Кадровими наказами оформлюють призначення, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, заохочення, стягнення.

До викладу тексту наказу існують певні вимоги:

- у наказах про призначення, зарахування на роботу вказують:

а) на яку посаду;

б) до якого структурного підрозділу (відділу);

в) вид прийняття (переведенням, відповідно до контракту, на постійну,

тимчасову роботу або роботу за сумісництвом);

г) особливі умови (із прийняттям матеріальної відповідальності, зі

скороченим робочим днем та ін.)

- про переведення на іншу роботу зазначають:

а) з якої посади на яку;

б) вид, термін (постійно, тимчасово);

в) мотивування (реорганізація, скорочення, ліквідування підрозділу,

дільниці, філії та ін.)

- про надання відпустки вказують:

а) вид відпустки:

- основна, тарифна;

- додаткова, за тривалий стаж роботи на одному підприємстві;

у зв’язку із зупиненням виробництва чи реорганізацією підприємства;

як винагорода чи заохочення;

- навчальна, академічна;

- у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю; хворобою; лікуванням; після

операційною реабілітацією; пологами (декретна) тощо;

- без збереження заробітної плати, за сімейними обставинами; за власний

рахунок;

б) загальна кількість робочих днів;

в) дата (з якого числа, місяця, року включно);

г) період, за який надається відпустка (для основної, тарифної та додаткової).

- про звільнення зазначають:

а) дату звільнення;

б) мотивування (вихід на пенсію; власне бажання; порушення закону,

статусу підприємства; ліквідування організації, установи та ін.) із

зазначенням відповідальної статті КЗпП чи інших кодексів, законів,

статутів.

 

6.5. Закріплення знань студентів. 3 хв.

Чи однакова мотивація у текстів наказу щодо особового складу?

Відповідь обґрунтуйте.

7. Закріплення знань студентів. 29 хв.

«Мікроситуації»

Робота у групах, використовуючи запропоновану ситуацію.

(Додаток Е)

 

1. Ви прочитали оголошення про заміщення вакантної посади за фахом.

Оформіть відповідний документ.

2. Який документ необхідно скласти, щоб висловити прохання, адресоване посадовій особі, для того, щоб Вас зарахували на посаду зварника IV роз-ряду? Складіть цей документ, врахувавши його вид.

3. Вам запропонували іншу роботу на тому самому підприємстві. Які документи необхідно скласти, щоб оформити переведення?

 

Підведення підсумків заняття. Виставлення оцінок, коментар. 4 хв.

Домашнє завдання: 3 хв.

[1] С. 65 – 71, 74 – 76, 172 – 175;

[2] С. 107 – 94, 115;

[3] С. 45 – 47, 54 – 61, 66 – 67; 85 – 94.

 

9.1. Заповніть таблицю, визначивши класифікаційні ознаки документів.

 

За найменуван-ням	За похо-дженням	За місцем виникнення	За стадіями створення	За носієм інформації	Опорні слова та етикетні норми
Заява	Особиста, службова	Внутрішня, зовнішня	Оригінал	На папері	Прошу надати, зарахувати, дозволити, допустити
Автобіограф-фія
Характеристик-ка
Резюме
Наказ

 

9.2. Відредагувати наказ.

НАКАЗ.

 

№ 14 26 л-ду 2010 року.

 

Харцизськ

 

Призначити

1. Літвак Я.Г. майстром по цеху с окладом 3500 грн. за місяць.

Підстава:

Власноручна заява Літвак Яківа Генадієвича.

 

Звільнити

1. Пилипенко В.С. інженера по технікі безпеки за порушення ним статута

завода – службове розгільдяйство.

Підстава:

Докладна записка начальника цеха.

 

Зас. директора завода

(підпис) Рассвітаєв Л.К.

 

 

Додаток В

 

Повідомлення на тему: «Заява – найпоширеніший кадровий документ».

 

З А Я В А

 

Одним із найпоширеніших кадрових документів є заява. Вона має декілька стандартних зразків, складається однією особою.

Заява – це документ, який містить прохання особи (особиста заява) або

установи (службова заява) щодо здійснення своїх прав або захисту інтересів.

Розрізняють два основних види заяв:

Ø особиста заява, яка містить прохання (звертання) до керівної посадової особи, пишеться власноручно в одному примірнику;

Ø службова заява, що укладається посадовою особою від власного імені або

від організації (підприємства, об’єднання), які він репрезентує, до посадової

особи іншої організації, структури тощо.

Остання може бути відтворена механічним способом у декількох екземпля-

рах і мати відповідні реквізити (назву та адресу організації, вихідний номер доку-мента тощо).

За походженням заяви бувають

1. Зовнішні:

а) особисті, в яких обов’язково зазначається повна домашня адреса чи дані

документа (паспорта, військового білета, посвідчення та ін.). Подаючи

їх, слід уникати абревіатур та скорочень (окрім загальноприйнятих);

б) службові, в яких подається повна поштова та юридична адреса підприєм-

ства (фірми, установи) з усіма належними реквізитами.

2. Внутрішні, де не є обов’язковими викладені вище вимоги.

У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна домашня адре-са, а в службовій – повна поштова та юридична адреса установи, підприємства. У

внутрішній заяві не є обов’язковими викладені вище вимоги.

Заяви бувають простими, якщо їх текст стосується одного питання і не су-проводжується додатком, і складними або умотивованими, якщо становить пере-лік документів, що засвідчують чи підтверджують викладені в заяві факти.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але організація може мати заздалегідь розроблену і тиражовану трафаретну фор-му, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

Різновидами заяви є: заява-зобов’язання (прохання про надання позики), за-

ява про відкриття рахунка, про прийняття на роботу, позовна заява, про притяг-нення до відповідальності тощо.

Р е к в і з и т и:

1. Адресат (назва установи або посада та ініціали керівника, на ім’я яких

подається заява).

2. Адресант (назва установи або посада, ініціали (іноді адреса і паспортні дані)

особи, яка звертається із заявою).

3. Назва виду документа.

4. Текст.

5. Підстава (додаток): перелік документів, доданих до заяви на підтвердження її правомірності.

6. Дата (проставляють дату складання документа переважно цифровим спо­собом).

7. Підпис.

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша (від середини); кожна частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято вживати прийменника від.

Зазначаючи адресу, не слід використовувати підрядний зворот: що мешкає.., яка проживає за адре­сою (порівняйте з російським проживающий по адре­су). На-томість потрібно застосовувати безсполучни­ковий зв’язок, що не порушує форму викладу від пер­шої особи:

Раднику голови правління і питань

корпоративних фінансів АКБ «Надра»

Волоскевичу О. Л.

економіста сектору супроводження

зарплатних та корпоративних проектів

Кондтратюка В. М.,

мешкаю за адресою:

вул. Велика Васильківська, 23, кв. 65

 

Відстань між реквізитами повинна бути приблизно 1,5-2 см, відстань між елементами реквізитів близько 6-7 мм. Дотримання розмірів берегів під час офор-м­лювання такого документа є обов’язковою вимогою.

Етичними нормами ділового спілкування передба­чено написання імені по батькові повністю, а не з до­помогою ініціалу(-ів), як це допускається в локальних документах.

Текстова частина (робоча) заяв найчастіше містить такі логіко-структурні компоненти: прохання і обґрун­тування прохання.

Комплексні одиниці тексту заяв поділяються на предикативні (ключові, ви-значальні) та релятивні (дру­горядні, підпорядковані предикативним). Функцію предиката виконує дієслово «прошу» (просимо), що поєднується з неозначеною формою дієслова (що зроби­ти?). Залежно від виду заяви вживаються такі дієслова неозначеної форми: надати, звільнити, прийняти, зара­хувати, перевести, нарахувати, перерахувати, оплати­ти, виплатити, сплатити тощо.Тексти заяв почина­ють писа-ти з абзацу, дотримуючись розміру абзацного відступу (12,5 мм).

У текстах заяв обов’язково має бути пояснювальна частина. Як уже зазнача-лося вище, пояснюють, на що спрямована дія, вживаючи дієслова неозначеної фор­ми. Після них зазначають суть прохання (заяви):

Ø Прошу надати відпустку з І червня 2010 року;

Ø Прошу звільнити з посади майстра цеху № 5;

Ø Прошу перевести на посаду начальника РМЦ тощо.

Як правило, прохання у заявах мотивують (обґрун­товують) за допомогою при-йменникових конструкцій «у зв’язку з», «з огляду на», «через», «за» та дієприслівни­ками «зважаючи на», «визначаючи» тощо:

Ø за власним бажанням;

Ø у зв’язку зі зміною місця проживання;

Ø через хворобу;

Ø з огляду на потребу пройти курс санаторно-ку­рортного лікування тощо.

Іноді текст починають саме з обґрунтування прохан­ня для логічного наголошен-ня мотивів подання заяв.

Увага! Не рекомендовано в заявах вживати надмір­ну кількість особових займен-ників типу: Ви, мене, Вас. Обов’язковою вимогою побудови тексту заяви є дотриман-ня логічної послідовності викладу.

 

Заява про прийняття на роботу. Згідно із законодав­ством про працю, при-ступаючи до роботи, громадяни подають письмову заяву, де викладають прохання про прийняття на певну посаду до певного структурного підрозділу (організації).

Для поліпшення організації роботи рекомендується розробити типову форму заяви (бланк). Такий підхід є своєрідним «психологічним кроком», адже автору за­яви не доведеться запитувати прізвище та ініціали керівника, офіційну назву установи тощо. Розробляю­чи бланк заяви про прийняття на роботу, слід врахува­ти, що в текстовій її частині мають міститися такі відомості:

Ø на яку посаду (спеціальність, кваліфікація), до якого структурного підрозділу (місця роботи) або на виконання якої роботи приймається працівник;

Ø який строк (у разі потреби);

Ø додаткові умови прийняття (у разі потреби).

Після розгляду цей вид заяви разом з іншими не­обхідними документами є під-ставою для видання наказу (розпорядження) про прийняття працівника на роботу.

Заява про переведення на іншу посаду (роботу) за скла­дом реквізитів та офор-мленням подібна до заяви про прийняття на роботу.

У текстовій частині заяви висловлюється прохання перевести «на посаду». Як і в заяві про прийняття на ро­боту, автор у заяві про переведення зазначає посаду, яку він обійматиме, назву структурного підрозділу, дату, у разі потреби, форму працевлашту-вання і додаткові умови працевлаштування, мотивацію. Мотивацією у цьому разі може бути здобуття необхідної освіти, підвищення кваліфікації, подання керівника тощо.

У відомостях про себе автор заяви зазначає посаду, яку він обіймає (роботу, яку виконує), своє прізвище та ініціали (домашню адресу й телефон у такій заяві зазна­чати не потрібно).

У заяві про звільнення слово «прошу» супрово­джується словом «звільнити». Додатковими елементами прохання є вказівка «з посади» і термін, упродовж якого має чинитися дія.

Заява про звільнення констатує бажання працівни­ка розірвати трудові право-відносини. Звільнення має настати у визначений законодавством термін або за зго-дою сторін. Смисловий акцент переміщається на мо­тивацію (має відповідати законо-давству): за власним бажанням, за угодою сторін, у зв’язку із виходом на пенсію, переїздом на нове місце проживання, всту­пом до вищого навчального закладу, пе-реведенням чо­ловіка або дружини на роботу в іншу місцевість, прий­няттям на іншу роботу на конкурсній основі та ін.

Іноді для логічного наголошення мотивів текст заяви може розпочинатися із зазначення причин звільнення.

У тексті заяви про надання відпустки обов’язково зазначають: вид відпустки, а також дату початку та закінчення відпустки, її тривалість (з... по... терміном на...), мотивацію (у разі потреби).

Увага! Помилковим є формулювання відпустки без збереження заробітної пла-ти як відпустки «за власний ра­хунок» (такого визначення в українському законодав-стві про відпустки нема).

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати має бути вмо-тивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію.

Підставою для заяв про надання працівникові основ­ної відпустки насамперед виступає графік відпусток, із урахуванням якого керівництво реалізує права грома­дян на відпустки. Мотивування прохання є надзвичай­но важливою змістовою скла-довою заяв про надання додаткових відпусток, а тому заявникові слід подба­ти про правильність формулювання та вмотивування.

Така заява підтверджується оригіналами чи копіями до­кументів, які є підста-вою для її надання. Наприклад, за­ява про надання відпустки на навчання містить поси­лання на довідку-виклик з місця навчання. Останню додають до заяви. Належ-

ним чином слід умотивовувати прохання у за­явах про надання матеріальної допомоги, санаторно-ку­рортної путівки, додаткової відпустки у зв’язку з на­явністю двох дітей, що не досягли 14-річного віку, тощо

Одночасно із заявою особа пред’являє паспорт, як документ, що засвідчує особу громадянина, військовий квиток (для військовозобов’язаних) і трудову книжку (якщо особа зараховується на роботу вперше — довідку з останнього міс-ця заняття). Трудова книжка пред’являється як основний документ, який характе-ризує трудову діяльність особи. Особи віком до 18 років зобов’язані при оформ-ленні на роботу пред’явити свідоцтво про народження.

Додаток Г

 

Повідомлення на тему: «Аатобіографія – це обов’язковий документ особової

справи».

 

А В Т О Б І О Г Р А Ф І Я

 

Автобіографія – це документ, в якому особа повідомляє основні факти своєї біографії.

Незважаючи на довільний виклад тексту, обов’язково зазначаються від імені

першої особи всі відомості про себе і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Є такі види автобіографій:

· автобіографія-розповідь (котру складають в описовій формі);

· автобіографія-документ (в якій точно викладають факти);

· автобіографія-документ (за спеціальним призначенням).

Р е к в і з и т и:

1. Назва виду документа.

2. Текст, в якому зазначається:

Ø прізвище, ім’я, по батькові;

Ø дата народження;

Ø місце народження;

Ø відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, в яких

довелося навчатися);

Ø відомості про трудову діяльність (коротко, у хронологічній послідовності

назви місць роботи й посад);

Ø короткі відомості про склад сім’ї (батько, мати, чоловік, дружина, діти).

3. Дата написання.

4. Підпис.

Документ пишеться власною рукою на чистому паперовому аркуші. Іноді

підприємство чи установа, яка приймає осіб на роботу або навчання, укладає

спеціальний бланк. Характер тексту автобіографії розповідний, виклад відомос-

тей – за хронологією. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Основна вимога до такого документа – досягти вичерпності потрібних відо-

мостей і лаконізму викладу.

Автобіографія зберігається в особовій справі.

 

Додаток Ґ

 

Повідомлення на тему: «Характеристика – це інформація про професійну

компетенцію особи, її індивідуальні якості».

 

Характеристика – це документ, в якому в офіційній формі висловлено гро-

мадську думку про працівника як члена колективу і який складається на його ви-могу або письмовий запит іншої установи для подання до цієї установи.

Характеристика пред’являється при вступі до середніх і вищих навчальних

закладів, висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на ро-боту за конкурсом до науково-дослідних інститутів тощо.

Р е к в і з и т и:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається характеристика;

рік або повна дата народження; посада; якщо треба – місце проживання).

3. Текст, який містить такі відомості:

Ø трудова діяльність працівника (з якого часу в цій установі, на якій посаді);

Ø ставлення до службових обов’язків та трудової дисципліни (вказуються

найбільш значущі досягнення, заохочення та покарання);

Ø моральні якості (риси характеру, ставлення до інших членів колективу);

Ø висновки;

Ø призначення характеристики (при потребі).

4. Дата складання.

5. Підпис керівника установи (при потребі – інших відповідальних осіб).

6. Печатка.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох при-

мірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової спра-ви. Текст характеристики викладається від 3-ї особи на прохання працівника. Згідно з типовим запитом характеристика може надсилатися до вищих інстанцій, судових і адміністративно-господарчих органів та інших установ.

Відповідно до призначення характеристики поділяються на виробничі (службові), характеристики-відгуки, атестаційні, рекомендаційні та нейтральні.

Правильно складена характеристика об’єднує чотири частини, логічно по-в’язаних між собою.

Перша частина — анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазнача-ється звання, прізвище, ім’я по батькові (у родовому відмінку), рік народження, посада, національність, освіта, служба в органах, які прийнято писати у стовпчик від середини — праворуч.

Друга частина — дані про трудову діяльність (для курсантів — зазначають з якого часу навчаються, за якою спеціальністю, відомості про навчання), (для пра-цівників — з якого часу працюють в органах, відомості про переміщення по служ-бі, рівень професійної майстерності).

Третя частина — власне характеристика, де розглядається ставлення до ро-боти, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, сто-сунки у трудовому колективі, з товаришами по службі, громадянами, заохочення (стягнення), відомості про урядові нагороди, участь у заходах тощо).

 

Четверта частина — висновки та призначення характеристики.

Якщо характеристика складається на особу, яка звільнилася з роботи, то текст викладається в минулому часі, а якщо в момент складання характеристики робітник навчається чи працівник працює — то в теперішньому часі.

Як правило, характеристику підписують керівник установи чи керівник структурного підрозділу, на підпис якого ставиться гербова печатка.

Рекомендації – поради щодо складання тексту

1. Укладаючи текст, формулюйте головну думку кожного абзацу, арґументуйте.

2. Вибирайте влучні і точні слова (із вище зазначеного словника).

3. Речення повинні бути короткими, а інформація глибокою і вагомою.

4. Текст у характеристиці викладається від третьої особи.

 

Додаток А

«Камінь спотикання»

 

Т Е С Т

(завдання закритого типу)

 

1. Основний вид ділового мовлення, що містить інформацію, «зафіксовану

на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та пере-

давати її в часі та просторі» – це …

а) формуляр;

б) документ;

в) бланк.

2. Визначте, які виділяють документи за походженням:

а) вхідні й вихідні;

б) стандартні та індивідуальні;

в) службові й особисті.

3. Назвіть документи, які пишуться від першої особи:

а) довідка;

б) характеристика;

в) автобіографія.

4. Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена як єдиний блок:

а) бланк;

б) штамп;

в) формуляр.

5. Зазначте, які документи виділяють за місцем укладання:

а) внутрішні та зовнішні;

б) складні й прості;

в) вхідні й вихідні.

6. Нова система нумерації рубрик тексту ґрунтується на використанні:

а) слів і літер;

б) лише арабських цифр;

в) арабських та римських цифр.

7. Виберіть правильний варіант оформлювання підпису й дати під доку-

ментом:

а) підпис дата;

б) дата

підпис;

в) дата підпис.

 

Додаток Б

 

«Ідентифікація»

 

Т Е С Т

(завдання відкритого типу з короткою відповіддю)

 

1. Постійні реквізити під час виготовлення бланка ….

 

 

2. Змінні реквізити на бланку в процесі заповнення ….

 

 

3. Необхідний елемент документа ….

 

 

4. Точна вказівка місця проживання чи перебування кого-небудь або місцезнаходження чого-небудь, складена за певною формою ….

 

 

5. Основний реквізит документа ….

 

 

6. Якщо документ адресується установі, її структурному підрозділу без зазначення посадової особи, їх найменування подаються … відмінку.

 

 

7. Членування тексту на певні складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо називається ….

 

 

 

Додаток Д

 

 

ПРАКТИЧНИЙ БЛОК

_____________________________________________________________________

 

1. Чи є різниця між простою і умотивованою заявами. Обґрунтуйте свою

відповідь.

 

2. Розташуйте реквізити заяви відповідно до правил її оформлення.

1. Дата.

2. Текст.

3. Додатки.

4. Адресат.

5. Підпис.

6. Адресант.

7. Назва виду документа.

 

3. «Знавець теорії».

Порівняльна характеристика на тему: «Автобіографія – характеритика».

 

4. «Коректор».

Відредагуйте речення.

1. Характеристика на студента ІІІ курсу зварювального відділення Петренка

Владлена Михайловича, українця.

2. До навчання відноситься сумлінно. Він постійно працює над підвищен-

ням свого інтелектуального рівня.

3. Приймає активну участь у громадській роботі.

 

5. Враховуючи, що на підприємствах застосовується комп’ютерне вив-

чення резюме, слід дотримуватися таких правил (вибери необхідне):

а) намагатися вживати якомога більше дієслів, прислівників, прикметників;

б) намагатися не вживати особових займенників;

в) обов’язково надіслати фотокартку;

г) для кожного окремого конкурсу складати окреме резюме;

ґ) надавати перевагу іменникам, що є назвами посад, професійним термінам.

 

6. Чи однакова мотивація у текстів наказу щодо особового складу?

Відповідь обґрунтуйте.

 

Додаток Е

 

 

МІКРОСИТУАЦІЇ

 

 

 

1. Ви прочитали оголошення про заміщення вакантної посади за фахом.

Оформіть відповідний документ.

 

2. Який документ необхідно скласти, щоб висловити прохання, адресоване посадовій особі, для того, щоб Вас зарахували на посаду зварника IV роз-ряду? Складіть цей документ, врахувавши його вид.

 

3. Вам запропонували іншу роботу на тому самому підприємстві. Які документи необхідно скласти, щоб оформити переведення?

 

Додаток Є

 

 

БЛОК ЗАВДАНЬ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЮ

 

 

1. Заповніть таблицю, визначивши класифікаційні ознаки доку-

ментів.

 

За найменуван-ням	За похо-дженням	За місцем виникнення	За стадіями створення	За носієм інформації	Опорні слова та етикетні норми
Заява	Особиста, службова	Внутрішня, зовнішня	Оригінал	На папері	Прошу надати, зарахувати, дозволити, допустити
Автобіограф-фія
Характеристик-ка
Резюме
Наказ

 

2.Відредагувати наказ.

НАКАЗ.

 

№ 14 26 л-ду 2010 року.

 

Харцизськ

 

Призначити

1. Літвак Я.Г. майстром по цеху с окладом 3500 грн. за місяць.

Підстава:

Власноручна заява Літвак Яківа Генадієвича.

 

Звільнити

1. Пилипенко В.С. інженера по технікі безпеки за порушення ним статута

завода – службове розгільдяйство.

Підстава:

Докладна записка начальника цеха.

 

Зас. директора завода

(підпис) Рассвітаєв Л.К.

 

 

Резюме в перекладі з французької мови — короткий висновок з основними положеннями доповіді, промови, наукової праці тощо.