Сущность реинжиниринга бизнес-процессов

В течение последнего десятилетия очевидным образом наметилось ускорение темпов изменения рыночных конъюнктур. Это, в свою очередь, приводит к необходимости постоянного изменения и пересмотра производственной и управленческой деятельности предприятия. Чтобы устоять в конкурентной борьбе, производители товаров и услуг должны постоянно быть готовыми к удовлетворению растущих требований потребителей, либо это сделает кто-то другой. Один из путей повышения эффективности функционирования предприятия — это использование методик реконструкции бизнес процессов (Business Process Reengineering — BPR). В основе этих методик лежат работы по постоянному совершенствованию стратегии фирмы, которая ориентирована на перспективные требования клиентов, разработку новых бизнес правил для снижения затрат, пересмотр структуры предприятия с целью повышения эффективности.

BPR является направлением, возникшим на стыке двух различных сфер деятельности - управления (менеджмента) и информатизации. Именно поэтому реинжиниринг требует новых специфических средств представления и обработки проблемной информации, понятных как менеджерам, так и разработчикам информационных систем. Подобные средства требуют интеграции ключевых достижений информационных технологий и создания соответствующих инструментальных средств поддержки реинжиниринга.

Впервые термин "реинжиниринг бизнес-процессов" (от англ. business process reengineering, BPR) был введен Майклом Хаммером в 1990г. в статье “Реинжиниринг: не автоматизируйте – уничтожайте”, который определяет этот вид деятельности как "фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальным показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы". За несколько лет реинжиниринг превратился в одну из ведущих и активно развивающихся отраслей информатики.

М. Хаммер рассматривает BPR как революцию в бизнесе, которая знаменует отход от базовых принципов построения предприятий и превращает конструирование бизнеса в инженерную деятельность. Возможность такой революции обусловлена, в первую очередь, новейшими достижениями в области информационных технологий, специалисты которой начинают играть ведущую роль в конструировании бизнеса.

Одной из основных особенностей BPR является ориентация реинжиниринга не на функции, а на процессы. Причем из всех концепций менеджмента, основанных на процессах, BPR рассматривается как наиболее эффективная, революционность которой обусловлена современным состоянием информационных технологий.

Существуют и другие методы, которые можно рассматривать либо как частные случаи BPR (если в основе этих методов лежит управление процессами), либо как автономные концепции (если они базируются на иных принципах):

· автоматизация бизнес-процессов (business process automation - BPA).

· реинжиниринг программного обеспечения.

· уменьшение размерности (downsizing) предприятия.

· реорганизация (reorganizing) предприятия.

· улучшение качества (quality improvement - QI), глобальное управление качеством (total quality management - TQM).

Основная цель РБП - снижение издержек, прежде всего за счет уменьшения количества сотрудников. Вторая цель - снижение рисков. Обе эти цели сопряжены с некоторыми изменениями в компании.

Изменения должны подкрепляться ясным видением стоящей перед компанией цели, иначе существует риск непоследовательных, случайных, нескорректированных действий, когда пропадает понимание, зачем нужна реорганизация.

РБП — это инструмент, специально разработанный, чтобы помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений, обеспечить которые используемые схемы улучшения процессов не в состоянии. Это не означает, что РБП заменяет собой непрерывные улучшения, ничего подобного. Если вы провели реинжиниринг некоторого процесса, то далее потребуются методы непрерывного улучшения (continuous improvement), носящие технологический характер, которые нужно применять, дабы не проиграть в будущем.

Реинжиниринг бизнес-процессов — это создание совершенно новых и более эффективных бизнес-процессов без учета того, что было раньше. РБП использует большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры, но его фокус прежде всего направлен на объединение функций на макроорганизационном уровне. Это означает, что субпроцессы могут содержаться в рамках одной функции или подразделения, и к ним тоже можно применить РБП.

Из данного определения вытекает множество важных выводов. Во-первых, речь идет о том, чтобы начать как бы с чистого листа; во многих случаях для этого требуется ум свободный и способный думать вне пределов и существующих системы, порядка дел и исходных предположений. Большинство людей приходят к выводу, что существующий порядок нормальный и неизбежный. Чтобы эффективно использовать РБП, нам нужно изменить этот взгляд, хотя сделать это очень непросто.

Во-вторых, РБП ставит под вопрос многие общепринятые предположения, которые мы делаем относительно множества вещей и явлений. Это единственный способ справиться с огромной массой получаемой нами информации. Это применимо и к нашей частной жизни: например, большое количество людей в Соединенном королевстве всегда считали, что выгоднее владеть своим домом. Это был естественный порядок вещей, такой же как то, что на смену дню приходит ночь, и в течение многих лет так и было. Но мы живем в мире перемен, и сегодня тысячи людей попали в ловушку имущества, в которую, казалось, было невозможно попасть, а теперь, кажется, невозможно выбраться.

Третьим выводом, вытекающим из определения РБП, является то, что РБП требует значительного объема творчества, которое соединит вместе объекты и идеи, до того разъединенные. Многие великие прорывы в науке базировались на творческой интуиции и только позднее были доказаны математически. Теория относительности Эйнштейна или открытие Криком и Уотсоном структуры ДНК — это только два из множества примеров.

Четвертый вывод, который вытекает из определения РБП, касается использования технологии. Некоторое люди ошибочно считают, что РБП подразумевает использование технологии и ничего кроме этого. Такой взгляд далек от правильного и очень опасен; на самом деле технология — лишь одна из движущих сил радикальных изменений. Более того, РБП, если он хочет оставаться важным инструментом, придется продолжать использовать новые технологии по мере их развития, чтобы внедрять в деловую практику все более радикальные и более эффективные способы ведения дел.

РБП не следует рассматривать только как стратегию, порожденную информационными технологиями (IT), поскольку это может привести к неадекватным и дорогостоящим решениям. Информационная технология доступна. Нужно, чтобы все, кого это касается, хотя бы в общих чертах понимали ее потенциал, и тогда данная технология будет служить реинжинирингу, но никогда не будет управлять им. Чтобы РБП мог продемонстрировать всю мощь своих возможностей, потребуется профессиональная экспертиза самого различного вида и эксперты по информационным технологиям должны занять свое достойное место в команде, не обязательно во главе ее, но, по крайней мере, в качестве проводников перемен.

Наконец, РБП имеет отношение и к замене существующего процесса более эффективным как для заказчика, так и для самой организации. С точки зрения заказчика, сокращение срока выполнения заказа и отсутствие бюрократии поможет, например, быстрее удовлетворять его требования и не вызывать раздражения. С точки зрения организации, уменьшаются затраты, повышается конкурентоспособность, улучшается обслуживание и, таким образом, появляется возможность захватить большую долю рынка.

Базовыми понятиями BPR являются бизнес-процесс, бизнес-система, деловая процедура:

Бизнес-система - это связанное множество бизнес-процессов, конечной целью которой является выпуск продукции. Под продукцией, понимают товары, услуги и документы.

Бизнес-процесс - это горизонтальная иерархия внутренних и зависимых между сoбой функциональных действий, конечной целью которых является выпуск продукции или отдельных ее компонентов.

Деловая процедура - это функция, задача, цепь событий, происходящих в течение определенного промежутка времени и обладающих познаваемым результатом.

Бизнес-процессы происходящие на предприятии можно разделить на производственные и управленческие. Каждый из процессов характеризуется технологией реализации, определяется общей структурой бизнес-системы и оборудованием, средствами автоматизации и т.п. обеспечивающими реализацию процесса.

Реинжиниринг бизнес-процессов базируется на нескольких основных принципах:

- несколько рабочих процедур объединяются в одну, т.е. происходит горизонтальное сжатие процесса (по имеющимся оценкам, горизонтальное сжатие ускоряет выполнение процесса примерно в 10 раз);

- исполнители принимают самостоятельные решения, т.е. осуществляется не только горизонтальное, но и вертикальное сжатие процессов (наделение сотрудников большими полномочиями и увеличение роли каждого из них приводит к значительному повышению их отдачи);

- шаги процесса выполняются в естественном порядке;

- процессы имеют различные варианты исполнения (тот или иной вариант выбирается в зависимости от конкретной ситуации, состояния и т.д.);

- работа выполняется в том месте (подразделении, отделе), где это целесообразно (устраняется излишняя интеграция, что приводит к повышению эффективности процесса в целом);

- уменьшается количество проверок и управляющих воздействий;

- минимизируется количество согласований путем сокращения внешних точек контакта;

- единая точка контакта обеспечивается уполномоченным менеджером (в тех случаях, когда шаги процесса либо сложны, либо распределены таким образом, что их не удается объединить силами небольшой команды).

Для успешного осуществления РБП необходим лидер команды реинжиниринга. Выбор лидера команды является важнейшим вопросом с точки зрения эффективности проведения преобразований. Первым критерием будет действительно хорошие профессиональные качества, а не наличие свободного времени для занятия преобразованиями. Второй критерий - уровень знания о процессе в целом. Третий критерий отбора касается личных качеств - энтузиазм, личный интерес и пр. Идеальным кандидатом будет «человек идеи» - тот кто «горит» этой идеей и способен увлечь за собой людей, организовать их.

Следующей важной фигурой в процессе преобразований должен стать координатор. Зачастую неудачи кроятся не в плохом знании проблемы, а в неудовлетворительном управлении процессом работы, в несогласованности действий разных членов команды. Координатор должен концентрироваться над решением проблем не «что», а «как» нужно делать. В его функции должно входить отслеживание оптимальной структуры команды реинжиниринга, координация действий сотрудников, устранение дублирования действий разными сотрудниками, решение проблем, не связанных с постановкой глобальной задачи. Координатор должен иметь хорошие организаторские способности, быть коммуникабельным, при этом он не должен противопоставляться лидеру, а должен гармонично дополнять его, позволяя ему сосредотачиваться на решении глобальных задач.

Реинжиниринг бизнес-процессов – это "фундаментальное перепроектирование бизнес-процессов компаний для достижения коренных улучшений в основных актуальным показателях их деятельности: стоимость, качество, услуги и темпы". Основная цель РБП - снижение издержек, прежде всего за счет уменьшения количества сотрудников. Вторая цель - снижение рисков. Базовыми понятиями BPR являются бизнес-процесс, бизнес-система, деловая процедура.

Можно выделить два способа влияния информационных технологий (ИТ) на деятельность организаций:

- применение методов ИТ для анализа и конструирования бизнес-процессов, например, объектно-ориентированное моделирование;

- появление новых бизнес-процессов, позволивших коренным образом изменить базовые правила работы организаций.

Исторически большинство фирм основывали свои подходы к реинженирингу исходя из CALS-технологий разработки информационных систем. CALS-технологии применялись в реинжениринге практически с момента его появления. В настоящее время CALS необходимо понимать как технологию повышения эффективности бизнеса, основанную на эффективном информационном взаимодействии субъектов хозяйственной деятельности и совместном использовании информации в ходе жизненного цикла изделия или продукта. CALS начинает все быстрее и шире распространяться по всему миру

Представление об едином информационном пространстве (интегрированной информационной среде) как основе интегрированной автоматизированной системы управления было введено в научный обиход задолго до появления CALS-технологий. ИИС представляет собой хранилище данных, содержащее все сведения, создаваемые и используемые всеми подразделениями и службами предприятия в процессе их производственной деятельности.

Дальнейшее развитие ИТ привело к появлению объектно-ориентированного программирования, которое позволило адекватно перевести многие процессы, протекающие на предприятии, в виртуальное информационное пространство, что и сделало актуальной всю проблематику, связанную с использованием CALS-технологий.

Основной стратегией разработки и внедрения CALS является создание единой индустриальной информационной инфраструктуры. При этом приоритет отдается разработке и последующему применению международных стандартов, подготовка и принятие которых проводятся через Международный комитет по стандартизации (ИСО). Тем не менее каждая страна формирует свою программу разработки CALS с учетом ее национальных интересов.

Стандарты CALS охватывают спектр потребностей пользователей, обеспечивая единое представление текста, графики, информационных структур и данных о проекте, сопровождении и производстве, включая звук, видео-, мультимедийные средства, передачу данных, хранение данных, документацию и многое другое, для всех приложений.

Одна из основных идей CALS, являющаяся также и технической целью CALS, — это возможность включения описания всех видов изделий в единую общую структуру, допускающую обработку различных типов данных и порожденных производных описаний свойств изделий в единой структуре.

Ключевым элементом CALS-технологий является сетевая инфраструктура, используемая при информационной интеграции процессов поддержки жизненного цикла изделия.

В настоящее время в России существует несколько типов сетей передачи данных, различающихся структурой и характером предоставляемых услуг:

1.Сети передачи данных общего пользования

2. Региональные сети

3.Информационные системы ограниченного доступа

4. Частные сети

Итак, CALS следует рассматривать как технологию повышения эффективности бизнеса, которую необходимо использовать как инструмент достижения следующих стратегических целей:

· сохранения статуса индустриальной державы путем сохранения существующих рынков сбыта и их развития;

· увеличения объема производства, национального дохода и налоговых поступлений.

Очевидно, что в сегодняшней ситуации в России не может быть однозначно применена западная модель деятельности государства в области CALS — слишком велики различия в финансовых возможностях и готовности промышленности к восприятию новейших технологий.

Каждое из направлений CALS представляет собой громадный и дорогостоящий пласт проблем. При этом направления CALS тесно связаны друг с другом и именно во взаимосвязи дают качественно новый эффект. Поэтому чрезвычайно важно определить экономически целесообразную и практически реальную форму воздействия государства на развитие CALS-технологий в России.