Закон информированности-упорядоченности.

Обычно информацию разделяют на два больших класса:

- объективную – имеющую материальное отражение в товаре;

- субъективную – отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объекта управления как потребительной стоимости.

Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.

Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью - это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности.

Чем большей информацией располагает организация о внешней и внутренней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования. Но при этом должны выполняться требования к информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Объем информации должен рассматриваться с двух сторон - как объем символьной и воспринимаемой информации. Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах. Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта). Объем воспринимаемой информации имеет три уровня: информационная избыточность; субминимальный уровень; недостаток информации (информационный голод).

Достоверность информации - это процент реальных сведений к общему объему информации. Достоверность имеет три уровня:

- абсолютный (100%),

- доверительный (более 80%),

- негативный (менее 80%).

Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Достоверность может быть искусственно повышена в результате обработки большего, чем обычно, объема информации по эффективным методикам или алгоритмам.

Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения.

Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:

- улучшения настроения;

- поднятия эмоционального уровня;

- предварительной настройки внимания на заданную тему.

Насыщенность имеет три уровня:

- высокий (80 - 100%),

- нормативный (50 - 80%),

- низкий (менее 50%).

Открытость информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

- секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Степень секретности информации отражается в грифах: особая важность, совершенно секретно, секретно.

- конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся: информация с высоким уровнем ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.): инвестиционные программы и планы инвестиций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, сведения о партнерах и клиентах.

- публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т.е. создание информационной избыточности. Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др.

Формулировка закона информированности-упорядоченности: чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствие закона: информированность работника после достижения ею критического уровня переходит в его компетентность.

Руководитель, используя характеристики информации, имеет возможность создать первоклассный информационный ресурс своей организации.

Благоприятный результат в управлении возможен лишь в том случае, если используется закон информированности-упорядоченности. Для этого руководители организаций должны:

- формировать для конкретного задания оптимальный набор требуемых характеристик информации;

- находить или создавать свои источники с требуемыми характеристиками информации;

- повышать квалификацию своих сотрудников;

- внедрять передовые информационные технологии.

Закон единства анализа и синтеза.

Суть анализа (декомпозиции) состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза (агрегирования) - в соединении (мысленном или реальном) простых составляющих объекта в единое целое.

В целом люди различаются по доминированию аналитического или синтетического склада мышления. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому, говоря о единстве анализа и синтеза, мы подразумеваем их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Анализ (разделение) некоторой системы может идти по трем путям:

- выделенные части независимы друг от друга и сохраняют при этом все свои свойства;

- выделенные части зависимы друг от друга и при разделе­нии теряют ряд неосновных свойств;

- выделенные части зависимы друг от друга и при разделении теряют основные свойства.

Процесс объединения обычно проводится в два этапа:

- моделирование нового целого либо мысленное, либо с помощью пакетов прикладных программ на компьютере;

- натурная реализация.

Формулировка закона: Каждая организационная система стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования за счет постоянного изменения своей структуры или последовательности выполняемых функций.

Скорость и результат преобразования зависят от диапазона изменения внешней или внутренней среды.

Для выполнения данного закона руководителю рекомендуется:

- составлять и реализовывать программы постоянного совер­шенствования компании, ее элементов и подразделений;

- проводить маркетинговые исследования в ключевых обла­стях деятельности;

- использовать информационную технологию управления.

В совершенствовании систем управления анализ обычно предшествует синтезу. Однако, при проектировании организаций встречаются случаи когда синтез предшествует анализу. Например, при моделировании вариантов построения холдингов, финансово-промышленных групп. В этом случае сначала объединяют несколько компаний или подразделений и оценивают результаты совместной работы. Если эти результаты не удовлетворительные, то происходит новое объединение с последующей конечной оценкой.