Реквизит «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа».

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для письма и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.

  Реквизит «Место составления документа».

Место составления или издания документа располагается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный индекс» на всех документах, за исключением писем и заявлений.

 Реквизит «Адресат».

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные частные лица, граждан, в том числе индивидуальные предприниматели.

При адресовании документа организации ее наименование указывается в именительном падеже.

 

 

Например:

                                                             Министерство культуры

                                                Республики Беларусь

 

При адресовании документа структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже - наименование структурного подразделения.

 

Например:

 

Министерство культуры

Республики Беларусь

Управление по охране

историко-культурного наследия

 

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

 

Например:

 

Горецкий районный исполнительный комитет

 

Начальнику отдела организационно-кадровой работы

Ивановой И.А.

 

При адресовании документа руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в состав наименования должности адресата.

 

Например:

 

Директору государственного

учреждения образования «Гимназия №1

г.Горки»

Прудникову С.И.

 

При направлении документа в несколько однородных организаций, их названия следует указывать обобщенно в именительном падеже:

 

Например:

Учреждениям отрасли

 

При направлении документа руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

 

Например:

 

Директорам школ

 

Реквизит «Гриф утверждения».

Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами:

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор школы

Подпись      О.П.Запевалова

01.09.2019

         

 

 

При утверждении документа руководителем, составленного не на бланке, включается полное наименование учреждения образования.

 

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор

государственного учреждения

образования «Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»

Подпись      О.П.Запевалова

18.03.2019

 

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ» проставляется должностным лицом, утверждающим документ. Месяц и год допускается печатать с помощью технических средств.

 Реквизит «Заголовок к тексту документа».

Документы, оформленные на бланках или стандартных листах бумаги формата А4, должны иметь заголовок. Заголовок к тексту допускается не указывать на документах, оформляемых на бланках или стандартных листах бумаги формата А5.

Заголовок формулируется составителем документа. Он должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа.

Например:

Приказ (о чем?) «О создании аттестационной комиссии»;

Положение (о чем?) «Об оказании материальной помощи»;

Протокол (чего?) «собрания педагогического коллектива»;

Правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

Должностная инструкция (кому?) «инспектору по кадрам»;

Акт (о чем?) «Об отсутствии на рабочем месте»;

Акт (чего?) «ревизии»;

Письмо (о чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

Заголовок в кавычки не заключается и не подчеркивается. Точка в конце заголовка не ставится.

Реквизит «Подпись».

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование учреждения образования.

Например:

 

Директор школы                          Подпись           О.П.Запевалова

 

При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование школы.

Например:

 

Директор ГУО «Детская школа

искусств и вокально-хорового

мастерства г.Горки»                          Подпись      О.П.Запевалова

При подписании документа, подготовленного комиссией, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии                Подпись           Е.В.Миненкова

Члены комиссии:                           Подпись           И.В.Балдовская

                                                       Подпись           А.К.Белоусова

                                                       Подпись           В.А.Протасенко

 

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например:

 

Председатель                                Подпись           Е.В.Миненкова

 

Секретарь                                      Подпись           О.В.Кругликова

Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.

 

Например:

 

Приложение 1

к приказу директора школы

01.09.2019 № 75

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тесту», «Подпись» и др.).

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в школе, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри школы с должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его – с неподчиненными организациями (внешнее согласование).