В чем заключается преимущество документированной информации по сравнению с бездокументной?

Какие основные функции выполняют документы?

Какие еще функции документов Вы могли бы назвать, кроме перечисленных основных?

Какие функции выполняют документы в организации?

5. Кем устанавливаются индивидуальные сроки исполнения документов?

Какие формы регистрации документов применяются в делопроизводстве?

По какому признаку документы систематизируются в номенклатуре дел?

Какие структурные элементы содержит регистрационный номер?

Какие элементы включает стандартизация?

10. Можно ли обойтись без унификации и стандартизации документов?

Какую информацию содержит регистрационный штамп?

 

Модуль 2. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

Тема 2.1. Понятие стандартизации и унификации документов

I. Задание для самостоятельной работы

1. Составить конспект, выписать основные понятия темы:

«стандартизация», «унификация», «типизация документа», «правовая база документирования», «система документации», «унифицированные системы документации», «требования к делопроизводству».

2. Изучить основные понятия и принципы ГОСТ Р 6.30-2003.

3. Постройте структурно-логическую схему унифицированной системы документов, отражающую функциональность документооборота.

5. Найти и описать содержательную часть принципов стандартизации, унификации и типизации документов.

 

II. План практического занятия

(Форма обучения: очная)

Данное практическое занятие предполагает проведение дебатов по следующим вопросам:

1. Понятие стандартизации, унификации и типизации документов.

2.Нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности.

3. Унифицированные системы документации.

 

(Форма обучения: заочная)

1. ГОСТ Р 6.30-2003 как система принципов документооборота.

2. Специфика и основные требования к оформлению документов в таможенных органах.

3. Система документации и процессы унификации документов.

 

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке к практическому занятию

При выполнении задания по самостоятельной работе и подготовке к практическому занятию следует воспользоваться рекомендуемыми литературными источниками.

Особое внимание следует уделить рассмотрению понятий и принципов стандартизации, унификации и типизации документов. Изучить и проанализировать нормативно-правовую базу документирования управленческой деятельности.

Рассмотреть основные понятия и принципы ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

IV. Рекомендуемые источники

Нормативно-правовые документы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: постановление Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003. – Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

Издания из ЭБС

1. Глухова, О.В. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: курс лекций / О. В. Глухова. – Волгоград: Волгоградский институт бизнеса, Вузовское образование, 2013. – 72 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/19177

2. Кузнецов, И.Н. Деловое письмо[Электронный ресурс]: учеб. пособие / И.Н. кузнецов. – М.: Дашков и К, 2012. – 196 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10916

1.3. Медведева, О.В. Основы документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]: учеб. пособие / О.В. Медведева. – Краснодар: Южный институт менеджмента, 2011. – 181 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9565

4. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе [Электронный ресурс]: учебник / Ш.А. Янкович. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 160 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/15353

 

Основная литература

1. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 256 с.

2. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. - 576 с.

 

Дополнительная литература

1. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: уч. пос. / Н.П. Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 268 с.

2. Ловчева, М.В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практич. пособие / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. – М.: Проспект, 2013. – 80 с.

3. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2008. - 480 с.

4. Пшенко, А. В. Документальное обеспечение управления: учеб. пособие/ А. В. Пшенко. - 7-е изд., испр. и доп. - М.: Академия, 2008. - 176 с.

5. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М.Ю. Рогожин. – М.: Бератор, 2008. – 320 с.

6. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О. П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2007. - 208 с.

7. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство) / В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2010. – 256 с.

 

V. Контрольные вопросы для самопроверки

В чем заключается смысл стандартизации документов?

В чем заключается смысл унификации документов?

В чем заключается смысл типизации документов?

4. Каким содержанием наполнена нормативно-правовая база документирования управленческой деятельности?

5. Какие основные понятия актуализирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

6. Какие основные принципы актуализирует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»?

7. Что такое требования к оформлению документа?

Какие элементы включает стандартизация?

10. Какую роль играют унификация, стандартизации и типизация документов?

 

Тема 2.2. Деловая переписка. Виды и классификация документов

I. Задание для самостоятельной работы

1. Раскройте содержание следующих понятий: письмо, факсограмма, телеграмма, телефонограмма, телетайпограмма.

2. Найдите ошибки в следующих предложениях:

2.1. Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей, называется личным.

2.2. Служебный документ – это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

2.3. Официальный документ – это документ, используемый в текущей деятельности организации.

3. Распределите перечисленные ниже документы по четырем группам в соответствии с классификационными критериями на:

бухгалтерские, кадровые, юридические, организационные, распорядительные:

- приходный кассовый ордер;

- приказ о приеме на работу;

- положение об отделе;

- должностной регламент;

- квартальный баланс;

- претензия от фирмы-партнера по качеству продукции;

- акт о нарушении трудовой дисциплины;

- должностная инструкция секретаря;

- счет-фактура;

- решение;

- исковое заявление в арбитражный суд;

- автобиография;

- приказ о премировании работника;

- положение о корпоративной культуре;

- приказ по личному составу;

- протокол заседания аттестационной комиссии;

- устав организации;

- распоряжение.

4. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже докумен­тов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться:

4.1. Адрес: Наименование организации

Номер телефона

Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый _____________________________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в реше­нии вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г. Иноземцев

Приложения:

1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», 5 шт.

2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономического развития Российской Федерации о выделении квоты на экспорт на 2011 г.

5. Рассмотрите и изучите особенности оформления делового письма, виды деловых писем, его структурные элементы, а так же реквизиты, которые входят состав бланка письма и текста письма.

Подготовьте письмо на заданную тему.

II. План практического занятия

(Форма обучения: очная)

1. Понятие и виды деловых писем. Правила оформления писем. Бланк письма.

2. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Копирование (тиражирование) документов.

3. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. Телеграмма. Телетайпограмма. Факсограмма. Телефонограмма. Требования к оформлению документов, передаваемых электронной почтой.

4. Классификация документов по различным критериям.

 

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке к практическому занятию

Для подготовки к занятию необходимо усвоить материал, устанавливающий правила оформления деловых писем в организации.

Для автоматизации процесса создания деловых писем студенту необходимо:

руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", изучить состав реквизитов, которые входят в бланк письма, а также способы оформления и расположения данных реквизитов.

Знать типовой формуляр делового письма.

Уметь создавать электронный вариант бланка для писем с угловым и продольным расположением реквизитов.

Строго соблюдать последовательность набора реквизитов входящих в состав типового формуляра документа - набирать каждый реквизит (составную часть) и новый абзац текста документа с новой строки.

Создавать стиль для реквизитов документа, не допускать ошибок при наборе параметров в диалоговом окне.

Иметь представление о наложении стилей на реквизиты или применении ручного форматирования реквизитов. Уметь форматировать документ «сверху вниз», т.е. в соответствии с типовым формуляром документа.

Уметь применять различные способы расположения реквизитов «Наименование организации» и «Справочные данные» на бланке письма.

Созданный документ предварительно просмотреть на экране монитора, проверить грамматику, сохранить документ в специально отведенной для этого папке так, чтобы имя файла соответствовало краткому содержанию документа.

IV. Рекомендуемые источники

Нормативно-правовые документы

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов: постановление Госстандарта РФ № 65 от 03.03.2003. – Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

2. О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах: приказ Федеральной таможенной службы № 160 от 18.10.2004. – Режим доступа: СПС «КонсультантПлюс».

Издания из ЭБС

1. Глухова, О.В. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: курс лекций / О. В. Глухова. – Волгоград: Волгоградский институт бизнеса, Вузовское образование, 2013. – 72 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/19177

2. Кузнецов, И.Н. Деловое письмо[Электронный ресурс]: учеб. пособие / И.Н. кузнецов. – М.: Дашков и К, 2012. – 196 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/10916

3. Медведева, О.В. Основы документационного обеспечения управления [Электронный ресурс]: учеб. пособие / О.В. Медведева. – Краснодар: Южный институт менеджмента, 2011. – 181 с. – Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9565

4. Янкович, Ш.А. Делопроизводство в кадровой службе [Электронный ресурс]: учебник / Ш.А. Янкович. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012. – 160 с. Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/15353

 

Основная литература

1. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб. пособие / М. В. Кирсанова, Ю. М. Аксенов. - 6-е изд., испр. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 256 с.

2. Кузнецов, И.Н.Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров / И. Н. Кузнецов. - М.: Юрайт, 2012. - 576 с.

 

Дополнительная литература

1. Крюкова, Н.П. Документирование управленческой деятельности: уч. пос. /Н.П.Крюкова. – М.: ИНФРА-М, 2013. – 268 с.

2. Ловчева, М.В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практич. пособие / М.В. Ловчева, Е.Н. Галкина, Е.В. Гурова. – М.: Проспект, 2013. – 80 с.

3. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов/ А.В. Непогода. - 2-е изд. - М.: Омега-Л, 2008. - 480 с.

4. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М.Ю. Рогожин. – М.: Бератор, 2008. – 320 с.

5. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О. П. Сологуб. - М.: Омега-Л, 2007. - 208 с.

V. Контрольные вопросы для самопроверки

1. С какой целью применяется письмо как вид деловой переписки?

2. Какие основные виды писем используются в организациях?