Характеристика действующей на предприятии системы получения, обработки и передачи информации между различными структурными подразделениями предприятия.

ООО «Мона Лиза» является предприятием с действующей информационной сетью.

На предприятии налажены три информационных сети: локальная сеть, сеть доступа в глобальную сеть Internet, а также сеть программы внутреннего контроля предприятия.

Общее количество персональных компьютеров типографии составляет 13 единиц. Все они соединены локальной сетью. Первоначальной целью ее внедрения было создание единой статистической базы предприятия по произведенным заказам. Разработка и наладка сети была инициирована самими сотрудниками агентства, а именно отделом автоматизации, управления и экономики. В ведении данного отдела находится также вся остальная оргтехника предприятия: принтеры, факсы, существующие сети предприятия, созданные собственными сотрудниками, протестированы специализированными компаниями и соответствуют всем необходимым требованиям.

Единая локальная сеть предприятия позволяет существенно сократить время на поиски и доставку необходимых документов за счет создания документарной базы данных предприятия. Для каждого подразделения агентства открыт доступ к ограниченной части общей базы данных.

Компьютеризация предприятия позволила существенно систематизировать работу подразделений, повысить уровень полезного использования рабочего времени. Также существенное влияние на работу предприятия оказывает наличие сети доступа в Internet. Это позволяет сотрудникам отделов продаж (отдел менеджеров на предприятии) отслеживать внешнюю информацию (о состоянии рынка сырья, конкурентах, поиск новых заказчиков). Отметим, что привлечение новых заказчиков происходит не только посредством рекомендаций в мире издательств, но и с помощью размещения в специализированных Интернет-порталах.

1.2. Автоматизация управленческих процессов
(кадровой службы)

В настоящее время на предприятии происходит освоение программы 1С: Предприятие 8.0. Зарплата и Управление персоналом.

Данная программа предназначена для реализации кадровой политики предприятий а также для комплексной автоматизации расчета заработной платы.

1С: Предприятие 8.0. Зарплата и Управление персоналом применяться в службах управления персоналом и бухгалтериях предприятий, а также
в других подразделениях, заинтересованных в эффективной организации работы сотрудников. Автоматизируются следующие направления управленческой и учетной деятельности:

планирование потребностей в персонале;

решение задач обеспечения бизнеса кадрами — подбор, анкетирование и оценка;

управление компетенциями, обучением, аттестациями работников;

управление финансовой мотивацией персонала;

эффективное планирование занятости персонала;

учет кадров и анализ кадрового состава;

начисление и выплата заработной платы;

исчисление регламентированных законодательством налогов
и взносов с фонда оплаты труда;

отражение начисленной зарплаты и налогов в затратах предприятия.

Основными преимуществами является то, что:

- руководство может иметь полный контроль за происходящим, задавать структуру предприятия и составляющих его организаций, анализировать кадровый состав, принимать управленческие решения на основе полной и достоверной информации;

- кадровой службе программа 1С помогает автоматизировать сложные задачи, в том числе анкетирование и подготовку отчетов о работниках
с различными условиями отбора и сортировки;

- представление отчетности в государственные органы станет менее трудоемким процессом. Особенно это касается сведений для персонифицированного учета Пенсионного фонда (СЗВ-4, АДВ-11)
и отчетности по налогу на доходы физических лиц (2-НДФЛ).

- "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" содержит усовершенствованный механизм учета использования рабочего времени
с поддержкой корректировки отработанного времени вручную, почасовых невыходов, графиков сокращенного рабочего времени.

- программа содержит не только инструменты учета кадров, но
и инструментарий управления персоналом: аттестациями, обучением, занятостью, включая планирование отпусков, набор кадров, включая менеджер контактов, и другие возможности.

- с помощью "1С:Зарплата и Управление Персоналом 8" проще составлять кадровую аналитическую отчетность, т.к. она включает отчеты по произвольным спискам работников, движению работников и наглядные диаграммы отпусков, полноценный воинский учет с формированием необходимой отчетности а также содержит все унифицированные формы по учету труда, включая формы Т-7, Т-10, Т-10а, Т-54.

Организационная структура

Организационная структура управления деятельностью имеет линейную форму, которая относится к простейшему виду бюрократических структур, в ней воплощены принципы централизма и единоначалия. Руководитель наделен всеми видами полномочий и осуществляет единоличное руководство. Руководитель несет полную ответственность за результаты деятельности вверенного ему подразделения.

Каждый подчиненный имеет только одного руководителя, а каждый руководитель - нескольких подчиненных в соответствии с нормами управляемости. Поэтому рост предприятия ведет к увеличению числа уровней управления.

Линейная структура формируется по производственному признаку с учетом степени концентрации производства, технологических особенностей, ассортимента выпускаемой продукции.

Простота структуры влечет за собой как достоинства, так и недостатки.

Достоинства:

· оперативность принятия и реализации управленческих решений;

· относительная простота реализации функций управления;

· четко выраженная ответственность.

Недостатки:

· разобщенность горизонтальных связей в производственных системах;

· множество контактов с подчиненными, информационная перегрузка;

· при большом числе уровней управления удлиняется процесс принятия и реализации управленческих решений;

· увеличение количества уровней управления при росте организации;

· жесткость структуры.

 

С целью усиления ответственности за порученное дело для каждого функционального отдела на предприятии разработаны типовые положения, в которых указываются его задачи, структура, функции отдельных работников с подробным перечислением обязанностей, прав начальника отдела и основных руководителей различных участков работы.

При создании функциональных отделов учитываются масштабы производства и производственная структура, сложность технологических процессов, характер выпускаемой продукции.

В соответствии с Законом о государственном предприятии (объединении) руководящие кадры предприятия обладают высокими деловыми, политическими и моральными качествами, предприимчивостью
и принципиальностью, умеют создавать сплоченный коллектив
и обеспечивать сочетание интересов трудового коллектива
с общенародными.

В целях обеспечения соответствия кадров возрастающим требованиям на предприятии проводится аттестация руководящих работников, специалистов и служащих.

Главной задачей управления является обеспечение роста эффективности производства на основе постоянного совершенствования технического уровня, форм и методов управления, повышение производительности труда как важнейших условий получения и наращивания доходов предприятия.

В основе управления предприятием лежат принципы, под которыми принято понимать руководящие направления и правила, положенные в основу решения задач, связанных с управлением. В принципах проявляются наиболее устойчивые черты объективных закономерностей управления.