Фильтрация по выделенному фрагменту

 

Чтобы задать режим ввода только тех записей, в которых в определенном поле присутствует некоторое значение, следует выделить эту часть поля и воспользоваться режимом Фильтр по выделенному.

 

Нужно установить такой фильтр в таблице Больные, чтобы отображались данные только тех пациентов, фамилии которых начинаются на «С».

Для этого следует выполнить следующие действия:

1. В поле Фамилия выделить первую букву «С» в любой фамилии (например, Семенов).

2. Нажать кнопку Выделение на панели Сортировка и фильтр вкладки Главная и выбрать вариант Начинается с «С» (Рис.26).

 

 

Рис.26. Фильтрация фамилий с первой буквой «С».

 

Чтобы изменить режим фильтрации, можно воспользоваться кнопкой Дополнительно, которая позволяет изменить фильтр текущего поля или удалить все фильтры таблицы (рис.27).

 

Рис.27. Действия с текущим фильтром.

 

Также можно отменить фильтрацию и вновь увидеть весь список, нажав кнопку .

Для того чтобы применить тот же самый фильтр нет необходимости вновь его настраивать, достаточно нажать кнопку .

 

Организация поиска

Каждая запись (то, что являлась отдельной строкой таблицы) теперь представляет, как бы отдельную карточку. Вводить данные удобно именно в таком режиме.

В строке состояния (в нижней части окна формы) отражено общее количество записей и номер записи, которую вы сейчас видите.

Перемещаться между записями можно с помощью кнопок, значение которых показано на рисунке слева. 1 - первая запись, 2 – предыдущая запись, 3 – следующая запись, 4 –последняя запись, 5 – новая (пустая) запись. (Рис.28)

 

Рис28. Строка состояния формы.

 

Например, в данный момент текущей является третья запись из десяти. Если в таблице тысячи записей, то для быстрого перемещения к нужной достаточно ввести ее порядковый номер и нажать Enter.

 

Поиск в форме аналогичен поиску в таблице.

 

Осуществить поиск можно по любым параметрам: ФИО, адресу, дате рождения, номеру полиса и т.д.

Для этого нужно:

1. В окне Все объекты Access выбрать таблицу Больные, а затем дважды щелкнуть на имени соответствующего объекта, в котором необходимо осуществить поиск.

2. Щелкнуть в любом месте поля, в котором будет осуществляться

поиск.

3. Щелкнуть на кнопке Найти (вкладка Главная – группа Найти ).Появляется диалоговое окно Поиск и замена.

4. В поле "Образец" ввести например улицу: пр- т Ленина.

5. В поле "Совпадение" указать: С начала поля, если данные по которым ведется поиск известны целиком, С любой частью поля, если поиск ведется по части данных, которая может оказаться в различных областях поля, например, по первым или последним трем символам.

6. Установить область и направление поиска.

7. Щелкнуть на кнопке Найти далее.

8. Если осуществляется поиск более чем одной записи, то для продолжения поиска снова щелкнуть на кнопке Найти далее (Рис. 28).

9. Если других записей не найдено, Microsoft Access запрашивает, намерены ли вы продолжить поиск, начав с самой первой записи таблицы.

10. Щелкнуть на кнопке Закрыть, чтобы закрыть диалоговое окно. Для выполнения замены данных использовать вкладку Замена в диалоговом окне

Поиск и замена.

 

 

Рис.28. Диалоговое окно Поиск и замена.

 

Пример 2. Элементы управления

Удаление с экрана лишних данных

Для удаления с экрана (но не из таблицы) лишних данных (полей), а также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними, следует установить курсор в столбец и вызвать правой клавишей контекстное меню. Выбрать команду Скрыть поля. Так удастся скрыть только один столбец.

Если необходимо скрыть несколько столбцов или восстановить их отображения следует выбрать команду Отобразить поля.

 

Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме Конструктор.

Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.

 

 

Фиксация столбцов

Для того чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке нужно:

1. Выделить столбцы, которые необходимо зафиксировать.

2. Правой клавишей мыши открыть контекстное меню и выберать команду Закрепить поля.

Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее.

Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Отменить закрепление всех полей.

Список значений

Для некоторых полей таблиц можно задать фиксированный набор значений, которые затем пользователь может выбирать из выпадающего списка при заполнении данных в таблице. В базе данных Поликлиника таким полем является Пол в таблице Больные.

Чтобы задать для поля фиксированный набор значений, необходимо воспользоваться свойством поля Подстановка.

 

Для того чтобы задать список значений для поля Пол – «м» и «ж» нужно:

 

1. Открыть таблицу Больные в режиме конструктора.

2. Выделить поле Пол

3. В области Свойства поля перейти на вкладку Подстановка.

4. В поле Тип элемента управления выбрать из выпадающего списка пункт Поле со списком.

5. В поле Тип источника строк из выпадающего списка выбрать Список значений.

6. В поле Источник строк ввести вручную требуемые текстовые значения в кавычках через точку с запятой: «м»; «ж» (Рис.29)

Рис.29. Поле источник строк вкладки Подстановка.

 

Теперь при переходе в режим таблицы, щелкнув для любого пациента в поле Пол – справа появится стрелка. При нажатии на эту стрелку - появится выпадающий список, содержащий заданные нами значения (Рис. 30).

 

Рис.30. Выпадающий список поля Пол.

Многозначные поля

В Access появилась возможность хранить в одном поле сразу несколько значений из указанного списка. Таким образом, реализуется связь «многое ко многим» (при этом Access автоматически создает скрытую промежуточную таблицу).

В таблице Посещения необходимопредоставить возможность выбора номера участка. Для этого в режиме конструктора в области Свойства поля на вкладке Подстановка следует выбрать также из выпадающего списка выбрать Список значений, значение Да для параметра Разрешение нескольких значений. Тип источника строк - Список значений и для параметра Источник строк перечислить участки в кавычках и через точку с запятой (Рис. 31).

 

Рис. 31 Источник строк вкладки Подстановка

Теперь при переходе в режим таблицы, если щелкнуть по полю участок, появится выпадающий список с номерами участков (Рис.32).

 

Рис. 32. Выпадающий список поля Участок.

 

В режиме формы при заполнении данных на пациента также будет появляться выпадающий список с номерами участков.

Пример 3. Использование запросов

При работе с БД, как правило, не требуется видеть одновременно всю информацию, которая хранится в той или иной таблице БД. Наоборот, часто возникает необходимость отображать содержимое сразу нескольких таблиц, соответствующее определенным условиям.

Допустим в запросе необходимо увидеть Фамилию врача, 3 участок, фамилию пациента и дату посещения.

В Access есть средство обработки данных в нескольких связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям - Запрос. Панель для создания запросов находится на вкладке Создание (Рис.33)

 

Рис.33. Панель запросов на вкладке Создание.

 

Существует два основных типа запросов: на выборку и на изменение данных (создание таблицы, обновление, добавление и удаление).

 

Запрос на выборку - наиболее распространенный. При его выполнении формируется набор записей, информация для которых берется из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно (фактически это ссылки на данные из таблиц, а не их копии) и существует только во время выполнения запроса и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.

Существует несколько режимов создания запроса: