Ввод и редактирование текста

Ввод текста

Текст вводится после точки ввода, которая отображается мигающей вертикальной чертой (курсор). Конец абзаца или текста обозначается специальным символом ¶. За данный символ нельзя вставить текст, переместить курсор с помощью клавиш управления курсором или мыши. Чтобы показать символы конца абзацев следует активизировать кнопку Непечатаемые символы на панели инструментов стандартной.

При вводе длинного текста он автоматически переносится на другую строку. При нажатии клавиши Enter курсор ввода переходит на другую строку в положение абзацного отступа. Для вставки пустой строки нажмите клавишу Enter. 

Чтобы разбить строку на две строки, установите курсор в точку раздела и нажмите клавишу Enter. Для объединения строк установите курсор в конец первой строки и нажмите клавишу Delete (Del) или установите курсор в начало второй строки и нажмите клавишу BackSpace (Возврат на шаг).

 

Выделение текста

Все операции в редакторе: копирование, перемещение, удаление, - выполняются над выделенным текстом. Для выделения текста можно использовать несколько способов:

- отдельное слово выделяется двойным щелчком мыши;

- абзац выделяется тройным щелчком мыши;

- другой способ выделения абзаца – установите указатель мыши на поле выделения и протяните мышью по этому полю до последней строки выделяемого текста;

- для выделения произвольного фрагмента текста установите указатель мыши в начало выделяемого текста и протяните мышью до конца выделяемого текста. То же можно сделать с помощью клавиш управления перемещением курсора при нажатой клавише Shift.

Перемещение или копирование текста

Для копирования текста можно пользоваться командами Копирование и Вставка меню Правка, кнопками Копирование и Вставка панели инструментов Стандартная или использовать прием перетаскивания выделенного текста мышью при нажатой клавише Ctrl.

При копировании текста, таблиц, рисунков и других объектов с помощью команд меню или панели инструментов следует придерживаться следующего алгоритма:

- выделите копируемый текст или объект;

- введите команду Копировать. Выделенный текст помещается в буфер обмена. Из буера обмена текст может быть вставлен в любое место текущего документа или другого документа;

- переместите курсор в место вставки;

- введите команду Вставить.

Перемещение отличается от копирования тем, что исходный текст удаляется. В этом случае для помещения текста (объекта) в буфер целесообразно использовать команду Вырезать меню Правка или кнопку Вырезать панели инструментов. При перемещении объекта мышью клавиша Ctrl не нажимается.

Поля

Документ, подготовленный пользователем, содержит ряд элементов: поля, заголовки, форматированный текст, абзацы, колонтитулы, таблицы, рисунки, графики, формулы и т.п.. Основные элементы документа приведены на рис. 5.6.

Поля ограничивают текст документа. Левое поле используется обычно для подшивки и принимается равным 20 – 25 мм, правое поле – не менее 10 мм.
Верхнее и нижнее поля используются для размещения колонтитулов. Ширина верхнего поля принимается равной 20 мм, а нижнего поля – 20 – 25 мм. В редакторе Word предусмотрена возможность, для удобства пользователя, показать визуально границы текста. Для этого необходимо выбрать в меню Сервис команду Параметры и на закладке “ Вид” окна диалога установить флажок Границы текста. Размеры полей можно регулировать. Для этой цели можно воспользоваться командой Параметры страницы из меню Файл или линейками. При вводе команды Параметры страницы открывается одноименное окно диалога (рис. 5.7). Оно имеет четыре закладки.

Закладка “Поля” предназначена для установки размеров полей. Можно установить зеркальные поля или две страницы на листе с помощью соответствующих флажков. Список “Применить” позволяет задать область действия установленных параметров: ко всему документу или от текущего листа до конца документа. Закладка “Размер бумаги” позволяет выбрать размер бумаги из заданных стандартных форматов или установить свой пользовательский формат, а также позволяет установить ориентацию страницы при печати: книжную или альбомную. Закладка “Источник бумаги” дает возможность выбрать способ подачи бумаги:  отдельные листы или с рулона. Закладка “Макет” (рис. 5.6) предназначена для настройки параметров колонтитулов, выравнивания текста на странице, установки границ и нумерации строк. 

Заголовки

Заголовки оформляются с помощью стилей заголовков из списка “Стиль”, расположенного в левой части панели инструментов форматирования (рис.5.8).

Стили, используемые в заголовках не должны использоваться в тексте документа для выделения других фрагментов текста. При оформлении заголовков с помощью стилей открывается возможность автоматизировать процедуру составления оглавления (содержания) документа.

Оформление шрифтов

Чтобы сделать текст более читабельным, удобным для чтения и восприятия пользователем, применяют различное оформление шрифта. К параметрам шрифта, подлежащим настройке относятся: тип шрифта, размер, начертание (полужирный, курсив, подчеркнутый), цвет, межсимвольный интервал и ряд дополнительных эффектов.

Настройку параметров шрифтов осуществляют с помощью панели инструментов форматирования или окна диалога Шрифт (рис.5.9), которое вызывается на экран командой Шрифт меню Формат. Окно диалога имеет три закладки: “Шрифт”, “Интервал” и “Анимация”. На закладке “Шрифт” настраиваются практически все параметры шрифтов. Все изменения немедленно отображаются в окне “Образец”. Для печатного текста наиболее подходящими являются шрифты Times New Roman – шрифт с засечками и Arial – прямоугольный шрифт. Не все шрифты имеют в своем составе русские символы. На закладке Интервал нас интересует один параметр – межсимвольный интервал. Он может быть обычным, разреженным или уплотненным. Для разреженного и уплотненного шрифта предусмотрена возможность регулировки степени разрядки или уплотнения. При этом используется типографская единица измерения – пункт. Анимация (Красные муравьи, Мерцание и т.д.) – отображаются только на экране монитора.

Оформление абзацев

Основной текст состоит из абзацев (рис. 5.6). Абзац – это фрагмент текста, который содержит, как правило, законченную мысль. Для редактора текста абзац – это текст, заключенный между двумя нажатиями клавиши Enter. При нажатии клавиши Enter автоматически вставляется символ возврата каретки. Точка вставки (курсор) переводится на новую строку в положение абзацного отступа. При оформлении абзацев могут настраиваться следующие параметры: уровень текста, выравнивание, отступы от границ текста, первая строка, межстрочный интервал и расстояние между абзацами, положение на странице.

Уровень текста выбирается из списка, он определяет высоту шрифта.

Выравнивание может принимать четыре значения: по левому краю, по центру, по правому краю и по ширине. Выравнивание по ширине предпочтительнее при оформлении документов, так как в этом случае оба края текста будут ровными.

Отступы слева и справа определяют расстояние текста от границы текста, но не от края страницы.

Первая строка может иметь три значения: без выступа, выступ вправо – красная строка или выступ влево – висячая строка (рис. 5.6).

Интервал между абзацами и междустрочный интервал измеряются в пунктах.

Закладка“Положение на странице” определяет возможность использования висячей строки, взаимодействие абзацев, возможность разрыва абзаца при переносе на следующую страницу, перенос слов, нумерацию строк.

    Настройка параметров абзаца осуществляется с помощью окна диалога Абзац, вызываемого командой Абзац меню Формат (рис. 5.10). Часть параметров можно регулировать с помощью горизонтальной линейки (рис. 5.11).

           На горизонтальной линейке имеется три маркера: два в левой части и один в правой части линейки. Эти маркеры позволяют устанавливать отступы и выступ первой строки. Если маркеры “Установка левого отступа” и “Установка выступа первой строки” совмещены, то выступ у первой строки отсутствует, если маркер “Установка выступа первой строки” находится справа от маркера “Установка левого отступа”, то формируется красная строка, а если  маркер “Установка выступа первой строки” находится слева от маркера “Установка левого отступа”, то формируется висячая строка (рис. 5.12).

На горизонтальной линейке в левой и правой части имеются серые плоски - это установленные значения полей. Размеры полей можно изменить с помощью мыши. Установите указатель мыши на границу раздела поля таким образом, чтобы он принял вид двухнаправленной стрелки, и перетащите границу раздела в нужном направлении.

Табуляторы

Слева от горизонтальной линейки (рис. 5.11) находится кнопка для установки табуляторов. Табуляторы позволяют управлять размещением текста. По умолчанию текст выравнивается по левому краю, этому состоянию соответствует маркер табуляции - ∟, маркер ^ - означает выравнивание по центру, а маркер f - выравнивание по правому краю, четвертый тип маркера – выравнивание по десятичному разделителю. Маркер применяется к выделенному абзацу или абзацам. Установить позиции табуляции можно также с помощью команды Табуляция меню Формат.

Границы и заливка

Границы и заливка применяются для выделения текста, оформления страниц и абзацев. Для этой цели можно воспользоваться кнопкой панели инструментов Границы, или командой Границы и заливка меню Формат [БВЛ1].

Выделите текст, который требуется заключить в рамку и введите команду Границы и заливка из меню Формат – открывается одноименное окно диалога (рис. 5.13). Окно диалога имеет три закладки. Закладка Граница позволяет установить границы на выделенный фрагмент текста, а закладка Страница позволяет установить границы страницы для всего документа или раздела, первой страницы или всех страниц кроме первой. При установке гарниц имеется возможность выбрать тип рамки, тип линии, а также цвет и толщину линии. В правой части окна диалога имеется окно, в котором отображается образец рамки, созданной пользователем. Рядом с образцом расположены четыре кнопки. С помощью этих кнопок можно управлять отображением границ: установить границы с одной, двух, трех или со всех сторон. Закладка Заливка позволяет установить цвет фона для абзаца или выделенного фрагмента текста. Для отмены заливки или границ выделите абзац или фрагмент текста, для которого необходимо выполнить удаление границ или заливки, войдите в окно диалога и выберите объект со словом “нет”: тип границы – нет или “нет заливки”. 

Списки

Редактор Word позволяет автоматизировать процесс создания списков. Списки могут быть нумерованные, маркированные и многоуровневые. Примеры списков приведены на рис. 5.14.

Для оформления списков можно воспользоваться кнопками панели инструментов форматирования Нумерация (или Маркеры) или командой Список меню Формат. Списки можно офомлять двумя способами:

1. Написать текст, выделить его и ввести команду Формат, Список, выбрать нужный вид списка и щелкнуть по кнопке ОК.

2. Ввести команду Списки из меню Формат, выбрать нужный вид спсиска, щелкнуть по кнопке ОК. В точке вставки появится первый номер списка. Ввести текст первого элемента списка. Нажать клавишу Enter. При переходе на новую строку автоматически появляется следующий номер.

Окно диалога Список имеет кнопку Изменить. При выборе этой команды откроется окно настройки параметров списков (рис. 5.15), в котором можно выбрать шрифт, формат номера, порядок нумерации,, вид маркера, установить отступы для номера и для текста.

Печать документов

Подготовленный документ можно просмотреть и затем распечатать. Просмотр документа осуществляется командой Предварительный просмотр меню Файл или соответствующей кнопкой панели инструментов. В этом режиме документ отображается в том виде, как будет выглядеть на бумаге. При выборе режима Предварительный просмотр автоматически открывается одноименная панель инструментов (рис. 5.16), которая позволяет управлять режимом просмотра: увеличивать или уменьшать масштаб изображения, просматривать одновременно несколько страниц, выводить на экран или убирать с экрана линейки, развертывать лист на весь экран. Представляет интерес кнопка Подгонка страниц. Часто случается, что на последней странице документа размещается всего несколько строк. Кнопка Подгонка страниц позволяет избавиться от таких страниц путем автоматического подбора высоты шрифта. На панели инструментов имеется также кнопка контекстно-зависимой справки, которая позволяет получить подсказку по назначению кнопок на панели инструментов. Активизируйте кнопку Контекстная справка – возле указателя мыши появляется вопросительный знак. Щелкните мышью по интересующей Вас кнопке и на экране появится справка о назначении этой кнопки. 

Для вывода документа на печать необходимо воспользоваться командой Печать меню Файл или соответствующей кнопкой панели инструментов. При использовании для печати команды меню Файл на экран выводится диалоговое окно настройки параметров печати (рис. 5.17). В этом окне можно выбрать, что печатать: весь документ, текущую страницу, указанные номера страниц или выделенный фрагмент текста. Дополнительные возможности управления выводом на печать предоставляют раскрывающиеся списки “Вывести на печать” и “Напечатать”. Список Вывести на печать позволяет вывести на печать все страницы диапазона, только четные или только нечетные страницы диапазона. Список “Напечатать” позволяет напечатать Документ, Сведения, Примечания, Стили, Элементы автотекста или Сочетания клавиш. Можно указать число копий для печати и порядок печати листов. Если установить флажок “Разобратьпо копиям”, то будет напечатан сначала первый экземпляр документа, а затем следующий. Если флажок “Разобрать по копиям снять”, то сначала будут напечатаны все экземпляры первой страницы, затем второй страницы и т. д.. В группе “Масштаб” можно указать число страниц на листе, а также указать формат бумаги, на который будет печататься документ. Имеется также возможность выбрать тип принтера и настроить его свойства. При активизации флажка “Печать в файл”. Документ будет сохранен в файле на диске.

Оформление документа

Деловой документ должен быть определенным образом оформлен. В него могут вставляться различные объекты: номера страниц, сноски, рисунки, формулы, таблицы, диаграммы, оглавление и т. п. Рассмотрим некоторые из возможностей текстового процессора по оформлению документов.

Вставка различных объектов в документ, за исключением колонтитулов, осуществляется с помощью меню Вставка.

Номера страниц

    Окно диалога настройки номеров страниц (рис.5.18) вызывается командой Номера страниц меню Вставка. В этом окне можно указать положение номера страницы и формат номера страницы.

При выборе в списке “Выравнивание” параметра Снаружи или Внутри автоматически устанавливаются зеркальные поля. Флажок “Номер на первой странице”рекомендуется снять, так как на первой странице документа номер страницы обычно не ставят.

Колонтитулы

Колонтитулы – это короткий текст расположенный в верхнем или нижнем поле страницы. Это может быть краткое сообщение, например, фамилия автора документа, наименование раздела, номер страницы, дата и время разработки документа и т. п. По умолчанию все колонтитулы одинаковые. Однако можно изменить эту настройку. Если установить флажки “Различать колонтитулы четных и нечетных страниц” и “Различать колонтитулы первой страницы”, то появится три вида колонтитулов (рис.5.19). На первой странице колонтитулы обычно не пишутся.

    Для установки колонтитулов необходимо ввести команду Колонтитулы из меню Вид. При этом открывается второй слой документа, а основной текст становится недоступным для редактирования. Одновременно на экран выводится панель инструментов для управления колонтитулами (рис. 5.20). При выводе на печать и основной текст и колонтитулы отображаются одинаково.

Название пиктограмм на панели инструментов Колонтитулы говорят сами за себя. Кнопка “Параметры страницы” выводит на экран знакомое нам уже окно диалога для управления колонтитулами (рис. 5.19).

Дата и время

Окно диалога “Дата и Время” позволяет вставлять в документ поле даты и времени. Имеется возможность выбрать формат представления даты и времени. Флажок “Обновлять автоматически” позволяет установить режим автоматического обновления даты. Если флажок установлен, то при каждой загрузке документа будет устанавливаться текущая дата.