Внутренний информационный портал ФТС России

Сотрудники ФТС России нуждаются в доступе к большим объёмам служебной информации, таможенному законодательству, классификаторам и т. д. При этом одним из существенных требований является разграничение прав доступа к информации различных пользователей, а также возможность поиска необходимых документов, оперативное обновление, возможность совместной работы и т. д.

До создания корпоративного портала в ФТС использовался отдельный файл-сервер для хранения документов и обмена данными по электронной почте. Однако такое решение не способствовало эффективной совместной работе сотрудников. Файловый сервер не поддерживает механизм поиска и обработки документов, не существует механизма отслеживания версий документа. Сложно также организовать структурирование информации, что приходится делать вручную и разграничивать доступ к информации.

Оценив преимущества портальных технологий для организации совместной работы, руководство ФТС России приняло решение о создании корпоративного портала. Основной целью проекта по созданию информационно-справочной системы центрального аппарата ФТС России явилось создание полноценного профессионального инструмента, улучшающего документооборот и повышающего эффективность работы сотрудников.

Требовалось обеспечить:

- оперативное получение необходимой информации сотрудниками, возможность индивидуальной настройки пользовательского интерфейса для каждого сотрудника;

- возможность совместной работы с документами, контроль версий документов, отслеживание финальной версии документа;

- использование существующих программно-технических средств ФТС России;

- возможность масштабирования по производительности, поддержку режима работы в многосерийной конфигурации;

- дружественные для пользователя методы навигации и поиска по содержимому системы;

- возможность гибкой настройки структуры данных и размещения информации разных форматов для администраторов;

- возможность разделять права доступа пользователей к разделам портала.

В рамках этих требований на основе продукта Microsoft Office Share Point Portal Server 2003 фирмой РБК Софт был разработан специализированный информационный портал, решающий задачи документооборота и обеспечения сотрудников ФТС России актуальной информацией.

Среди основных возможностей портала, используемых ФТС России можно выделить:

- отслеживание версий, позволяющее пользователям всегда получать доступ к последней версии документов и одновременно получать при необходимости доступ к более старым версиям документов;

- метаданные документов, возможность создавать профиль документа, обеспечивающий работу механизмов поиска по заданным критериям, использовать специальные атрибуты для повышения качества библиотеки документов;

- управление публикациями – возможность обеспечить многоэтапное согласование документа до его окончательной публикации, при этом пользователи получают доступ к финальной версии документа, а не к промежуточным;

- маршрутизация – возможность настроить процесс утверждения документа в соответствии с принятым в организации процессом согласования, возможность автоматически перенаправить созданный документ на согласование;

- обсуждение документов – возможность обсуждать содержание документов на сайте при внесении в них изменений;

- управление доступом – механизм безопасности, позволяющий назначать права доступа группам пользователей и возможность определять доступ на уровне отдельных документов и пользователей;

- интегрированность с Microsoft Office;

- возможность индексации документов различных форматов.

Для работы механизмов индикации новостей и офлайн-доступа к Интернет-сайтам использован сертифицированный защищённый канал доступа в Интернет. При этом данные передаются и сохраняются в формате XML и отображаются в рамках портала при помощи специализированных веб-частей в едином дизайне портала.

В проекте реализованы основные возможности корпоративного портала и совместной работы с информацией:

- создан многофункциональный классификатор, который обеспечивает доступ к информации по задачам, по ответственным, по типу документа и другим критериям; обеспечены возможности создания персонифицируемых блоков, включая стандарты настройки для подразделений, и персональные настройки для пользователей;

- портал имеет развитые механизмы поиска, функции доступа к внешним информационным ресурсам, погоде, курсам валют и т. д.

Например, на главной странице портала отображены курсы валют, погода, телефонный справочник, информационные блоки – справа, в центре – система навигации, которая позволяет выбрать внутренние Интернет-ресурсы и опуститься на уровень ниже – к подразделениям ФТС.

На странице рабочей группы основное меню включает нормативные документы, материалы заседания, состав органа, отчёты и протоколы, дискуссию, в центре – форум, где можно обсудить текущие вопросы, увидеть объявления о предстоящих событиях. Такие рабочие страницы есть у всех подразделений ФТС России.