Приказ об увольнении работника

Приказ об увольнении применяется для оформления и учета увольнения работников. Он составляется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Бланк приказа об увольнении составляется по формам № Т-8 и № Т-8а. В строке (графе) этих форм "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ на увольнение и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. (Однако Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 не является актом трудового законодательства. Ни Трудовой кодекс, ни иные федеральные законы в области регулирования трудового права не обязывают работодателя составлять при прекращении трудового договора с материально ответственным работником документ об отсутствии у него материальных претензий к работнику.)

Если при проведении инвентаризации не установлена недостача имущества, образовавшаяся по вине увольняемого материально ответственного лица, но работодатель не может быть уверенным в том, что она не проявится при следующей инвентаризации, то для решения вопроса о взыскании причиненного ущерба у работодателя есть право на обращение в суд. Согласно ч. 2 ст. 392 ТК РФ работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня его обнаружения. Если был составлен документ об отсутствии претензий к работнику, то работодателю придется опровергать достоверность сведений, содержащихся в таком документе.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании распоряжения о расторжении трудового договора с работником (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС (МС), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно. (ст. 62 ТК РФ).

Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации.

Технологическая цепочка увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации, включает в себя следующие дополнительные процедуры:

· написание работником заявления об увольнении с подробным раскрытием причины увольнения и желательно указанием места предполагаемой работы;

· прием службой КД от увольняющегося работника всех числящихся за ним документов, баз данных, носителей информации, изделий, материалов, с которыми он работал, проверка их комплектности, полноты и оформление приема в описи исполнителя или актом;

· проведение сотрудником службы безопасности или кадровой службы беседы с работником с целью напоминания ему об обязательстве сохранения в тайне тех сведений, которые ему были доверены по службе, предупреждение работника о запрещении использования этих сведений в интересах конкурента или в личных целях, выяснение причины увольнения и места новой работы;

· подписание работником обязательства о неразглашении им конфиденциальных сведений после увольнения;

· документальное оформление увольнения в соответствии с общими правилами;

· прием от работника пропуска для входа в здание организации, выдачу ему трудовой книжки и расчета по заработной плате, сопровождение его до выхода из здания сотрудником службы безопасности.

После сдачи всех документов и материалов работнику запрещается входить в режимную рабочую зону. При необходимости у него может быть изъят пропуск (идентификатор) работника и выдан идентификатор посетителя с правом входа только в определенные административные помещения.

Беседа с увольняющимся работником имеет целью предотвратить утрату информации или ее неправильное использование бывшим работником в результате его природной или умышленной забывчивости. Следует напомнить увольняющемуся работнику, что он подпи­сывал при поступлении на работу твердое обещание, обязательство (давал подписку) о неразглашении конфиденциальной информации. Ущерб от увольнения работника резко уменьшается, если производственная или коммерческая тайна организации разделена на части среди достаточно большого числа работников.

Работнику напоминают, что после увольнения из организации, по крайней мере в течение года, за его деятельностью будет осуществляться наблюдение. Предупреждение включается в обязательство, которое подписывает увольняющийся работник.

Если руководству организации стали известны случаи несанкционированного использования бывшим работником конфиденциальных сведений или ноу-хау, следует начать активное судебное разбирательство выявленных фактов.

Необходим тщательный анализ причин увольнения работников. На основании анализа должна реализовываться программа исключения этих причин. Например: повышение окладов, аренда жилья для сотрудников вблизи организации, оздоровление психологического климата в коллективе, увольнение руководителей, злоупотребляющих своим служебным положением, и др.

Следовательно, стадия документирования трудовых правоотношений рабочих и служащих с учреждениями, организациями, предприятиями и фирмами создает юридически обоснованную информационно-документационную базу, в строгом соответствии с которой осуществляется выполнение последующих стадии документационного обеспечения работы кадровой службы (службы персонала).

Формирование личного дела

Личное дело - совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Цель формирования личного дела - сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

Личные дела ведутся службой кадров организации.

В организациях, не имеющих службы кадров, личные дела ведет секретарь руководителя или специально назначенное лицо.

Личные дела ведутся на служащих государственных организаций.

Личное дело формируется в два этапа:

- в процессе приема служащего на должность после подписания трудового договора (контракта) и издания приказа о приеме на работу;

- в процессе ведения личного дела, в течении его трудовой деятельности.

При переводе служащего на другую работу личное дело не передается (за исключением учреждений одного ведомства, некоторых категорий служащих).

На новом месте работы на служащего вновь заводится личное дело.

Личные дела ведутся не по годам, а в течении всего времени работы служащего в организации.

В состав личного дела в современный период должны включаться группы документов (документы) в следующей последовательности:

· опись документов дела;

· дополнение к личному листку по учету кадров (анкета);

· личный листок по учету кадров (анкета);

· автобиография;

· копии документов об образовании;

· характеристики или рекомендательные письма;

· заявление о приеме на работу, трудовой договор;

· копии (выписки) приказов о приеме, переводе, увольнении;

· копии некоторых документов о прохождении аттестации.

В состав личных дел в зависимости от категории служащих могут включаться и другие виды документов.

Так как личные дела для различных категорий служащих имеют постоянный или длительный (свыше 10 лет) сроки хранения, то рекомендуется в личные дела формировать документы указанных сроков хранения.

Справки с места жительства, медицинские справки и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

Ведение личных дел

Работники кадровых служб обязаны следить за состоянием ведения личных дел и своевременно вносить изменения в учетные данные работников. Нельзя вносить какие-либо изменения и дополнения в личном листке, менять его форму, требовать от работника написания автобиографии с целью обновить личное дело, повторно заполнять личный листок. Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления (в хронологическом порядке) подшиваются в папку установленного образца. На обложке указывается порядковый номер, который соответствует номеру в штатно-должностной книге. Личные дела могут быть систематизированы в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Личные дела сотрудников выдаются во временное пользование определенным должностным лицам. Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется руководителем предприятия. Для высылки личных дел по соответствующим запросам в другие организации необходимо разрешение руководителя предприятия. Выдача (высылка) личных дел записывается в специальном журнале или Контрольной карте.

В этих документах указывается: номер личного дела, Ф.И.О. работника, дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела. Для высланных дел указывается дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возврата дела. Личные дела хранятся в отделе кадров предприятия в сейфе или отдельном шкафу, как документы строгой отчетности, отдельно от трудовых книжек. Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров, а в небольших организациях, где нет самостоятельной кадровой службы, - на руководителя организации. Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение.

Хранение личного дела.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя службы кадров, а в организациях, где не имеется самостоятельной службы кадров, на руководителя организации.

Личные дела хранятся в службе кадров отдельно от других дел, ответственность за их хранение возлагается на руководителя службы кадров.

Документы личного дела желательно помещать в папку-регистратор, которая значительно облегчает работу по размещению вновь поступающих и временно изымаемых документов на соответствующее место. Личные дела систематизируются и хранятся либо по прядку номеров личных дел, либо в алфавитном порядке, либо по наименованиям структурных подразделений в соответствии со штатным расписанием. При большом количестве личных дел в организации они регистрируются в соответствии с порядковыми номерами и указаниями на обложке дела в специальном журнале учета личных дел. Служба кадров хранит дела только работающих сотрудников в специально оборудованных сейфах и шкафах в вертикальном положении.

Поскольку личное дело является документом постоянного или длительного сроков хранения, то после увольнения служащего документы из папки-регистратора помещают в твердую обложку, переплетают или брошюруют и сдают в архив организации (при его наличии). Освободившиеся папки используются для формирования личных дел новых служащих под теми же номерами.

Личные дела служащих включаются в номенклатуру дел службы кадров под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов[14] личные дела руководителя организации, членов руководящих исполнительных, контрольных органов организации, работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания хранятся постоянно; остальных работников - 75 лет ЭПК.

Каждое личное дело в зависимости от объема может оформляться как отдельная единица хранения или включаться в наряд. В наряде каждому личному делу предшествует чистый лист с фамилией, именем, отчеством лица, на которое заведено дело. Личные дела в наряде группируются строго в алфавитном порядке. В начале помещается внутренняя опись всех находящихся в нем личных дел с указанием номера листа. Содержание внутренней описи должно отражаться в общей описи личных дел.

Наряд личных дел на букву К:

1. Камаркин Алексей Иванович

2. Камаркина Елизавета Ивановна

3. Касков Геннадий Ильич

Изъятие документов из личного дела для уничтожения не допускается. Уничтожение дел производится в соответствии с указаниями архивных учреждений.

Защите персональных данных.

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.