Правила деловой переписки и телефонных переговоров.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 8

Тема: Оформление претензионно-исковой документации

Цель работы:Научиться составлять и оформлять претензионно - исковые документы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Методические указания

Приступаем к следующей, как некоторые считают – немного скучной теме – деловой переписке. Не мало важный аспект данной процедуры – своевременность и такт. По тому, как оформлен документ, о Вас могут судить, как незнакомые люди, так и постоянные клиенты.

Итак, помимо устных переговоров коммерсанты-партнеры исполь­зуют деловую переписку, в частности, широко используются на практике коммерческие письма. Де­ловое письмо должно быть кратким и понятным.

Всякое письмо следует начинать с обращения «уважаемый», а в случае профес­сиональной дружбы — «дорогой». Затем следует имя и отчество или фамилия (товарищ, коллега, господин — перед фамилией). Не забывайте об общепринятых «пожалуйста», «будьте любез­ны», «будьте добры», «заранее благодарю», «с уважением», «до свидания», «до встречи» (заключительная форма вежливости). Они выполняются на белой или слегка цветной бумаге, типографским способом отпечатаны ф., и., о., должности, адреса фирмы, № телефона.

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческой сделки, от имени юридического лица и имеют правовую силу, т. е. могут быть обжалованы в суде.

По своему функциональному назначению выделяются три вида коммерческой переписки:

— запрос — ответ на запрос;

— предложение (оферта) — ответ на предложение;

— рекламация (претензия) — ответ на рекламацию,

Запрос— коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортера к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку товара. (условия, количество, цена, сроки). Запрос та­кого типа входит в группу контрактных документов и использу­ется при подготовке к заключению сделки. Если продавец не может сразу выслать покупателю интересу­ющий его товар, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности: