Інші (крім добових) витрати на відрядження, які відшкодовуються відрядженому працівникові

Перелік таких витрат наведено в пунктах 2 — 8 табл. 2. Фактично підприємство може встановити ширший,ніж наведено в табл. 2, перелік витрат, які відшкодовуватиме працівникові. Але весь перелік,що буде встановлено на додаток до обов'язкового переліку (табл. 2), не можна включити до складу податкових витрат і потрібно буде оподаткувати ПДФО.

Підприємство може також встановити обмеження на певні види витрат. Орієнтуватися при цьому можна, наприклад, на обмеження, наведені в пунктах 5 — 8 та п. 12 розділу другого Інструкції № 59, при відрядженнях у межах України (табл. 3), а при відрядженнях за кордон — на обмеження,наведені в пунктах 7 — 15 розділу третього цієї Інструкції.

Таблиця 3. Обмеження витрат на відрядження згідно з Інструкцією № 59

№ з/п	Витрати	Примітки
	На найм житлового приміщення	З розрахунку вартості одного місця у готелі (мотелі) та ншому житловому приміщенні за кожну добу такого проживання з урахуванням включених до рахунків на оплату вартості проживання витрат на користування телефоном (крім витрат на службові телефонні розмови), холодильником, телевізором та інших витрат
	На побутові послуги, включені до рахунків на оплату вартості проживання у місцях проживання (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни)	Не більш як 10% сум добових витрат за всі дні проживання
	На службові телефонні розмови	У розмірах за погодженням з керівником
	На харчування, вартість якого включено до рахунків на оплату вартості проживання у готелях (мотелях), інших житлових приміщеннях або до проїзних документів	Оплачуються відрядженим працівником за рахунок добових витрат
	За бронювання місця у готелі (мотелі) при відрядженні в межах України	У розмірі не більш як 50% вартості такого місця за одну добу згідно з поданими підтвердними документами в оригіналі
	На найм житлового приміщення за час вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами	У загальному порядку, наведеному в попередніх рядках цієї таблиці
	Витрати, що перевищують граничні суми витрат на найм житлового приміщення, наведені в попередніх рядках цієї таблиці	Відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів*
	На проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад**	Відшкодовуються в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним і автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків і користуванням постільними речами в поїздах, та страхових платежів на транспорті
	на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений працівник, або до місцеперебування у відрядженні**	Відшкодовуються у повному розмірі
	На проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) відповідно до маршруту, погодженого керівником, та на орендованому транспорті за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами)	Відшкодовуються у повному розмірі
	На проїзд відрядженого працівника в м'якому вагоні, суднами морського та річкового транспорту, повітряним транспортом за квитками 1-го класу та бізнес-класу	Відшкодовуються в кожному випадку з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів*
	На перевезення багажу понад вагу, вартість перевезення якого входить до вартості квитка того виду транспорту, яким користується працівник	Відшкодовуються з дозволу керівника згідно з оригіналами підтвердних документів*
	Витрати на оплату податку на додану вартість за придбані проїзні документи, користування в поїздах постільними речами та найм житлового приміщення понад установлені суми компенсації витрат у зв'язку з відрядженням	Відшкодовуються згідно з підтвердними документами в оригіналі
	Витрати, понесені у зв'язку з поверненням відрядженим працівником квитка на потяг, літак або інший транспортний засіб	Можуть бути відшкодовані з дозволу керівника підприємства лише якщо на те були поважні причини (рішення про відміну відрядження, відкликання з відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат
*Зазначені витрати не є надміру витраченими коштами. **За наявності декількох видів транспорту, що зв'язує місце постійної роботи з місцем відрядження, адміністрація підприємства може запропонувати відрядженому працівникові вид транспорту, яким йому слід користуватися. У разі відсутності такої пропозиції працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Понесені працівником у відрядженні витрати мають бути підтверджені документально. Пакет документів — стандартний для відповідних операцій.

Наприклад, згідно з абзацом другим пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140Податкового кодексу зазначені витрати можуть включатись до складу податкових витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді:

· транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадочного талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів;

· рахунків,отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Заробітна плата за час відрядження

Згідно зі ст. 121 КЗпП працівникам, яких направлено у службове відрядження, оплата праці за виконану роботу здійснюється відповідно до умов, визначених трудовим або колективним договором, і розмір такої оплати праці не може бути нижчим за середній заробіток.

Тобто при направленні працівників у відрядження за дні відрядження потрібно розрахувати середню заробітну плату і порівняти її із заробітною платою працівника, визначеною згідно з умовами трудового (колективного) договору (за тарифом). Виплаті працівникові підлягає більша з них.

При обчисленні середньої заробітної плати керуються Порядком № 100.

Згідно з п. 2 цього Порядку у всіх випадках збереження середньої заробітної плати (крім оплати часу відпусток) середньомісячна заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за останні два календарні місяці роботи, що передують події, з якою пов'язана відповідна виплата. Працівникам, які пропрацювали на підприємстві, в установі, організації менше двох календарних місяців, середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактично відпрацьований час.

У п. 3Порядку № 100 наведено види виплат, які включаються до розрахунку середньої заробітної плати, а в п. 4 цього Порядку — виплати, які не включаються до розрахунку.

Обчислюється середня заробітна плата згідно з п. 8Порядку № 100.

Перш за все необхідно розрахувати середньоденну заробітну плату — поділити заробітну плату за фактично відпрацьовані протягом двох попередніх місяців перед місяцем відрядження робочі дні на кількість відпрацьованих робочих днів.

Потім необхідно знайти середню заробітну плату за час відпустки — помножити середньоденну зарплату на кількість робочих днів за графіком підприємства, які припадають на період відрядження.

♦ Приклад 2

Працівник був у відрядженні у квітні2012 р. три дні. Заробітна плата за лютий — березень2012 р., яка враховується для розрахунку середньої заробітної плати, становить 4500 грн. Кількість робочих днів підприємства за цей період — 42 дні. Заробітну плату за три дні квітня, коли працівник був у відрядженні, розраховано згідно з тарифом — 300 грн.

Середньоденна зарплата за період лютий — березень 2012 р. — 107,14 грн. (4500: 42). Середня зарплата за три дні відрядження — 321,42 грн. (107,14 х 3).

Виходячи з наведеного, середня заробітна плата вища за тарифну, тому за дні відрядження працівнику потрібно виплатити середню заробітну плату.

Аванс на відрядження

Бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов'язково має видати їм аванс — у межах суми, визначеної на оплату проїзду, найм житлового приміщення і добові витрати (п. 5розділу першого та п. 11 розділу другого Інструкції № 59).

Такого обов'язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють. Статтею 121 КЗпП передбачено лише обов'язок підприємства відшкодувати понесені працівником у відрядженні витрати.Тобто працівник у відрядженні може нести витрати за рахунок власних коштів. А після повернення з відрядження підприємство має відшкодувати відповідні витрати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов'язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов'язок може встановлюватися також наказами про відрядження.

Варіанти видачі авансу

Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватись у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток — спеціальних платіжних засобів (за текстом — СПЗ).

Аванс готівкою

Видача готівки з каси підприємства оформлюється видатковим касовим ордером за типовою формою № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637)у порядку, встановленому підпунктами 3.4 — 3.6 цього Положення.