Призначення та сфера застосування

ЗМІСТ

 

1. Призначення та сфера застосування. 3

2. Нормативні посилання. 3

3. Терміни та визначення. 4

4. Відповідальність та повноваження. 5

5. Загальні положення. 5

6. Процес управління документацією СУЯ.. 7

6.1.Управління документацією внутрішнього походження. 7

6.1.1. Вимоги до оформлення документів СУЯ: 7

6.1.2.Вимоги до кодування документів. 7

6.1.3. Опис процесу управління внутрішньою документацією.. 9

6.1.4. Схема реалізації процесу «Управління внутрішньою документацією»…..

6.2. Особливості управління внутрішніми документами 1-3 рівнів. 11

6.3. Управління документацією зовнішнього походження 4-го рівня. 12

6.4. Управління документами 4-ого рівня «Записи». 13

6.5. Забезпечення адекватності документації СУЯ. 13

6.6. Забезпечення актуалізації документів СУЯ та порядок внесення змін. 14

6.7. Управління документацією в структурних підрозділах. 14

6.8. Вилучення неактуальних копій та архівування. 15

7 Параметри та моніторинг процесу управління документацією та записами……15 Додатки. 18

Додаток А. Форма Титульного листа. 19

Додаток Б. Форма листа погодження. 20

Додаток В. Форма змісту. 21

Додаток Г. Форма листа реєстрації змін. 22

Додаток Д. Форма листа ознайомлення. 23

Додаток Е. Форма верхнього колонтитула. 24

Додаток Є. Єдиний реєстр документації 25

Додаток Ж. Форма журналу видачі документації 26

Додаток И. Форма журналу реєстрації вхідної документації 27

Додаток Й. Форма журналу реєстрації вихідної документації 28

Додаток К. Форма листа «Перелік документації структурного підрозділу». 29

Додаток Л. Форма плану актуалізації документів СУЯ 2930

 

 

Призначення та сфера застосування

 

1.1. Ця методика процесу встановлює порядок управління документацією в системі управління якістю Чернівецького торговельно-економічного інституту КНТЕУ (далі, Інститут) та визначає засоби управління ними для:

- забезпечення адекватності затверджених документів;

- актуалізації та ідентифікації змін та повторне затвердження;

- забезпечення наявності діючих версій документів в місцях їх використання;

- забезпечення чіткості оформлення документів та їх ідентифікації;

- забезпечення ідентифікації документів зовнішнього походження;

- запобігання використання застарілих документів.

1.2. Дана методика процесу забезпечує відповідність системи управління якістю Інституту міжнародному стандарту ISO 9001:2008.

1.3. Ця методика процесу призначена для керівників та співробітників усіх підрозділів Інституту.

 

Нормативні посилання

 

Код документу	Назва документу
ISO 9001:2008	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Вимоги».
ISO 9000:2005	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Основні положення та словник».
ISO 9004:2009	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Настанови щодо поліпшення діяльності»
ISO/TR 10013:2001	«Рекомендації з документування систем управління якістю»
ДСТУ 4163-2003	Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів
№1247 07.08.1998р	Постанова Кабінету Міністрів України «Про розроблення державних стандартів вищої освіти»
НЯ	Настанова з системи управління якістю Інституту

 

 

Терміни та визначення

 

СУЯ	система управління якістю
Інститут	ЧТЕІ КНТЕУ
МОНмолодьспорт України	Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Документ	зафіксована на електронному або паперовому носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати, та визначити рівень доступу до неї
Настанова з системи управління якістю (НЯ)	документ, що містить загальний опис системи управління якістю Інституту
Методика процесу (МП)	обов’язковий документ СУЯ, що описує спосіб виконання процесу, який вимагається міжнародним стандартом ISO 9001:2008.
Задокументована процедура (ЗП)	документ СУЯ, що описує встановлений в Інституті спосіб та порядок виконання процесу
Запис	документ, що містить підтвердження виконаних робіт чи подій
Контрольний екземпляр (оригінал)	погоджений та затверджений екземпляр документу, оформлений відповідними підписами, печатками Інституту та зберігається у спеціально відведеному місці
Врахована копія	документ в електронному або паперовому вигляді, зміна та обіг якого контролюються
Неконтрольований примірник	документ на паперовому носії, що роздрукований з контрольованого примірника, зміни та обіг якого не контролюється
Анульований документ	документ, що втратив дію
Конфіденційний документ	документ, що містить конфіденційну інформацію та має певний режим використання
Внутрішній документ	документ розроблений в Інституті для внутрішнього користування
Зовнішній документ	документ розроблений зовнішніми організаціями, який використовується в межах Інституту
Публічний документ	документ розроблений в Інституті та призначений для використання поза його межами (інформація на сайті, буклети, звіти про діяльність для сторонніх користувачів тощо)
Документообіг	рух документів в Інституті з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення
Форма	документ, який використовується для реєстрації даних, яку вимагає СУЯ
ВК	відділ кадрів
СП	структурний підрозділ
ПВК	представник вищого керівництва з якості
Реквізит службового документа	інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і (або) надання документу юридичної сили

 

 

Відповідальність та повноваження

 

4.1. Відповідальність за організацію розробки цієї методики процесу несе помічник директора.

4.2. Відповідальність за розробку та реєстрацію МП, актуалізацію, внесення змін несе помічник директора та завідувач канцелярії.

4.3. Відповідальність за погодження та затвердження МП, збереження оригіналу, розміщення затвердженого стандарту в електронній базі Інституту, тиражування та видачу врахованих копій МП несе завідувач канцелярією.

4.4. Відповідальність за ознайомлення співробітників з МП несе керівник структурного підрозділу.

4.5. Відповідальність за використання документів, що втратили свою актуальність, покладається на керівників структурних підрозділів.

Загальні положення

5.1. Документація СУЯ забезпечує:

- єдине розуміння Політики з якості і методів її реалізації;

- опис процедур щодо забезпечення, управління та покращення якості;

- регламентування вимог до процесів СУЯ, включаючи розподіл прав, обов’язків, відповідальності учасників процесів за забезпечення якості, а також порядок їх взаємодії;

- визначення критеріїв оцінки діяльності Інституту в цілому та окремих процесів;

- отримання та реєстрацію інформації щодо результатів діяльності Інституту, рівня задоволеності споживачів та всіх зацікавлених сторін.

5.2. Документація системи управління якістю Інституту має наступну структуру:

· 1-й рівень – Настанова з якості (НЯ), Політика та цілі Інституту.

· 2-й рівень – Методики процесів (МП).

· 3-й рівень – інші документи внутрішнього походження: положення, інструкції, методичні рекомендації та зовнішнього походження: зовнішні законодавчі документи в сфері вищої освіти, зовнішні нормативні документи щодо організації навчально-виховної та наукової роботи в Інституті.

· 4-й рівень – Записи: розпорядча, інформаційно-довідкова документація, протоколи, акти відомості, журнали та ін.

5.3. Всі оригінали документів друкуються на аркушах офісного паперу формату А4 з одного боку.

5.4. Всі документи в Інституті створюються українською мовою.

5.5. Документи 1-3 рівня вводяться в дію після затвердження, якщо іншого не передбачено законодавством чи зовнішніми контролюючими органами. Застаріла редакція документів 1-3 рівнів виводиться з дії в момент затвердження нової редакції і має бути вилучена з місць користування завідувачем канцелярією.

5.6. Перелік діючих документів 1-3-ого рівня системи управління якістю надається в єдиному реєстрі документації, що знаходиться у каб. 210.

5.7. Актуальна документація СУЯ може знаходитися на паперових або електронних носіях.

5.8. З метою скорочення витрат на розмноження та розподіл документів, в Інституті використовується інформаційна електронна система (адрес в мережі – Base//Ns2//Менеджмент якості ISO) для збереження актуальних документів СУЯ 1-3 рівнів.

5.9. За необхідності користування документом СУЯ в паперовому вигляді канцелярія видає враховані копії з позначкою на першій сторінці «ВРАХОВАНА КОПІЯ №___», з реєстрацією виданих копій в журналу видачі документації (врахованих копій) (Додаток Ж).

5.10. Записи зберігаються в паперовому вигляді:

- Накази з основної діяльності – в канцелярії;

- Накази з особового складу співробітників - у відділі кадрів;

- Накази з особового складу студентів – у канцелярії;

- Накази та розпорядження з адміністративно-господарської роботи – у канцелярії;

- протоколи Вченої ради – у секретаря Вченої ради;

- протоколи засідань кафедр – на кафедрах;

- записи, щодо результатів навчальної та наукової діяльності – на кафедрах, в навчально-методичному відділі.

5.11. Вимоги до ведення записів та їх документообігу в Інституті викладено в інструкції з діловодства Інституту.

 

Таблиця 1

Рівень документу	Тип документу	Позначе-ння	Назва документу
І-й	Настанова з якості	НЯ	Настанова з якості
ІІ-ий	Методика процесу	МП	Методика процесу

Б – позначення згідно стовпцю 1 таблиці 2.

В – порядковий номер процесу згідно стовбцю 2 таблиці 2.

Таблиця 2

Позна-чення	№ з.п.	Назва процесу	Відповідальний
Управляючі процеси
У		Аналіз з боку вищого керівництва	Директорат
	Управління внутрішніми аудитами	Директорат
	Управління невідповідною продукцією	Директорат
	Управління коригувальними та запобіжними діями	Директорат
	Поточний аналіз та вдосконалення діяльності	Директорат
	Моніторинг вимог та задоволеності споживачів	Центр сприяння працевлаштуванню студентів та випускників
Процеси життєвого циклу
Ж		Ліцензування та акредитація	Директорат
	Формування контингенту студентів	Приймальна комісія
	Навчальний процес	Навчальний відділ
	Методичне забезпечення	Навчально-методичний відділ
	Виховний процес	Інститут кураторів
	Науково-дослідна робота	Навчально-методичний відділ
	Післядипломна робота	Центр післядипломної освіти
Процеси, що забезпечують діяльність
З		Управління документацією та записами	Канцелярія
	Управління персоналом	Відділ кадрів
	Управління інфраструктурою	АГЧ
	Управління інформаційними процесами	ІОЦ-ЦІТ
	Управління закупівлями	Бухгалтерія
	Управління міжнародним співробітництвом	Відділ міжнародних зв’язків

 

Єдиний реєстр документації ведеться в Excel-файлі (Додаток Є).

Вносити зміни до реєстру має право лише співробітники помічник директора.

До реєстру заносяться діючі документи.

Додатки

 

ЛИСТ ПОГОДЖЕННЯ

Випускаючий підрозділ: <назва підрозділу>

	Посада	ПІБ	Підпис	Дата
Розробили

 

 

Документ узгоджено:

Посада	ПІБ	Підпис	Дата

Додаток В. Форма змісту

ЗМІСТ (Приклад)

	Стор.
1. Призначення та сфера застосування
2. Нормативні посилання
3. Терміни та визначення
4. Відповідальність та повноваження
5. Загальні положення
6. Опис процесу
6.1. …
6.2. …
6.3. …
7. Показники ефективності та результативності процесу
Додатки
Додаток А. …
Додаток Б. …

ЛИСТ РЕЄСТРАЦІЇ ЗМІН

 

Дата	№ пункту	Короткий опис змін	Хто вніс зміни	Підпис

 

ЛИСТ ОЗНАЙОМЛЕННЯ

 

№	Посада	П.І.П.	Дата	Підпис

Додаток Е. Форма верхнього колонтитула

Чернівецький торговельно-економічний інститут КНТЕУ	Код   ……..	Стор. 24
Методика процесу «Управління документацією та записами»	Редакція 1

 

 

1 – назва Інституту (TimesNewRoman, 10, жирний, курсив, по центру)

2– назва документа (TimesNewRoman, 9, курсив, по центру)

3 – код документа, за єдиним реєстром документації в ЦУЯ. (TimesNewRoman, 12, по центру)

4 – номер відповідної сторінки (TimesNewRoman, 9, по центру)

5 – номер редакції документу (TimesNewRoman, 9, по центру).

 

 

Єдиний реєстр документації

 

№	Рівень документа	Позначення типу документа	пункт стандарта ІSО 9001	номер документа	Назва документа	Відповідальний за розробку	Дата затвердження	Дата перегляду	Примітка

 

Відповідальний за розробку

та актуалізацію документа _________________________________________________________________________________________________

Місце збереження оригіналу документа______________________________________________________________________________________

№ копії	Структурний підрозділ, якому виданий документ	ПІБ, що отримала документ	Підпис особи, що отримала документ	Дата зміни (вилучення) документа	Підпис особи, що вилучила (внесла зміни) документ
…
…

 

Дата видачі документа_____________________________ ___________ (Р.І.Майданюк)

підпис

Додаток Л

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор ЧТЕІ КНТЕУ

____________Т.М.Ореховська

"____" ________20 р.

 

План актуалізації документів СУЯ

№ п/п

Назва документа

Місяці

Примітка

 

Відповідальний за процес ____________________ ___________________

 

ЗМІСТ

 

1. Призначення та сфера застосування. 3

2. Нормативні посилання. 3

3. Терміни та визначення. 4

4. Відповідальність та повноваження. 5

5. Загальні положення. 5

6. Процес управління документацією СУЯ.. 7

6.1.Управління документацією внутрішнього походження. 7

6.1.1. Вимоги до оформлення документів СУЯ: 7

6.1.2.Вимоги до кодування документів. 7

6.1.3. Опис процесу управління внутрішньою документацією.. 9

6.1.4. Схема реалізації процесу «Управління внутрішньою документацією»…..

6.2. Особливості управління внутрішніми документами 1-3 рівнів. 11

6.3. Управління документацією зовнішнього походження 4-го рівня. 12

6.4. Управління документами 4-ого рівня «Записи». 13

6.5. Забезпечення адекватності документації СУЯ. 13

6.6. Забезпечення актуалізації документів СУЯ та порядок внесення змін. 14

6.7. Управління документацією в структурних підрозділах. 14

6.8. Вилучення неактуальних копій та архівування. 15

7 Параметри та моніторинг процесу управління документацією та записами……15 Додатки. 18

Додаток А. Форма Титульного листа. 19

Додаток Б. Форма листа погодження. 20

Додаток В. Форма змісту. 21

Додаток Г. Форма листа реєстрації змін. 22

Додаток Д. Форма листа ознайомлення. 23

Додаток Е. Форма верхнього колонтитула. 24

Додаток Є. Єдиний реєстр документації 25

Додаток Ж. Форма журналу видачі документації 26

Додаток И. Форма журналу реєстрації вхідної документації 27

Додаток Й. Форма журналу реєстрації вихідної документації 28

Додаток К. Форма листа «Перелік документації структурного підрозділу». 29

Додаток Л. Форма плану актуалізації документів СУЯ 2930

 

 

Призначення та сфера застосування

 

1.1. Ця методика процесу встановлює порядок управління документацією в системі управління якістю Чернівецького торговельно-економічного інституту КНТЕУ (далі, Інститут) та визначає засоби управління ними для:

- забезпечення адекватності затверджених документів;

- актуалізації та ідентифікації змін та повторне затвердження;

- забезпечення наявності діючих версій документів в місцях їх використання;

- забезпечення чіткості оформлення документів та їх ідентифікації;

- забезпечення ідентифікації документів зовнішнього походження;

- запобігання використання застарілих документів.

1.2. Дана методика процесу забезпечує відповідність системи управління якістю Інституту міжнародному стандарту ISO 9001:2008.

1.3. Ця методика процесу призначена для керівників та співробітників усіх підрозділів Інституту.

 

Нормативні посилання

 

Код документу	Назва документу
ISO 9001:2008	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Вимоги».
ISO 9000:2005	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Основні положення та словник».
ISO 9004:2009	Міжнародний стандарт «Системи управління якістю. Настанови щодо поліпшення діяльності»
ISO/TR 10013:2001	«Рекомендації з документування систем управління якістю»
ДСТУ 4163-2003	Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів
№1247 07.08.1998р	Постанова Кабінету Міністрів України «Про розроблення державних стандартів вищої освіти»
НЯ	Настанова з системи управління якістю Інституту

 

 

Терміни та визначення

 

СУЯ	система управління якістю
Інститут	ЧТЕІ КНТЕУ
МОНмолодьспорт України	Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України
Документ	зафіксована на електронному або паперовому носії інформація з реквізитами, що дозволяє її ідентифікувати, та визначити рівень доступу до неї
Настанова з системи управління якістю (НЯ)	документ, що містить загальний опис системи управління якістю Інституту
Методика процесу (МП)	обов’язковий документ СУЯ, що описує спосіб виконання процесу, який вимагається міжнародним стандартом ISO 9001:2008.
Задокументована процедура (ЗП)	документ СУЯ, що описує встановлений в Інституті спосіб та порядок виконання процесу
Запис	документ, що містить підтвердження виконаних робіт чи подій
Контрольний екземпляр (оригінал)	погоджений та затверджений екземпляр документу, оформлений відповідними підписами, печатками Інституту та зберігається у спеціально відведеному місці
Врахована копія	документ в електронному або паперовому вигляді, зміна та обіг якого контролюються
Неконтрольований примірник	документ на паперовому носії, що роздрукований з контрольованого примірника, зміни та обіг якого не контролюється
Анульований документ	документ, що втратив дію
Конфіденційний документ	документ, що містить конфіденційну інформацію та має певний режим використання
Внутрішній документ	документ розроблений в Інституті для внутрішнього користування
Зовнішній документ	документ розроблений зовнішніми організаціями, який використовується в межах Інституту
Публічний документ	документ розроблений в Інституті та призначений для використання поза його межами (інформація на сайті, буклети, звіти про діяльність для сторонніх користувачів тощо)
Документообіг	рух документів в Інституті з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення
Форма	документ, який використовується для реєстрації даних, яку вимагає СУЯ
ВК	відділ кадрів
СП	структурний підрозділ
ПВК	представник вищого керівництва з якості
Реквізит службового документа	інформація, яку зафіксовано в службовому документі для його ідентифікації, організації обігу і (або) надання документу юридичної сили