Технология загрузки базы данных с использованием форм

При наличии схемы данных, состоящей из нормализованных таблиц, заданных одно-многозначными отношениями, могут быть созданы экранные формы, которые обеспечивают корректный ввод взаимосвязанных данных. Макет таких форм целесообразно делать адекватным формам первичных документов — источников данных для загрузки справочных и оперативных учетных данных. При этом обеспечивается комфортная работа пользователей и обеспечивается важнейший аспект технологии работы с базой данных однократный ввод данных. Такие формы позволят в любой момент просмотреть содержимое ранее введенных документов.

В практических работах №1-2 был рассмотрен первый этап процесса создания базы данных, в результате которого определена структура таблиц, созданы таблицы и показаны возможности ввода данных непосредственно в таблицы.

Технология создания целостной базы, в которой между таблицами установлены связи, предполагает упорядочение загрузки взаимосвязанных таблиц и обеспечении пользователя удобным интерфейсом. Такая технология может строиться на использовании соответствующих экранных форм ввода/вывода.

Прежде чем отображать, вводить или корректировать данные таблиц через экранную форму, надо спроектировать и сконструировать ее. В этой главе рассматриваются основы проектирования форм и их конструирования в Access.

Перед конструированием таких форм в Access целесообразно на этапе npoектирования выполнить подготовительную работу для определения последовательности загрузки базы данных. Это необходимо для получения рационально сконструированных форм, обеспечивающих удобную работу пользователя, корректный ввод взаимосвязанных данных при создании и корректировке целостной базы данных.

Последовательность загрузки таблиц базы данных

При разработке форм, обеспечивающих загрузку взаимосвязанных таблиц базы данных следует придерживаться определенных требований к последовательности их загрузки в соответствии со схемой данных. Эти требования можно сформулировать следующим образом:

§ Независимо могут загружаться таблицы, которые не подчинены каким-либо другим таблицам в одно-многозначных связях.

§ Таблицы, подчиненные каким-либо другим таблицам, могут загружаться либо одновременно с ними, либо после загрузки главных таблиц, в противном случае не могут установиться связи загружаемых в подчиненную таблицу записей с записями главных таблиц

§ В базу данных сначала загружаются из соответствующих документов справочные данные, а затем учетные.

Перед конструированием форм для загрузки базы данных Access, необходимо проводить подготовительную работу по определению этапов загрузки.

Этапы загрузки базы данных и проектирования форм

В процессе определения этапов загрузки базы данных и проектирования форм целесообразно выполнить приведенную ниже последовательность действий:

1. Определение документов-источников внемашинной сферы, содержащие необходимые данные для загрузки таблиц базы данных.

2. Определение таблиц-объектов загрузки на отдельных этапах ввода данных и соответствующего документа-источника.

3. Определение последовательности этапов загрузки.

4. Определение подсхемы данных для каждого этапа загрузки (схемы данных), необходимой для построения экранной формы ввода документа.

В подсхему данных могут входить:

• Таблица-объект загрузки.

• Таблица, связанная с таблицей-объектом загрузки и содержащая данные только для отображения (вывода) в форме.

• Таблица, главная относительно загружаемой, позволяющая группе вводимые (выводимые) записи.

5. Определение общей структуры экранной формы, т.е. ее макета в соответствии со структурой входного документа и подсхемой данных. При этом:

• Для многотабличной (составной) формы выбирается таблица, которая будет источником записей основной части этой формы, и задается звание формы.

• Выбираются таблицы, которые будут источником записей подчиненных форм, включаемых в составную форму, и определяется названиям каждой подчиненной формы.

• Распределяется пространство формы для размещения ее основной части и включаемых подчиненных форм.

• Если подчиненная форма в свою очередь имеет включаемую (подчиненную 2-го уровня) форму, для нее выполняется работа для любой составной формы.

6. Определение состава размещаемых реквизитов для каждой из частей составной формы. При этом:

• Ключевые поля таблицы-источника основной части составной формы надо вводить в основную часть формы.

• Предусмотреть в подчиненной форме ключевые поля таблицы-источника подчиненной формы, которых нет в таблице-источнике основной части.

После выполнения перечисленных пунктов осуществляется конструирование экранной формы средствами Access.

I. Основы создания однотабличных форм

На основе одной таблицы может быть построена как самостоятельная форма загрузки, просмотра и корректировки таблицы, а также как вспомогательная включения в какую либо составную форму.

Для создания формы могут быть использованы мастера Access. Однако точное конструирование макета формы в соответствии с требованиями, выработанные пользователем в процессе ее проектирования, обеспечивается средствами конструирования форм. Ниже будут рассмотрены основные понятия создания форм с помощью готовых мастеров и с помощью конструирования форм.

Мастера создания формы

Типовой макет формы может быть легко получен с помощью мастера Access. Для получения однотабличной формы, соответствующей требованиям пользователя, бывает целесообразно сначала использовать Мастер (FormWizard) или команду Автоформа (AutoForm). Полученную таким образом форму далее можно доработать средствами конструктора форм.

Чтобы начать создание формы при помощи мастера, надо в окне базы данных в группе Объекты (Objects) выбрать элемент Форма (Forms). В рабочем поле этого объекта имеется значок Создание с помощью мастера (Create form by using wizard), после активизации здесь можно приступить к созданию формы мастером.

Кроме этого режима, простейшая форма на основе только одной таблицы может быть легко создана выбором одного из режимов: Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabuiar) автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet). Форма в столбец является однозаписевой, табличная (Datasheet) и ленточная являются многозаписевыми и размещают все поля в одной строке.

Мастер форм (Form Wizard) может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет пользователю задать, какие поля включать в форму, и выбрать стиль ее оформления.

Команды Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabular) и Автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet) создают для заданной таблицы формы, которые отличаются от форм, создаваемый мастером, тем, что включают все поля таблицы и не предоставляют возможности выбора стиля оформления. Эти команды, не вступая в диалог с пользователем и не отображая формы в режиме конструктора, выводят ее на экран в режиме формы, т. е. заполненную значениями из таблицы. Заметим что таблица, для которой строится автоформа, выбирается предварительно окне Новая форма (New Form).

Форма, созданная мастером, как и форма, созданная любой командой Автоформа (AutoForm), может быть отредактирована в соответствии с требованиями пользователя. Редактирование выполняется в режиме конструктора форм.

Создание однотабличной форм с помощью мастера.

Создадим форму для таблицы «Товары» с помощью мастера. Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте базу данных «Учет и аудит предприятия».

2. Перейдите на вкладку Формы.

3. Нажмите кнопку на панели .

 

4. В появившемся диалоговом окне Новая форма необходимо выбрать способ создания новой формы, а также указать источник ее создания (таблица или запрос).

5. Выбираем Мастер форм.

6. В качестве источника выбираем из раскрывающегося списка таблицу – Товары.

7. Нажмите Ок.

8. В следующем шаге мастера в появившемся окне Создание форм необходимо добавить поля для ввода данных. Так как мы будем заполнять все поля таблицы, то нажимаем кнопку . В этом случае в правом окошке Выбранные поля появятся все поля таблицы Товары. Нажимаем кнопку Далее.

9. Следующий шаг мастера – это выбор внешнего вида формы. Вам доступы: - в один столбец; ленточный; табличный; выравненный; сводная таблица; сводная диаграмма. Повыбирайте каждый из вариантов и вы увидите, как будет меняться каркас отображения формы в образце. Выбираем в нашем случае вид – в один столбец. Нажмите кнопку Далее.

10. Следующий шаг мастера – это выбор стиля оформления. Вам доступны – диффузный, камень, международный, наждачная бумага, официальный, промышленный, рисовая бумага, рисунок суми, стандартный, чертеж. Повыбирайте каждый из вариантов и вы увидите, как будет меняться стиль отображения формы в образце. Выберите любой понравившейся вам стиль оформления. Нажмите кнопку Далее.

11. Следующий шаг – это присвоение имени формы. Оставьте имя заданное по умолчанию, а именно – Товары. В этом же окне вам предлагается выбрать, как отобразить форму – для просмотра и ввода данных или изменить макет формы. Отобразите форму в режиме просмотра и ввода. Нажимаем кнопку Готово.

После выполненных выше отписанных действий будет создана форма, которая будет отображена в режиме формы. В этом режиме вы можете просматривать ранее введенные данные, добавлять новые, изменять и удалять их. Для этого используйте панель изменения расположенную внизу формы и соответствующие кнопки перехода .

Кнопка - обозначает переход на первую запись, - предыдущая запись, - текущая запись, - следующая запись, - конец списка, - создать новую запись, - кол-во записей в списке.

Самостоятельно создайте с помощью мастера две формы на таблицы Клиенты и Поставщики. Вид формы Клиенты должен быть выровненный, стиль оформления – камень. Вид формы Поставщики должен быть в столбец, стиль оформления – официальный.

Конструирование формы

Для конструирования форм в Access используется Конструктор форм. При конструировании однотабличной формы определяется таблица на основе, которой создается форма, выбираются поля таблицы, которые должны быть представлены в форме, осуществляется их размещение в макете формы, создаются вычисляемые поля и другие графические элементы: выключатели, элементы оформления, поясняющий текст, рисунки. Настройки различных элементов формы используется типовой набор.