Использование электронных таблиц как баз данных: сортировка и фильтрация данных. Применение электронных таблиц в практике туризма и гостиничного сервиса.

Электронные таблицы Excel 9x часто используют для ведения простейших баз данных Таблица, используемая в качестве базы данных, обычно состоит из нескольких столбцов, являющихся полями базы данных. Каждая строка представляет отдельную запись.

Существуют ограничения, накладываемые на структуру базы данных:

первый ряд базы данных должен содержать неповторяющиеся имена полей;

остальные ряды базы данных должны содержать записи, которые не являются пустыми рядами;

информация по полям (столбцам) должна быть однородной, т.е. только циифры или только текст;

Основная работа любой базы данных заключается в поиске информации по определенным критериям. С увеличением количества записи поиск информации затрудняется.

Если данные представлены в таком виде, программа Excel позволяет упростить этот процесс путем сортировки и фильтрации данных.

Сортировка - это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Проще всего произвести такую сортировку, выбрав одну из ячеек и щелкнув на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию на панели инструментов.

Параметры сортировки задают командой Данные > Сортировка. При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона. В нем можно выбрать от одного до трех полей сортировки, а также задать порядок сортировки по каждому полю.

Другой способ поиска информации в базе данных — использование средства Автофильтр. Это средство отображает подмножество данных, не перемещая и не сортируя данные.

При фильтрации базы отображаются только записи, обладающие нужными свойствами. Простейшее средство фильтрации – автофильтр. Он запускается командой Данные > Фильтр > Автофильтр.

По команде Автофильтр в ячейках, содержащих заголовки полей появляются раскрывающие кнопки. Щелчок на такой кнопке открывает доступ к списку вариантов фильтрации. Варианты фильтрации записываются обычно с помощью простых или составных условий. Составные условия формируются с помощью логических выражений и логических операции И или ИЛИ. Записи, не удовлетворяющие условию фильтрации, не отображаются.

 

Иногда вам потребуется работать с подмножеством данных. Например, вы могли бы выделить часть списка данных и передать его пользователю, которому не нужен полный список, или вам потребуется получить отфильтрованное представление данных, чтобы создать отчет, не включающий ненужную информацию. Можно фильтровать данные, переносить их на другой рабочий лист, в другую рабочую книгу или вообще в другое приложение. На некотором этапе работы, возможно, вы сочтете необходимым удалить ненужные более записи из базы данных. Это также можно сделать путем фильтрации и выделения данных из общего списка.

Команда Данные > Фильтр > Отобразить все позволяет отобразить все записи. Чтобы отменить использование автофильтра, надо повторно дать команду Данные > Фильтр > Автофильтр.

 

Чтобы создать произвольный фильтр, следует в раскрывшемся списке выбрать пункт Другие. Диалоговое окно Расширенный фильтр позволяет задать более сложное условие фильтрации по данному полю.

С помощью диалогового окна Расширенный фильтр можно установить критерий сравнения, а также создать критерии И или ИЛИ. Например, можно заказать поиск в базе данных сведений обо всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650. А с помощью критерия И можно отфильтровать всех служащих, идентификационные номера которых меньше числа 650 и которые работают в бухгалтерии. Используя критерий или, можно найти всех служащих, идентификационные номера которых больше числа 660, либо служащих, которые проработали в компании более 10 лет.

Фильтры позволяют отобразить пять типов критериев

• Отобразить все. Отображаются все записи в поле

• Расширенный фильтр. Открывается диалоговое окно Расширенный фильтр, позволяющее создать критерии с использованием И либо ИЛИ.

• Точные значения. Отображаются только те записи, которые содержат точные значения в заданных полях.

• Пустые. Отображаются все записи с пустыми полями.

• Непустые. Отображаются все записи с непустыми полями.

 

При использовании Расширенного фильтранеобходимо сначала определить (создать) три области

· интервал списка - область базы данных, которая подлежит фильтрации;

· интервал критериев - область, где задаются критерии фильтрации;

Чтобы зарезервировать место для критерия сравнения, в верхнюю часть таблицы можно вставить несколько строк (критерий можно задать в произвольных ячейках, но если расположить его рядом с таблицей, будет намного нагляд­ней). Критерий может состоять из нескольких столбцов, каждый из которых должен иметь заголовок из первой строки таблицы (имя поля). Используемые в критерии заголовки в точности должны соответствовать заголовкам таблицы. Чтобы не ошибить­ся, можно просто скопировать названия заголовков (полей) из таблицы в критерий. Под каждым именем поля, которое используется для фильтрации, должно стоять условие, которое определяет критерии фильтрации.

· интервал извлечения - область, в которой будут появляться результаты фильтрации.

Имена полей во всех интервалах должны точно совпадать.

Для выполнения действий по фильтрации необходимо воспользоваться командами меню Данные, Фильтр, Расширенный фильтр. В диалоговом окне надо указать координаты интервалов.

Если необходимо получить результаты фильтрации в интервале извлечения, нужно выбрать Копировать на другое место и указать интервал извлечения.

База данных как форма хранения структурированной информации. Классификация типов без данных. Иерархическая, реляционная и сетевая структура без данных.

Классификация баз данных

По типу хранимой информации БД делятся на

• документальные,
• фактографические и
• лексикографические.

Среди документальных баз различают библиографические, реферативные и полнотекстовые.

К лексикографическим базам данных относятся различные словари (классификаторы, многоязычные словари, словари основ слов и т. п.).

В системах фактографического типа в БД хранится информация об интересующих пользователя объектах предметной области в виде «фактов» (например, биографические данные о сотрудниках, данные о выпуске продукции производителями и т.п.); в ответ на запрос пользователя выдается требуемая информация об интересующем его объекте (объектах) или сообщение о том, что искомая информация отсутствует в БД.
В документальных БД единицей хранения является какой-либо документ (например, текст закона или статьи), и пользователю в ответ на его запрос выдается либо ссылка на документ, либо сам документ, в котором он может найти интересующую его информацию.
БД документального типа могут быть организованы по- разному: без хранения и с хранением самого исходного документа на машинных носителях. К системам первого типа можно отнести библиографические и реферативные БД, а также БД- указатели, отсылающие к источнику информации. Системы, в которых предусмотрено хранение полного текста документа, называются полнотекстовыми.
В системах документального типа целью поиска может быть не только какая-то информация, хранящаяся в документах, но и сами документы. Так, возможны запросы типа «сколько документов было создано за определенный период времени» и т. п. Часто в критерий поиска в качестве признаков включаются «дата принятия документа», «кем принят» и другие «выходные данные» документов.
Специфической разновидностью баз данных являются базы данных форм документов. Они обладают некоторыми чертами документальных систем (ищется документ, а не информация о конкретном объекте, форма документа имеет название, по которому обычно и осуществляется его поиск), и специфическими особенностями (документ ищется не с целью извлечь из него информацию, а с целью использовать его в качестве шаблона).
В последние годы активно развивается объектно- ориентированный подход к созданию информационных систем. Объектные базы данных организованы как объекты и ссылки к объектам. Объект представляет собой данные и правила, по которым осуществляются операции с этими данными. Объект включает метод, который является частью определения объекта и запоминается вместе с объектом. В объектных базах данных данные запоминаются как объекты, классифицированные по типам классов и организованные в иерархическое семейство классов. Класс - коллекция объектов с одинаковыми свойствами. Объекты принадлежат классу. Классы организованы в иерархии.

По характеру организации хранения данных и обращения к ним различают