Этапы реализации модернизации бизнес-процессов

Существует несколько видов событий, каждое из которых способно послужить спусковым крючком для запуска программы модернизации бизнес-процессов. В их число входят как объективно неэффективные действия, так и проблемы с достижением намеченных результатов. Также, значительные изменения на рынке могут стать двигателем совершенствования бизнес-процессов. Изменения в бизнес-ситуации могут принимать самые разнообразные формы, от появления новых технологий до смены потребительских предпочтений и прихода конкурентов.

В таблице ниже показаны различные методики и стандарты применительно к модернизации бизнес-процессов.

 

Таблица 1 – Формальные методики и стандарты модернизации бизнес-процессов

Качественный менеджмент бизнес-процессов способен обеспечить значительные преимущества любой команде или организации. Однако, чтобы их добиться, необходимо применять системный подход к модернизации бизнес-процессов. Специалисты рекомендуют осуществлять менеджмент сравнительно сложных бизнес-процессов, используя шестиступенчатую схему (рисунок 4):

Рисунок 4 – Шестиступенчатая схема модернизации бизнес-процессов

Планирование. Выберите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать, определитесь с задачами и масштабами изменений, соберите команду.

Анализ. Тщательно изучите бизнес-процесс, который собираетесь усовершенствовать.

Редизайн. Определитесь с тем, какие именно изменения вы собираетесь внести в избранный процесс.

Привлечение ресурсов. Обеспечьте наличие персонала, оборудования и других ресурсов, необходимых для осуществления намеченных изменений.

Внедрение. Внесите необходимые изменения.

Непрерывное совершенствование. Регулярно оценивайте эффективность выбранного процесса и при необходимости вносите дополнительные изменения. [15]

Этап 1. Планирование улучшения бизнес-процессов.

Чтобы составить план изменения бизнес-процессов, необходимо будет предпринять следующие шаги:

- выявить признаки проблемы;

- выбрать процесс, который необходимо улучшить;

- определить масштабы, цели и график изменений;

- собрать команду, которая будет заниматься совершенствованием бизнес-процессов;

- грамотно поставить задачу команде.

Этап 2. Анализ текущего бизнес-процесса.

Теперь, когда план совершенствования бизнес-процесса составлен, пора переходить ко второму этапу – анализу процесса, который нуждается в изменениях. Этот этап состоит из следующих шагов:

- составление схемы текущего процесса (документирование организации работы в рамках конкретного бизнес-процесса);

- изучение схемы процесса для идентификации проблем;

- интервьюирование заинтересованных лиц (в том числе клиентов) с целью понять, как данный бизнес-процесс выглядит с их точки зрения;

- анализ того, как другие организации организуют соответствующие процессы.

После того как выполнены задачи в рамках каждого из этих пунктов, на руках окажется готовый комплект документов, в точности описывающих существующий бизнес-процесс и содержащий идеи по его модернизации.

Этап 3.Редизайн бизнес-процесса.

Итак, после досконального изучения бизнес-процесса, который необходимо модернизировать, команде пора внести в него необходимые изменения, чтобы добиться запланированных результатов. В ходе редизайна предстоит:

- сформировать представление о том, как должен выглядеть обновленный процесс;

- протестировать идеи вашей команды;

- оценить последствия внедрения новых процедур;

- задокументировать новый дизайн бизнес-процесса;

- собрать отзывы заинтересованных лиц и скорректировать обновленный дизайн процесса.

В конце фазы редизайна должен быть готов полный комплект документов, описывающий будущий модернизированный бизнес-процесс, одобренный руководством и основными заинтересованными сторонами.

Этап 4. Привлечение необходимых ресурсов

Теперь, когда проектная команда уже создала новый дизайн проблемного бизнес-процесса, необходимо решить, какие ресурсы потребуются для запуска новой версии процесса, и привлечь их. Скорее всего, потребуется взаимодействовать с другими отделами компании. Если планируются широкомасштабные изменения, вероятно, придется работать в связке со специалистами одного или нескольких перечисленных ниже подразделений:

- кадровая служба;

- IT-департамент;

- финансовый департамент.

По окончании данного этапа проекта компания должна располагать всеми необходимыми ресурсами.

Этап 5. Внедрение усовершенствованных бизнес-процессов.

Итак, компания располагает всеми необходимыми ресурсами, схема обновленного бизнес-процесса полностью готова и прошла тестирование, и готова к внедрению в жизнь. Теперь предстоит начать использовать его в повседневной практике.

Многие эксперты считают внедрение процесса в практику наиболее сложной частью менеджмента бизнес-процессов. Чтобы повысить шансы на успех, необходимо рассматривать эту операцию как двухэтапное действие:

- изучение обстоятельств, препятствующих внедрению;

- внедрение в повседневную практику.

Этап 6. Дальнейшее улучшение бизнес-процессов.

Итак, обновленный бизнес-процесс внедрен в практику. Теперь стоит другая задача: обеспечить стабильное достижение результатов, на которые рассчитывает компания. Для этого нужна система постоянного мониторинга качества работы процесса, позволяющая при необходимости вносить в него изменения. Проще говоря, у компании должна быть возможность обнаруживать и решать проблемы, как только они возникнут.

Для непрерывного совершенствования процесса необходимо:

- оценивать качество бизнес-процесса в соответствии с составленной вами системой показателей;

- вовремя обнаруживать проблемы и предпринимать шаги для их устранения;

- своевременно корректировать показатели эффективности и поставленные цели.