Склад і зміст робіт на стадії «формування вимог до інформаційної системи»

Процес створення інформаційної системи характеризується тим, що на всіх його стадіях та етапах без винятку доводиться виробляти, обгрунтовувати та приймати численні рішення щодо принципів структурної побудови системи, засобів і принципів реалізації різних функцій і процесів управління, розробки всіх видів забезпечення.

Ці рішення приймаються як в умовах вірогідно-визначених даних, так і при даних, що мають стохастичний характер з відомими чи невідоми­ми, а можливо, не існуючими, розподіленими вірогідностями. Тому рішення завжди слід приймати, базуючись на основних вимогах до створюваної системи, що визначаються на початку створення інформаційної системи.

Головна вимога − інформаційна система має забезпечувати підвищення ефективності виробничо-господарської діяльності економічного об’єкта, тобто приводити до корисних техніко-економічних, соціальних чи інших результатів.

Вимоги поділяються на дві групи:

1) вимоги, визначені державними стандартами, методичними мате-ріалами галузі замовника;

2) вимоги, які відбивають специфіку економічного об’єкта.

Це означає, що потрібно вивчити державні стандарти, методичні матеріали та об’єкт, який автоматизуємо, і виявити всі його особливості.

Основні вимоги до ІС поді­ляються на такі групи:

1) до інформаційної системи в цілому;

2) функцій інформаційної системи;

3) підготовленості персоналу;

4) видів забезпечення;

5) безпеки інформаційної системи.

Особливу роль відіграє дослідження економічного об’єкта, оскільки впровадження інформаційної системи завжди пов’язано зі зміною інфор­маційних потоків, із застосуванням нових методів і засобів виконання деяких функцій керування. Ці зміни виникають з двох причин:

1) згідно з методами та засобами, які впроваджуються, вдосконалюється інформаційна система;

2) зменшується різноманітність функцій управління, внесена самими працівниками з різних суб’єктивних чи об’єктивних причин.

Ця різноманітність виникає в результаті того, що використовуються оригінальні методи та засоби виконання певних робіт і загальноприйнята методика спрощується, модифікується та пристосовується до конкретних окремих потреб на даному об’єкті.

Багато функцій і процесів також не мають формалізованого опису та інструкцій для їх точного виконання. Тому до вивчення об’єкта доцільно залучити відповідних працівників підрозділів, що дасть змогу виявити особливості застосування тієї чи іншої методики в конкретних умовах, а також вимоги цих користувачів. І від того, наскільки детально та точно будуть визначені функціональні схеми об’єкта, схеми організаційної структури, інформаційні потоки та її об’ємно-часові характеристики, методики реалізації окремих процесів і їх взаємозв’язку, залежатиме подальший процес створення інформаційної системи.

Метою дослідження об’єкта є:

1) дослідження галузі його діяльності;

2) виявлення об’єктів і характеру існуючих інформаційних потоків, взаємозв’язків як усередині об’єкта, так і з зовнішнім світом;

3) визначення інформаційних потреб об’єкта;

4) встановлення організаційних, технічних і технологічних перед-умов для введення інформаційної системи;

5) побудова нових інформаційних моделей.

У процесі підготовки обстеження ознайомлюються з вхідними матеріалами та документацією для створення інформаційної системи; визначають цілі обстеження; планують обстеження; організують робочі групи; вибирають чи розробляють інструктивно-методичні матеріали для проведення обстеження; збирають і аналізують дані про зарубіжні та вітчизняні аналоги. Змістовно роботи підготовки можна подати у вигляді наступної послідовності:

1. Підготувати і затвердити керівництвом рішення про централізоване планування даних. Визначити склад групи проведення аналізу.

2. Визначити функціональні сфери організації (підприємства).

3. Скласти структурну схему організації «підрозділи − функціональні сфери».

4. Оцінити обсяг аналізу і підготувати графік аналізу.

5. Розробити приклади функцій, дій і обʼєктів.

6. Зв'язатися з керівниками функціональних служб. Вибрати аналітиків серед користувачів.

7. Навчити аналітиків-користувачів.

Дослідження можуть проводитися в трьох напрямках чи при їх поєднанні з переважанням якогось із них:

1) дослідження об’єкта (його існуючого стану);

2) дослідження методичних і літературних джерел (у яких запропоновано розроблене іншими);

3) дослідження вимог користувачів.

Узагалі залежно від характеру розроблюваної інформаційної системи визначають цілі обстеження, уточнюють об’єкти в цілому та елементарні об’єкти спостереження, а також програму та організаційний план обстеження. Зміст обстеження випливає із загального циклу розробки моделі системи управління та обумовлення її вимог.

Процес дослідження починається з отримання загальних знань про розвиток і функціонування об’єкта. На основі безпосереднього вивчення та аналізу зібраних матеріалів розробники будують загальну (концептуальну) модель, а потім створюють робочу модель системи управління.

На 1-му етапі «Обстеження об’єкта та обѓрунтування створення інформаційної системи» виконують:

1) збирання даних про об’єкт автоматизації та види діяльності, які виконуються;

2) оцінку якості функціонування об’єкта та видів діяльності, виявлення проблем, які можна вирішити засобами автоматизації;

3) оцінку (техніко-економічну, соціальну і т.п.) доцільності створення інформаційної системи.

Вивчення системи управління передбачає такі роботи:

- досліджується організаційна структура управління об'єктом, шта­ти, фонд заробітної плати управлінського персоналу, який виконує функції планування й управління виробничо-господарскою діяльністю обʼєкта;

- визначаються функції та зміст робіт, які виконуються окремими підрозділами підприємства і які становлять інтерес для подальшого проектування системи;

- вивчаються застосовувані методи планування, обліку, звітності, стимулювання;

- вивчаються виробничі та конструкторсько-технологічні особли­вості підприємства (потужності устаткування і виробничих площ, на­явність робочої сили, особливості технології виготовлення виробів то­що);

- визначаються звʼязки даного підприємства з іншими підприємст­вами;

- вивчається номенклатура випуску продукції та оцінка попиту на продукцію;

- виконуються роботи з техніко-економічного аналізу діяльності під­приємства для визначення обмежень на управління ним;

- визначається досягнутий рівень механізації і автоматизації вироб­ничих та управлінських процесів;

- розробляються рекомендації щодо поліпшення управління на ос­нові застосування сучасних технологічних та обчислювальних засобів.

Вивчення інформаційної системи обʼєкта передбачає:

- вивчення процесів формування показників і документів, а також маршрутів їхнього руху (документообігу);

- одержання детальних відомостей про склад і зміст інформаційних потоків за джерелами-виникнення, періодичністю, напрямком руху, частотою періодів даних, місткості окремих повідомлень, обʼємом і щільністю, ступенем взаємозвʼязку і постійністю інформації, за вида­ми носіїв тощо;

- виявлення інформаційних зв'язків між економічними розрахунка­ми;

- зʼясування методів і прийомів обробки інформації, алгоритмів роз­рахунків, що існують;

- визначення обсягів і роботомісткості обробки економічної інфор­мації; виявлення потреби в інформації різних підрозділів, а також ступінь задоволення цієї потреби на момент обстеження.

На стадії обстеження обʼєкта виконуються роботи з технічного аналізу наявності засобів організаційної та очислювальної техніки на підприємстні, іхні експлуатаційні можливості. Зʼясовується необхідність придбання додаткових сучасних обчислювальних засобів.

Під час виконання усіх перерахованих робіт застосовуються різні методи їх організації.

На 2-му етапі «Формування вимог користувача до інформаційної системи» здійснюють:

1) підготовку вихідних даних для формування вимог до інфор­маційної системи (характеристика об’єкта автоматизації, опис вимог до системи, межі витрат на розробку, введення в дію, очікувана ефективність системи, умови створення і функціонування системи);

2) формулювання та оформлення вимог користувача до інформаційної системи.

На 3-му етапі «Оформлення звіту про виконану роботу та заявки на розробку інформаційної системи (тактико-технічне завдання)» оформлюють звіт про виконані роботи на даній стадії і заявки на розробку інформаційної системи, тактико-технічного завдання чи іншого документа з аналогічним змістом.