Типичные причины, ведущие к снижению эффективности бизнес-процесса бюджетирования

 

Наш опыт показывает, что есть типичные причины, ведущие к снижению эффективности бизнес-процесса бюджетирования. Остановимся на основных.

Основой любого бизнес-процесса является документ, в котором четко оговорены права и обязанности всех участвующих в нем подразделений, формы и сроки предоставляемой информации, получатели промежуточных и результирующих документов. Если такого документа на предприятии нет, то весь процесс может держаться на одном человеке, который и определяет эффективность бюджетирования и сам факт его существования как бизнес-процесса. Помимо этого, в данной ситуации нет ответственного за неправильную или не предоставленную в срок информацию.

По нашему мнению, жизненно необходимым для процесса бюджетирования является наличие коллегиального распорядительного органа, который может называться бюджетным комитетом, финансовым комитетом или как-то по-другому. Если в компании нет подобной структуры, которая имеет полномочия перераспределять средства между статьями бюджета, разрабатывать меры по ликвидации дефицита бюджета, наказывать и поощрять ответственных лиц, система бюджетирования становится бессмысленной.

При этом важна именно коллегиальность, т.е. членами бюджетного комитета должны быть руководители всех отделов и подразделений. Один человек, даже если он и генеральный директор, может что-то упустить, так как не может и не должен знать все. По сути, бюджетный комитет является главным подразделением в системе бюджетирования.

Очень важным, и не только для процесса бюджетирования, является определение и разграничение полномочий и ответственности отдельных служб. Ситуация, когда интересы служб пересекаются, а полномочия дублируются, редко приводит к положительным результатам.

Каждая служба имеет право самостоятельно заключать договоры, и, естественно, каждая служба торгует по своим ценам. В результате происходит снижение эффективности работы как предприятия в целом по причине несогласованности ценовой политики, так и системы бюджетирования в частности, так как единая база по договорам отсутствует и возникают проблемы со сбором исходной информации.

Итак, выделим следующие требования к организации бизнес-процесса бюджетирования:

наличие на предприятии единого документа, регламентирующего бюджетный процесс;

организация бюджетного комитета;

установление жесткой финансовой дисциплины;

выстраивание приоритетов платежей;

четкое разграничение полномочий и ответственности отделов и подразделений.

Все это будет возможно только при условии, если руководство предприятия осознает всю важность и необходимость финансового планирования. Следовательно, самым главным в организации процесса является участие в нем руководства организации.

Многие предприятия допускают распространенную ошибку: они считают бюджетом отчет о движении платежных средств. На наш взгляд, бюджет компании должен включать в себя три формы: отчет о прибыли, отчет о движении платежных средств и баланс.

Отчет о прибыли необходим для оценки рентабельности текущей деятельности компании. Принципиальным в отчете о прибыли является разделение затрат на переменные и постоянные. Такое разделение необходимо, чтобы понять, как будут изменяться результаты деятельности компании при изменении объемов производства.

Основное предназначение отчета о движении платежных средств — это обеспечение платежеспособности компании.

Прогнозный баланс является важнейшим инструментом управления активами и пассивами предприятия. Наиболее актуальными для предприятий в данном контексте являются проблемы оборачиваемости текущих активов и пассивов, а также вопросы оптимизации структуры источников финансирования.

Когда система бюджетирования сводится к планированию только одной формы — отчета о движении платежных средств, из оперативного анализа выпадают основополагающие понятия: маржинальная прибыль, рентабельность, оборачиваемость и т.д. Это сужает проблемное поле компании до решения текущей задачи платежеспособности и не позволяет оценить деятельность компании в целом.

При построении финансовых планов, в первую очередь краткосрочных, требуется раздельное планирование операций с денежными средствами и бартерных операций. Деньги являются универсальным платежным средством, которое можно направить на любые цели. Бартерные операции, как правило, жестко завязаны на конкретные поставки, возможность манипулирования ими значительно меньше. Поэтому в отчете о движении платежных средств должно быть две колонки: денежные средства и бартер. Различные платежные средства: векселя, зачеты, долги — следует приводить к денежным средствам (посредством рыночного дисконта) в том случае, если их собираются продать. Если планируется использовать эти средства для оплаты материалов или услуг, то их следует отражать как бартер.

В отчете о прибыли для корректной оценки рентабельности необходимо скорректировать выручку и затраты путем приведения бартерных расчетов к денежному эквиваленту исходя из рыночных денежных цен на соответствующую продукцию.

В настоящее время особый интерес у организаций вызывают вопросы бюджетирования (или сметного планирования). Речь идет о разработке планов деятельности как организации в целом (генеральный бюджет), так и для ее отдельных структурных подразделений — центров ответственности (частные, или функциональные, бюджеты). Последние позволяют координировать деятельность сегментов бизнеса и являются основой для оценки эффективности их функционирования.

В последнее время во многих рекламах аудиторских и консалтинговых фирм можно встретить предложения по оптимизации налоговых платежей.

Однако часто на запрос по поводу оказания данной услуги организации получают довольно пространные предложения о проведении углубленного анализа с выдачей рекомендаций на уровне дипломной работы. Например, речь может идти о снижении себестоимости, сокращении производственных запасов, увеличении оборота компании и т.д.

Известны три пути сокращения налоговых платежей.

1. Уклонение от уплаты налогов, т.е. уменьшение своих налоговых обязательств по налоговым платежам, основанное на сознательном, уголовно наказуемом (ст. 199 Уголовного кодекса РФ от 13 июня 1996 г. № 63-ФЗ, с изм. и доп. от 27 мая, 25 июня 1998 г., 9 февраля, 15, 18 марта, 9 июля 1999 г., 9, 20 марта, 19 июня, 7 августа, 17 ноября, 29 декабря 2001 г., 4, 14 марта, 7 мая, 25 июня, 24, 25 июля, 31 октября 2002 г., 11 марта, 8 апреля, 4, 7 июля, 8 декабря 2003 г., 21, 26 июля 2004 г.) (далее — УК РФ) использовании методов сокрытия доходов и имущества от налоговых органов, а также намеренное (умышленное) искажение бухгалтерской и налоговой отчетности.

Несмотря на то что этим методом активно пользуются многие предприниматели, его можно считать бесперспективным, поскольку налоговые органы, чей опыт и компетенция имеют тенденцию к росту по мере накопления информационной базы и совершенствования методов работы, в короткое время смогут обнаружить данные нарушения.

2. Полулегальный путь сокращения налоговых платежей — это использование противоречий и недоработок нормативных законодательных актов. Он позволяет довольно успешно оспаривать в арбитражных судах действия и решения налоговых органов, основываясь на принципе "что не запрещено законом, то разрешено". Применение данного способа возможно при использовании специальных налоговых режимов определенных территорий, специального статуса и организационно правой формы предприятия, его численности и объема реализации продукции, работ и услуг.

При использовании этого метода в основном следует учитывать, что законодательная база постоянно пополняется, в том числе и путем введения законодательных актов в действие задним числом.

Фискальные органы могут выполнять свои функции, пользуясь "правом сильного".

И абсолютно не факт, что победа в этом случае оказывается действительно победой для предприятия в финансовом плане. Ведь на решения судов возможны кассационные и апелляционные жалобы, необходимо исполнение решений службой судебных приставов, определение уровня бюджета и возврат средств из него, что, как правило, сопровождается дополнительными налоговыми проверками и новыми претензиями налоговых органов. По этому пути, как правило, идут аудиторские компании, внимательно следящие за изменениями в законодательстве.

3. Легальный путь уменьшения налоговых обязательств основан на соблюдении налогового законодательства путем корректировки финансово-хозяйственной деятельности компании, т.е. на построении системы, позволяющей сочетать маркетинговые и финансовый планы компании с целью эффективно контролировать и своевременно реагировать на изменения как во внешней среде, окружающей компанию, так и на внутренние процессы, протекающие внутри компании.

В общем деятельность любой компании, фирмы, предприятия в экономическом смысле можно сравнить с жизнью человека от момента рождения и до момента смерти.

Компания существует в обществе других компаний, подчиняется законам, имеет "самочувствие", т.е. финансовые показатели, указывающие на ее состояние, свой стиль поведения (маркетинговую стратегию), болезни, в том числе хронические (например, многие руководители постоянно сталкиваются с закономерностью "денежной подлости": обязательства и платежи наступают тогда, когда на счету нет или недостаточно средств) и методы их лечения.

Важным для руководителя является также вопрос "Кто и как это будет делать и надо ли это делать вообще? " Ведь есть какая-то ситуация, компания существует, есть главный бухгалтер и/или бухгалтерия, экономическая группа, есть планы и договор, есть отдел маркетинга и закупок, есть система оборота документов, фирма платит налоги и сдает отчетность.

В той или иной форме бюджетирование существует у любого экономического субъекта.

Важно оценить, насколько оно эффективно. Эффективность налогового планирования следует соотносить с затратами на его проведение, поскольку необходимость и объем налогового планирования напрямую связаны с тяжестью и объемом налогового бремени предприятия. Существующие методики оценки финансового состояния предприятия сложны и требуют немалого труда и много времени. В то же время их показатели достаточно неинформативны.

Для ответа на поставленный вопрос можно прибегнуть к упрощенной формуле, используя только баланс предприятия на определенный период и калькулятор.

Важное условие, когда данная формула будет работать, достаточно корректно: "Дебиторская задолженность должна быть больше или равна кредиторской задолженности".

Если это условие не выполняется, ситуацию вряд ли можно назвать позитивной и, вероятно, нужно внимательно оценить возможность продолжения бизнеса.

Если данное условие выполняется, то эффективность налогового планирования можно оценить по формуле:

Налоги, начисленные за период

Э1 = ——————————————-,

Объем реализованной продукции

где Э1 — показатель эффективности налогового планирования.

Если показатель Э1 находится в пределах 20—25% и держится в этом пределе в течение нескольких произвольно взятых периодов, то, значит, система налогового планирования работает достаточно эффективно и не нуждается в корректировке.

Если показатель Э1 находится в пределах 25—40% и держится в этом пределе в течение нескольких произвольно взятых периодов, то, следовательно, система налогового планирования работает недостаточно эффективно и нуждается в корректировке с учетом специфики предприятия и может быть выполнена за счет внутренних резервов предприятия силами бухгалтерии и использования разовых консультаций.

Если показатель Э1 находится в пределах 40—70% и держится в этом пределе в течение нескольких произвольно взятых периодов, это означает, что система налогового планирования работает неэффективно и требуется корректировка финансовой схемы бизнеса, создание специализированных подразделений для решения этой задачи и переход к доминирующему положению этих служб или специалистов над остальными подразделениями. То есть система налогового и финансового планирования должна стать доминирующей среди остальных систем предприятия или фирмы. При получении показателя Э1 более 70% вообще следует задуматься о продолжении данного вида бизнеса и возможных методах предупреждения полной потери финансовых средств.

Термины и определения:

бюджетирование;

стратегический контроллинг;

оперативный контроллинг;

бюджет;

операционный бюджет;

центр финансовой ответственности;

центр затрат;

центр прибыли;

центр инвестиций;

эффективность налогового планирования.

Вопросы для самопроверки:

Что такое бюджетирование?

Что такое оперативный контроллинг?

Что такое стратегический контроллинг?

Что включает в себя процесс бюджетирования?

Какие преимущества дает применение механизма бюджетирование для промышленного предприятия?

Что такое бюджет?

Как выглядит федеральный бюджет промышленного предприятия?

Что является целью разработки финансового бюджета?

Что является целью создания системы бюджетирования?

Какие существуют этапы постановки системы бюжетирования?

Что такое центры финансовой ответственности?