Довідка — це документ, який містить опис та підтвердження юридичних та біографічних фактів і подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки діляться на дві групи:

- особисті - підтверджують біографічні чи юридичні факти конкретної особи;

- службові - містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

- зовнішніми – укладаються для подання в інші установи; підписуються, крім укладача, також керівником установи, засвідчуються печаткою;

- внутрішніми – укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засвідчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи навчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання, тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафаретних бланках.

Реквізити довідки:

Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

Назва документа.

Дата.

Місце укладання документа.

Заголовок до тексту.

Текст.

Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

Печатка.

Протокол.

Протокол – це документ, в якому фіксується хід обговорення питань і рішення, прийняті колегіальними органами на зборах, нарадах, конференціях тощо.

Це первинний офіційний документ, на підставі якого керівництво має право вимагати від підлеглих виконання доручених їм завдань, видавати розпорядчі документи.

Протокол веде технічний секретар чи обрана особа.

За обсягом протоколи можуть бути:

- стислими – містять лише назви обговорених питань та рішення з цих питань; рубрики «Слухали» та «Ухвалили»;

- повними – назви обговорених питань, стислий виклад виступів та питань, які ставилися доповідачам і виступаючим, рішення з обговорених питань; рубрики «Слухали», «Виступили», «Ухвалили»;

- стенографічними – дослівно фіксуються виступи, запитання, зауваження, рішення, пропозиції тощо.

Протоколи складаються з таких реквізитів:

Назва документа.

Номер.

Назва колегіального органу із зазначенням характеру його роботи (загальні збори, виробнича нарада, засідання кафедри тощо).

Назва підприємства, організації.

Дата й місце проведення зборів.

Кількісний склад учасників (якщо учасників багато, то вказується кількість присутніх і до протоколу додається реєстраційний лист).

Посади, прізвища й ініціали керівників зборів, наради тощо (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний (питання можуть формулюватися в називному відмінку).

Текст.

Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

Підписи керівників зборів, наради (голови й секретаря).

Класифікація листів. Реквізити листа та їх оформлення.

Лист — це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Службові листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Усі ділові листи за функціональними ознаками поділяють на дві групи: 1. листи, що потребують відповіді (листи-прохання, листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги.) 2. листи, що не потребують відповіді (листи-попередження; листи-нагадування; листи-підтвердження; листи-відмови; супровідні листи; гарантійні листи; листи-повідомлення (інформаційні листи); листи-розпорядження.)

За тематичною ознакою ділові листи поділяють на:

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

1. лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

2. лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

3. лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

4. лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

5. лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

6. лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

7. лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

Лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

2. інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;

3. лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;

4. лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;

5. лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;

6. лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;

7. лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;

Лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресату листа партнера, фірми.

9. лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;

10. інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;

Супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо

За структурою виділяють такі ділові листи: Регламентовані — укладаються за певним встановленому зразку, Нерегламентовані — містять авторський текст і складаються у вільній формі, не мають встановленого зразка.

За кількістю адресатів Звичайні — надсилаються на одну адресу від імені одного кореспондента, Циркулярні — надсилаються цілій низці установ (наприклад, керівною установою до своїх структурних підрозділів (кілька адрес)), Колективні — надсилаються на одну адресу, але пишуть його від імені кількох кореспондентів.

За формою відправлення ділові листи можуть бути: Конвертові — надіслані за допомогою пошти в конверті (поштове відправлення), Електронні — надіслані в електронному вигляді на e-mail (електронна пошта), Факсові — надіслані факсом (факсове повідомлення).

Основні (реквізити) листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа;

Номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

Дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

10. індекс документа;

11. посилання на індекс та дату вхідного документа;

Адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

13. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання: