Abt: the arrival of our inspectors

Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

In reply (Referring) to your letter of 2^nd Mar. this year we would like to inform you….	В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем вам, что ….
This is in reply to your letter of May 9^thabout (regarding, concerning)…	Отвечаю (ем) на Ваше письмо от 9 мая, касающееся…
We thank you for your letter dated 3^rd Jun. and write to tell you….	Благодарим за Ваше письмо от 3 июня и сообщаем вам, что ….
We thank you for the letter of 13^th Mar. …	Благодарим за Ваше письмо от 13 марта ….
We are sorry to have to remind you…	К сожалению, нам приходится напоминать вам, что …
To your regret we shall have to….	К сожалению, мы вынуждены …
We are glad to inform you….	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are happy to tell you…	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are pleased to inform you...	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are surprised to learn that…	Мы с удивлением узнали, что …..
Further to our letter of 3^rd Jun. ….	В дополнение к нашему письму от 3 июня…
With reference to…	Ссылаясь на …….
We have been referred to you for….	Мы обратились к Вам для…
We have received your letter dated 13^th Mar. …	Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта ……
As we mentioned in our previous letter dated November 5^th,	Как мы указывали в предыдущем письме от 5 ноября, …..

Текст письма

Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу. Если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку. Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых и многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством. Чтобы письмо легче воспринималось, и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или иную сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, less, but	однако, все же, но
nevertheless	тем не менее
otherwise	иначе, в противном случае
on the contrary	наоборот
again	и еще
also, in addition, besides	кроме того
so, therefore, in this way	поэтому (таким образом)
in short	короче говоря
as a result	в результате
on the other hand	с другой стороны

 

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире. Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца. Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы. Вторая и последующие страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма). В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия или инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных в разделе первый абзац, могут быть полезными следующие обороты:

We regret being unable to	Сожалеем, что мы не можем …..
Unfortunately we cannot…….	К сожалению, мы не можем …
Please accept our apologies……	Просим принять наши извинения за..
We express our apology……	Извините нас за …….
We offer our apology	Мы приносим наши извинения за….
We would be very much obliged …..	Мы были бы весьма признательны …
I shall be grateful to you ….	Мы будем Вам благодарны …..
We shall appreciate it if ….	Мы будем Вам признательны, если……
We are indebted to the Representatives of PG Company in Russiа for your address.	Мы обязаны за Ваш адрес представителям компании PG в России
We owe your address to …. a certain company.	Мы обязаны за Ваш адрес ….. такой-то фирме.
Please let us know ….	Просим Вас сообщить нам ….
We would ask you to ….	Мы просили бы Вас ….
We would be obliged if ….	Мы были бы обязаны, если бы …..
We would be glad to have your latest catalogue.	Мы были бы рады получить Ваш последний каталог.
We confirm our consent to the alterations.	Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.
I wish to (May I) call your attention to (the fact that)...	Хотелось бы привлечь Ваше внимание к тому факту, что…
May I ask you for your attention to…	Могу ли я привлечь Ваше внимание к…
Please pay attention to…	Пожалуйста, обратите внимание на …

Заключительный абзац

Конечный абзац содержит в заключение намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, т.е. он подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу тому, что нужно предпринять. Полезные обороты и фразы:

 

We look forward to collaborating with you to the mutual benefit of our companies.	С интересом ожидаем развития сотрудничества с Вами к взаимной выгоде обеих сторон.
We look forward to hearing from you soon.	С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем.
Your prompt (early) reply will be appreciated. (Will you kindly let us have an early reply?)	Мы будем благодарны за Ваш скорый ответ.
Your reply by return mail would be appreciated.	Мы будем благодарны за ответ по электронной почте.
Awaiting (In anticipation of) your reply, I remain	В ожидании Вашего ответа, остаюсь…
I hope that we shall have the pleasure of seeing you again at the next congress.	Надеюсь, мы снова увидимся на следующем конгрессе.
I hope your visit will be fruitful.	Надеюсь, Ваш визит будет полезным.
Thank you once again for…	Еще раз спасибо за…
Please give (send, convey, extend) my best (sincere and warm) regards to…	Пожалуйста, передайте мои лучшие (чистосердечные и теплые) пожелания…
I extend my best wishes to you. With all best wishes (regards). With best personal wishes (regards)	С наилучшими пожеланиями.
Thanking and expecting your reply at your earliest convenience, I remain…	С благодарностью и в ожидании Вашего скорейшего ответа, остаюсь...

Заключительная формула вежливости

Это просто вежливая форма окончания письма. Используемые обороты должны соответствовать ситуации, а также вступительному обращению.

Так, если Вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно обязательно словами Yours sincerely (GB)/Sincerely yours (US). Если Вы не знаете имени адресата и обращаетесь нейтрально Dear Sir/Madam и т.д., то в конце письма должно стоять Yours faithfully (US/GB).

 

Dear Sir(s), (Dear Madam),   Yours faithfully,	С уважением ….
Dear Mr. Brown, Dear Mrs. Brown,   Yours sincerely,	Искренне Ваш…..
Dear Mr. Popov, (My Dear Mrs. Smith,) Yours very sincerely,	Многоуважаемый/ая (более теплое отношение)….
American: Gentlemen:   Yours truly, (Yours very truly,)	Искренне Ваш…..
Respectfully yours,	С уважением/ почтением
Best regards/ Regards,	С наилучшими пожеланиями
Devotedly yours, Devotedly	Преданный Вам/тебе

Подпись

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

Под заключительной формулой вежливости (выше подписи) прописными буквами печатается название фирмы или организации, за которую автор подписывает письмо.

Если автор подписывает письмо от имени и по поручению компании или другого лица употребляются слова per pro. = p. pro. = p. p. (коротко от per procurationem), и употребляется перед названием компании или фамилией.

Yours faithfully,

Per. Pro. THE ORIENTAL TRADING CO.LTD

F. Howard

Secretary

ОБРАЗЕЦ РАСПОЛОЖЕНИЯ ВСЕХ СОСТАВНЫХ ЧАСТЕЙ

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

The Secretary, The Western Wheat Co.Plc, 64, Darwin Road, LIVERPOOL, 16, England. (The Inside Address) 2^nd Febr,2005 (The date) Dear Sir, (The Opening Salutation) Abt: ORDER No. 1367 (The Subject heading) We thank you for your letter of 23^rd of January and are writing to inform you that ….. (The Opening Paragraph) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (The Body of the Letter) We hope that these alterations will be acceptable to you and expect your reply as soon as possible. (The Closing Paragraph) Yours faithfully, (The Complimentary Closing) per pro. THE ORIENTAL TRADING Co.LTD J. Brown Manager (The signature) Enc: Alterations (I page) (Enclosures and postscripts) Секретарю Компания….. ул Дарвин, 64 Ливерпуль 16 Англия Дата Уважаемый господин…. (вступительное обращение) Тема письма: Заказ№1367 Благодарим Вас за письмо от 23 января и сообщаем Вам, что …… (вступительный параграф)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………… (основная часть письма)………………………………………………………………………………... Мы надеемся, что эти изменения для Вас приемлемые, и надеемся на скорый ответ. (заключительная часть письма) Искренне ваш (Фразы, выражающие признательность) Название компании адресата Имя адресата Должность адресата Приложение (поправки к контракту, 1 страница)

 

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

ПО НАУЧНО-МЕДИЦИНСКОЙ ТЕМАТИКЕ

 

1. ПЕРЕПИСКА МЕЖДУ НАУЧНЫМИ И

ДЕЛОВЫМИ ПАРТНЕРАМИ

 

1.1. Письмо-приглашение (INVITATION LETTER)

Существует несколько типов приглашений:

1. Официальное (пишется от третьего лица, часто на специально напечатанных карточках с пропусками для имени приглашенного (-ных) и для даты).

2. Нейтральное (простое дружеское приглашение)

3. Неофициальное (приглашение по телефону или в разговоре)

Письменные приглашения следует рассылать за две-три недели до праздничного события. Этикет требует письменного ответа на приглашение. Ответ на официальное приглашение пишется от третьего лица, без вступительного обращения, заключительной фразы вежливости и подписи.

 

THE INVITATION CARD (Официальное приглашение)

 

The Chairman and Directors of THE BRUSH GROUP PLC request the pleasure of your company at the reception to be held at the Reception hall, ……………… at 7 p.m. on Friday, 24^th April, 2009 Evening Dress R. S. V. P. to the Secretary

Председатель и Совет директоров компании …………………………… рады пригласить представителей Вашей компании на прием, который будет проведен в зале приемов…………24 Апреля 2009 в пятницу 7 вечера Вечерняя форма одежды Просьба ответить (от фр. «Réponder, s’il vous plaît») секретарю