Сортування і фільтрація даних.

Access дає змогу сортувати й фільтрувати дані в режимі таблиці. Ця можливість може стати у пригоді для формування списку записів на основі кількох умов сортування або фільтрації. Кнопка Фильтр по в ыделенному або команда Записи/Фильтр/Фильтр по виделенному добирає записи на базі поточного виділеного блоку. Для застосування фільтра потрібно виділити поле або частину поля в режимі таблиці або у формі, після чого натиснути на кнопку Фильтр по в ыделенному.

Кнопка Изменить фильтр відкриває вікно фільтра, в якому виводиться порожня активна форма або таблиця, яка використовується для визначення фільтра. Вкажіть потрібне поле (поля) і умову відбору. Умова вказує Access, які записи необхідно відобразити. Умова відбору може бути виразом, що містить оператори (наприклад = і >), а також символи (наприклад * і?). Ви можете вибрати команду Построить із контекстного меню для того, щоб використати діалогове вікно Построитель в ыражений. Щоб скористатися фільтром, виберіть команду Записи/Применить фільтр. Відфільтровані дані (вибірка) з’являться на екрані у вигляді таблиці. Щоб побачити знову всі записи, виберіть команду Записи/Удалить фильтр або клацніть по кнопці Удалить фильтр.

Відфільтрувати дані можна також виконавши команди:

1. Виберіть команду Записи/Фильтр/Расширенн ый фильтр. На екрані з’явиться діалогове вікно фільтра.

2. Перейдіть у рядок Поле. У списку виберіть поле, в якому вам потрібно провести фільтрацію, або двічі клацніть на потрібному імені поля у списку полів.

3. Перейдіть у рядок Сортировка. У списку виберіть потрібний порядок сортування: По возрастанию, По уб ыванию або Отсутсутвует

4. Перейдіть в рядок Условие отбора і введіть умови пошуку.

5. Повторіть пп.2-4 для кожного поля, в якому вам потрібно провести фільтрацію.

6. Виберіть кнопку Применить фильтр панелі інструментів для перегляду обраної підмножини даних.

7. Щоб зберегти фільтр, виберіть команду Файл/сохранить как запрос.

8. Щоб завантажити збережений фільтр, виберіть команду Файл/Загрузить из запроса і відкрийте файл фільтра як запит.

 

Імпорт та експорт даних.

Ви можете переносити дані з Access і в Access. В Access існує два способи перенесення даних: Внешние данные (Імпорт и связь с таблицями) і Сохранить как/Экспорт, які дають змогу копіювати дані в текстові файли, електронні таблиці, бази даних Access та файли інших баз даних. Метод Связь с таблицами створює зв’язки з таблицею бази даних іншої програми для того, щоб ви могли працювати з цими даними безпосередньо.

Імпорт і експорт дають більше можливостей, ніж метод Связь с таблицами. Команда Імпорт копіює дані в таблицю Access, тоді як команда Экспорт копіює дані в інший тип файла.

Щоб імпортувати дані в таблицю Access виконайте слідуючи дії:

¨ Відкрийте вікно бази даних або зробіть його активним, якщо воно вже відкрите.

¨ З меню Файл виберіть команду Внешние данн ые/Импорт. На екрані з’явиться діалогове вікно Импорт.

¨ Виберіть тип файла із списку Тип файла.

¨ Виберіть файл, який вам потрібно імпортувати, після чого клацніть на кнопці Імпорт. З’явиться вікно Импорт об ъктов.

¨ Виберіть потрібний об’єкт і клацніть по кнопці ОК.

Щоб експортувати дані з таблиці Access, виконайте таку послідовність дій:

¨ Відкрийте вікно бази даних або зробіть його активним, якщо воно вже відкрите.

¨ Виконайте команду Файл/Сохранить как Экспорт. На екрані з'явиться діалогове вікно Сохранение объекта, в якому виберіть опцію Во внешнем файле или базе дан ых і клацніть по кнопці ОК.

¨ В наступному діалоговому вікні вкажіть тип файла і виберіть файл, який експортується, після чого клацніть по кнопці Экспорт.

¨ В діалоговому вікні, що з’явиться виберіть ім’я об’єкта, в який вам потрібно експортувати дані, а потім клацніть по кнопці ОК. Access виконає експорт даних у вказаний об’єкт.

Приєднання – складніший спосіб доступу до даних, що розташовані зовні активного файла бази даних  Access. Приєднання таблиці дає змогу переглядати й модифікувати дані з іншої системи, не копіюючи цих даних. Таблиця, що приєднується зберігається зовні БД, у вихідному файлі. Цей спосіб дає змогу уникнути неправильного перезапису модифікованих даних для вхідної програми.

Щоб приєднати таблицю, яка знаходиться зовні бази даних, виконайте таку послідовність дій:

¨ Відкрийте вікно бази даних.

¨ З меню Файл виберіть команду Внешние данн ые/Связь с таблицями. На екрані з’явиться діалогове вікно Связь.

¨ Виберіть тип файла,а потім файл, який потрібно приєднати, і клацніть на кнопці Связь. Access відобразить вікно Связь с таблицями.

¨ Виберіть ім’я об’єкта який вам потрібно приєднати, після чого клацніть по кнопці ОК. Аccess приєднає вказаний об’єкт і приєднана таблиця з’явиться у вікні бази даних Таблица.

  Контрольні питання.

1. Дайте характеристику поняття „інформація”.

2. Дайте означення інформаційної системи.

3. Дайте означення бази даних.

4. З яких об’єктів складається файл бази даних?

5. Дайте означення СУБД та перелічіть її основні функції.

6. Які етапи можна виділити при проектуванні БД?

7. Які способи створення, (відкриття) БД в Access ви знаєте?

8. Опишіть порядок створення нової таблиці.

9. Що розуміють під поняттям „структура таблиці”?

10. Які типи даних передбачені для використання в Access?

11. Опишіть розміри даних числового типу.

12. Для чого слугує ключове поле? Як можна його встановити (вилучити)?

13. Опишіть процес і технологію створення структури таблиці фізично.

14. Як створити таблицю в режимі Майстра таблиць?

15. Як створити таблицю шляхом введення даних?

16. Які символи відображаються в колонці маркування?

17. Як здійснити експорт даних у таблицю?

18. Як перемістити поле в режимі конструктора?

19. Як зберегти структуру таблиці?

20. Як зберегти записи в таблиці?

 

Лекція