Міністерство соціальної політики України

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ

Від 18.04.2012 р. N 283/13/155-12

Щодо здійснення виплат за час перебування у відрядженні

Департамент заробітної плати та умов праці розглянув лист щодо здійснення виплат за час перебування працівника у відрядженні та повідомляє.

Весь період перебування у відрядженні є робочим часом працівника, за який відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України має виплачуватись заробітна плата згідно з умовами трудового або колективного договору, в т. ч. нараховуватись премії,якщо вони передбачені цими умовами, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим середнього заробітку.

Для проведення розрахунку середньої заробітної плати для порівняння її із денним заробітком використовують норми Порядку обчислення середньої заробітної плати, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 08.02.95 р. N 100 (далі - Порядок).

До денного заробітку працівника, який має порівнюватись із середньоденним заробітком, включаються всі елементи заробітної плати, які працівник отримає згідно з умовами трудового, колективного договору у місяці, в якому його направляють у відрядження: оклад, доплати, надбавки, премії, індексація тощо.

Якщо за період відрядження нарахована заробітна плата нижче середньої заробітної плати, обчисленої згідно із законодавством, тоді виплачується середня заробітна плата.

У разі виплати середньої заробітної плати за період відрядження премій за цей період не нараховують.

Щодо врахування премій при обчисленні середньої заробітної плати, виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, то пунктом 3 Порядку визначено, що премії включаються в заробіток того місяця, на який вони припадають згідно з розрахунковою відомістю на заробітну плату. У разі, коли число робочих днів у розрахунковому періоді (два календарні місяці) відпрацьовано не повністю, премії враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.

Якщо премії виплачуються місяць в місяць, і вони вже обчислені пропорційно відпрацьованому часу, то у такому випадку премії включаються в заробіток у фактично нарахованому розмірі.

Якщо премія у поточному місяці виплачується за попередній місяць, а число робочих днів розрахункового періоду відпрацьовано не повністю, то премії під час обчислення середньої заробітної плати за останні два місяці враховуються пропорційно часу, відпрацьованому в розрахунковому періоді.

Директор Департаменту

О. Товстенко

· Лист

· Нове у законодавстві

· Міністерство праці та соціальної політики України

· Кількість переглядів: 810

 

Відрядження-2012

Чимало підприємств стикаються з необхідністю направлення власних працівників у відрядження. Розглянемо організаційні особливості відряджень небюджетних підприємств (які не фінансуються повністю чи частково за рахунок бюджетних коштів), їх облік та оподаткування,з урахуванням нормативів 2012 р.

Якими нормативними документами керуватися

Таблиця 1. Нормативні документи, якими керуються при організації і оподаткуванні відряджень

№ з/п	Норматив	Коментар
	Податковий кодекс	Регламентовано особливості оподаткування податком на прибуток (пп. «а» пп. 138.8.5 п. 138.8 ст. 138, пп. «б» пп. 138.10.2 та пп. «г» пп. 138.10.3 п. 138.10 ст. 138, пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140) та ПДФО (пп. 164.2.11 п. 164.2 ст. 164, п. 164.5 ст. 164, пп. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165, п. 170.9 ст. 170)
	Закон про Держбюджет-2012	Установлено розмір мінімальної зарплати на 2012 р., що застосовується для розрахунку максимального розміру добових у 2012 р., яку можна включати до складу податкових витрат і яка не включається до оподатковуваного доходу працівника
	Інструкція № 59	Інструкція є основним регламентуючим документом відносин, які виникають у зв'язку з відрядженнями працівників. Поширюється вона тільки на відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для інших підприємств може застосовуватися як орієнтир, в тому числі при розробці власного положення про відрядження
	Наказ № 996	Наказом затверджено форму Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядок його складання

Положення про відрядження на підприємстві

Як зазначено в табл. 1,Інструкція № 59 на небюджетні підприємства не поширюється, тому аби процедура відряджень була нормативною, на підприємстві може розроблятися та затверджуватися внутрішній локальний нормативний документ — положення про відрядження. При складанні положення доцільно орієнтуватися на Інструкцію № 59. Таке положення може бути додатком до колективного договору.

Строк відрядження

Строк відрядження кожного конкретного відрядженого працівника має встановлюватися наказом про відрядження. Максимальний строк відрядження визначається положенням про відрядження чи колективним договором. При встановленні максимального строку відрядження доцільно орієнтуватися на Інструкцію№ 59 (п. 1 розділу другого та п. 1 розділу третього):

· 30календарних днів — у межах України;

· на термін будівництва (для працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт);

· 60календарних днів — за кордон;

· один рік — при направленні працівників за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних,проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках,проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів.

Мінімальним строком відрядження може бути на один день, чи навіть менше. Наприклад, працівник може виїхати у відрядження до іншого населеного пункту і в цей самий день повернутися до місця основної роботи (лист № 31-18030-07-21/27231).І це вважатиметься також відрядженням за умови відповідного оформлення.

Як оформити направлення у відрядження

Відрядження оформлюється насамперед наказом керівника підприємства з урахуванням умов пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу. У наказі мають зазначатися суттєві аспекти відрядження:

· прізвище відрядженого працівника, його посада (професія);

· місце відрядження (населений пункт, підприємство тощо, куди відряджено працівника);

· строк відрядження;

· мета відрядження та інші умови залежно від ситуації. Наприклад, наказом можуть встановлюватися маршрут руху відрядженого, обмежуватися відрядні витрати (наприклад, максимальна сума готельних послуг) тощо.

Зразок наказу наведено нижче.

ТОВ «Автоп» Наказ № 65 м. Полтава 23 квітня 2012 р. Про відрядження Наказую: 1. Відрядити Кононову Олену Михайлівну, менеджера зі збуту, до м. Львова до ТОВ «Грона» для участі у переговорах з метою укладення договору про постачання продукції терміном на 3 дні — з 24.04.2012 р. по 26.04.2012 р. 2. Головному бухгалтеру Задорожній В. П. забезпечити Кононову О. М. авансом на відрядження в сумі 2050,00 грн., у т. ч. добові 450,00 грн. (150,00 х 3), орієнтовні витрати на проїзд 600,00 грн., орієнтовні витрати на проживання 1000,00 грн.
Директор ТОВ «Автоп»	ПІДПИС Філіпов П. М.
З наказом ознайомлені:	ПІДПИС Кононова О. М. ПІДПИС Задорожня В. П.

Слід зазначити, що раніше крім наказу оформлялося також посвідчення про відрядження. Зараз нормативними документами це не вимагається.Підприємство може застосовувати посвідчення за власним бажанням,обумовивши необхідність посвідчення внутрішнім положенням про відрядження чи відповідним наказом.

Відповідно до ст. 121 КЗпП у відрядження направляють тільки працівників підприємства.

Водночас у пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу йдеться про відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах із платником податку або є членами керівних органів платника податку.

До останніх належать члени (фізичні особи) керівних органів, які є водночас засновниками, учасниками підприємства або ж виконують керівні функції на підставі цивільно-правового договору.

Сума добових

Розмір добових для небюджетних підприємств законодавством не встановлено, тому кожне підприємство встановлює такий розмір самостійно. Проте є податкові обмеження.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140Податкового кодексу до податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року,в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року,в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Станом на 01.01.2012 р. розмір мінімальної заробітної плати становив 1073 грн. (ст. 13 Закону про Держбюджет-2012). Таким чином, граничний розмір добових в розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2012 р.: по Україні — 214,60 грн.;за кордон — 804,75 грн.

Таке саме обмеження стосується оподаткування ПДФО (пп. 170.9.1 п. 170.9ст. 170 Податкового кодексу).

Тобто якщо підприємство виплачує працівникові суму добових у розрахунку за кожен календарний день відрядження у розмірі не більше 214,60 грн. (по Україні)та 804,75 грн. (за кордон), така сума добових відноситься до складу податкових витрат і не оподатковується ПДФО за умови зв'язку відрядження з діяльністю підприємства.

Однак підприємство може виплачувати добові й у більшому розмірі. Сума перевищення обкладатиметься ПДФО і не включатиметься до складу податкових витрат. Причому потрібно враховувати, що сума перевищення з метою оподаткування ПДФО має збільшуватися на коефіцієнт, передбачений п. 164.5 ст. 164Податкового кодексу: 1,176471 — якщо застосовується ставка 15%; 1,204819 — для ставки 17% (про даний коефіцієнт детальніше йтиметься нижче).

♦ Приклад 1

Працівнику у квітні 2012 р. виплачено добові 300 грн. за один день відрядження в межах України.

До податкових витрат можна включити тільки 214,60 грн.Сума перевищення 85,50 грн. (300 — 214,60)обкладається ПДФО — 15,09 грн. (85,50 х 1,176471 х 15%).

Нагадаємо також, що згідно з пп. 140.1.7п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу сума добових визначається в разі відрядження:

· у межах України та країн, в'їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;

· до країн, в'їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в'їзд), — згідно з наказом про відрядження та відмітками уповноваженої службової особи Держприкордонслужби України в закордонному паспорті або документі, що його замінює.

За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів, наказу або відміток уповноваженої службової особи Держприкордонслужби України в паспорті або документі, що його замінює, сума добових не включається до складу витрат платника податку. Ця ж сума добових підлягає оподаткуванню ПДФО (пп. 170.9.1 п. 170.9ст. 170 Податкового кодексу).

Тобто підприємство може виплатити працівнику добові без достатнього документального підтвердження, але такі добові не можуть включатись до складу податкових витрат і підлягають оподаткуванню ПДФО.

Щодо нарахування та утримання єдиного внеску із сум добових зазначимо,що на підставі п. 6 розділу першого Переліку № 1170 витрати на відрядження, а саме добові (у повному обсязі), вартість проїзду, витрати на наймання житлового приміщення, належать до видів виплат, на які не нараховується єдиний внесок.

Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, яких направлено у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток.

Тобто при направленні працівників у відрядження за дні відрядження потрібно розрахувати середню заробітну плату і порівняти її із заробітною платою працівника, визначеною згідно з умовами трудового (колективного) договору (за тарифом). Виплаті працівникові підлягає більша з них.

Аванс на відрядження

Бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов'язково має видати їм аванс — у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (п. 5розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції № 59).

Такого обов'язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Статтею 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати.Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов'язок може встановлюватися також наказами про відрядження.

Варіанти видачі авансу

Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток — спеціальних платіжних засобів (за текстом — СПЗ).

Аванс готівкою

Видача готівки з каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером за типовою формою № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637)у порядку, встановленому підпунктами 3.4 — 3.6 цього Положення.

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

ЛИСТ

Від 18.04.2012 р. N 283/13/155-12