Параметри та моніторинг процесу управління документацією та записами

Оцінка процесу в цілому проводиться один раз на рік. Відповідальним за проведення оцінки є ПВК. Відповідальним за проведення поточного моніторингу процесу є помічник директора та завідувач канцелярії.

Параметри процесу перевіряються внутрішніми аудиторами

 

Показник	Відповідаль-ний за вимірювання	Періодичність вимірювання	Хто аналізує	Форма реєстрації
Наявність актуальних версій всіх документів на відповідних робочих місцях	Внутрішній аудитор	У процесі видачі нових або коректування документів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків псування та втрати документів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків відсутності у Реєстрі фактично використаних документів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків псування та втрати записів	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Кількість випадків відсутності необхідних записів у місцях користування	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»
Дотримання терміну збереження	Внутрішній аудитор	В процесі внутрішніх аудитів	ПВК – щокварталу, Директор - щорічно	Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»

 

 

Аналіз параметрів процесу «Управління документацією та записами»

 

Параметр	План	Факт
Наявність актуальних версій всіх документів на відповідних робочих місцях, %
Кількість випадків псування та втрати документів
Кількість випадків відсутності у Реєстрі фактично використаних документів
Кількість випадків псування та втрати записів
Кількість випадків відсутності необхідних записів у місцях користування
Дотримання терміну збереження, %

 

Додатки

 

Додаток А. Форма Титульного листа

 

Київський національний торговельно-економічний університет

Чернівецький торговельно-економічний інститут

 

Система управління якістю

Затверджую

Директор

____________Т.М.Ореховська “____”___________ 20__р.

 

методика процесу

«назва процесу»

<код документу>

 

 

м. Місто, рік

 

Додаток Б. Форма листа погодження

 

ЛИСТ ПОГОДЖЕННЯ

Випускаючий підрозділ: <назва підрозділу>

	Посада	ПІБ	Підпис	Дата
Розробили

 

 

Документ узгоджено:

Посада	ПІБ	Підпис	Дата

Документ вводиться у дію вперше.

<або>

Документ заміняє <назва документу>

Термін перегляду документу _________________

 

Актуалізовано
	20… р.	20... р.	20... р.	20... р.
Дата
Підпис
Прізвище, ініціали

 

Додаток В. Форма змісту

ЗМІСТ (Приклад)

	Стор.
1. Призначення та сфера застосування
2. Нормативні посилання
3. Терміни та визначення
4. Відповідальність та повноваження
5. Загальні положення
6. Опис процесу
6.1. …
6.2. …
6.3. …
7. Показники ефективності та результативності процесу
Додатки
Додаток А. …
Додаток Б. …

Додаток Г. Форма листа реєстрації змін

ЛИСТ РЕЄСТРАЦІЇ ЗМІН

 

Дата	№ пункту	Короткий опис змін	Хто вніс зміни	Підпис

 

Додаток Д. Форма листа ознайомлення

 

ЛИСТ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

 

№	Посада	П.І.П.	Дата	Підпис

Додаток Е. Форма верхнього колонтитула

Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ	Код   ……..	Стор. 24
Методика процесу «Управління документацією та записами»	Редакція 1

 

 

1 – назва Інституту (TimesNewRoman, 10, жирний, курсив, по центру)

2– назва документа (TimesNewRoman, 9, курсив, по центру)

3 – код документа, за єдиним реєстром документації в ЦУЯ. (TimesNewRoman, 12, по центру)

4 – номер відповідної сторінки (TimesNewRoman, 9, по центру)

5 – номер редакції документу (TimesNewRoman, 9, по центру).

 

 

Додаток Є. Єдиний реєстр документації

 

Єдиний реєстр документації

 

№	Рівень документа	Позначення типу документа	пункт стандарта ІSО 9001	номер документа	Назва документа	Відповідальний за розробку	Дата затвердження	Дата перегляду	Примітка

 

Додаток Ж. Форма журналу видачі документації (врахованих копій)

Журнал видачі документації (врахованих копій)

Назва документа (код)_____________________________________________________________________________________________________

Відповідальний за розробку

та актуалізацію документа _________________________________________________________________________________________________

Місце збереження оригіналу документа______________________________________________________________________________________

№ копії	Структурний підрозділ, якому виданий документ	ПІБ, що отримала документ	Підпис особи, що отримала документ	Дата зміни (вилучення) документа	Підпис особи, що вилучила (внесла зміни) документ
…
…

 

Дата видачі документа_____________________________ ___________ (Р.І.Майданюк)

підпис

Додаток И. Форма журналу реєстрації вхідної документації

Журналі реєстрації вхідної документації

 

Вхід №	Дата надходження	Віза директора	Дата візи	Кореспондент (звідки лист)	№ листа присвяч. кореспонд.	Дата листа	Зміст документу	Який підрозділ отримав (П.І.П.)	Підпис	До якого числа контроль

 

 

Додаток Й. Форма журналу реєстрації вихідної документації

 

Журнал реєстрації вихідної документації

№ п/п	Дата відправлення	№ присвоєний канцелярією	Кому відправлено	Який підрозділ відправляв кореспонденцію	Хто підписав	Зміст документу	Контроль до якого числа було на контролі	Примітка

 

 

Додаток К. Форма листа «Перелік документації структурного підрозділу»