Ключові слова та вирази для оформлення протоколу

У своєму виступі доповідач: зазначив, звернув увагу, констатував, порушив питання, висвітлив проблему, обґрунтував, проаналізував, вка­зав, запропонував, охарактеризував, висловив думку про...

Виступаючи під час обговорення доповіді, вказав на недоліки, кри­тикував, погодився, заперечив, дав високу оцінку роботі, запевнив, вніс пропозицію, повідомив зборам, поінформував.

Ухвалили: доручити, призначити, оголосити подяку (догану), реко­мендувати, створити, зобов'язати, підвищити, скасувати, вжити заходів.

 

Зразок оформлення протоколу

ПРОТОКОЛ №10

зборів орендного швейного об'єднання «Каштан»

12 грудня 2009 р. м. Київ

Голова С.М. Руденко

Секретар А.М. Токарева.

Присутні:

Відсутні:

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2009 рік (інформація головного бухгалтера С.В.Марченка).

2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (інформація заступника директора С.М. Руденка).

І.СЛУХАЛИ:

С.В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників відділу обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л.Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г.М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2010 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку і високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об’єднання за 2009р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2010р.

II. СЛУХАЛИ:

С.М. Руденка – висунув пропозицію включити до складу комісії з питань контролю дисципліни 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.10 створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова підпис С.М. Руденко

Секретар підпис А.М. Токарева

 

 

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – це коротка форма документа, що відтворює певну його частину. Витяг можна зробити також з інших документів (наказу, розпорядження, постанови).

Рекомендації щодо укладання витягу з протоколу: у витягу з протоколу зазначають лише прізвища та ініціали тих, хто виступив; зміст виступів не фіксується в даному документі; зазначається зміст прийнятих рішень; витяг із протоколу підписують голова і секретар. Коли оформляється витяг із протоколу, то в протоколі роблять помітку про зроблений витяг, а також фіксують, кому його вручено чи надіслано.

 

Зразок витягу з протоколу

Витяг з протоколу №5

засідання профспілкового комітету інституту кібернетики НАН України

від 20 березня 2009 року.

СЛУХАЛИ:

Заяву О.В. Михайлюка з проханням про виділення йому путівки до санаторію "Пуща-Водиця".

УХВАЛИЛИ: виділити О.В. Михайлюку путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання підпис Л.П. Прокопчук

Секретар підпис Н.І. Братченко

 

 

Довідка

Довідка – це документ, що має інформаційний характер. Вона підтверджує факти життя та діяльність окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій та підприємств. Довідки бувають особистого характеру (підтверджують певний юридичний факт, оформляються на бланку установи чи підприємства) та службового характеру (їх укладають на бланках організації чи установи).

Реквізити довідки: назва організації, що видає документ; дата видачі й номер довідки; прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається довідка; текст довідки; призначення документа; термін дії довідки; підписи службових осіб; печатка.

 

Рекомендації щодо оформлення довідки

Доцільно починати текст довідки особистого характеру з прізвища, ім'я та по батькові особи, про яку подаються відомості. Не рекомендується вживати звороти типу "дійсно вчиться", "дійсно проживає", "цим повідомляємо", "пред'явник цього" та інші зайві слова, які називають одне й те ж поняття двічі або не мають ніякого смислового навантаження, наприклад, [моя] автобіографія, у травні [місяці], за три години [часу], взаємно допомагати [один одному], демобілізований [з армії], [передовий] авангард, дублювати [двічі], перша [прем'єра], [самий] найдо­цільніший варіант. Лаконізм довідки повинен супроводжуватися точністю викладу будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити користування ним. Важливою ознакою довідки є стислість і водночас вичерпність ін­формації.

 

Зразок довідки

Міністерство освіти і науки України

Київський національний університет імені Тараса Шевченка

ДОВІДКА

20.05.08 № 48 м. Київ

Петришина Ірина Миколаївна навчається на III курсі денного відділення факультету журналістики.

Довідка дійсна до 30 червня 2009р.

Видано за місцем вимоги.

Декан факультету журналістики підпис А.С. Трунь

 

Доручення

Доручення є інформаційним документом, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні дії або отримувати матеріальні цінності. Доручення видаються на розпорядження майном (загальні), отримання грошових і матеріальних цінностей (спеціальні та разові). Доручення бувають особисті (видаються особами, які передають свої права іншим особам) та офіційні (видаються організаціями, установами). Обов’язковою умовою будь-якого доручення є наявність засвідчення: підпису службової особи та печатки установи.

Реквізити особистого доручення: назва документа; текст (прізвище, ім'я по батькові, того, хто доручає і кому доручають, вказано доручені дії, кількість, на яку суму, паспортні дані особи, кому доручають); термін дії доручення; дата; підпис; засвідчення (посада, підпис, розшифрування підпису особи, яка засвідчує даний документ); дата засвідчення; печатка.

 

 

Зразок особистого доручення

ДОРУЧЕННЯ

Я, Григоренко Іван Кирилович, доручаю Близнюк Тамарі Степанівні, (паспортні дані...), одержати в касира управління „Білоцерківбуд” належну мені зарплату за травень 2009 року.

Доручення дійсне до 22 червня 2009 року.

06.05.09 Підпис

Підпис інженера Григоренка І.К. засвідчую:

Начальник управління „Білоцерківбуд” підпис І.А.Петренко

Дата засвідчення

Розписка

Розписка – це документ, який підтверджує певні дії, які мали місце між двома особами чи особою та установою: передачу та одержання документів, грошей, матеріальних цінностей. Розрізняють приватні та службові розписки. Службові розписки оформляють на бланках організації чи установи, особисті пишуть від руки в одному примірнику.

Реквізити особистої розписки: назва виду документа; текст, в якому вказується прізвище, ім’я, по батькові особи, що видає розписку, та дані про особу, що передає цінності; найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість; зобов'язання; дата; підпис; засвідчення (посада, підпис, розшифрування підпису посадової особи); дата засвідчення.

Зразок розписки

РОЗПИСКА

Я, Іваненко Інна Василівна, (паспортні дані...), одержала від Кирилової Тетяни Іванівни 570 (п'ятсот сімдесят) гривень.

Зобов'язуюсь цю суму повернути 11 листопада 2009 року.

Дата Підпис

Засвідчення:

Рекомендації щодо оформлення доручення та розписки

Пишуться документи від руки в одному примірнику. Документи не повинні мати жодних виправлень. Обов'язково слід вказати точне найменування матеріальних цінностей чи документів. Грошові суми та кількість предметів необхідно писати не лише цифрами, а йлітерами. У документах слід зазначити паспортні дані: номер і серію паспорта того, хто одержав гроші чи матеріальні цінності, де виданий та зареєстрований. Для надання документам юридичної сили необхідне засвідчення посадовою особою, яка має на це юридичне право. Якщо документи не датовані, вони не мають юридичної сили.

Автобіографія

Автобіографія – це документ, у якому людина, що його складає, подає опис свого життя та діяльності від моменту народження по даний час. Автобіографія буває двох видів: 1) як розповідь з елементами опису людей та подій (її пишуть в художньому стилі довільно); 2) як документ з точним поданням фактів життя та діяльності (пишуть в офіційно-діловому стилі).

Автобіографія має такі реквізити: назва документа; текст (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, місце народження, відомості про навчання, відомості про трудову діяльність, відомості про громадську роботу, стислі відомості про склад сім’ї); дата написання; підпис автора.