После получения электронного образа документа нам нужно назвать его и сохранить.

2. После получения электронного образа документа нам нужно назвать его и сохранить.

Название документа создается по особому алгоритму. Если сканировали заявление, то в начали так и пишем. Если запрос, то указываем что это запрос. После указания названия документа ставится дата его принятия, после чего указывается номер, очень важно запомнить, что вместо пробелов в названии документа ставится нижнее тире “_”. Дополнительные документы, которые идут в сопровождении с заявлением или запросом так же называют (свидетельство-свидетельство, технический паспорт - технический_паспорт, адресная справка - адресная_справка и т.д) и указывается дата, серийный номер, которые указаны на данном документе.

После сканирование и присвоения названия документы сохраняются в папку “сканирование” на рабочем столе.

3. На этом этапе нам нужно прикрепить полученный электронный документ к библиотеке электронных образов, используя программу “Приема и передачи документов” (ПК ПВД).

После запуска программы выбираем нужный нам документ по номеру заявления или запроса и выделяем его, затем выбираем функцию “взять на исполнение”.

После открытия документа в электронном виде выбираем по названию нужную строчку и нажимаем добавить образ, после чего из папки “сканирования” на рабочем столе выбираем соответствующий документ (названия должны совпадать) и кликаем на него мышью два раза.

Очень важно обратить внимание прикрепился электронный образ или нет. Если в колонки “присоединение файлов” появились цифры 1,2 и т.д, то образ успешно присоединен.

4 Завершение работы

 

Поле того как все файлы присоединены в нижнем правом углу выбираем функцию “завершить” после функцию “завершить операцию”.

  При завершении операции данные документы поступают на дальнейшею обработку другим специалистам в зависимости от заявления ли запроса подаваемого заявителями. И сохраняются в архиве, тем самым создавая библиотеку электронных образов документов.