Вступительное обращение (приветствие)

НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

П О Ч Т О В Ы Е П И С Ь М А

Оформление конверта

stamp

Если Вы отправляете письмо в одну из западных стран, то помните, что адрес получателя пишется в обратном порядке, нежели у нас в стране:

- на первой строке пишутся имя и фамилия получателя,

- на второй строке – номер квартиры, дома и название улицы; если дом имеет персональное имя, то оно располагается на отдельной строке, перед названием улицы,

- на третьей строке пишется название города или деревни, после него (иногда перед ним) – почтовый индекс, затем идёт название страны, (для США перед ним необходимо писать название штата),

- адрес получателя нужно писать в центре конверта, а адрес отправителя (обратный адрес) в некоторых странах принято писать в верхнем левом углу (независимо от того, является ли письмо личным или официальным); часто зарубежные корреспонденты пишут свой (обратный) адрес на обратной стороне конверта

 

1.2. Расположение и части делового письма .

В деловой переписке можно использовать, во-первых, некоторые общепринятые стандартные обороты, во-вторых, типовые письма, все это ускоряет процесс коммуникации и позволяет сэкономить время. Однако составитель должен знать основные части любого делового письма и их расположение.

 

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей:

· Даты

· Внутреннего адреса (адреса получателя)

· Вступительного обращения (приветствия)

· Заголовка к тексту

· Начального абзаца

· Текста письма

· Заключительного абзаца

· Заключительной формулы вежливости

· Подписи

· Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса

Дата

В деловых английских письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, например 2^nd April, 2005 (2 Apr., 2005). Названия месяцев можно сокращать Jan., Feb., Mar., Apr., Jun., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec., July и May пишутся всегда полностью.

В деловых американских письмах дата пишется иначе (сначала месяц, затем день и год). Например, Apr. 2^nd, 2005.

Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали. Messrs (мн. ч. от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо других званий и лишь когда это товарищество.

 

Messrs Brown & Smith,

High Holborn,

LONDON,W.C.I.

But:

Sir James Brown & Co,

Manor Gardens,

LONDON

После названия фирмы в адресе указывается название улицы, затем название города и графства (штата), страны.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: Attention of …

Brown & Co. Plc.,

High Street,

LONDON, E.C.

Attention of Mr. Popov

Вступительное обращение (приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме, форма приветствия будет Dear Sirs - Господа, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет Dear Sir или Dear Madam (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам). Американцы предпочитают форму Gentlemen. Запятую после обращения обычно ставят британцы, а двоеточие американцы. После обращения восклицательный знак не ставят.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте Dear Sir. Если получатель Вам известен лично, можно использовать более теплую и дружественную форму обращения Dear Mr. Brown.

Note: То whom it may concern — обращение в письме или деловой бума­ге в том случае, когда не известен адресат.

 

Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту дает получателю сразу понять, о чем письмо. Он помещается сразу после вступительного обращения в середине страницы. Иногда употребляется форма Abt – about – означающая – о -. Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях его рекомендуется писать просто заглавными буквами.

Однако этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы понять, о чем будет речь в письме.

Dear Sir,

Abt: Order No. 342 of 3^rd Apr., 1990

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 1990

Dear Mr. Brown,

Первый абзац письма

Первый абзац письма часто дает понять, о чем будет письмо, тем, что дает ссылку на дату письма, на которое пишется ответ, а также передает отношение к нему отправителя, выражая удовлетворение, сожаление или благодарность. Первый абзац выиграет и скорее привлечет внимание получателя, если будет коротким, нежели длинным.

In reply (Referring) to your letter of 2^nd Mar. this year we would like to inform you….	В ответ на Ваше письмо от 2 марта этого года сообщаем вам, что ….
This is in reply to your letter of May 9^thabout (regarding, concerning)…	Отвечаю (ем) на Ваше письмо от 9 мая, касающееся…
We thank you for your letter dated 3^rd Jun. and write to tell you….	Благодарим за Ваше письмо от 3 июня и сообщаем вам, что ….
We thank you for the letter of 13^th Mar. …	Благодарим за Ваше письмо от 13 марта ….
We are sorry to have to remind you…	К сожалению, нам приходится напоминать вам, что …
To your regret we shall have to….	К сожалению, мы вынуждены …
We are glad to inform you….	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are happy to tell you…	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are pleased to inform you...	С удовольствием сообщаем Вам, что.…
We are surprised to learn that…	Мы с удивлением узнали, что …..
Further to our letter of 3^rd Jun. ….	В дополнение к нашему письму от 3 июня…
With reference to…	Ссылаясь на …….
We have been referred to you for….	Мы обратились к Вам для…
We have received your letter dated 13^th Mar. …	Подтверждаем получение Вашего письма от 13 марта ……
As we mentioned in our previous letter dated November 5^th,	Как мы указывали в предыдущем письме от 5 ноября, …..

Текст письма

Письмо должно быть посвящено лишь одному вопросу. Если в нем затронуто несколько вопросов, оно может требовать внимания разных отделов, кроме того, это усложняет его подшивку. Деловые письма должны быть точными и простыми, вежливыми и искренними, сжатыми и краткими. Это означает выбор простых, коротких слов и предложений, открытое и искреннее признание ошибок, выбор сжатых выражений и предложений, а не расплывчатых и многословных, без повторов и ненужных слов, без избыточной информации. Выражаться нужно по-дружески и с достоинством. Чтобы письмо легче воспринималось, и в какой-то мере было более привлекательным, необходимо делить его на абзацы с тем, чтобы каждый абзац содержал одну мысль, подчеркивал ту или иную сторону вопроса или давал дополнительную подробность.

Если несколько абзацев посвящены одной теме, они должны быть связаны между собой. Это достигается либо нумерацией абзацев, либо использованием связующих слов, таких как:

however, still, yet, less, but	однако, все же, но
nevertheless	тем не менее
otherwise	иначе, в противном случае
on the contrary	наоборот
again	и еще
also, in addition, besides	кроме того
so, therefore, in this way	поэтому (таким образом)
in short	короче говоря
as a result	в результате
on the other hand	с другой стороны

 

Если письмо длинное, абзацы могут иметь заголовки, которые печатаются обычными или заглавными буквами. После заголовков можно ставить точку, двоеточие или тире. Если заголовки печатаются обычными буквами, их следует подчеркивать, чтобы выделить из текста абзаца. Если в письме больше одной страницы, они должны быть пронумерованы. Вторая и последующие страницы печатаются на свободных листах (без заголовка письма). В левом углу каждого листа должны быть напечатаны фамилия или инициалы получателя, а под номером страницы – дата письма.

Кроме оборотов и фраз, выражающих сожаление, благодарность и другое отношение автора письма, данных в разделе первый абзац, могут быть полезными следующие обороты:

We regret being unable to	Сожалеем, что мы не можем …..
Unfortunately we cannot…….	К сожалению, мы не можем …
Please accept our apologies……	Просим принять наши извинения за..
We express our apology……	Извините нас за …….
We offer our apology	Мы приносим наши извинения за….
We would be very much obliged …..	Мы были бы весьма признательны …
I shall be grateful to you ….	Мы будем Вам благодарны …..
We shall appreciate it if ….	Мы будем Вам признательны, если……
We are indebted to the Representatives of PG Company in Russiа for your address.	Мы обязаны за Ваш адрес представителям компании PG в России
We owe your address to …. a certain company.	Мы обязаны за Ваш адрес ….. такой-то фирме.
Please let us know ….	Просим Вас сообщить нам ….
We would ask you to ….	Мы просили бы Вас ….
We would be obliged if ….	Мы были бы обязаны, если бы …..
We would be glad to have your latest catalogue.	Мы были бы рады получить Ваш последний каталог.
We confirm our consent to the alterations.	Подтверждаем свое согласие с данными изменениями.
I wish to (May I) call your attention to (the fact that)...	Хотелось бы привлечь Ваше внимание к тому факту, что…
May I ask you for your attention to…	Могу ли я привлечь Ваше внимание к…
Please pay attention to…	Пожалуйста, обратите внимание на …

Заключительный абзац

Конечный абзац содержит в заключение намерения, надежды и ожидания отправителя о действиях в будущем, т.е. он подводит итог тому, что обсуждалось и дает перспективу тому, что нужно предпринять. Полезные обороты и фразы:

 

We look forward to collaborating with you to the mutual benefit of our companies.	С интересом ожидаем развития сотрудничества с Вами к взаимной выгоде обеих сторон.
We look forward to hearing from you soon.	С нетерпением ожидаем Вашего ответа в ближайшем будущем.
Your prompt (early) reply will be appreciated. (Will you kindly let us have an early reply?)	Мы будем благодарны за Ваш скорый ответ.
Your reply by return mail would be appreciated.	Мы будем благодарны за ответ по электронной почте.
Awaiting (In anticipation of) your reply, I remain	В ожидании Вашего ответа, остаюсь…
I hope that we shall have the pleasure of seeing you again at the next congress.	Надеюсь, мы снова увидимся на следующем конгрессе.
I hope your visit will be fruitful.	Надеюсь, Ваш визит будет полезным.
Thank you once again for…	Еще раз спасибо за…
Please give (send, convey, extend) my best (sincere and warm) regards to…	Пожалуйста, передайте мои лучшие (чистосердечные и теплые) пожелания…
I extend my best wishes to you. With all best wishes (regards). With best personal wishes (regards)	С наилучшими пожеланиями.
Thanking and expecting your reply at your earliest convenience, I remain…	С благодарностью и в ожидании Вашего скорейшего ответа, остаюсь...

Подпись

Деловые письма подписываются от руки чернилами, четко и разборчиво. Подпись всегда должна быть одинакова по стилю. Под подписью обычно печатается фамилия и должность подписывающего письмо.

Под заключительной формулой вежливости (выше подписи) прописными буквами печатается название фирмы или организации, за которую автор подписывает письмо.

Если автор подписывает письмо от имени и по поручению компании или другого лица употребляются слова per pro. = p. pro. = p. p. (коротко от per procurationem), и употребляется перед названием компании или фамилией.

Yours faithfully,

F. Howard

Secretary

ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

The Secretary, The Western Wheat Co.Plc, 64, Darwin Road, LIVERPOOL, 16, England. (The Inside Address) 2^nd Febr,2005 (The date) Dear Sir, (The Opening Salutation) Abt: ORDER No. 1367 (The Subject heading) We thank you for your letter of 23^rd of January and are writing to inform you that ….. (The Opening Paragraph) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (The Body of the Letter) We hope that these alterations will be acceptable to you and expect your reply as soon as possible. (The Closing Paragraph) Yours faithfully, (The Complimentary Closing) per pro. THE ORIENTAL TRADING Co.LTD J. Brown Manager (The signature) Enc: Alterations (I page) (Enclosures and postscripts) Секретарю Компания….. ул Дарвин, 64 Ливерпуль 16 Англия Дата Уважаемый господин…. (вступительное обращение) Тема письма: Заказ№1367 Благодарим Вас за письмо от 23 января и сообщаем Вам, что …… (вступительный параграф)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………… (основная часть письма)………………………………………………………………………………... Мы надеемся, что эти изменения для Вас приемлемые, и надеемся на скорый ответ. (заключительная часть письма) Искренне ваш (Фразы, выражающие признательность) Название компании адресата Имя адресата Должность адресата Приложение (поправки к контракту, 1 страница)

 

ОСНОВНЫЕ ТИПЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

ПО НАУЧНО-МЕДИЦИНСКОЙ ТЕМАТИКЕ

 

1. ПЕРЕПИСКА МЕЖДУ НАУЧНЫМИ И

ДЕЛОВЫМИ ПАРТНЕРАМИ

 

1.1. Письмо-приглашение (INVITATION LETTER)

Существует несколько типов приглашений:

1. Официальное (пишется от третьего лица, часто на специально напечатанных карточках с пропусками для имени приглашенного (-ных) и для даты).

2. Нейтральное (простое дружеское приглашение)

3. Неофициальное (приглашение по телефону или в разговоре)

Письменные приглашения следует рассылать за две-три недели до праздничного события. Этикет требует письменного ответа на приглашение. Ответ на официальное приглашение пишется от третьего лица, без вступительного обращения, заключительной фразы вежливости и подписи.

 

THE INVITATION CARD (Официальное приглашение)

 

The Chairman and Directors of THE BRUSH GROUP PLC request the pleasure of your company at the reception to be held at the Reception hall, ……………… at 7 p.m. on Friday, 24^th April, 2009 Evening Dress R. S. V. P. to the Secretary

Председатель и Совет директоров компании …………………………… рады пригласить представителей Вашей компании на прием, который будет проведен в зале приемов…………24 Апреля 2009 в пятницу 7 вечера Вечерняя форма одежды Просьба ответить (от фр. «Réponder, s’il vous plaît») секретарю

 

 

Письмо-заказ (LETTER-ORDER)

 

9^th Jun.,2008 Dear Sir, We thank you for your letter of 5^th Jun. Enclosing your latest leaflet of the new model of topographic scanner. We have decided to place a trial order with you for 3 topographic scanner. As to the delivery date we agree that they should be shipped 2 months after your confirmation of the order. Dispatch and marking instructions will be given by our forwarding agents in London, who will tell you of their charges. Please tell us by telex when the equipment has been dispatched. Yours faithfully, ……………..   Ув. господин, Благодарим Вас за Ваше письмо от 5 июня, а также за приложение нового образца топографического сканера. Мы решили заказать три пробных образца оборудования. Что касается срока поставки, то мы согласны, что товар должен быть отгружен по истечению двух месяцев после подтверждения заказа. Отправка и другие распоряжения будут осуществляться нашими агентами до пути в Лондон, они же расскажут Вам о расходах. Пожалуйста, сообщите нам, когда оборудование будет отгружено. Искренне ваш, ………………

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ

НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

Служебная записка обычно оформляется для внутреннего использования на рабочем месте. Для этого существуют специальные бланки. Ниже приводится образец такого бланка и один из вариантов его заполнения.

To: (кому)

From: (от кого)

Subject: (предмет записки)

Date: (дата)

……………………………………………………………………………………..

(Текст служебной записки)

(Подпись) _____

To: Sales representatives

From: Sales manager

Subject: Sales meeting

Date: 22 May

A meeting of sales representatives will be held at the Sales Manager’s Office in Bee Street on Monday 22 May at 10:00 a.m. Everyone is requested to arrange their schedules so that they will be free to attend.

D. M.

 

УПРАЖНЕНИЯ

1. Переведите на русский язык:

1.We are looking forward to arranging for a regular exchange of publications with you. 2. I am looking forward eagerly to receiving your latest reprint. 3. I would be most obliged to you if you would place my name on your reprint mailing list for any of your papers relative to this subject. 4. We shall be very grateful if you kindly continue to send us abstracts published in Animal Physiology. 5. I would like to receive other reprints on this subject. 6 I appreciate very much the many reprints of your work in the field of "Radiation Materials." 7. We acknowledge with thanks receipt of your reprint "Modern Approaches to State of Health Evaluation." 8. If reprints are available would you also kind as to send me copies. 9. Please excuse me for the delay in sending you the galley-proofs of your contribution. 10. In reply to your letter dated March 10^th I wish to inform you that our Council is willing to discuss your proposal. 11. Further to our letter of March 10 I am happy to inform you that everything has been
arranged for the translation of your book.12.With this letter I am sending you the list of names and the titles of the reports. Please acknowledge receipt. 13. Thank you for your letter of the 19th December and for the material which you enclosed with it.14.In accordance with your letter we have the pleasure of sending you the material you need. 15. On behalf of our Institute I wish to acknowledge with sincere thanks the receipt of your letter of the 12th May. 16. With very
pleasant recollections of the many good days we have spent together and kindest regards from S_ to Prof. B, I remain, Yours sincerely, …. 17. Thanking you in anticipation, and with all good wishes, I remain, Yours sincerely, …. 18. It was a great pleasure to make your acquaintance at the Congress and I look forward to the possibility that we may meet again in this
country. 19. I trust you will inform me of the date I am to come to Krasnoyarsk.

 

2. Составьте фразы, используя представленную ниже информацию из трех колонок:

1. I very much appreciate	to have a reprint	your diagrams in the very near future
2. I shall be very happy	if you sent me	to my request
3. I would be very grateful	your attention	this modest present
4. Thank you very much	if you accept	of this paper
5. I should like very much	if you would send me	the program of the conference
6. I shall be much obliged	for your help	in this matter

 

3. Переведите следующие письма на русский язык и определите тип письма:

a) October 23, 2009.

Dear Dr. Samsonov:

Please find enclosed the galley-proofs of your review "..." for final check-up before it goes to press. Since we are eager to have the book published before the end of the year, we ask you to make the appropriate correction if necessary and to return the proofs without delay. The Printers have set the dead-line for printing the review not later than the 10th December, 2005. Please take that into consideration.

In compliance with your request I am sending you a copy of the "Solid-State Physica," v. 3, N 4, 2009 as you required. Please confirm receipt of the journal.

Yours sincerely,

Frank B. Webster

 

b) 20th January, 2009

Dear David Green,

I am in receipt of your letter of 17 th January, 2009 from which I learn that you are interested in my paper "A similar Polymerase System Requiring 4-Deoxyribonucleoside Triphosphates." It gives me great pleasure to send you the reprint and I trust the informa­tion will be of help to you.

Thank you very much for the New Year wishes. My best regards to yourself and to your wife.

Looking forward to hearing from you soon,

Yours sincerely,

Nikolay Sidorov

 

c) 12th June, 2009

Dear Alfred,

Under separate cover I am forwarding to you a reprint "Synthesis of Protein and Induced Enzyme in Some Plants."

I wonder if you could arrange to have reprints on the structure of cellulose forwarded to me. I should be very happy if you could supply me with the latest data on this kind of work. With best wishes and regards,

Yours sincerely,

Victor

 

August 10, 2009 Dear Sir:

d)

I shall be grateful if you could arrange to forward me a copy of your publication entitled "Function of Acetylcholine As a Synaptic Transmitter," which appeared in the Journal of Biological Chemistry, v. 7, No 7,792,2009.

Yours truly,

Igor S. Melnikov

 

e) August 20, 2009

Dear Dr. Melnikov:

In reply to your letter of August 10, 2009. I have the pleasure to inform you that the publication you request has been sent to you under separate cover. I may only hope that it will be of use and interest to you.

With best wishes,

Sincerely yours,

Alfred E. Jones

f)

Dear Sir

Please could you send me your tutorial program with details of your student exchange scheme.

Yours faithfully,

Vitaly Petrov

 

4. Составьте фразы из предложенных слов:

1. Receipt, of, acknowledge, your, reprint, we. 2. Inform, impos­sible, journal, need, we, you, it, we, obtain, regret, you, find, now, that, to, the, to. 3. Happy, to, abstracts, shall, be, as, I, in, journal, appear, the, send, they, further, you. 4. Mailing, should, placed, be, like, to, your, on, list, we. 5. You, the, drawings, letter, much, I, enclosing, very, kind, your, thank, for. 6. Grateful, remarks, for, I, you, your, extremely, am, to. 7. You, kindness, exhibition, thank, in, the, for, us, helping, your, arrange, to. 8. Before, the, reply, to, would, thankful, if, be, would, letter, the, conference, opening, this, you, we, of.

 

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1. Расположите части делового письма в правильном порядке:

() Dear Mrs. Bragg.

 

() Suzanna Bragg

127 Polk Drive. No 112

Gary, Indiana, 46402

 

() After a thorough review of your application and the supporting documents you applied, we have concluded that your current financial situation precludes this institution from extending further credit to you at this time. When your financial picture changes and your current level of risk-exposure becomes lower, we would be happy to reconsider your application.

 

() Meridian National Bank

12187 S. Polo Dr.

Fairfax. VA 22030

26 May 2010

 

() Yours sincerely.

Brenda Wallis

Loans Manager

 

2. Расположите части делового письма в правильном порядке:

() 16 North Road, Berkley, California 954366

June 29, 2010

 

() Dear Mrs. Bok

 

() Mrs. R.E. Bok, Human Resources Director. Perle Employment Agency.

1900 Grand Avenue, San Francisco, California 92654

 

() I am applying for the position of secretary which was advertised in the San Francisco Chronicle of June 28.

 

() I look forward to discussing this position with you.

Sincerely yours,

_______________

Annette Lee

 

3. Расположите части делового письма в правильном порядке:

() We thank you for your letter dated the 29^th September and are pleased to send you our latest catalogue and the current price list. We shall send you a special offer as soon as we have your exact requirements.

 

() George Finchley & Sons, 68 Bond

Street, London

4 October 2009

 

() Yours faithfully,

______________

Sally Blinton Sales Manager

 

() Messrs Dickson & King, 9 Newgate Street, London

() Dear Sirs,

 

4. Расположите части делового письма в правильном порядке:

() Dear Ms. Turner:

 

() Jan Turner

Arrowhead East Conference Center

412 Bellevue Lane

Annapolis, MD 21401

 

() Best wishes,

Curt Marks

Special Projects Officer

CM/Is

 

() In our telephone conversation yesterday, we discussed plans to conduct our training seminar at your conference center. I look forward to meeting you next week when I come to look over your facilities.

 

() Cellfirst, Inc.

10 Harbor Place

Baltimore

Maryland 21220

January 28, 2007

 

5. Определите, к какому типу делового документа относится представленный ниже отрывок:

Dear Akram:

Thank you for your fax.

I was sorry to hear that you’ve had some problems with the WR458. We do all we can to make sure that our products leave our factory in perfect condition, but unfortunately sometimes a bad one does slip through. If you van arrange for it to be returned to me, I’ll let you have a replacement by return.

Hoping that you are keeping well.

Regards

Tony

Anthony Hopkins

 

(1) Memo

(2) Congratulation

(3) Letter of apology

(4) Contract

 

6. Определите, к какому типу делового документа относится представленный ниже отрывок:

I am writing to apologize for the mix-up in your order. We recently began using a new packaging system, which still has a few small bugs. This morning we straightened out your order and sent it. To compensate for the inconvenience, we have enclosed coupons for you to enjoy on future purchases at any of our retail stores. Again, I apologize for the confusion and any trouble that may have caused you.

 

(1) Letter of apology

(2) Letter of application

(3) CV

(4) Contract

 

7. Определите, к какому типу делового документа относится представленный ниже отрывок:

Responsible for training and mentoring system technicians and system designers. Also responsible for ensuring that delegated tasks are done accurately, on-time, billed within budget, and performed within the scope of the contract. Must also oversee a high degree of regard to employee and subcontractor safety. Must also oversee that safety standards are adhered to.

 

(1) Memo

(2) Contract

(3) Job advertisement

(4) Letter of inquiry

 

8. Выберите слова или сочетания слов для заполнения пропуска так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки:

(1) _____: All staff

From: R&D Director

(2) _____: the Chairman’s visit

The Chairman of our Corporation, (3) _____, will visit our company next Friday, 15 November. He is coming to visit our new production center. He will arrive at 11:30 a.m. and you are kindly requested to be at the welcome reception for him at the Conference Hall.

(4) _____

 

(1) U.T.

(2) Mr. Schnabel

(3) To

(4) Subject

 

 

9. Выберите слова или сочетания слов для заполнения пропуска так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки:

(1)_____: Business partners with training interests

(2)_____: Patrick Baldoz, Director Tri-County WDC

Date: 28 July 2008

(3) _____ Local business workforce survey

At the request of several local manufacturing companies, the Tri-County Workforce Council completed a Workforce Skills Needs Survey. We are pleased to provide you with an electronic copy of this survey which contains information from 105 local businesses.

(4)_____

 

(1) Subject

(2) Director

(3) From

(4) To

 

10. Выберите слова или сочетания слов для заполнения пропуска так, чтобы они отражали особенности оформления служебной записки:

To: (1)_____

From: (2)_____, R&D Director

(3)_____: the Chairman of the corporation visit

Date 28 August 2009

(4)_____ of our corporation Mr. Smith is visiting our company next Monday, 4 September. He is coming to see our new laboratory. Mr. Smith will be here at 10:30 a.m. and you are kindly requested to be at the welcome reception for him at the Conference Hall.

J.T.

 

(1) All the staff

(2) J. Tramp

(3) Subject

(4) The Chairman

 

 

11. Перед вами конверт. Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает:

(1) Design Plus

55 (2) Stevenson Road

(3) San Francisco, CA 94015

(4) Mr. P.T. Vitale

(5) Mutual Insurance Company

33 South Street

New York, (6) NY 3476

Укажите соответствие для каждого нумерованного элемента задания:

(1) the ZIP Code in the mailing address

(2) the addressee

(3) the town the letter comes from

(4) the sender’s name

(5) the street name in the return address

(6) the addressee’s company name

 

12. Перед вами конверт. Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает:

(1) Gary J. Marshal

Pacific Electronics

1325 Ocean Boulevard

(2) Santa Monica, CA (3) 90415

(4) Ms. Eleanor R. Fleming

246 Shasta Avenue

(5) Redding, CA (6) 96001

 

Укажите соответствие для каждого нумерованного элемента задания:

(1) the ZIP Code in the mailing address

(2) the addressee’s name

(3) the addresser’s city name

(4) the addresser’s name

(5) the ZIP Code in the return address

(6) the addressee’s city name

 

13. Перед вами конверт. Соотнесите информацию под определенным номером на конверте с тем, что она обозначает:

(1) Midtec Cable Ltd

Cotton Road

(2) Exeter

(3)EX4 9DT, England

(4) Mrs. L. Ruth

(5) Golden Holidays

12 Cambridge Court

London, (6) WC2H 8HF

 

Укажите соответствие для каждого нумерованного элемента задания:

(1) the ZIP Code in the return address

(2) the addressee

(3) the ZIP Code in the mailing address

(4) the addressee’s company name

(5) the sender

(6) the town the letter comes from

 

СИТУАЦИОННЫЕ ЗАДАЧИ

1. Исправьте ошибки в следующих отрывках из писем:

1) I received your letter from 10th June.

2) The conference will last from 10th June onto 14th.

3) I received your letter of 9/X-2009

 

2. Вам необходимо отправить Вашему потенциальному зарубежному партнеру письмо с краткой информацией о Вашем подразделении (факультете). Составьте такое представление на основе представленного ниже примера представления КрасГМУ.

 

Dear…,

 

Thank you for your letter of ……. concerning …………………………..

We are very interested in the opportunity of ……………………… with your University.

From my part, let me tell you about our University.

Krasnoyarsk State Medical University (www.krasgmu.ru) was founded in 1942 in Krasnoyarsk (one of the biggest Siberian cities located at the Enissey river). At present its structure includes Medical Faculty, Faculty of Pediatrics, Faculty of Basic Medical Education, Pharmaceutical Faculty, Institute of Dentistry, Faculty of Clinical Psychology, Institute of Post-Diploma Education, and Faculty of Pre-University Education. There are more than 60 basic and clinical departments. Almost 4,000 undergraduate and postgraduate students are currently enrolled. The staff of the University is more than 500, including 135 Professors (Dr. Med. Sci.) and 325 tutors with Ph.D. degree. Krasnoyarsk State Medical University is rated as 10^th among 55 medical universities in the Russian Federation. We have strategic partnership with more than 20 foreign universities, medical societies and research centers (Japan, USA, France, Australia, Germany etc.).

It will be a pleasure to explore the various options suggested by you for developing a mutually beneficial relationship between our institutions.

 

We are enclosing …………. where you will find additional information such as ………, etc.

 

Sincerely yours

НА АНГЛИЙСКОМ ЯЗЫКЕ

П О Ч Т О В Ы Е П И С Ь М А

Оформление конверта

stamp

Если Вы отправляете письмо в одну из западных стран, то помните, что адрес получателя пишется в обратном порядке, нежели у нас в стране:

- на первой строке пишутся имя и фамилия получателя,

- на второй строке – номер квартиры, дома и название улицы; если дом имеет персональное имя, то оно располагается на отдельной строке, перед названием улицы,

- на третьей строке пишется название города или деревни, после него (иногда перед ним) – почтовый индекс, затем идёт название страны, (для США перед ним необходимо писать название штата),

- адрес получателя нужно писать в центре конверта, а адрес отправителя (обратный адрес) в некоторых странах принято писать в верхнем левом углу (независимо от того, является ли письмо личным или официальным); часто зарубежные корреспонденты пишут свой (обратный) адрес на обратной стороне конверта

 

1.2. Расположение и части делового письма .

В деловой переписке можно использовать, во-первых, некоторые общепринятые стандартные обороты, во-вторых, типовые письма, все это ускоряет процесс коммуникации и позволяет сэкономить время. Однако составитель должен знать основные части любого делового письма и их расположение.

 

Обычное деловое письмо состоит из следующих основных частей:

· Даты

· Внутреннего адреса (адреса получателя)

· Вступительного обращения (приветствия)

· Заголовка к тексту

· Начального абзаца

· Текста письма

· Заключительного абзаца

· Заключительной формулы вежливости

· Подписи

· Отметки о наличии приложения и постскриптумов, отметки о направлении копий в другие адреса

Дата

В деловых английских письмах дата (день, месяц, год) печатается справа. Обычно дата печатается полностью, а не в цифровом выражении, например 2^nd April, 2005 (2 Apr., 2005). Названия месяцев можно сокращать Jan., Feb., Mar., Apr., Jun., Aug., Sept., Oct., Nov., Dec., July и May пишутся всегда полностью.

В деловых американских письмах дата пишется иначе (сначала месяц, затем день и год). Например, Apr. 2^nd, 2005.

Внутренний адрес

Название и адрес фирмы-получателя письма обычно печатаются слева у левого поля на одном и том же расстоянии, а не по диагонали. Messrs (мн. ч. от Mr) в обращении к фирме употребляется лишь тогда, когда в названии фирмы имеется имя собственное без каких-либо других званий и лишь когда это товарищество.

 

Messrs Brown & Smith,

High Holborn,

LONDON,W.C.I.

But:

Sir James Brown & Co,

Manor Gardens,

LONDON

После названия фирмы в адресе указывается название улицы, затем название города и графства (штата), страны.

Если письмо адресовано фирме, а его отправитель хочет, чтобы оно попало к определенному лицу, немного выше вступительного обращения печатаются слова: Attention of …

Brown & Co. Plc.,

High Street,

LONDON, E.C.

Attention of Mr. Popov

Вступительное обращение (приветствие)

Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме, форма приветствия будет Dear Sirs - Господа, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет Dear Sir или Dear Madam (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам). Американцы предпочитают форму Gentlemen. Запятую после обращения обычно ставят британцы, а двоеточие американцы. После обращения восклицательный знак не ставят.

Когда неизвестно, является получатель письма мужчиной или женщиной, всегда употребляйте Dear Sir. Если получатель Вам известен лично, можно использовать более теплую и дружественную форму обращения Dear Mr. Brown.

Note: То whom it may concern — обращение в письме или деловой бума­ге в том случае, когда не известен адресат.

 

Заголовок к тексту письма

Заголовок к тексту дает получателю сразу понять, о чем письмо. Он помещается сразу после вступительного обращения в середине страницы. Иногда употребляется форма Abt – about – означающая – о -. Иногда заголовок просто подчеркивается, в других случаях его рекомендуется писать просто заглавными буквами.

Однако этот заголовок не всегда нужен, поскольку ссылка на дату письма в первом абзаце иногда достаточна, чтобы понять, о чем будет речь в письме.

Dear Sir,

Abt: Order No. 342 of 3^rd Apr., 1990

Dear Madam,

YOUR ENQUIRY OF 5^th MAY, 1990

Dear Mr. Brown,