Узгодження підмета з присудком у ділових паперах

При складанні документів слід звернути увагу на правила узгодження підмета з присудком у ділових паперах

1. Якщо підмет має у своєму складі числівник, який закінчується на одиницю (21, 81), то присудок ставиться в однині: Двадцять один працівник об'єднання подав заяву про звільнення з роботи. Вісімдесят один студент взяв участь у конференції.

2. Якщо числівник у підметі закінчується на два, три, чотири, присудок ставиться у множині, були переведені три працівники, чотири студенти пропустили заняття.

3. Підмет зі словами більшість, меншість, ряд, частина, багато, кілька в діловому стилі вимагають від присудка форми однини: Ряд пропозицій буде враховано. Більшість студентів буде зарахована на стипендію. Частина товару буде реалізовано. Кілька промовців буде запрошено до роботи конференції. Але, якщо головні члени речення розділені підрядним реченням, або коли головні члени речення є однорідними, то присудок ставиться у множині: Ряд питань, які внесені на обговорення, будуть поставлені на голосування. Кілька пунктів і параграфів будуть змінені.

4. Однорідні підмети із означенням, наприклад, значна частина, велика кількість, цілий ряд вимагають від присудка однини. Значна частина верстатів і механізмів відповідає сучасним вимогам

5. При підметі, вираженому займенниками хто, дехто, ніхто, ніщо та ін. присудок ставиться у формі однини: Усі, хто пройшов реєстрацію, повинні з'явитися.6. Якщо до складу підмета входить прикладка, виражена іменником іншого, ніж підмет, роду, присудок узгоджується в роді з підметом, а не з прикладкою: Виставка-продаж відбулася... Школа-інтернат відкрита з ініціативи... Недалеко від вокзалу знаходиться вагон-лабораторія, який веде контроль за станом повітря та води.

7. Присудок ставиться в однині, коли однорідні підмети розділені протиставними сполучниками не - а, не лише -а й: Не лише економічного, а й юридичного обґрунтування, потребує..

8. Коли підмет - символічна або умовна назва, присудок узгоджується із загальною, родовою назвою: Об'єднання «Світанок» уклало угоду... Фірма "Світоч" допомогла... Банк "Аваль" надав пільги..

9. Якщо підмет абревіатура - присудок узгоджується в роді, числі, що й головне слово в словосполученні, від якого утворено абревіатуру: УАН (Українська академія наук) була заснована в 1918 році. ЗДУ (Запорізький державний університет) провів... У1999 році ПДВ (податок на додану вартість) становив...

 

ТЕМА: ОФОРМЛЕННЯ ДОВІДКОВО - ІНФОРМАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

П Л А Н

1. Протоколи, його види, реквізити.

2. Витяг з протоколу, реквізити.

3. Оголошення, правила написання.

4. Запрошення, правила написання.

Протокол – це документ, в якому фіксується хід об­говорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених пи­тань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповіда­чам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Назва колегіального органу із зазначенням харак­теру його роботи (загальні збори, виробнича нара­да, засідання кафедри тощо).

4. Назва підприємства, організації.

5. Дата й місце проведення зборів.

6. Кількісний склад учасників (якщо учасників бага­то, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

7. Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, на­ради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

9. Текст.

10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кіль­кості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, наради (голови й секре­таря).

Приклад протоколу

Відкрите акціонерне товариство «Будівельник»

ПРОТОКОЛ №1

 

засідання ради директорів

12.10.2012

ГоловаЖуравльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К., Тимощук В.В.

Порядок денний:

1.Про створення СП «Траст компані» (доповідач – генеральний директор Аверинцев М.Д., директор СП «Інвест» Дж.К.Лі.).

2.Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

СЛУХАЛИ:

1. Про створення СП «Траст компаній (до­повідач — генеральний директор Аверинцев М.Д., дирек­тор СП «Інвест» Дж. К. Лі).

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. (текст доповіді додається).

Дж. Кеннет Лі (текст доповіді додається).

Закіров Р.Т.: Розширення міжнародної діяльності ВАТ «Будівельник» дасть змогу не тільки впроваджувати новітні технології й матеріали, знайти нових партнерів і ринок збу­ту, а й суттєво зміцнити внутрішні позиції ВАТ.

УХВАЛИЛИ:

1.1. До 16.01.2013 р. підготувати всі необхідні для ство­рення СП документи; завершити організаційну роботу до 26.01.2013 р. (відповідальний — Закіров Р.Т.).

1.2. Розробити бізнес-плани перспективних напрям­ків співробітництва на ринках СНД та Західної Європи до 20.01.2013 р. (відповідальний — Лівощенко І.К.).

СЛУХАЛИ:

2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д.: запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати також як виконав­чий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечно­го О.Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» й укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Голова (підпис) О.Я Журавльов

Секретар (підпис) К. Г.Корженевська

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — це певна частина (уривок) про­токолу, що відображає конкретне окреме питання по­рядку денного, оформлена належним чином.

Один із наймасовіших видів документів, що надсилається (передається) окремим посадовим особам (установам).

Реквізити витягу з протоколу:

1. Назва й номер документа.

2. Назва колегіального органу, засідання, наради.

3. Дата.

4. Питання порядку денного.

5. Текст з цього питання.

6.Підписи голови й секретаря.

Приклад

Витяг з протоколу № 12

засідання ради директорів ВАТ «Будівельник»

від 2.12.2012 р.

Голова Журавльов О.Я.

Секретар Корженевська К.Г.

Присутні: Аверинцев М.Д., Закіров Р.Т., Лівощенко І.К. Тимощук В.В.

Запрошені: Джон Кеннет Лі, директор СП «Інвест» (Бельгія).

СЛУХАЛИ:

2. Про призначення виконавчого директора СП «Будмен».

ВИСТУПИЛИ:

Аверинцев М.Д. запропонував на посаду виконавчо­го директора СП «Будмен» Наконечного О.Л., директора Одеської філії ВАТ.

Лівощенко І.К.: Наконечний О.Л. практично тільки за рік роботи вивів Одеську філію ВАТ у число найкращих дочірніх підприємств. Він зможе плідно працювати і як виконавчий директор СП.

Джон К. Лі.: Цілком підтримую кандидатуру Наконечно­го О. Л. і сподіваюся на плідне співробітництво.

УХВАЛИЛИ:

Призначити Наконечного О.Л. виконавчим директо­ром СП «Будмен» і укласти з ним контракт на виконання обов’язків директора терміном на два роки.

Оригінал протоколу підписали:

Голова (підпис) О.Я.Журавльов

Секретар (підпис) К.Г.Корженевська

 

Оголошення – один з найпоширеніших видів документів, з яким ми зустрічаємося практично щодня й на кожному кроці, починаючи від зупинки міського транспорту до будь-якої газети. Щоб повідомити про якісь події, справи, заходи велику кількість людей, яких немає можливості чи потреби спеціально збирати, використовують оголошення.

За формою вони бувають писані, мальовані, друковані в газетах, журналах, на окремих аркушах. До цього виду ділових паперів зараховують також афіші.

В оголошенні необхідно виділити заголовок, указати дату, час і місце проведення заходу, про який оголошується. Думка висловлюється стисло, дата та окремі найважливіші слова виділяються звичайно різними шрифтами, більшими літерами або іншими кольорами. Примітка. Не слід користуватися в оголошеннях словом “об’ява”, бо воно належить до розмовного, неофіційного стилю.

 

Зразок оголошення:

 

ОГОЛОШЕННЯ

 

0 9. 03. 2003 року в актовому залі четвертого корпусу Технологічного університету Поділля відбудеться вечір, присвячений пам'яті великого поета України Тараса Шевченка.

 

У програмі вечора:

 

І. Урочиста частина.

 

2. Святковий концерт.

 

Початок вечора о 18 годині.

Кафедра української мови Технологічного університету Поділля.

 

 

ЗАПРОШЕННЯ При організації вечорів, святкових зустрічей, конференцій, з'їздів та інших заходів прийнято запрошувати на них гостей або учасників. Запрошення заздалегідь висилають або вручають особисто.

У ньому має бути зазначено:

- кому воно надсилається,

-куди запрошується ця особа,

-на котру годину,

-за якою адресою,

- хто її запрошує, а також може бути висловлене якесь прохання (наприклад, виступити з доповіддю, підготувати номер концертної програми тощо).

 

Запрошення бувають ділового й приватного характеру. Приватні запрошення можуть мати довільну форму, але повинні містити всю необхідну інформацію.

 

Зразок ділового запрошення:

 

Вельмишановний Ярославе Петровичу!

 

Запрошуємо Вас взяти участь у міжнародній науково-методичній конференції: "Гуманізація вищої освіти та виховної роботи".

Ваша заява й тези прийняті. Доповідь включено до секції № 10: “Соціолінгвістика: стан, проблеми, перспективи”.

Програму конференції Ви зможете отримати на пленарному засіданні, яке відбудеться 10 лютого 2012 року о 10.00 за адресою: 310002, м. Харків, вул. Фрунзе, 21, ХДПУ, Велика фізична ауд, корп. У-2.

Реєстрація учасників 8-9 лютого, а також 10 лютого до 10 години.

Телефони для довідок: [phone], 40-00-15.

Організаційний комітет.

 

Зразок приватного запрошення:

 

Дорогі Оленко та Романе!

 

Просимо Вас до нас на весілля, яке відбудеться 2 липня 2012 року за адресою: Вінниця, вул. Миру, 35, кафе "Мрія".

Урочиста реєстрація о 12 годині в "Палаці щастя".

 

Наречені Галина та Василь.

 

Примітка: - на офіційних запрошеннях, при потребі, може ставитися печатка; - у звертаннях, які складаються з імені та по батькові, обидва слова вживаються у кличному відмінку (не можна змішувати кличний та називний відмінки: Іване Петрович або Іван Петровичу); -у ділових паперах форма пошанної однини пишеться з великої літери (Ви, Вам, Ваші, Вас).

 

 

ТЕМА: ОСОБЛИВОСТІ СКЛАДАННЯ РОЗПОРЯДЧИХ ТА ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ДОКУМЕНТІВ

 

П л а н

1. Особливості розпорядчої документації.

2. Накази.

3. Розпорядження.

4. Постанови.

5. Рішення.

6. Вказівки та ухвали.

 

Незалежно від характеру і змісту діяльності підприємства, його організаційно-правової форми, компетенції, структури та інших факторів, органи управління підприємства наділяються правом видання розпорядчих документів.

Розпорядчі документи - це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво у певній установі, організації чи на підприємстві..

Основна функція розпорядчих документів - регулятивна; цільове призначення - регулювання.діяльності, яке дозволяє органу управління забезпечувати реалізацію поставлених перед ним завдань, одержувати максимальний ефект від діяльності підприємства.

Рішення, зафіксовані в розпорядчих документах, спрямовані на вдосконалення організаційної структури, характеру, змісту, засобів і способів здійснення основної (виробничої) діяльності установ, забезпечення організації фінансовими, трудовими, матеріальними, інформаційними та іншими ресурсами.

Розпорядчі документи містять рішення, які йдуть зверху вниз по системі управління: від керуючого органу до керованого, від вищої організації до підвідомчої, від керівника організації до керівника структурного підрозділу і працівників даної організації тощо. Саме ці документи реалізують керованість об'єктів по вертикалі.

В юридичному плані значна частина розпорядчих документів відноситься до нормативно-правових актів. У них містяться конкретні, юридично владні приписи суб'єктів виконавчої влади. Конкретність таких приписів проявляється в тому, що їхнім адресатом виступають конкретні установи, структурні підрозділи, посадові особи чи працівники; вони є юридичними фактами, які тягнуть виникнення конкретних адміністративно-правових відносин.

Основними видами організаційно-розпорядчих документів є:

o накази;

o розпорядження;

o постанови;

o рішення;

o вказівки та ухвали.

Умовно їх можна поділити на дві групи: документи, що видаються в умовах колегіальності; документи, що видаються в умовах одноособового прийняття рішень.

На основі колегіальності діють: Уряд України, органи місцевого самоврядування, вищі органи влади, державні комісії і комітети, колегії міністерств, вищі органи управління підприємств (збори акціонерів, рада директорів, рада засновників та ін.). В умовах колегіальності рішень видаються постанови і рішення.

В умовах одноособового прийняття рішень влада з усіх питань управління в організації належить її керівникові. Одноособове прийняття рішень забезпечує оперативність управління, підвищує персональну відповідальність керівника за прийняті рішення. На підставі одноособового прийняття рішень діють міністерства (міністр), державні адміністрації (голови адміністрацій), директори, голови правління. В умовах одноособового прийняття рішень видаються накази, вказівки, розпорядження.

Накази

Наказ - це правовий акт, що його видає керівник для вирішення основних та оперативних завдань, які поставлено перед даним підприємством, установою, органом влади.

Часто накази видають на підставі та з метою виконання чинних законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів.

Накази також видаються з питань створення, організації, ліквідації, перейменування, зміни масштабу діяльності підприємства або структурного підрозділу, затвердження (введення в дію) або зміни положень, правил, інструкцій, планів, структури.

За призначенням накази поділяються на два види:

- накази з питань основної діяльності (загальних питань), які, у свою чергу, поділяються на:

-ініціативні - для оперативного впливу на процеси,

-що виникають у середині підприємства;

-накази на виконання розпоряджень вищих органів.

- накази з особового складу.

 

Наказ документується на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити:

- назва підприємства;

- назва виду документа;

- дата, індекс, місце складання або видання;

- заголовок до тексту;

- текст;

- підпис;

- візи;

- відбиток печатки.

Текст наказу складається з констатуючої та розпорядчої частин. У першій подаються факти та думки, які є основою для видання наказу; в другій перелічуються приписані дії. Якщо наказ видається на основі письмової вказівки вищої організації (постанова, наказ), то в констатуючій частині наказу зазначаються назва виду документа, його номер, дата і заголовок.

Розпорядча частина наказу починається словом НАКАЗУЮ, яке друкується з нового рядка великими літерами від нульового положення табулятора. За необхідності текст розділяють на пункти, які номерують арабськими цифрами.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

При необхідності окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом відміняються, змінюються або доповнюються.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, з юристом організації. Для цього нижче від підпису керівника розташовуються їх візи. Може здійснюватися і зовнішнє погодження з різними організаціями, якщо наказ зачіпає їхні інтереси, органами державного контролю, колегіальними і громадськими організаціями.

Наказ набуває чинності з моменту його підписання, якщо інший термін невказано в тексті. Наказ діє доти, доки його не буде скасовано, або доки не закінчиться термін його дії, визначений у самому тексті. Скасувати накази може тільки уповноважена особа чи інстанція.

З наказом повинні бути ознайомлені усі названі в ньому особи, які розписуються на одному із примірників наказу або спеціальному бланку.

Накази мають окрему самостійну індексацію, яка розпочинається з початку кожного календарного року.

 

Розпорядження - це акт управління посадової особи, державного органу, організації, що виданий у межах їхньої компетенції і має обов'язкову юридичну силу щодо громадян (працівників) та підлеглих організацій, яким адресовано розпорядження.

Розпорядження становлять підзаконні акти й поділяються на 2 групи:

- розпорядження загального характеру - тривалої дії;

- розпорядження окремого характеру -стосуються окремого вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, місцеві ради, представники Президента України на місцях, а також керівники колегіальних органів державного управління, адміністрація підприємства в межах наданих законом прав для розв'язання оперативних питань.

Склад реквізитів розпорядження:

o Державний герб України;

o назва виду документа;

o дата (проставляють дату підписання);

o індекс;

o місце складання чи видання;

o заголовок до тексту;

o текст;

o підпис;

o гриф погодження (оформлюють у разі потреби);

o відбиток печатки;

o позначка про виконавця.

Позначка про виконавця (реквізит 28) та, за необхідності, гриф погодження (реквізит 24) - це спеціальні реквізити, які проставляються у розпорядженні, хоча відсутні в інших розпорядчих документах.

Текст розпорядження складається з констатуючої та розпорядчої частини. Констатуюча частина містить інформацію про причину, з якої видано розпорядження, в розпорядча - завдання, виконання яких сприятиме розв'язанню проблем, що виникли. Тут можуть вживатись слова ЗОБОВ'ЯЗУЮ, ДОЗВОЛЯЮ тощо.

У розпорядчій частині вказується особа, яка нестиме відповідальність за виконання завдання, вказується строк виконання розпорядження.

Розпорядження оформляють на загальних або спеціальних бланках формату А4. Після підписання розпорядження на ньому проставляється дата, індекс, гербова печатка. Розпорядження обов'язково доводиться до відома підлеглих.

 

Постанова - правовий акт, що приймається найвищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) з метою вирішення важливих і принципових задач, що стоять перед даними органами.

У постановах розкривають господарські, політичні й організаційні питання. Часто за допомогою постанов затверджують різні нормативні документи (типові інструкції, нормативи тощо).

Інструкція - це правовий документ, який створюють органи управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян.

Розрізняють інструкції за наступними напрямами:

- посадові;

- з регулювання якогось виду діяльності (з діловодства, з порядку оформлення документів щодо пенсійного забезпечення, з порядку заповнення та оформлення трудових книжок, з порядку ведення касових операцій тощо), тобто роз'яснення порядку застосування законодавчих актів, державних стандартів, наказів;

- з техніки безпеки;

- експлуатації різного устаткування та ін.

Інструкція затверджується вищими органами або керівником організацій. Інструкції є організаційно-правовими документами тривалої дії, які визначають науково-технічні, фінансові й інші сторони діяльності організації, служб і підрозділів.

Посадова інструкція - локальний організаційно-правовий документ, що встановлює для працівника організації (підрозділів) конкретні трудові (посадові) обов'язки відповідно до посади. На підставі посадової інструкції укладається трудовий договір з працівником. Трудовий договір і посадова інструкція використовуються при вирішенні конфліктних ситуацій (спорів) між керівництвом організації і працівником.

Розробка посадової інструкції, як правило, покладається на керівника відповідного підрозділу, узгоджується з відділом управління персоналом (кадровою службою), з юрисконсультом, обов'язково затверджується керівником організації і доводиться до відома працівника під розписку.

При реорганізації, скороченні штатів тощо, коли виникає необхідність перерозподілу функцій і посадових обов'язків, до посадової інструкції вносяться зміни. Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і знову затверджені: при 1) зміні назви підприємства або структурного підрозділу; 2) зміні назви посади. Усі найбільш суттєві зміни вносяться в посадову інструкцію наказом керівника організації.

Посадова інструкція містить наступні розділи:

Загальні положення.

Функції.

Посадові обов'язки.

Права.

Відповідальність.

Взаємовідносини.

У розділі 1 (Загальні положення) встановлюється: сфера діяльності фахівця; порядок його призначення і звільнення з посади, заміщення під час його відсутності; кваліфікаційні вимоги; підлеглість фахівця; посадовці, якими він керує. У даному розділі перераховуються нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у процесі здійснення своєї діяльності.