустку для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку з 15 липня 200_ року по 27 травня 200_ року включно.

 

 

Підстава: заява Семенюк В. М. від 14.07.200_ р., свідоцтво про народження дитини від 15.06.200_ р. № 169.

 

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

 

“_____”______________200_ року № _______

 

Про продовження щорічної

Відпустки О. Бойку

 

Відповідно до статті 78 Кодексу Законів про працю України, статті 11 Закону України “Про відпустки” та у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю під час щорічної відпустки:

Продовжити щорічну відпустку на 4 календарні дні Бойку Олександру Григоровичу консультанту організаційного відділу апарату облдержадміністрації до 22 вересня 200_ року включно.

 

Підстава: лист непрацездатності серії ВШ № 049623 від 10.09.200_ р., заява О.Бойка

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

“_____”______________200_ року № _______

 

 

Про покладання обов’язків

Голови райдержадміністрації

 

 

Відповідно до п. 10 ст. 39 Закону України “Про місцеві державні адміністрації” та у зв’язку з моєю хворобою та перебуванням першого заступника Шипки П. І. у щорічній відпустці:

Покладаю виконання обов’язків голови районної державної адміністрації, на час моєї відсутності, на заступника голови районної державної адміністрації Козака Петра Івановича 01 березня 200_ року.

 

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

 

“_____”______________200_ року № _______

 

 

Види розпорядчих документів у місцевих органах виконавчої влади та органах місцевого самоврядування

Управлінська діяльність органів виконавчої влади здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.

Види розпорядчих документів, які видаються тими чи іншими органами, визначаються чинним законодавством та положенням про ці органи.

Керівники місцевих органів виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування, згідно з чинним законодавством, видають, зокрема:

 

- голови районних державних адміністрацій	- розпорядження
- міські голови (міст обласного значення)	- розпорядження
- керівники управлінь, самостійних відділів, інших структурних підрозділів облрайдерж-адміністрацій	- накази
- керівники апаратів облрайдерж - адміністрацій	- накази

 

До розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253:

• № П-1 (наказ про прийом на роботу);

• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

• № П-6 (наказ про надання відпустки);

• № П-7 (список №_ про надання відпустки);

• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А4 і повинні мати обов'язкові реквізити:

• повне найменування установи, організації; назву виду документа — розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі — посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.