Двойная запись: ее сущность и значение

 

Способ регистрации хозяйственных операций на счетах учета посредством двойной записи состоит в том, что каждая хозяйственная операция записывается в двух счетах - по дебету одного и кредиту другого счета в одинаковой сумме. Двойная запись обусловлена экономической сущностью хозяйственных операций, вызывающих изменения в объектах бухгалтерского учета.

Двойная запись:

отражает изменения в составе хозяйственных средств или их источниках или одновременно в составе средств и их источниках в процессе

совершения хозяйственных операций (по дебету одних и кредиту, других взаимосвязанных счетов) в равной сумме;

обеспечивает контроль движения хозяйственных средств и источниками их образования;

дает возможность определить источник поступления и направление использования;

позволяет проконтролировать экономическое содержание операций и их правомерность, а также отражение в балансе;

позволяет выявить ошибки в счетных записях. Каждая сумма в результате хозяйственной операции отражается по дебету и кредиту разных счетов, поэтому оборот дебетовый (по дебету) всех счетов должен быть равен обороту кредитовому (по кредиту) всех счетов. Отсутствие равенства свидетельствует о наличии ошибок в записях, требующих исправления.

С методом двойной записи связаны такие понятия, как "корреспонденция счетов" и "бухгалтерская проводка".

Корреспонденция счетов обусловлена применением способа двойной записи, когда каждая операция получает одновременное отражение по дебету одного счета и кредиту другого в одной и той же сумме. Двойное отражение хозяйственных операций на счетах является необходимостью, обусловленной переходом средств и их источников из одного состояния в другое, а также сменой форм стоимости в процессе кругооборота средств.

Для ведения учета необходимо правильно определить счета, затрагиваемые данной операцией. Процедура отражения на счетах суммы произведенной операции называется бухгалтерской проводкой (оформление корреспонденции счетов по дебету и кредиту счетов на сумму хозяйственной операции, подлежащей регистрации).

Порядок осуществления двойной записи:

Определить какие два изменения (явления) содержит каждая хозяйственная операция. То есть необходимо определить сущность изменений в средствах предприятия в результате этой операции.

 

Счета аналитического и синтетического учета и способы обобщения их данных

Счета бухгалтерского учета по объему сведений бывают синтетические и аналитические.

Синтетические счета дают обобщенное представление об имуществе организации, их источниках и хозяйственных процессах. Ведутся только в денежном выражении, составляют основу «Главной книги» счетов. Синтетические счета считаются счетами первого порядка. Для оперативного руководства хозяйственной деятельностью, а так же контроля за сохранностью собственности обобщающих данных, получаемых с помощью синтетических счетов, недостаточно. Например, кроме данных об общей сумме основных средств необходимо иметь сведения о конкретных объектах основных средств (зданиях, машинах, оборудовании). Помимо данных об общей сумме задолженности перед рабочими и служащими, нужны сведения о задолженности каждому работнику в отдельности (Иванову, Петрову и т.д.). Для получения детальных, подробных, то есть аналитических данных об объектах бухгалтерского учета применяют аналитические счета.

Аналитические счета открывают в дополнение к синтетическим с целью их детализации и получения частных показателей по каждому виду имущества, обязательств организации и процессов. Следовательно, между синтетическими и аналитическими счетами существует прямая связь, которая проявляется в следующем:

остатки и обороты синтетического счета должны быть равны сумме остатков и оборотов всех аналитических счетов, открытых в дополнение к данному синтетическому счету.

При ведении аналитических счетов используются не только денежные измерители, но и натуральные (шт. кг. м и т. д.).

Записи на синтетических и аналитических счетах производятся параллельно, т. е. записи на счетах аналитического учета производятся на основании тех же документов, что и запаси на счетах синтетического учета, но с большей детализацией.

К синтетическим счетам могут открываться субсчета, или счета второго порядка, которые являются составной частью синтетического счета. Субсчета занимают промежуточное положение между синтетическими и аналитическими счетами

 

Классификация счетов бухгалтерского учета

Классификация счетов бухгалтерского учета – это объединение их в группы по признаку однородности экономического содержания отражаемых в них показателей имущества, обязательств и хозяйственных операций.

· Основные активные счета – используют для учета имущества организации: основных средств, нематериальных активов, материальных и денежных средств, а также для расчетов с дебиторами (01, 04, 10, 41, 43, 50, 51 и др.). Все они могут иметь только дебетовое сальдо. По дебету этих счетов отражают начальный и конечный остаток и поступление материальных и денежных средств, а по кредиту - их выбытие.

· Основные пассивные счета - используют для учета источников образования средств: капиталов, фондов, полученного финансирования, кредитов, займов, обязательств организации и расчетов с кредиторами. Сальдо по ним может быть только кредитовое (80, 82, 83, 66, 67 и др.). По кредиту этих счетов отражают наличие, увеличение источников и задолженности, а по дебету - их уменьшение.

· Основные активно-пассивные счета - используют для учета расчетов данной организации с разными организациями и лицами, которые могут быть то дебиторами, то кредиторами (68, 69, 76, 75, 60, 62 и др.). При определении сальдо по таким счетам недостаточно сопоставить суммы дебетового и кредитового оборотов по счетам синтетического учета, а необходимо выводить сальдо в аналитическом разрезе, т. е. по каждой организации, лицу или платежу. В балансе сальдо по таким счетам показывается развернуто, т. е. сумма по дебету отражается в активе баланса, а сума по кредиту - в пассиве баланса.

. По экономическому содержанию объектов учета, счета делятся на 3 группы:

1) счета хоз. операций и финансовых результатов

2) счета имущества и обязательств по источникам их формирования

3) счета имущества по составу и размещению

В свою очередь счета хоз. Операций и фин. результатов подразделяются на:

- счета финн результатов (84,99)

- счета процесса реализации(90,91)

- счета процесса производства (20,21,23,25,26,28,29)

-счета процесса снабжения (05,16)

Счета имущества и обязательств по источникам образования:

- счета заемных источников(66 67 70 60 62)

- счета собственных источников (80 82 83 84 86)

По способу уточнения оценки все регулирующие счета подразделяются на:

-контрарные

-дополнительные

- контрарно-дополнительные

Калькуляционные счета предназначены для начисления себестоимости выпущенной продукции, вып-ых работ или услуг в отчетном периоде (20 23 29)

По дебиту этих счетов отражаются затраты на производство продукции, вып-ии работ или услуг

По кредиту списывается фактическая себестоимость выпущенной продукции, вып. работ, оказание услуг. Сальдо по этим счетам дебетовое, которое показывает затраты по незаконченным процессам(затраты в незавершенном пр-ве).

 

План счетов бухгалтерского учета

Многообразие разнообразных хозяйственных операций, возникающих на предприятии в процессе поступления и использования его имущества, а также источников его формирования требует большого количества счетов бух. учёта.

Информация, накапливаемая на счетах, должна удовлетворять аппарат управления для принятия управленческих решений и внешних пользователей.

Многовариантность отражения на счетах однотипных хозяйственных операций расширяет перечень применяемых счетов. Для отражения и контроля за ведением бух.учёта используется план счетов. Он показывает упорядоченную номенклатуру перечня счетов, которые дролжны использоваться всеми предприятиями и организациями независимо от их ОПФС. В плане счетов бух.счета группируются по разделам в соответствии с их экономическим содержанием. Таких разделов 8, которые объединяют счета от 01 до 99 счёта.

Действующих счетов 70, а остальные предназначены для учёта специфических средств и их источников.

1-ый раздел плана счетов отражает внеоборотные активы. На этих счетах ведётся учёт основных средств, нематериальных активов, амортизация их и др.

2-ой раздел – для учёта производственных запасов. На счетах этого раздела отражается наличие и движение материальных ценностей, затрат, связанных с их приобретением и изготовлением.

3-ий раздел – показываются счета, на которых учитываются затраты на производство основного, вспомогательного, обслуживающего.

4-ый раздел – счета учёта готовой продукции и расходов с её продажи.

5-ый раздел включает счета денежных средств в кассе, на счетах в банке, а также финансовые вложения.

6-ой раздел объединяет счета, на которых учитываются расчётные операции. Это активно-пассивные счета. (20 счетов).

7-ой раздел - для учёта капитала (уставного, добавочного, целевого финансирования).

8-ой раздел – финансовые результаты (прибыль и убытки, резервы).

Кроме балансовых счетов в план баланса вкл. и забалансовые счета. Это счета, по которым остатки не входят в баланс, а показываются за его итогом. Забалансовые счета используются для учёта ценностей, не принадлежащих организации, но находящихся определённое время в его распоряжении или на его сохранности, а также для контроля за отд. хозяйственными операциями. Особенностью забалансовых счетов является то, что учёт на них осуществляется по простой схеме: без применения двойной записи, которая используется в обязательном порядке на балансовых счетах. Поэтому на забалансовых счетах записи осуществляются только по дебету или только по кредиту. По дебету на забалансовых счетах показывается остаток и поступление средств, а по кредиту – списание или выбытие средств, не принадлежащих организации. Основными задачами забалансовых счетов является обеспечение контроля за использованием материальных ценностей, не принадлежащих организации в соответствии с соответствующими актами, контроль за их сохранностью, своевременном оформлении документа на их поступление и выбытие и обеспечение всесторонней и полной информации для нужд управления, оценки кредитоспособности и финансовой устойчивости организации.

Документация

1)Содержание документов и требования предъявляемые к ним

Все хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами, которые служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерским документом называется письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в которой они совершаются. Это обеспечивает сплошной непрерывный учет всех объектов учета.

Кроме учетных документов, учетная информация может содержаться на машинных носителях информации, которые применяются в вычислительной технике.

С документами связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация – способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Документация используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль – осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т. д.) при подписании документов, поскольку, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль – производится в процессе оперативного учета и анализа финансово-хозяйственной деятельности (в целях углубления анализа используются первичные документы).

Последующий контроль – осуществляется путем проверки счетными работниками документов при оформлении хозяйственных операций и в форме документальных ревизий.

Унификация документов – разработка типовых форм документов для использования их в различных организациях независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности.

Стандартизация документов – установление одинаковых размеров бланков однотипных документов.

Документооборот - путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи в архив. Разрабатывается он главным бухгалтером и утверждается руководителем организации. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, и указывается порядок, место, время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.

Классификация документов

 

Документы классифицируют по следующим признакам:

По назначению документы делят на следующие:

· распорядительные, которые содержат приказ, распоряжение на совершение операции, но не удостоверяют ее совершение (приказы, доверенности, накладные, наряды на работу, чек на получение наличных с расчетного счета, платежное поручение и т. д.). Их подписывают работники организации, имеющие право давать указание на совершение определенных операций.

· исполнительные, которые подтверждают факт совершения операции, служат основанием для бухгалтерских записей (акты приемки-передачи основных средств, счета - фактуры на проданную продукцию, приходные и расходные кассовые ордера и др.).

· документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии, когда операций других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, ведомости начисления и распределения амортизационных отчислений, калькуляции фактической себестоимости продукции, разные виды справок и расчетов.

· комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Например, накладная на отпуск материальных ценностей содержит распоряжение отпустить материалы со склада в цех и оформление фактической выдачи.

По порядку составления документы бывают:

· первичные - составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения. Например, приходный или расходный кассовый ордер.

· сводные - оформляются на основе ранее составленных первичных документов. Например, авансовые отчеты.

По содержанию хозяйственных операций документы подразделяют на следующие:

· материальные документы отражают наличие и движение средств и предметов труда. Например, приходные ордера, акты приемки — передачи основных средств и др.

· денежные документы отражают движение денежных средств. Например, выписки банка, чеки, приходные и расходные кассовые ордера и др.

· расчетные документы отражают расчеты организации с юридическими и физическими лицами; платежные поручения, платежные требования, расчетные чеки, расчетно-платежные ведомости и др.

По способу отражения операций документы делят на следующие:

· разовые применяют один раз для отражения операции или нескольких одновременно совершаемых операций. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и отражается в бухгалтерском учете. Например, приходные и расходные кассовые ордера.

· накопительные - составляются за определенный период для отражения однородных операций, записываемых по мере совершения. Например, лимитно – заборные карты, двухнедельные или месячные наряды и др.

По месту составления документы бывают:

· внутренние - составляются в организации для отражения текущих операций. Например, приходные и расходные кассовые ордера.

· внешние - заполняются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета-фактуры поставщиков, выписки банка, товарно- транспортные накладные и др.

По порядку заполнения документы можно разделить на два вида:

· составляемые вручную;

· при помощи вычислительной техники.