Загальні вимоги до проектування форм первинних документів

Проектуванню форм вхідної інформації приділяється особлива увага. На цьому етапі можна скоротити обсяги даних, трудові витрати на збирання, реєстрацію, передавання і перенесення на машинні носії, значно підвищити вірогідність як вхідної, так і залежної від неї вихідної інформації.

Вхідна інформація ІС – це інформація, яка надходить до ІС у вигляді документів, даних, сигналів і потрібна для виконання функцій ІС.

Інформацію реєструють на уніфікованих і неуніфікованих, пристосованих і непристосованих документах для автоматизованої обробки. Неуніфіковані документи мають ряд недоліків:

- послідовність атрибутів у документі не відповідає макету вхідного документа;

- атрибути розкидані по полю документів;

- відсутній ряд атрибутів, які необхідні для ефективної обробки інформації на ЕОМ;

- різноманітність форм документів ускладнює чи виключає їх уніфіковану обробку.

Як наслідок, підвищуються трудомісткість і тривалість обробки документів при перенесенні інформації на машинні носії.

В результаті застосування уніфікованих документів, які не мають цих недоліків, підвищується ефективність обробки інформації і перенесення її на машинні носії. Однак ці документи також мають певні недоліки:

- дворазове занесення даних у первинний документ і на машинний носій;

- застосування ручної праці на операціях перенесення інформації на машинний носій.

Документи класифікуються за такими ознаками:

1) характером відображення операцій: матеріальні (рух матеріальних цінностей); фінансові (касові й банківські операції); розрахункові;

2) місцем складання: внутрішні, зовнішні;

3) способом охоплення господарських операцій: разові, накопи-чувальні, зведені;

4) характером заповнення: одно- й багаторядкові, одно- й багатосторонні;

5) типізацією: типові (затверджені Міністерством статистики), інди­відуальні;

6) цінністю бланків: суворої звітності та ін.;

7) способом виготовлення: друкарський, за допомогою технічних засобів та ін.

Як до первісних інформаційних повідомлень, так і до документів висувають такі вимоги.

1. Форми документів мають відповідати вимогам стандартів УСД чи нормативно-технічних документів замовника.

2. Створення повідомлень потрібно обгрунтувати.

3. Форми повідомлень мають бути зручними для сприймання людиною і максимально пристосованими для автоматизованої обробки інфор­мації, яка в них є, містити інформацію у послідовності, яка полегшує заповнення, читання, обробку. Розміри рядків і граф повинні забезпечувати чіткість і зрозумілість усіх записів.

4. Враховувати принцип одноразового введення інформації.

5. Уніфіковані документи мають відповідати вимогам порівняль­ності атрибутів і показників за змістом і назвою, їх взаємозв’язку при переході з одного рівня управління на інший, при обміні інформацією між різними інформаційними системами і органами управління.

6. Наявність у первісних інформаційних повідомленнях мінімуму атрибутів, достатнього для повного відображення події і отримання результатної інформації, яка виключає невиправдане дублювання інформації і показників, які можливо отримати розрахунком.

7. Форми документів повинні мати стандартні розміри, які перед-бачені вимогами ДСТУ 9327–60 (формат А3, А4, А5).

8. Атрибути, які переносяться на машинний носій, мають бути виділені потовщеними лініями 0,7 – 1,0 мм, розміщеними в послідовності такій, як і на машинному носієві.

9. Повідомлення мають бути уніфікованими і стандартизованими.

10. При розробці форм документів треба враховувати особливості конкретного друкуючого пристрою.

11. Для кожного розряду атрибута, по можливості, потрібно виділяти спеціальні клітини.

12. Доцільно проектувати документи на різних за кольором бланках.

13. Текстові графи необхідно розміщувати поряд з відповідними їм кодами.

14. Атрибути мають бути розміщені в такій послідовності: групові й довідкові постійні для документа, групові й довідкові змінні для документа, кількісні.

 

3. Організація і планування робіт з уведення в дiю системи

Стадія, яка завершує створення інформаційних систем, є впровадження. Вона передбачає проведення всіх організаційних і технічних заходів з підготовки і реалізації основних положень, сформульованих у технічному завданні й розроблених у технічній і проектній документації.

До цього періоду розробка матеріалів технічного проекту і робочої документації має бути повністю завершеною, а її висновки погоджені й затверджені розробником і замовником.

Результати обговорення, зафіксовані в спеціальній документації разом з матеріалами проекту, стають проектним завданням на впровадження.

Уведення в експлуатацію інформаційної системи і її окремих елементів є процесом поступового переходу від діючих методів управління і обробки інформації до методів автоматизованого управління. Процес упровадження організовується і здійснюється силами замовника за участі розробника і організацій – співвиконавців. Чим складнішими є цілі й задачі, сформульовані в технічному завданні на проектування, тим відповідаль­ніший процес створення проекту, більше проектної документації, склад­ніша організація і сам процес впровадження рішень у конкретні умови.

Впровадження ускладнює виконання таких умов:

- підготовка об’єкта до переходу роботи в новій інформаційній системі;

- підготовка і перебудова роботи підрозділів з обробки інформації в зв’язку з новими задачами, які висуває перед ними створена система;

- якість апробації всіх матеріалів технічного проекту і робочої документації і внесення необхідних коректив за результатами аналізу дослідних робіт.

Перед впровадженням, якщо воно здійснюється для кількох підроз­ділів, вибирають спосіб проведення робіт. На практиці використовують три способи впровадження проектів інформаційної системи: послідовний; паралельний; послідовно-паралельний.

При першому проект впроваджується на об’єкті послідовно, спочатку в одному підрозділі, потім у другому і т.д. Він має обмежене застосування, оскільки призводить до значного збільшення термінів впровадження проекту. Але постійно набуваючи досвіду, можна уникнути можливих помилок при впровадженні окремих положень проекту, скоротити кількість кваліфікованих спеціалістів, зайнятих впровадженням.

При паралельному способі передбачається одночасне впровадження проекту в усіх структурних підрозділах чи в більшості з них. Впровадження здійснюється в більш стислі терміни, але збільшується кількість спеціа­лістів, зайнятих впровадженням, і підвищуються вимоги до детальної розробки всіх положень проекту, що призводить до значного збільшення його вартості.

При послідовно-паралельному способі впровадження здійснюється в одному підрозділі, а потім, після відпрацювання варіанта і набуття досвіду, його поширюють на решту підрозділів одночасно. Цей спосіб дозволяє при незначному збільшенні термінів впровадження проекту в усі підрозділи забезпечити якість проектування і впровадження його результатів.

Вибравши спосіб упровадження проекту, складають план з повним переліком робіт і термінів впровадження окремих комплексів. При цьому можна розробляти сітковий графік з послідовно-паралельним виконанням робіт, який дає змогу максимально врахувати можливі взаємозв’язки між частинами всього комплексу робіт для коригування проекту в процесі впровадження та забезпечити повне завантаження персоналу, який займається впровадженням.

ІС слід уводити в експлуатацію за наявності:

- оформлених документів про виконання плану заходів з підготовки об’єкта;

- робочої документації з упровадження виділеної черги чи ІС у цілому;

- навченого персоналу, який забезпечує підготовку до введення в експлуатацію та експлуатацію виділеної черги ІС;

- прийнятих в експлуатацію технічних засобів ІС, які забезпечують функціонування впроваджуваних комплексів задач.

Роботи з уведення в поділяються на такі етапи:

1. Підготовка об’єкта автоматизації до введення ІС в дію.

1.1. Організаційна підготовка об’єкта до введення ІС в дію. При цьому складається графік підготовчих робіт з упровадження і план-графік проведення робіт з упровадження, а також визначається склад приймальної комісії.

1.2. Реалізація проектних рішень з організаційної структури ІС:

- розробка остаточного документообігу;

- уточнення остаточного графіка здачі документів;

- оформлення, погодження і затвердження документів, які підтверджують завершення підготовки об’єкта до введення ІС в експлуатацію;

- виготовлення бланків первинних документів;

- завершення перевірки програм та інструкцій.

1.3. Забезпечення підрозділів об’єкта управління інструктивно-методичними матеріалами.

1.4. Упровадження класифікаторів:

- створення нормативно-довідкових баз даних;

- розмноження класифікаторів.

2. Підготовка персоналу, що передбачає його навчання і перевірку здатності забезпечувати функціонування ІС:

- провадяться консультації, наради, семінари з навчання користувачів;

- здійснюється підготовка керівних робітників до впровадження ІС;

- перевіряється засвоєння користувачами інструкцій і технології роботи в ІС.

3. Комплектація ІС виробами, які поставляються. Забезпечується отримання комплектуючих виробів серійного і одиничного виробництва, матеріалів і монтажних виробів. Провадиться вхідний контроль їх якості.

4. Будівельно-монтажні роботи:

- виконання робіт з будівництва спеціалізованих будівель (помешкань) для розміщення технічних засобів і персоналу ІС;

- спорудження кабельних каналів;

- виконання робіт з монтажу технічних засобів і ліній зв’язку;

- випробування змонтованих технічних засобів;

- здача технічних засобів для проведення пуско-налагоджувальних робіт.

5. Пуско-налагоджувальні роботи:

- автономне налагодження технічних і програмних засобів;

- завантажування інформації в базу даних і перевірка системи її експлуатації;

- комплексне налагодження всіх засобів системи.

6. Проведення попередніх випробувань:

- випробування ІС на роботоздатність і відповідність технічному завданню на основі програми й методики попередніх випробувань;

- усунення недоліків і внесення змін у документацію на ІС, у тому числі експлуатаційну, згідно з протоколом випробувань;

- оформлення акта про прийом ІС у дослідну експлуатацію.

7. Дослідна експлуатація:

- проведення дослідної експлуатації ІС;

- аналіз результатів дослідної експлуатації ІС;

- доопрацювання (в разі потреби) програмного забезпечення ІС;

- додаткове налагодження (в разі потреби) технічних засобів ІС;

- оформлення акта про завершення дослідної експлуатації.

8. Проведення приймальних випробувань:

- випробування на відповідність технічному завданню на основі програми і методики приймальних випробувань;

- аналіз результатів випробування і усунення недоліків, виявлених під час випробувань;

- оформлення акта про передачу ІС у постійну експлуатацію.

Під час уведення в дію всі роботи виконує замовник за участю розробника.

Замовник:

- закінчує впровадження організаційно-технічних заходів з підго­товки підприємства до введення ІС у дію;

- забезпечує за участю розробника дослідну експлуатацію;

- з методичною допомогою розробника аналізує результати дослідної експлуатації і видає розробникові зауваження щодо відхилень;

- провадить приймальні випробування з введення ІС у постійну експлуатацію.

Розробник:

- здає замовникові систему в дослідну експлуатацію;

- коригує технічну документацію на систему за результатами дослідної експлуатації;

- бере участь у розробці програми приймальних випробувань;

- бере участь у передачі системи в постійну експлуатацію.

На цій стадії розроблюються такі документи: план-графік робіт, наказ про склад приймальної комісії, наказ про проведення робіт, програма робіт, протокол випробувань, протокол погодження, акт передачі в дослідну експлуатацію, акт передачі в постійну експлуатацію, акт завершення робіт.