Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

На документах указывается полное официальное наименование вышестоящей организации, закрепленное в уставе вышестоящей организации.

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).

Реквизит «Наименование организации».

Наименование школы указывается в точном соответствии с Уставом.

Документ, подготовленный совместно с другими организациями, оформляется на чистом стандартном листе бумаги. Наименования организаций располагаются в соответствии с их полными официальными наименованиями в верхней части документа на одном уровне.

Например:

Государственное учреждение образования

«Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»

 

Реквизит «Почтовый адрес отправителя».

Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

ул.Куйбышева, д.13, 213404, г. Горки

Реквизит «Название вида документа».

Название вида документа определяется его назначением и должно соответствовать компетенции школы, содержанию документируемого управленческого действия. На письмах название вида документа не указывается.

Название вида документа печатается прописными буквами без разрядки.

Реквизит «Дата документа». Оформление дат в документах.

Датой документа является дата его подписания (приказ, распоряжение, указание, письмо и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт), для документа, принимаемого коллегиальным органом (постановление, решение), - дата его принятия, для утверждаемого документа (план, отчет, инструкция, положение и др.) - дата утверждения.

Датой совместного документа на бумажном носителе является дата его подписания последней организацией.

При подготовке проекта документа допускается печатать только обозначения месяца и года, день месяца проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты в реквизитах «Текст», «Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа», «Резолюция», «Визы», «Гриф приложения», «Отметка о наличии приложения», «Отметка о поступлении», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», «Отметка о заверении копии» оформляются цифровым способом. Элементы даты указываются арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Например:

08.09.2019

При оформлении дат в документах, содержащих сведения финансового характера, допускается использование словесно-цифрового способа. При использовании словесно-цифрового способа день месяца оформляется арабской цифрой (от 1 до 9) или парой цифр (от 10 до 31), название месяца – прописью, год – четырьмя арабскими цифрами, после которых ставится буква «г» с точкой.

Реквизит «Регистрационный индекс».

Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Реквизит «Подпись».

Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Если документ оформлен на бланке или с использованием углового штампа, то в наименование должности включается, как правило, видовое наименование учреждения образования.

Например:

 

Директор школы                          Подпись           О.П.Запевалова

 

При оформлении документа не на бланке, в наименование должности включается наименование школы.

Например:

 

Директор ГУО «Детская школа

искусств и вокально-хорового

мастерства г.Горки»                          Подпись      О.П.Запевалова

При подписании документа, подготовленного комиссией, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Например:

Председатель комиссии                Подпись           Е.В.Миненкова

Члены комиссии:                           Подпись           И.В.Балдовская

                                                       Подпись           А.К.Белоусова

                                                       Подпись           В.А.Протасенко

 

Документы коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем этого органа.

Например:

 

Председатель                                Подпись           Е.В.Миненкова

 

Секретарь                                      Подпись           О.В.Кругликова

Реквизит «Гриф приложения».

Гриф приложения располагается в правом верхнем углу первого листа приложения.

Гриф приложения состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака №), названия вида документа в дательном падеже, его автора, даты и регистрационного индекса.

 

Например:

 

Приложение 1

к приказу директора школы

01.09.2019 № 75

 

Порядковый номер приложения не указывается, если оно одно.

На приложениях, утверждаемых распорядительным документом или протоколом, гриф приложения не оформляется. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа проставляется гриф утверждения.

Документы-приложения оформляются с указанием всех необходимых реквизитов документа («Название вида документа», «Заголовок к тесту», «Подпись» и др.).

Согласование документов.

Документы, подготавливаемые в школе, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами. Согласование может проводиться как внутри школы с должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне его – с неподчиненными организациями (внешнее согласование).

Реквизит «Виза»

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом.

Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Заместитель директора

по воспитательной работе

Подпись           А.К.Белоусова

01.12.2019

Отказываться от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта документа не допускается. Замечания и дополнения излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются».

Например:

Инспектор по кадрам

Подпись           В.А.Протасенко

01.12.2019

С проектом не согласна.

Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева. Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа. При согласовании писем и других исходящих документов визы оформляются на копиях, остающихся в деле.

При необходимости оформления нескольких виз они располагаются одна под другой в порядке визирования.

Например:

Заместитель директора

по воспитательной работе

Подпись           А.К.Белоусова

01.12.2019

 

Секретарь учебной части

Подпись           О.В.Кругликова

01.12.2019

При отсутствии свободного места визы оформляются на обороте последнего листа документа.

Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами: «С приказом (актом, протоколом, должностной инструкцией и т.д.) ознакомлен». Виза ознакомления включает личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Например:

С приказом ознакомлен                               Подпись Л.М.Погребняк 01.12.2019

Реквизит «Печать».

При проставлении печати ее оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

 

Например:

 

Директор школы                           Подпись           О.П.Запевалова

 

 

Содержание

                                                                                                                                                                                 стр.

Глава 1 Общие положения	1
Глава 2 Документирование управленческой деятельности	2
Глава 3 Бланки документов, угловой штамп	4
Глава 4 Оформление реквизитов документов	4
Наименование вышестоящей организации	4
Наименование организации	5
Почтовый адрес отправителя	5
Название вида документа	5
Дата документа	5
Регистрационный индекс	6
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа	6
Место составления документа	6
Адресат	6
Гриф утверждения	7
Заголовок к тексту документа	8
Подпись Гриф приложения	8 9
Согласование документа	10
«Гриф согласование»	10
Визы	11
Печать	12
Отметка об исполнителе	12
Отметка о заверении копии	13
Глава 5 Требования к текстам документов	13
Глава 6 Требования к оформлению документов, изготовляемых с помощью технических средств	15
Глава 7 Оформление отдельных видов документов	18
Глава 8 Организация работы с документами	23
Глава 9 Составление номенклатуры дел	24
Глава 10 Формирование дел	27
Глава 11 Оформление дел	28
Глава 12 Составление описей дел	32
Глава 13 Передача дел в архив	32
Глава 14 Оперативное хранение документов	33

 

Горецкого райисполкома

Государственное учреждение образования

 «Детская школа искусств и вокально-хорового мастерства г.Горки»

 

 

Реквизит «Наименование вышестоящей организации».

На документах указывается полное официальное наименование вышестоящей организации, закрепленное в уставе вышестоящей организации.

Наименование вышестоящей организации указывается на всех организационно-распорядительных документах, за исключением внутренних информационно-справочных документов (справок, докладных записок, заявлений, представлений и др.).