Запит, що відбирає дані з однієї таблиці за умовою

Побудуємо запит, що відбирає з таблиці «Книги» екземпляри, ціна яких перебільшує 20 гривень і водночас прізвище автора починається або з букви «Г» або «К». Переходимо на вкладку «Запити». Натискаємо «Создание запроса в режиме конструктура» (рис. 9).

Як альтернатива — можна натиснути кнопку «Создать» і вибрати варіант «Конструктор» або скористатися правою кнопкою миші. У вікні діалогу «Додавання таблиці» на вкладці «Таблиці» вибираємо таблицю, з якої потрібно відібрати дані (рис. 10).

У нашому випадку такою таблицею є «Книги». Натисніть кнопку «Добавить». Закрийте вікно «Добавление таблицы». Виберіть поля, які треба включити до запиту, а саме: «Автор», «Название», «Год», «Стоимость». Щоб помістити їх до бланку запиту, двічі клацніть кнопкою миші на імені поля у таблиці. Вибрати поле таблиці можна безпосередньо у вікні запиту, вибравши їх з випадаючого списку (рис. 11).

У вікні записуємо умови для відбирання записів. У рядку «Условия отбора » в полі « Стоимость » ставимо умову «>20». Для поля «Автор » ставимо умову «Like "Г*" or Like "R*"». Назву функції «Like» можна не вводити, вона буде додана автоматично. Щоб переглянути результат натисніть кнопку «! » або виберіть пункт меню «Вид → Режим таблицы». Результат роботи запиту показано на рис. 12.

Підсумкові запити

Щоб вибрати не окремі записи, а підсумкові значення для певної групи даних (наприклад, кількість книг по інформатиці, по кожному видавництву, кількість читачів по кафедрах тощо), треба скористатись підсумковими запитами. Таким запитам треба вказати характер групування даних і тип групової операції. Щоб конкретизувати характер групування входимо до «Груповые операции → Группировка». Це можна зробити так:

q ввійти до режиму «Конструктора» запиту;

q сформувати поля, що будуть складати запит;

q встановити курсор всередину таблиці із параметрами запиту (у режимі «Конструктора») запитом;

q натиснути на піктограму, що знаходиться на панелі інструментів (виглядає як значок «S»). Замість піктограми можна клацнути правою кнопкою миші й вибрати з контекстного меню пункт «Групповые операции».

У таблиці з параметрами запиту Access додасть рядок з іменем «Групповая операция». Щоб створити групу записів з однаковими значеннями по деякому полю, треба в рядку «Групповая операция» цього поля ввести «Группировка». Access вибере множину записів з однаковим значенням поля групування й підрахує для них підсумки. Такі дії Access повторить для кожної групи. Спосіб рахування підсумків вказують у тому ж рядку «Групповая операция». Для цього переходимо до поля, по якому планують визначити підсумкове значення. Клацаємо лівою кнопкою миші на списку «Группировка». Список розкриється, з нього вибираємо тип операції для одержання підсумків. Список операцій має такі функції:

SUM – обчислення суми значень для групи;

AVG – середнє значення поля для даних із групи записів;

MIN – мінімальне значення для даних із групи записів;

MAX – максимальне значення для даних із групи записів;

COUNT – кількість записів, у яких є значення із групи;

STDEV – стандартне відхилення;

VAR – дисперсія;

FIRST – значення в першому записі групи;

LAST – значення в останньому записі групи.

Продемонструємо процес будування підсумкового звіту на такому прикладі: порахуємо кількість читачів з кожної кафедри. Спочатку будуємо звичайний запит у режимі «Конструктора», додаємо до нього таблицю «Читатели ». Включаємо до результуючого звіту поля «Кафедра » і «Прізвище ». Натискаємо на панелі інструментів піктограму «Групповые операции». У полі «Кафедра» вказуємо «Группировка». Переходимо до поля «Фамилия». У рядку «группировка» для цього поля вибираємо функцію «Count» (рис. 13). Результат обробки запиту показано на рис. 14.

Важливо! Щоб при перегляді запиту поля мали зрозумілу назву, треба скоригувати їх властивості. Для цього ставимо курсор на колонку поля у вікні «Конструктора запитів», входимо до меню «Вид → Свойства». У полі «Подпись» друкуємо заголовок (рис. 15)

Перехресний запит

Це особливий тип підсумкового запиту, який дозволяє організувати підсумкові значення у таблицю, що нагадує зведену таблицю в Excel. Головною перевагою перехресного запиту є те, що його можна будувати по двом ключовим полям. Таким чином, перехресний запит може трансформувати лінійну таблицю у таблицю з двома вимірами.

Наприклад, побудуємо запит для визначення сумарної вартості книжок для різних років видання по кожному видавництву. Найзручніший спосіб будування перехресних запитів — скористатися кнопкою «Создать» у вікні роботи із запитами (рис. 9). Натискаємо її. На екрані з’явиться вікно з переліком типів запитів. Вибираємо «Перекрестный запрос» (рис. 16).

Кожний етап діалогу щодо будування перехресного запиту представлено в окремому вікні. По черзі вибираємо таблицю, назви рядків, назви стовпців і функцію обробки даних, кожного разу натискаючи кнопку «Далее». У нашому випадку вказуємо ім’я таблиці «Книги», найменування рядків «Год »; найменування колонок «Издательство», для поля «Стоимость» вказуємо функцію обробки даних «Sum». Встановимо прапорець «Итоговоезначение по срокам» в активне положення. Закінчивши формування запиту, натискаємо на кнопку «Виконати». Результат показано на рис.17.

Перехресний запит можна сформувати також в режимі «Конструктора». На рис. 18 показано параметри щойно побудованого запиту, який відкрито у режимі «Конструктора». Зрозуміло, що джерелом даних для запиту є таблиця «Книги».