Нарада як форма прийняття колективного рішення

Нарада - спільне обговорення важливих питань і прийняття рішень у всіх сферах громадського й політичного життя, форма управлінської діяльності, змістом якої є спільна робота певної кількості учасників, дієва форма залучення членів трудового колективу до розв'язання завдань.

Оптимальна кількість учасників наради - 10-12 осіб. Нарада матиме позитивний результат лише тоді, коли її учасники за рівнем професійних знань і практичного досвіду відповідатимуть рівню винесеної на обговорення проблеми, крім того, сама проблема має бути значущою для всіх присутніх. Нараду проводить голова, який повинен мати не тільки організаторський хист, а й уміти стежити за перебігом дискусії, обмірковувати й добирати слушні запитання, систематизовувати різні погляди, вчасно робити висновки.

В організації ділової наради можна виділити три етапи: підготовка наради; перебіг наради; підсумовування наради.

 

Діловий документ як засіб писемної професійної комунікації. Вимоги до документа.

Документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу відповідно до чинного законодавства (ДСТУ --Діловодство і архівна справа). Документ –передбачена законом матеріальна форма одержання, зберіг.,,викор,і пошир. інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-,відео, фотоплівці або іншому носієві (ЗУ --Про інф).

Загальні функції документа: 1. Інформаційна – це здатність документа задовольняти потребу суспільства в інформації, 2. Комунікативна –здатність бути інформаційним засобом передавання, обміну, комунік. 3. Кумулятивна – це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію з метою її зберігання

Спеціальні функції документа: 1. Управлінська (або регулятивна) – створення документів з метою управління і в процесі його реалізації. 2. Пізнавальна (або когнітивна) – здатність документа служити засобом отримання й передавання знань для вивчення процесів і явищ природи та суспільства.

Вимоги до укладання документів: 1. Документ видає повноважний орган або компетентна особа. 2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству й підзаконним актам. 3. Документ має бути достовірним і відповідати завданням керівництва. 4. Документ має бути складений за встановленою формою. 5. Документ має бути бездоганно оформлений і відредагований. У ньому не повинно бути юридичних та мовних помилок.

 

Види документів за способом викладу інформації

а) документи з текстами високого рівня стандартизації; б) документи з текстами низького рівня стандартизації.

Документи з текстами високого рівня стандартизації – це документи, якіскладають за затвердженою формою, використовуючи типові й трафаретнітексти.

Типові тексти – це тексти-зразки, на основі яких легко побудуватитексти аналогічного змісту. При цьому важливо якнайточніше зберегтиосновні формулювання тексту-зразка (наприклад, заяви, доручення,розписки тощо).

Трафаретні тексти – це тексти, які містять постійну інформаціюдокументів певного виду. Постійну інформацію дослівно відтворюють(друкують) на бланку, а змінну вносять у спеціально зроблені пропуски(наприклад, довідка, акт, особова картка і т.д.). Документи з текстами низького рівня стандартизації – це документи, уяких добір слів, словосполучень, побудова речень кожного разу залежатьвід конкретних ситуацій. За способом викладу документи цієї категоріїподіляють на розповіді, описи, міркування. У текстах-розповідях ідеться про події, явища, факти в хронологічнійпослідовності (автобіографія, протокол, пояснювальна записка). У текстах-описах характеризують явища, предмети, людей, перераховуючиїхні ознаки, властивості, особливості (характеристика, резюме, звіт,наказ, рекомендаційний лист). Текст-міркування розкриває внутрішні зв’язки певних явищ і доводитьвизначену тезу. Розрізняють дедуктивний спосіб міркування (відзагального до часткового) й індуктивний (від часткового до загального)(доповідна записка, службовий лист, акт). Усі три способи викладу в документі можуть поєднуватися.

 

Особливості мови документа.

Мова ділових паперів відповідає загальнолітературним нормам сучасної української мови. Вимога зрозумілості мови ділових паперів означає вживання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.

Людина, яка їх складає, мусить добре володіти українською літературною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу ділових стосунків та має писемну форму вияву.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність. Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Від першої особи викладають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці.

2. Стандартність - дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний.

3. Свобода від суперечностей. У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному. Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлювання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу.

4. Переконливість - робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

5. Лаконічність. Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргументації, зайвих слів та повторень.

6.. Повнота інформації. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.

Класифікація документів.

Відповідно до змісту документа, зокрема відношення інформації документа до особи, структури, предмета, напрямку діяльності укладача чи адресата, за ознаками і класифікації та групами розрізняють такі документи:

1. За найменуванням: акт, протокол, інструкція, лист тощо.

2.За змістом і спеціалізацією:

— загальні;

— з адміністративних питань;

— з питань планування оперативної діяльності;

— з питань підготовки та розподілу кадрів;

— спеціалізовані з фінансово-розрахункових і комерційних питань, — постачально-збутові, зовнішньо-торговельні тощо.

3.За призначенням:

— щодо особового складу;

— організаційно-розпорядчі;

— кадрово-контрактові;

— довідково-інформаційні;

— господарсько-договірні;

— обліково-фінансові.

4.За походженням:

— службові (офіційні) — укладаються працівниками, які офіційно уповноважені це робити від імені установи, організації для вирішення службових питань;

— особисті (приватні) — укладаються будь-якою особою для вирішення індивідуальних, власних питань.

5. За місцем укладення:

— внутрішні — мають чинність у межах установи, де їх укладено;

— зовнішні — виступають чинником або результатом спілкування з іншими установами, організаціями, особами.

6. За напрямком (спрямуванням):

— вхідні (надходять до установи, організації, підприємства, фірми);

— вихідні (адресовані за межі установи).

7. За способом створення, структурними ознаками (формою) і ступенем стандартизації та регламентації:

— стандартні, типові — укладаються на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо);

— нестандартні, нерегламентовані — в яких певна частина даних готується заздалегідь (типовий лист, довідка, перепустка, положення, інструкція тощо);

— індивідуальні — укладаються за загальними принципами й формою, але автор довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, звіт, протокол, оголошення, запрошення тощо).

8. За ступенем складності:

—прості (односкладові) — відображають одне питання, факт;

—складні — відображають два й більше питань, фактів.

9. За стадіями відтворення:

— оригінали;

— копії, витяги, дублікати.

10. За терміном виконання:

— звичайні безстрокові (нетермінові) — виконуються (опрацьовуються) в порядку загальної черги;

— термінові — укладаються за завчасно визначеним терміном виконання, а також телеграми, телефо-нограми тощо;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну виконання.

11. За ступенем секретності (гласності):

— звичайні (несекретні) — для загального користування;

— для службового користування (ДСК);

— таємні (Т);

— цілком таємні (ЦТ).

12. За юридичною силою:

— справжні — чинні, нечинні;

— підробні — фальсифікати.

13. За технікою відтворення:

— рукописні;

— відтворені за допомогою технічних засобів.

14. За терміном зберігання:

— тимчасового зберігання (до 10 років);

— тривалого зберігання (понад 10 років);

— постійного зберігання.

Документи поділяються за призначенням та найменуванням. Деякі документи мають однакову назву, але виконують різні функції.