Інкасація грошової виручки в комерційних банках

 

Інкасацію здійснюють на підприємствах, в організаціях, устано­вах інкасатори—збирачі банків на основі «Доручень на інкасацію грошей», посвідчення особи і спеціального посвідчення на автомашину. Механізм інкасації полягає в обміні сумок з грошовою виручкою на порожні і виписуванні підприємствами (організаціями), що здають гроші, до кожної сумки супровідної відомості у трьох примірниках. При цьому інкасатор-збирач не перераховує готівку грошей, а лише перевіряє кількість сумок і загальну суму виторгу за записами в накладній та копії супровідної відомості на кожну сумку, яку він приймає, і розписується в тій, що залишається на підприємстві.

Доставлені в банк сумки з готівкою інкасатор здає бухгалтеру-контролеру, який перевіряє відповідність записів у супровідних відомостях, реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в «Журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок» у двох примірниках і в міру реєстрації передає накладні (супровідні відомості) касирові.

Про загальну кількість прийнятих за всіма маршрутами сумок (мішків) з готівкою і порожніх сумок складається «Довідка про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки», яка разом з першими примірниками журналів обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок зберігається в окремій папці.

Схема руху готівкових коштів, що поступають від інкасаторських бригад, у вечірніх касах досить чітко визначена і її можна подати як такі етапи.

1. Старший бригади інкасаторів здає касиру сумки (мішки) з готівкою в присутності всіх інкасаторів цієї бригади; водій автомашини повинен знаходитись у приміщенні банку або в автомашині до закінчення приймання сумок з цінностями.

2. При здачі сумок (мішків) інкасатори пред'являють накладні до сумки з грошовою виручкою, а при здачі сумок з валютними цінностями — супровідні відомості та явочні картки бухгалтеру-контролеру.

3. Бухгалтер-контролер вечірньої каси перевіряє відповідність записів у накладних (супровідних відомостях) і явочних картках і реєструє належні до приймання від інкасаторів сумки (мішки) в журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою і порожніх сумок.

4. У міру реєстрації бухгалтер-контролер передає касиру накладні (супровідні відомості), а за даними записів у явочних картках встановлює кількість і номери порожніх сумок (що не використані в процесі інкасації), які підлягають поверненню до каси, і перевіряє відповідність кількості сумок, які здають інкасатори до каси, даним Довідки про видачу інкасаторських сумок, мішків і явочних карток. Завершивши первинні процедури контролю, бухгалтер-контролер явочні картки повертає інкасаторам.

5. Касир, приймаючи сумки, проводить контроль їх зовнішніх параметрів (виразність пломб і відповідність завіреним зразкам, відповідність номерів сумок, що здаються інкасаторами, номерам, зазначеним у накладних).

6. Прийнявши за кожним заїздом (маршрутом) сумки і мішки, бухгалтер-контролер і всі інкасатори бригади підписують два примірники журналу прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок і другий примірник, скріплений печаткою вечірньої каси, видають старшому бригади інкасаторів.

7. Касир під контролем бухгалтера-контролера підраховує кількість сумок, що здаються в грошове сховище (сейф) і звіряє її відповідність кількості, зазначеній у журналі обліку прийнятих сумок і мішків з готівкою та порожніх сумок. Сейф закривається на два ключі, один з яких перебуває в касира, другий — у бухгалтера-контролера.

8. Підсумковим документом проведеної роботи є складання Довідки про прийняті вечірньою касою сумки (мішки) з готівкою і порожні сумки.

При виконанні всіх зазначених процедур проводиться контроль дефектності сумок і якщо виявляються порушення (зовнішні або невідповідність сум, вказаних у накладних і явочних картках), касир у присутності бухгалтера-контролера та інкасаторів, що пред'явили ці сумки (мішки), розкривають їх і перелічують гроші.

По завершенні роботи складається акт у трьох примірниках за підписами всіх осіб, що були присутні при перерахуванні грошей із зазначенням дати розкриття сумки та її номера, описом дефектності сумки і з указанням суми, що виявлена при перелічуванні. Перший примірник акта залишається в справах банку разом із супровідним документом, другий з повідомленням про факт нестачі і речовими доказами (сумкою, пломбою, упаковкою і т. ін.) передається правоохоронним органам (за умови виявлення нестачі), а третій надсилається організації, яка здала готівку інкасатору.

Наступного дня зранку касир і бухгалтер-контролер вечірньої каси здають сумки (мішки) з проінкасованою грошовою виручкою і супровідними документами завідувачеві операційної каси для звірки документів і попереднього зарахування виручки на розрахунковий рахунок підприємства, а останній — касирам для перерахування та в бухгалтерію банку для зарахування вже уточненої суми грошей на рахунок підприємства (організації). Супровідні відомості додаються до касових документів дня. У бухгалтерії банку операції з інкасації готівки відображають на відповідних балансових рахунках.

КОРЕСПОНДЕНЦІЯ РАХУНКІВ ЗА ІНКАСАЦІЄЮ

Дебет	Кредит	Зміст господарської операції
1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	26 «Кошти клієнтів банку»	Надходження готівки грошей у касу до її перерахування
1001 «Банкноти та монети в касі банку»	1005 «Банкноти та монети, інкасовані до перерахування»	Зарахування готівки, якщо не виявлено відхилень фактичної наявності від документальної