Процедури та правила адаптації

Процес переходу на нову посаду або нову роботу — досить складний період у житті будь-якої людини. Перш ніж він зможе працювати ефективно відповідно до нових вимог, йому необхідно адаптуватися в новій для нього організації. У цей період його часто відвідує почуття непевності у своїх діях і рішеннях. Якщо він не відчуває підтримки з боку організації, у нього з'являються сумніви в тому, що він зробив правильно, вирішивши улаштуватися в цю організацію. Чим частіше такі думки виникають, тим нижче рівень його довіри до організації, лояльності і, як наслідок, якості виконання роботи.

Процедура введення в посаду дозволяє попередити можливі негативні наслідки пересування вже працюючого або прийому нового співробітника. Її основна задача — допомогти співробітнику адаптуватися в новій обстановці і досягти необхідної ефективності в найбільш короткий термін.

Ця процедура не є навчанням і не забезпечує необхідних навичок або знань для виконання дорученої роботи. Скоріше, це знайомство з нормами, прийнятими в організації. Навчання і введення в посаду плануються і проводяться роздільно.

Особливо процедура введення в посаду важлива для випускників шкіл, технікумів і університетів. Для них це буде перший реальний робочий досвід, і їм потрібний більш докладний і розгорнутий обсяг інформації.

Процедура введення в посаду встановлює загальні правила і розробляє  комплекс необхідних дій. Разом з тим, процес адаптації співробітника винятково індивідуальний, як з погляду його особистісних якостей, так і з погляду його роботи.

Для персоніфікації процесу введення в посаду створюються програми для кожного окремого співробітника. Зміст програми залежить від наступних факторів:

• зміст роботи;

• статус і рівень відповідальності;

• робоче оточення;

• особистісні особливості співробітника.

Учасниками процедури введення в посаду можуть бути:

• Лінійне керівництво, що забезпечує складання і виконання програми введення в посаду на робочому місці.

• Співробітники, що мають можливість надавати реальну підтримку і допомогу в адаптації співробітника.

• Колеги, що працюють в одному відділі або в суміжних підрозділах.

• Як правило, підрозділ управління персоналом.

Організація процедури включає у себе ряд етапов і заходів.

Перший день роботи нового співробітника рекомендується починати трохи пізніше звичайного часу, для того щоб усі співробітники були вже на місцях і можна було виконати усі формальності без спішки. Звичайно його зустрічає хто-небудь з підрозділу управління персоналом і, першою справою, забезпечує заповнення необхідних документів. Після цього нового співробітника представляють куратору (не обов'язково прямому керівнику), що відповідає за реалізацію програми введення в посаду.

Співробітник одержує інструменти й устаткування, необхідні йому для роботи. Потім його ведуть на робоче місце і знайомлять з колегами. І тільки після цього починають знайомити його з організацією.

Список можливих тем може бути наступним:

• Докладна історія компанії і її розвиток.

• Вища і середня ланка управління.

• Найбільш важливі документи компанії. Наприклад, місія, стратегія, управління якістю і т.ін.

• Опис бізнесу організації. Політика в галузі роботи з замовниками.

• Зміст роботи, посадова інструкція, межі повноважень, відповідальність.

• Система якості.

• Взаємодія з іншими відділами або людьми.

• Охорона праці на підприємстві (інструктаж з охорони праці).

• Список документів, з якими співробітнику необхідно ознайомитися в першу чергу.

Один із самих практичних шляхів надання інформації — створення пакета документів, що складається зі звичайних рекламних матеріалів і специфічних матеріалів, підготовлених спеціально для цього випадку.

В один із днів першого тижня організовується зустріч співробітника і куратора з менеджером по навчанню для розробки індивідуального плану навчання.

Перед приходом нового співробітника варто скласти список необхідних дій:

· Переконатися, що посадова інструкція готова і відповідає дійсності.

· Домовитися з ким-небудь з його майбутніх колег про неформальну допомогу й опіку.

· Перевірити, чи готове його робоче місце.

· Проінформувати заздалегідь усіх співробітників про прихід нового працівника.

· Приготувати всі інформаційні матеріали, що будуть видані співробітнику в перший день роботи.

· Підготувати необхідні пропуски.

· Подзвонити співробітнику напередодні його офіційного виходу на роботу і переконатися, що усі в порядку.

Перший день:

· Разом з новим співробітником розібрати його посадові обов'язки.

· Пояснити правила по компенсації можливих витрат.

· Ознайомити з вимогами до конфіденційності інформації.

· Ознайомити з правилами внутрішнього трудового розпорядку.

· Обговорити стиль управління, особливості культури, традиції, норми, прийняті в організації.

· Ознайомити з основними процедурами і політикою по персоналі.

· Ознайомити з організаційною структурою і структурою підпорядкування (якщо необхідно).

· Провести інструктаж з техніки безпеки.

· Провести інструктаж з наданню невідкладної допомоги.

· Ознайомити з правилами і діями на випадок евакуації, показати пожежні виходи.

· Ознайомити з процедурою комунікацій і зв'язків за посадою.

· Ознайомити його з вимогами до зовнішнього вигляду.

· Ознайомити з вимогами пропускної системи, режимом відкриття і закриття офісу.

· Представити співробітника підлеглим, колегам і керівникам.

· Надати йому інформацію особистого плану: місцезнаходження їдальні, туалетів, місця для відпочинку паління і т.д.

· Представити інформацію про традиції чи відділу групи, у якій співробітник буде працювати.

До кінця періоду адаптації:

· Ознайомити зі спеціальними процедурами.

· Ознайомити зі специфікою його роботи у відділі й організації.

· Проаналізувати компетенцію і розробити індивідуальну програму перспективної підготовки.

· Пояснити, як діє адміністративно-господарська система організації.

· Ознайомити з вимогами і стандартами виконання роботи.

· Ознайомити із системою звітності.

Оскільки процедура введення в посаду не регулюється ніякими правовими нормами, усе вищевикладене носить рекомендаційний характер. Для кожної організації дана процедура буде мати винятково індивідуальний характер, і справа організації — вирішити, у якому обсязі використовувати цю процедуру, які додаткові аспекти внести у її зміст.

Усе віше перераховане стосувалося безпосередньо організації. Однак є певні правила про які необхідно знать і самому співробітнику,  которий вступає в нову посаду. Можна розділити їх на три етапи:

Перші кроки в новій посаді

Отже, вас призначили на нову посаду, тепер ви - співробітник компанії.

З чого почати? Як побудувати своє входження в нову організацію? Яким бути? Дуже слухняним або незалежним і самостійним, найкрасивішим або найскромнішим, просто самим собою або треба трохи себе прикрасити?

Питання, питання... Вони дуже важливі для багатьох і багатьох, що вперше приходять у нову фірму. Звичайно, можливі і побоювання - як приймуть, чи сподобаюся колегам, керівнику, підлеглим, чи справлюся в професійному плані.

Що ж найголовніше в перших кроках у компанії? Можна не повірити, але важливіше понад усе - це перші секунди вашої появи у фірмі. Нехай усі говорять, що зустрічають по одежинці, а проводжають по розуму, але...

Варто запам'ятати і користатися цим завжди, щодня: у вас ніколи не буде другого випадку зробити перше враження. Перше враження - і щодня!

 Успішних працівників пізнають, коли вони з'являються в дверях. Це не залежить від того, у що вони на даний момент одіті, у костюм або джинси. Вони роблять враження сильної особистості за рахунок своєї пізнаваємості і доглянутості. Так, вони заздалегідь знають, що і як носять у цій компанії і різко не виділяються одягом, особливо в перший день. Але вони мають зовнішній вигляд, що запам'ятовується.

Так, у новачка повинне бути щось своє. Вигляд, співвіднесений з його душею, його характером, звичками. Те, що називають "його чи її стилем". До речі, в одягу теж є душа і характер. І одяг впливає на наш настрій. А скільки угод було вдалих саме в улюбленій краватці, або в "щасливих" прикрасах. У нього ця краватка вже до дірок протерлася, а він її надягає на найважливіші зустрічі. Ця краватка стала його талісманом. Вона допомагає йому настроїтися на перемогу, у ній людина починає знову вірити у свої сили.

А особистий стиль? Важко сказати про це заочно. Якщо є можливість - порадьтеся з професіоналом. У чоловіків може бути особливий прийом зав'язування краватки або тон сорочки. Жінки можуть собі дозволити легкий шарф або капелюшок.

Узагалі дуже важливий внутрішній настрой. Повірте, перший раз на нову роботу - це не дуже страшно, але це - страшно цікаво! Життя дарує вам черговий шанс - посміхніться йому. І нехай цю посмішку побачать ті люди, з якими ви сьогодні зустрінетеся. Але... Разом з тим, не хотілося б, щоб на початку дня приходили хмурі або роздратовані працівники.

Посміхніться кожному, посміхніться саме йому. Не посміхайтеся, щоб сподобатися. Посміхайтеся, тому що вони вам подобаються, тому, що вони частина того нового, що складатиме найближчий відрізок вашого життя. Так, усі ці люди - тепер частина вашого життя - у кожнім є щось гарне. Знайдіть це гарне - і вони будуть вашими друзями.

Вітайтеся першим. Якщо ви - дама, ви протягаєте руку першою, чоловік чекає, коли в нього з'явиться така можливість. Але рукостискання повинне бути енергійним - не слабким, але і не повинно дробити кістки партнерів.

Якби ви тільки знали, скільки контактів не вийшло, скільки угод зірвалося винятково через слабке або хворобливе рукостискання! Багато хто, так, на жаль, занадто багато хто приділяють цьому підвищену увагу, орієнтуються на це у своїх подальших рішеннях. Безвладне рукостискання дозволяють тільки, мабуть, творчим натурам, художникам, дизайнерам.

І, нарешті, спробуйте побільше слухати і менше говорити! Ви зробите тоді враження інтелігентної, думаючої, поважаючої і турботливої людини. Однак, якщо співрозмовник - гарний слухач і хоче, щоб ви поговорили, зробіть йому послугу.

Ще кілька застережень. Будьте готові до того, що не усі будуть раді вашій появі в компанії. У всіх свої справи, для деяких - ви конкурент у цій вічній боротьбі за місце під сонцем. Цей лід вам слід буде зламати своєю відкритістю, щирістю і професіоналізмом. Не всі компанії мають спеціальну адаптаційну програму навчання, у якій орієнтують новачків, дають їм необхідну інформацію про організацію, про основні правила і традиції.

Може бути, вам доведеться випитувати в нових колег навіть такі речі, як: де туалет і як пройти в їдальню. Ніколи не переживайте через дрібниці. Не тримайте зла на ваших колег. Живіть красиво, тобто добрим і активним життям.

Валерій Анатолійович Поляків, один із кращих експертів в області підбора кваліфікованих кадрів, "дідусь російського рекрутмента", як назвав його журнал "Професіонал", багато писав про переважну поведінку новачка. У своїй блискучій книзі "Технологія кар'єри" він радить, приходячи на нову роботу, постаратися врахувати стиль, прийнятий у цій організації. До речі, у багатьох фірмах існує звичай відзначати так звану "прописку", найчастіше це виражається в частуванні колег при одержанні першої зарплати. Постарайтеся довідатися,  чи є такий звичай в організації, де ви почали працювати.

Найкраще, принаймні, на початку не виділятися ні в гіршу, ні в кращу сторону. Це стосується і манери себе тримати: Не ставте себе нижче, або вище за навколишніх. Привітна дружелюбність - кращий ключ до визнання в новому колективі. Особливо корисними можуть виявитися гарні відносини із секретарками. Ніколи не беріть участь у конфліктах і склоках.

Знайомлячись з колегами, відразу ж виявляйте готовність допомогти усім, чим зможете, будьте уважні до навколишніх, робіть люб'язності, допомагайте, звертайтеся за порадою. Щирість ставлення до людей, невдаваний інтерес - вірний засіб швидко завоювати симпатію і навіть любов навколишніх. Воно окупається сторицею і має величезну притягальну силу.

Отже, що ж робити, коли ви прийшли на нову роботу? Правило перше: не жени коней. Хоча б півроку буде потрібно для того, щоб правильно зорієнтуватися, передчасні поспішні рішення можуть призвести до непоправних наслідків. Не кваптеся привертати до себе надмірну увагу із самого початку, це може дуже насторожити ваших колег. Починайте спокійно, але не будьте занадто пасивні.

Правило друге - вивчіть організаційну структуру, познайомтеся з основними підрозділами і головними людьми. Спробуйте розібратися, як і ким приймаються рішення. Зверніть увагу, хто з ким спілкується, хто з ким дружить. Головне відчути, який у колективі клімат. Доброзичливий, сугубо діловий, грайливий чи суворий. Коротше кажучи, спочатку не заважає пограти в шпіона. Тільки не забувайте про такт і почуття міри. Варто чітко знати мету і задачі свого відділу і вашого начальника, намагайтеся усе робити з урахуванням цих цілей. Навіть якщо поки ви не можете їх прийняти для себе цілком.