Тема: створення звітів. Виведення інформації на друкування.

План.

1. Поняття звіту.
2. Майстри звітів.
3. Створення звіту за допомогою конструктора.
4. Зміна звіту.
5. Створення елементів управління.
6. Встановлення властивостей елементів управління та звітів.
7. Сортування та групування даних у звіті.
8. Використання підпорядкованих звітів.

 

Поняття звіту

 

Звіт є кінцевим результатом виконання багатьох процедур із базою даних і забезпечує видачу даних у будь-якому форматі з різними рівнями деталізації, у тому числі і виведення на папір. В ньому можуть бути включені рамки, рисунки, графіки та ін.

У процесі конструювання звіту визначаються склад і зміст його розділів, оформляються заголовки, підписи реквізитів, що визначаються. В разі необхідності мати висновок у звіті відомостей з кількох таблиць в основу його конструювання може бути покладений багатотабличний звіт.

Усі звіти, що створюються в MS Access, поділяються на три категорії:

Ø рядкові, відображаються рядками в кожному окремому стовпці;

Ø стовпцеві, в яких усі поля відображаються одним стовпцем і вирівнюються по лівому краю;

Ø поштові наклейки, призначені для друкування поштових наклейок у різноманітних форматах.

Для створення звіту необхідно у вікні бази даних вибрати вкладинку Отчеты і клацнути по кнопці Создать, внаслідок чого на екрані з’явиться вікно „Новый отчет”, в якому можна вибрати один з режимів конструювання звіту, та таблицю чи запит з яких буде робитись звіт  

 

Майстри звітів.

Режими конструювання звітів задаються Майстрами звітів. Майстри звітів створюють звіти за кількома типовими шаблонами:

Ø Мастер отчетов. Автоматичне створення звіту за допомогою майстра на основі вибраних полів.

Ø Автоотчет в один столбец. Автоматичне створення звіту з полями, розташованими в одну або кілька колонок.

Ø Автоотчет ленточн ый. Автоматичне створення звіту у вигляді таблиці.

Ø Діаграмма. Створення звіту з діаграмою.

Ø Почтов ые наклейки. Створення звіту для друкування поштових наклейок різних форматів.

Після вибору майстра звітів програма Access послідовно виводить на екран ряд діалогових вікон, у яких запитує необхідну додаткову інформацію. Ці діалогові вікна різні для кожного шаблона майстра звітів.

Створення звіту за допомогою конструктора.

Може трапитись, що майстри звітів не зможуть запропонувати вам необхідного формату. У такому разі для створення звіту можна вибрати режим Конструктора для створення порожнього звіту.

Під час вибирання режиму Конструктор на екрані з’являється вікно Конструктора звітів, в якому відображаються порожні розділи звіту 

 

заголовок звіту – виводиться тільки на початку звіту;

заголовок групи – інформація, яка з’являється перед кожною групою даних, наприклад ім’я групи;

область даних – містить записи таблиці або запиту;

колонтитули – виводяться на кожній сторінці;

примітка групи – інформація, яка з’являється в кінці кожної групи, наприклад підсумкові результати за кожною групою;

примечание отчета - виводиться тільки в кінці звіту

Додання або вилучення розділів звіту може бути виконане за командами Вид-Колонтитули, або Вид-Заголовок/Примечание отчета

Поряд з’являється список полів таблиці на основі якої буде створюватися звіт та панель з елементами керування (кнопками).

Під час розроблення звіту у вікні треба заповнити кожний розділ елементами керування макетом звіту. Якщо необхідно групувати записи за деяким полем, то у вікні Конструктора звітів можуть бути додані „Заголовок групи” та „Примітки групи”. При цьому у розділі „Примітки групи” можуть бути розміщені вирази для підведення підсумків за групами.

Для включення у звіт розрахункових полів з підсумковими даними необхідно клацнути на кнопці Поле  панелі елементів керування і помістити елемент Свободн ый. Після цього треба викликати контекстне меню цієї кнопки і в ньому вибрати пункт Свойства. Вибір цього пункту забезпечить виклик діалогового вікна „Поле:Поле N”, що містиь п’ять вкладинок.

 

 

При активній вкладниці Дані клацання лівою клавішею миші по кнопці  рядка Данные забезпечує виклик вікна „Построитель выражений”, за допомогою якого конструюється необхідний вираз.

Зміна звіту

Зміна оформлення звіту не завдає клопоту, незалежно від того, був він створений за допомогою майстра звіту чи вручну, в режимі конструктора чи починаючи з порожнього звіту. У більшості випадків усе, що вам потрібно зробити, - це перейти в режим Конструктора, натиснути на ліву кнопку мишки і перемістити елемент управління, щоб покращити оформлення чи встановити деякі властивості. Наприклад, звіт в одну колонку, створений за допомогою майстра звіту, хоч формально зроблений правильно, але його оформлення можна значно покращити. Зайвий текст, який описує поля, можна скоротити, або в деяких випадках, зовсім вилучити. Поля можна переставляти місцями.

Щоб покращити кольорове рішення звіту, а також доповнити звіт рамками та об’ємними зображенням, можна скористатися кнопками палітри. Якщо у звіті надто багато місця, можна ввести додатковий текст, щоб перетворити цей звіт на бланк інформаційного листа.

Створення елементів управління.

Щоб створити у звіті новий елемент управління, виберіть із панелі управління елементів необхідний елемент (клацніть по ньому мишкою) та помістіть його у звіт (клацнути мишкою у звіті, де буде розташовано новий елемент управління). Елементи управління можна розділити на три основні категорії:

Ø Зв’язані елементи управління. Ці елементи управління зв’язані з полем таблиці або запиту.

Ø Незв’язані елементи управління. Ці елементи управління не зв’язані з полем таблиці або запиту.

Ø Обчислювальні елементи управління. Незв’язані елементи управління, які використовують дані полів для виконання розрахунків, результати яких відображаються на екрані. Результати розрахунків не зберігаються в таблиці або запиті.

Щоб встановити елементи управління в звіт виконайте такі дії:

1. Якщо на екрані відсутня Панель елементів, то для її відображення виберіть у меню Вид команду Панель елементів або клацніть на відповідній кнопці панелі інструментів  .

2. Клацніть на потрібному елементі управління панелі елементів.

3. Щоб встановити у звіт незв’язані або обчислювальні поля звіту, встановіть курсор мишки в те місце звіту, куди вам потрібно потрібний елемент управління. За допомогою мишки встановіть необхідні розміри елемента управління.

4. Щоб встановити у звіт зв’язані елементи управління, виділіть на екрані список полів, вибравши у меню Вид команду Список полів. Клацніть і перемістіть протягуванням потрібне ім’я поля у певне місце звіту.

Щоб створити обчислювальний елемент управління виконайте такі дії:

1. Створіть елемент управління, не зв’язаний з полем таблиці або запиту.

2. Введіть вираз у елемент управління або встановіть його властивість Данные рівною цьому виразу.

Для вилучення елементів управління спочатку виділіть його, а потім натисніть клавішу Del. Для відміни небажаних змін використовуйте команду Отемнить.

Встановлення властивостей елементів управління та звітів.

Кожен елемент управління Access має свої властивості. Властивості визначають зовнішній вигляд та поведінку елемента. В режимі конструктора звіту можна переглянути або змінити властивості елементів управління й самих звітів.

Щоб відобразити на екрані вікно властивостей елементів управління, двічі клацніть на цьому елементі. Вміст відкритого вікна властивостей змінюється щоразу під час вибору наступного елемента управління.

Щоб відобразити на екрані властивості звіту, двічі клацніть у лівому верхньому куті звіту або виберіть команду Правка/ Выделить отчет. На екрані з'явиться вікно властивостей звіту.

Клацання (один раз) лівою кнопкою мишки у лівому верхньому куті виділяє сам звіт. Якщо в цей момент відкрито вікно властивостей, у ньому буде відображено властивості звіту.

Більшість властивостей звітів взято з відповідних властивостей таблиць та запитів. Деякі властивості можна встановити за допомогою панелі елементів та палітри, а частина з них не має установок.

Кожен розділ звіту має набір властивостей, які можна встановлювати, переглядати і змінювати, щоб покращити оформлення звіту. Щоб вивести на екран властивості розділу, відкрийте вікно властивостей і клацніть на потрібному розділі.

Сортування та групування даних у звіті.

Access дає змогу виводити записи звіту в певному порядку та в заданих групах. Наприклад, у звіті з продажу можна згрупувати прізвища клієнтів за областями та містами.

Групування можливе лише під час розробки звітів. При цьому дані розбиваються на групи, які в свою чергу можуть бути відсортовані відповідно до заданої умови. Наприклад, у звіті списку телефонних номерів співробітників фірми записи можна згрупувати за відділами, в яких працюють ці особи.

Можна провести багаторівневе групування на основі даних кількох полів.

Щоб згрупувати дані у звіті, в меню Вид виберіть команду Сортировка и группировка. На екрані з’явиться діалогове вікно з такою ж назвою. У верхній частині вікна виділіть поле, відповідно до даних якого вам потрібно виконати групування, та вкажіть порядок сортування.

У нижній частині діалогового вікна встановіть властивості групування (наявність колонтитулів або правило, яке визначає початок кожної групи). Якщо ваш звіт був створений за допомогою майстра звіту з групуванням даних та підбиттям підсумків, то всі необхідні установки вже зроблено.

Використання підпорядкованих звітів.

Підпорядкований звіт – це звіт, вставлений в інший. Підпорядкованими звітами можна користуватися для створення звітів з кількох таблиць: поточні підпорядковані звіти відображають записи, пов’язані з поточним записом головного звіту.

Підпорядкований звіт також можна використати для об’єднання кількох незв’язаних звітів в один головний звіт.

Щоб створити багаторівневий звіт, виконайте таку послідовність дій:

1. Створіть звіт, який вам треба використати як підпорядкований.

2. Відкрийте головний звіт у режимі конструктора звітів.

3. Відкрийте вікно бази даних.

4. За допомогою мишки перемістіть піктограму об’єкта підпорядкованого звіту в потрібний розділ головного звіту.

5. Якщо записи підпорядкованого звіту зв’язані з головним звітом, визначте ці зв’язки, встановивши властивість Подчиненн ые поля у вікні властивостей підпорядкованого звіту і властивість Основн ые поля у вікні властивостей головного звіту.

6. Збережіть звіт.

Контрольні запитання.

1. Для чого призначені звіти?

2. Що потрібно врахувати при плануванні звіту?

3. Опишіть механізм створення звіту за допомогою майстра звіту.

4. Опишіть механізм створення порожнього звіту за допомогою конструктора.

5. З яких розділів складається порожній звіт?

6. Як відобразити панель елементів на екрані?

7. Який механізм вставки елементів управління до звіту?

8. Як можна виділити один або кілька елементів управління у звіті?

9. Як переміщуються елементи управління у звіті?

10. Як виділити весь звіт?

11. На які категорії можна поділити елементи управління?

12. Як створити обчислювальний елемент управління у звіті?

13. Як вилучити елемент управління із звіту?