Розв'яжіть задачу про склад.

Побудуйте самостійно таблиці і форми. Налагодьте зв'язки між таблицями.

 

200

201

Практичні роботи № 29-30 Тема

MS Access. Робота з фільтрами і запитами.

Мета

Уміти конструювати фільтри і запити для відшукання інформації у базі даних. Знати призначення таких запитів: на вибірку, параметричних, на внесення змін у БД, на до­повнення, вилучення, копіювання, створення, обчислення.

План роботи № 29

1. Команда Знайти.

2. Робота з фільтрами.

3. Запит на вибірку з простою числовою умовою.

4. Запит на вибірку з умовою по текстовому полю.

5. Запит з параметром.

План роботи № ЗО

1. Запит на створення нової таблиці з копіюванням у неї даних.

2. Запит на доповнення таблиці.

3. Запити на створення таблиць з обчислювальним полем.

4. Запити на відшукання повторень і вилучення записів.

5. Запит на копіювання частини таблиці.

6. Створення таблиці «Адреси».

Завдання

Для таблиці Оцінки, створеної раніше, чи таблиці, заданої викладачем, сконструювати різні фільтри і запити згідно з планом роботи. Після виконання кожного фільтра чи запиту занотовувати у звіт номери записів, які задовольняють критерій пошуку.

Теоретичні відомості

1. Команда Знайти. Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів.

Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову), і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю.

Для відшукання потрібних даних використовують команду Знайти, а також фільтри і запити.

Команда Редагувати ■=> Знайти дає змогу відшукати записи у великій таблиці за деякою нескладною умовою пошуку у всій базі чи в конкретному полі.

2. Фільтри. Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір. На відміну від команди Знайти тут зайві записи не висвітлюються. Є три типи фільтрів: фільтр за вибраним, фільтр за формою і розши­рений фільтр. Доступ до команд роботи з фільтрами можна отри­мати одним із трьох способів:

1) виконати команду головного меню Запис о фільтр;

2) виконати команду з контекстного меню;

3) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:

♦ Фільтр за вибраним і 1*;

♦ Змінити фільтр (фільтр за формою)^: ^;

♦ Розширений фІЛЬТР;

♦ Застосувати/Скасувати фільтр Ц.

Як користуватися кнопками — це ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час експериментів застосовуйте команду-кнопку Скасувати фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.

3. Побудова виразів для пошуку даних. Для відшукання да­них згідно з деяким критерієм відбору (умови відбору) користу­вач будує логічні вирази, які бувають простими або складеними.

Прості вирази (умови) — це числа, тексти, вирази з необо­в'язковою операцією порівняння. Вони описують критерій шукання даних за зразком у заданому полі. Значенням виразу може бути «так» або «ні». Розглянемо приклади простих умов:

а) =5 або 5, >3, <=5, <>3 або!3 (не 3) — для числових полів;

б) 4/21/85 або 4.21.85 — для полів з датами в американсь­
кому стандарті; 21/4/85 або 21.4.85 — у європейському стандар­
ті; < date() — усі дати до вчора, оскільки функція dateQ має
значення сьогоднішньої дати;

в) "Артист" або Артист — для текстових полів з прізвищами;
Ьіке[А-Г] — для пошуку слів, які починаються на А, Б, В, Г;
Ілке[!А-Г] — слів, які починаються на Д, Е,...Я;

Like "Ар*" або Ар* — слів, які починаються на «Ар»;

Like *ко —слів, які закінчуються на «ко»;

Like 69#### — шестизначних номерів телефонів, які почи­наються на 69.

У шаблонах операції порівняння Like символ * означає деяку кількість будь-яких символів, символ? — один будь-який символ, # — одну цифру,! — заперечення.

Складені вирази — це вирази, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between 3 and 5 (між 3 і 5); 3 or 4 or 5; Таня or Ipa; between

 

202

203

date()-30 and date() — дати за минулі ЗО днів від сьогоднішньої, between 4/21/99 and 5/21/99 — між двома датами.

У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) "і", записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник "або", розташовують одну під одною.

4. Запити. Запит — це засіб відшукання записів, різних маніпуляцій з даними, зокрема, перетворення таблиць і створен­ня на їхній основі нових таблиць. На відміну від фільтра запит є структурним елементом бази даних, що має назву, яка поміща­ється на закладку Запити головного вікна БД.

Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичай­ний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.

Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані з деякої таблиці записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлен­ня, вилучення чи архівування записів, створення обчислюваль­ного поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action queries).

Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.

Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідов­ність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:

Вікно БД ■=> Запити о Створити о Конструктор о ОК о Дода­ють таблицю, наприклад, Оцінки ■=> Закривають вікно Додати таблицю.

Отримують вікно (бланк) конструктора запитів, яке потріб­но заповнити (рис. 58). Конструювання запиту складається з де­кількох етапів.

1. Рядок Поле міститиме назви полів, які користувач хоче відобразити у запиті. Щоб заповнити цей рядок, у вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле на бланку. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувшу в ньому і вибравши назву кожного поля із запропонованого списку.

2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування записів (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.

3. Вводять умови пошуку в рядок умов.

4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит ■=> Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій на­рисовано знак оклику (!).

204

Рис. 58. Вікно конструктора запиту.

5. Для редагування запиту треба повернутися до конструктора.

6. У разі потреби змінюють тип запиту командою з меню Запит ■=> Вибирають потрібний тип із запропонованого списку.

7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збере­женням запиту з деякою назвою у файлі БД.

Загальна схема роботи із запитами на внесення змін така:

1) виконують звичайний запит на вибірку записів;

2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таб­лиці тощо;

3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.

Окрім вищезазначених, є й інші типи запитів: перехресний, результат роботи якого нагадує зведену електронну таблицю; на виявлення записів, що повторюються; на виявлення записів, що не мають підпорядкованих записів у деякій іншій таблиці (на­приклад, такий запит, застосований до таблиць Оцінки і Телефо­ни, дає змогу виявити студентів, які не мають телефонів).

Створення запитів за допомогою конструктора називають технологією QBE (Query By Example). Створивши QBE-запит, можна ознайомитися з його SQL-кодом, натиснувши на кнопку з написом SQL. Мову SQL розглянемо в наступній роботі.

Словник

Редагувати                         Правка.                          Edit

Знайти/Поміняти              Найти/Заменить             Find/Replace

Зразок                                 Образец                             Find What

Фільтр за вибраним         Фильтр по выделенному Filter by Selection

Застосувати/Скасувати  Применить/Удалить    Apply/Remove

Змінити фільтр                  Изменить фильтр            Filter by Form

Розширений фільтр         Расширенный фильтр   Advanced Filter

Запит на вибірку              Запрос на выборку        Select Query

Додавання таблиці         Добавление таблицы    Show Table

205

 

Додати/Закрити               Добавить/Закрыть           Add/Close

Умова, критерій                Условие отбора                Criteria

Вивести на екран             Вывод на экран                Show

Створення таблиці          Создание таблицы          Make New Table

Доповнення                       Добавление                       Append

Записи, що повторюються Повторяющиеся записи Dublicate Records

Хід роботи № 29