Системы управления документами

Первые персональные компьютеры при создании документов использовались как «большие пишущие машинки», обеспечивающие неограниченные возможности по редактированию документов, созданию их копий. Дополнительным элементом такой «машинописи» являются возможности оформления документов с использованием средств форматирования, включения в текст документа дополнительных элементов оформления.

При использовании ПК в таком режиме работы с документами представленное на экране компьютера изображение или полученная печатная копия документа полностью соответствовали электронному документу, включающему не только содержание, но и всю разметку документа. Содержание таких документов не отделялось от их оформления и представление документа было единообразным для всех пользователей, работающих с документом.

Поэтому аналогия между традиционной (текст на бумаге) и электронной технологией отображения документа, между традиционным и электронным взаимодействием, была оправданной.

Но уже сейчас, а тем более в перспективе, адекватность электронного документа (ЭД) и его визуального отражения скорее воспринимаются как исключение, чем правило: представленный на экране или распечатанный на бумаге документ кардинально отличается от исходного электронного документа, хотя и сформирован компьютером на его основе.

Общим правилом, реализуемым в современных системах управления документами, является правило отделения содержания документа от его оформления. Соблюдение этого правила позволяет организовать более эффективный поиск и обработку документов, обеспечивает возможность отображения документа в различных форматах для различных категорий пользователей, настраивать способ отображения документа в зависимости от информационных потребностей этих пользователей.

Если обратиться к словарям по вычислительной технике начала 80-х годов, то, к своему удивлению, вы не найдете слов «документ», «электронный документ». В зарубежной научной литературе понятие «документ» в начале 80‑х не применялось, вместо него широко использовался термин «отчет» («report»), получивший особую популярность благодаря массовому распространению языка RPG (Report Program Generator). Понятия «документ» и «электронный документ» приобрели огромную значимость именно в последнее время, в то время как термин «отчет» постепенно выходит из употребления. В системах обработки данных его все чаще заменяют синонимом – «выходной документ».

Появление первого графического интерфейса пользователя и технологии обработки изображений ускорило распространение понятия электронного документа (ЭД) и обусловило дальнейшее развитие концепции ЭД. Особое внимание было сосредоточено на разработке различных подходов для перевода обширной информации, представленной на бумажных носителях, в электронную форму. В течение нескольких лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до реализации идеи управления документами. В настоящее время идея манипуляции документами в электронной, а не в бумажной форме, стала общепринятой.

Строгого определения понятия «Электронный документ» нет. Все существующие определения имеют свои недостатки. Современный взгляд на документ, реализуемый в системах управления документами и документооборотом, резко отличается от классического.

Например, рассмотрим документ с точки зрения Lotus Notes (LN) (система работы с документно-ориентированными базами данных, где документ представляет собой основной модуль информации). Рабочее пространство в LN сравнивается со шкафом, ящики которого наполнены различными документами. В каждом ящике (странице рабочего пространства) собраны однотипные документы. Каждая база данных в LN – это папка, размещающаяся в ящике и содержащая информацию по определенной тематике. Документ – лист бумаги в папке, содержащий данные об определенном объекте. Документ в Lotus Notes – это карточка, макет с полями и приложения, а точнее, файлы, обрабатываемые каким-то приложением. В частности, документ может содержать файлы графических форматов или данные различных СУБД (dBase, Excel, Access и т.п.). С этой точки зрения электронный документ – это форма, вид которой похож на привычный бумажный документ, а ее обработка производится с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых систем управления электронными документами (Electronic Document Management Systems – EDMS). Они реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В таком определении документа важным моментом является то, что документ во время формирования (обработки) проходит множество преобразований, которые могут дать совершенно различные формы его представления. Указывается также, что документ может включать в себя множество объектов, то есть документ – это нечто более сложное, чем простой лист бумаги с текстом и внедренными в него графическими объектами.

Приведем определение понятия «Электронный документ», которое является наиболее общим:

Документ – набор данных, выделенный с точки зрения семантики (как описания определенных фактов, событий, объектов и т. п.) и функций обработки (как единица создания, ввода, согласования, утверждения, подписи, хранения, передачи, отображения).

Это определение является слишком абстрактным для того, чтобы использовать его для определения свойств конкретных документов, но в нем документ представляется как функциональная единица, что очень важно с точки зрения компьютерной обработки документов, создания систем управления документами и систем автоматизации документооборота.

Как уже говорилось ранее, для обработки документов применяются системы управления электронными документами (СУЭД), или системы управления документами (СУД). Сейчас на рынке систем EDMS (Electronic Document Management Systems) существует около 500 программных продуктов.

Предлагаемые СУЭД различаются как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Однако, для определения ценности любой такой системы, достаточно ответить всего на три вопроса:

- Как информация поступает в систему?

- Как эта информация индексируется и хранится?

- И, самое главное, каким образом осуществляется поиск и извлечение необходимой информации?

Традиционные СУД сочетают в себе свойства текстовых процессоров, систем построения отчетов, информационно-поисковых систем. Они позволяют отслеживать документооборот и исполнение документов. СУД интегрируются с системами оптического распознавания текстов и компьютерного перевода.

Сейчас разрабатываются системы управления документами третьего поколения, представление и поиск информации в которых осуществляются с помощью методов искусственного интеллекта (нейронных, семантических сетей). Примером реализации этого подхода может служить система Excalibur EFS. Эта модель работы с документами имеет самые большие преимущества: она позволяет хранить себя содержание документа в виде, пригодном для анализа. К такой системе можно делать всевозможные запросы, используя нечеткие критерии. Но данная модель больше ориентирована на поиск информации, а не на ее постоянное использование. Да, эта система может ответить практически на любой запрос, даже заданный на естественном языке, например: «Какова ставка учителя, работающего по 12 разряду ЕТС в общеобразовательной школе», но во-первых, ей на это понадобится время, поэтому просчет каждой формулы при таком представлении может длиться достаточно долго, а во-вторых, она очень сложна для реализации, так как требует разработки специальных средств, основанных на искусственном интеллекте.

Поэтому в современных ИС все программное обеспечение разбивается на уровни, соответствующие задачам и информационным потребностям определенных категорий пользователей, основанные на использовании технологий, соответствующих требованиям каждого уровня.

1. Текстовый редактор — это:

• 1. прикладное программное обеспечение, используемое для создания текстовых документов и работы с ними
• 2. прикладное программное обеспечение, используемое для создания таблиц и работы с ними

• 3. прикладное программное обеспечение, используемое для автоматизации задач бухгалтерского учета.

2. К текстовым редакторам относятся редакторы:

• 1. Word for Windows
• 2. Quattro Pro, Super Calc

• 3. Paradox, Clipper.

 

3. Основными функциями текстовых редакторов являются:

• 1. создание таблиц и выполнение расчетов по ним
• 2. редактирование текста, форматирование текста, вывод текста на печать

• 3. разработка графических приложений.

4. Основными функциями форматирования текста являются:

• 1. ввод текста, корректировка текста
• 2. установление значений полей страницы, форматирование абзацев, установка шрифтов, структурирование и многоколонный набор

• 3. перенос, копирование, переименование, удаление.

5. Основными функциями редактирования текста являются:

• 1. выделение фрагментов текста
• 2. установка межстрочных интервалов

• 3. ввод текста, коррекция, вставка, удаление, копирование, перемещение.

6. Для загрузки программы MS-Word необходимо:

• 1. в меню Пуск выбрать пункт Программы, в выпадающих подменю щелкнуть по позиции Microsoft Office, а затем — Microsoft Word
• 2. в меню Пуск выбрать пункт Документы, в выпадающем подменю щелкнуть по строке Microsoft Word

• 3. набрать на клавиатуре Microsoft Word и нажать клавишу Enter.

7. Для создания нового файла в редакторе MS-Word необходимо:

• 1. выполнить команду «Открыть» из меню «Файл»
• 2. выполнить команду «Создать» из меню «Файл». В закладке «Общие» щелкнуть по пиктограмме «Обычный» и нажать ОК

• 3. щелкнуть пиктограмму «Создать» на панели инструментов.

8. Укажите все правильные Ответы. Для сохранения документа в редакторе MS-Word необходимо:

• 1. выбрать команду «Сохранить» из меню «Файл»
• 2. выбрать команду «Создать» из меню «Файл»
• 3. щелкнуть пиктограмму «Создать» на панели инструментов

• 4. щелкнуть пиктограмму «Сохранить» на панели инструментов.

9. Электронная таблица — это:

• 1. устройство ввода графической информации в ПЭВМ
• 2. компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках которой записаны данные различных типов

• 3. устройство ввода числовой информации в ПЭВМ.

10. Ячейка электронной таблицы определяется:

• 1. именами столбцов
• 2. областью пересечения строк и столбцов

• 3. номерами строк.

11. Ссылка в электронной таблице определяет:

• 1. способ указания адреса ячейки
• 2. ячейку на пересечении строки и столбца

• 3. блок ячеек.

12. Адрес ячейки в электронной таблице определяется:

• 1. номером листа и номером строки
• 2. номером листа и именем столбца

• 3. названием столбца и номером строки.

 

13. Блок ячеек электронной таблицы задается:

• 1. номерами строк первой и последней ячейки
• 2. именами столбцов первой и последней ячейки

• 3. указанием ссылок на первую и последнюю ячейку.

14. К встроенным функциям табличных процессоров относятся:

• 1. математические
• 2. статистические
• 3. расчетные

• 4. финансовые.

15. К табличным процессорам относятся:

• 1. FoxPro
• 2. Quattro Pro
• 3. Excel

• 4. Super Calc

16. Табличный процессор — это программный продукт, предназначенный для:

• 1. обеспечения работы с таблицами данных
• 2. управления большими информационными массивами

• 3. создания и редактирования текстов.

17. Адрес в электронной таблице указывает координату:

• 1. клетки в блоке клеток
• 2. данных в строке

• 3. клетки в электронной таблице.

18. Статистические функции табличных процессоров используются для:

• 1. построения логических выражений
• 2. определения размера ежемесячных выплат для погашения кредита, расчета норм амортизационных отделений
• 3. вычисления среднего значения, стандартного отклонения.

• 4. изображения значений переменной в виде вертикальных столбцов.

19. Линейный график используется для:

• 1. изображения каждой переменной в виде ломаной линии
• 2. изображения значений каждой из переменных в виде слоев

• 3. графической интерпретации одной переменной.

20. Над данными в электронной таблице выполняются действия:

• 1. ввод данных в таблицу
• 2. преобразование данных в блоках таблицы
• 3. манипулирование данными в блоках таблицы
• 4. формирование столбцов и блоков клеток
• 5. распечатка документа на принтере

• 6. создание электронного макета таблицы.

21. К системам управления базами данных относятся:

• 1. Access
• 2. Amipro
• 3. Foxpro

• 4. Oracle.

22. Модель базы данных может быть:

• 1. иерархическая
• 2. сетевая
• 3. системная

• 4. реляционная.

 

23. Объектом действий в базе данных является:

• 1. поле
• 2. формула

• 3. запись.

24. Система управления базами данных — это программное средство для:

• 1. обеспечения работы с таблицами чисел
• 2. управления большими информационными массивами
• 3. хранения файлов

• 4. создания и редактирования текстов.

25. База данных — это:

• 1. набор взаимосвязанных модулей, обеспечивающих автоматизацию многих видов деятельности
• 2. таблица, позволяющая хранить и обрабатывать данные и формулы
• 3. интегрированная совокупность данных, предназначенная для хранения и многофункционального использования

• 4. прикладная программа для обработки информации пользователя.

26. Система управления базой данных обеспечивает:

• 1. создание и редактирование базы данных
• 2. создание и редактирование текстов

• 3. манипулирование данными (редактирование, выборку).

27. Над записями в базе данных выполняются операции:

• 1. редактирование
• 2. проектирование
• 3. сортировка
• 4. эксплуатация
• 5. индексирование

• 6. поиск по ключу.

28. Производительность СУБД оценивается факторами:

• 1. временем выполнения запроса
• 2. временем генерации отчета
• 3. скоростью поиска информации
• 4. временем импортирования базы данных из других файлов
• 5. временем выполнения операций обновления, удаления, вставки данных
• 6. все Ответы верны

• 7. все Ответы не верны.

29. Средства обеспечения безопасности данных предназначены для:

• 1. шифрования прикладных программ
• 2. шифрования данных
• 3. шифрования форм отчетов
• 4. защиты паролем
• 5. ограничения доступа к различным пунктам меню

• 6. ограничения уровня доступа к базе данных, к таблице.

30. В пакете Microsoft Office присутствуют приложения:

• 1. Microsoft Publisher
• 2. Microsoft Word
• 3. Excel
• 4. Time Line

• 5. Access
• Психология делового общения

·
Ответы на экзаменационные билеты

· Виды и содержание деловых писем

·

· Подробности

· Категория: Этика делового общения

· Письмо - это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Это могут быть:

· 1) письма-просьбы;

· 2) письма-сообщения;

· 3) письма-запросы;

· 4) письма-заявления;

· 5) письма-подтверждения;

· 6) письма-заказы;

· 7) письма-предложения (оферты);

· 8) письма-дополнения;

· 9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма;

· 11) гарантийные письма;

· 12) презентационные письма;

· 13) письма прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

· 14) краткие письменные сообщения (уведомления, напоминания и т.п.);

· 15) сопроводительные письма.

· 16) письма-поздравления;

· 17) письма-приглашения;

· 18) письма-извинения;

· 19) письма для выражения сожаления и соболезнования;

· 20) письма по случаю представления (при заочном знакомстве);

· 21) письма по случаю отъезда;

· 22) письма для поддержания контактов и взаимоотношений (имиджевые письма);

· 23) благодарственные письма;

· 24) рекомендательные письма;

· 25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники и т.п.);

· 26) письма-открытки;

· 27) письма негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении или отказе в предоставлении вакансии, письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п.);

· 28) письма для выражения отказа от какого-либо предложения;

· 29) письма для обращения в различные инстанции в частном порядке;

· 30) письма-резюме.

· Ответы на экзаменационные билеты

· Виды общения

·

· Подробности

· Категория: Этика делового общения

· 1) «контакт масок» — формальное общение, когда отсутствует стремление понять собеседника и особенности его личности, интересы, внутреннее состояние; при таком поверхностном общении используются привычные маски (вежливости, строгости, безразличия, скромности, участливости, внимания и т. п.) — набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику. Когда в троллейбусе с вами заговорит словоохотливая старушка и начнет рассказывать о своих проблемах, то, не особенно вслушиваясь в ее слова, вы с вежливым видом киваете в ответ, будто слушая ее. Или вы увидели симпатичную девочку и с интересом рассматриваете ее, но стоит ей, почуствовав ваш взгляд, взглянуть на вас, как вы сразу напустите на себя безразличный вид и будете смотреть в окно. Такое общение часто встречается при поверхностных, быстрых контактах с незнакомыми людьми или в самом начале знакомства. Если люди и в дальнейшем общаются под масками, не раскрываясь и что-то «строя из себя», то им становится неинтересно друг с другом, они не станут ближе. Живя в большом городе, контакт масок порой просто необходим, так как встречаешься со многими людьми и нет необходимости со всеми общаться; иногда полезно «отгородиться» маской, чтобы не задевать друг друга без надобности. Совсем по-другому ведут себя люди в деревне, где все друг друга знают, поэтому скрывать что-либо или вводить в заблуждение бесполезно.

· 2) При примитивном общении оценивают другого человека как нужного или мешающего: надо что-то от него — активно вступаешь в контакт, мешает он тебе — отталкиваешь безразличием или грубостью. Если получил от собеседника желаемое, то теряешь интерес к нему и не скрываешь этого. Это элементарное использование другого. Как в мультике про Масяню, когда она стояла строила глазки проходящим молодым людям и сладким голосом говорила: «Молодой человек, не угостите девушку мороженым, а?», добившись своего, грубо обрывала: «А теперь проваливай!». Ценя свои отношения с людьми, вы крайне редко будете прибегать к таким уловкам, иначе с вами будут поступать так же;.

· 3) В формально-ролевом общении содержание и форма общения четко определены и известны обеим сторонам и определяются социальными ролями контактирующих. При этом никого не интересует личность собеседника. Придя в магазин, вы говорите продавщице те же слова, что и тысячи других покупателей, а она отвечает вам как все другие продавцы; есть определенная схема взаимодействия. Вас совершенно может не интересовать, какой она человек и как живет, а ее не интересует ваша жизнь — ее интересует, что вы хотите купить. Если же вас заинтересовало что-то в ее облике, вам захотелось узнать, почему она такая радостная или грустная сегодня, то вы выходите на другой, личностный, уровень контакта. Все мы являемся носителями множества ролей: примерный ученик, строгий учитель, добрая мама, требовательный папа, грубый хулиган, модная девчонка и т. п..

· 4) При деловом общении учитываются те особенности личности, характера, возраста, настроения собеседника, которые влияют на дело, которым вы заняты. О человеке, который учится или работает рядом с вами, вы можете знать достаточно много: в каком настроении он приходит в школу, какой предмет ему нравится, насколько хорошо он его знает, волнуется ли на контрольной. Но вы можете совершенно не подозревать, какие у него интересы вне школы, с какой компанией он общается, какую профессию хочет выбрать, о чем мечтает. Зачастую коллеги по работе и не подозревают, что их всегда строгий, «непробиваемый» шеф обожает на выходных возиться с цветами в саду, а ваша неприметная соседка по кабинету на днях победила на конкурсе дизайнеров веб-сайтов. Несомненно, деловые качества нашего партнера по делу важны в первую очередь, но не стоит считать, что человек только из них и состоит; иногда полезно узнать его в нерабочей обстановке и, возможно, у вас найдутся общие интересы.

· 5) Духовное или межличностное общение возможно между друзьями или людьми, хорошо знающими друг друга, близкими людьми. При таком контакте можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов — друг поймет вас и по выражению лица, движениям, интонациям. Почти любая предлагаемая тема будет встречена с интересом и пониманием, ведь у вас общие интересы, вы интересуетесь жизнью другого человека.Такое общение очень приятно, так как вы знаете интересы, убеждения, характер собеседника, можете предвидеть его реакцию, не обидеть его.

· 6) Манипулятивное общение направлено на извлечение выгоды от собеседника с использованием разных приемов: лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты, заботы и т. д.. Все эти приемы нечестные, так как имеют целью заставить вас что-то сделать. Манипулятивное общение намного глубже и изощреннее, чем примитивное; часто манипулятор очень хорошо знает особенности личности собеседника, хорошо его понимает, проявляя при этом чудеса проницательности и ума. Плохо лишь одно — он вас использует в своих целях, игнорируя ваши собственные желания и стремления. Важно научиться распознавать, когда вами манипулируют, и противостоять этому.

· 7) Суть светского общения — в его беспредметности, то есть люди говорят не то, что думают, а то, что принято говорить в подобных случаях, этакая легкая болтовня ни о чем. Точки зрения людей по тому или иному вопросу не имеют никакого значения, никого не интересует, как вы относитесь к данному вопросу на самом деле, а если вы попытаетесь выяснить это у других, то вас не поймут и вежливо «удалят из общества», чтобы вы не портили приятное и беззаботное расположение духа другим. Подобное общение обычно на приемах, презентациях, на отдыхе, если вы решили просто приятно провести время, а не решать какие-то дела, при легких знакомствах. В светском общении существуют неписаные правила поведения, характерные для данной обстановки:

· — вежливость, такт («соблюдай интересы другого», «не лезь в душу»);

· — одобрение, согласие («не порицай другого», «избегай возражений»);

· — симпатия («будь доброжелателен, приветлив, улыбайся»).

· Принципиально отличаются правила делового общения, призванного как можно быстрее и лучше решить какие-то проблемы:

· — делай все, что в твоих силах, для совместного решения проблемы;

· — говори не больше и не меньше, чем требуется в данный момент;

· — не лги;

· — не отклоняйся от темы, ищи решение;

· — выражай мысль ясно и убедительно, понятно для собеседника;

· — умей слушать и понять нужную мысль — никто не будет повторять дважды;

· — умей приспособиться к собеседнику ради интересов дела.

· Ответы на экзаменационные билеты

· Деловое общение и его основные принципы

·

· Подробности

· Категория: Этика делового общения

· Деловое общение сегодня проникает во все сферы общественной жизни. В коммерческие, деловые отношения вступают предприятия всех форм собственности, частные лица. Компетентность в сфере де­лового общения непосредственно связана с успехом или неуспехом в любом деле: науке, искусстве, производстве, торговле. Что касается менеджеров, предпринимателей, организаторов производства, людей, занятых в сфере управления, то коммуникативная компетентность для представителей этих профессий представляет важнейшую часть их профессионального облика.

·

· "Бизнес — это умение разговаривать с людьми", — говорят пред­приимчивые американцы.

·

· Специфика делового общения заключается в том, что столкнове­ние, взаимодействие экономических интересов и социальное регули­рование осуществляется в правовых рамках. Чаще всего люди вступа­ют в деловые отношения, чтобы юридически оформить взаимодейст­вия в той или иной сфере. Идеальным результатом взаимодействия и правового оформления отношений становятся партнерские отноше­ния, построенные на основах взаимного уважения и доверия.

·

· Другой специфической особенностью делового общения является его регламентированность, т.е. подчиненность установленным пра­вилам и ограничениям.

·

· Эти правила определяются типом делового общения, его формой, степенью официальности и теми конкретными целями и задачами, кото­рые стоят перед общающимися. Эти правила определяются националь­ными культурными традициями и общественными нормами поведения.

·

· Они фиксируются, оформляются в виде протокола (делового, дипломатического), существуют в виде общепринятых норм социаль­ного поведения, в виде этикетных требований, ограничений времен­ных рамок общения.

·

· В зависимости от различных признаков деловое общение делится на:

·

· 1) устное — письменное (с точки зрения формы речи);

·

· 2) диалогическое — монологическое (с точки зрения однонаправ­ленности / двунаправленности речи между говорящим и слушающим);

·

· 3) межличностное — публичное (с точки зрения количества участников);

·

· 4) непосредственное — опосредованное (с точки зрения отсутст­вия / наличия опосредующего аппарата);

·

· 5) контактное — дистантное (с точки зрения положения ком­муникантов в пространстве).

·

· Все перечисленные факторы делового общения формируют харак­терные особенности деловой речи.

·

· В большей степени различаются устная и письменная деловая речь: обе формы речи представляют системно различающиеся разно­видности русского литературного языка. Если деловая письменная речь представляет официально-деловой стиль речи, то устная деловая речь — различные формы гибридных стилевых образований.

·

· Значительны языковые различия между диалогической и монологи­ческой деловой речью. Если монологическая речь в большей степени тя­готеет к книжной речи, то диалогическая - к разговорной, что отражает­ся в первую очередь на текстовой организации и синтаксических особен­ностях речи. Диалогическое общение — это по преимуществу межлич­ностное общение, а публичная речь — это монологическая речь.

·

· Дистантное, всегда опосредованное общение (телефонный раз­говор, почтовое и факсовое отправление, пейджинговая связь и т.п.) отличается от контактного, непосредственного повышенным вни­манием к интонационному рисунку речи (устное общение), краткос­тью и регламентированностью, невозможностью использования жес­тикуляции и предметов в качестве носителей информации.

·

· Сегодня рамки делового общения расширяются. Реклама, светское общение становятся неотъемлемой составляющей делового общения. Успех предприятия, дела сегодня во многом зависит от умения предста­вить свои позиции в наиболее выгодном свете, заинтересовать потенци­ального партнера, создать благоприятное впечатление. Поэтому, помимо читаемой монологической речи, в практику делового общения все актив­нее входит подготовленная, но нечитаемая монологическая речь (презентационная речь, торжественная речь, вступительное слово на различных встречах), поздравительные письма и другие этикетные тексты.

·

· Владение всеми перечисленными жанрами делового общения вхо­дит в профессиональную компетенцию менеджера, руководителя.

·

· Деловоеобщение — это процесс взаимосвязи и взаимодей­ствия, в ходе которого происходит обмен деятельностью, информацией и опытом. Цель делового общения — постановка определенных целей и конкретных задач. Этим оно отличается от общения в широком смысле слова.

·

· В деловом корпоративном общении невозможно прекратить взаи­моотношения с партнером (по крайней мере, без потерь для обеих сторон).

·

· Значительную часть делового общения занимает служебное общение, т.е. взаимодействие людей, осуществляемое в рабочее время, в стенах организации.

·

· Однако деловое (корпоративное) общение — понятие более широ­кое, чем служебное, так как включает в себя взаимодействие и наем­ных работников, и собственников-работодателей, которое происходит не только в организациях, но и на различных деловых приемах, семина­рах, выставках и пр.

·

· Корпоративное общение можно условно разделить на прямое (непосредственный контакт) и косвенное (между партнерами сущест­вует пространственно-временная дистанция). Прямое деловое об­щение обладает большей результативностью, силой эмоционального воздействия и внушения, чем косвенное.

·

· ФОРМЫ КОРПОРАТИВНОЕ ОБЩЕНИЯ: деловая беседа; деловые пере­говоры; спор, дискуссия, полемика; деловое совещание; публичное выступление; телефонные разговоры; деловая переписка.

·

· • Деловая беседа — передача или обмен информацией и мне­
ниями по определенным вопросам или проблемам. По итогам дело­
вых бесед принятие решений, заключение сделок необязательно.

·

· Деловая беседа выполняет ряд функций, в том числе:

·

· — взаимное общение работников из одной деловой сферы;

·

· — совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка ра­
бочих идей и замыслов;

·

· — контроль и координирование уже начатых деловых
мероприятий;

·

· — стимулирование деловой активности и пр.

·

· Деловая беседа может предварять переговоры или быть элемен­том переговорного процесса.

·

· • Деловые переговоры — основное средство согласованного
принятия решений в процессе общения заинтересованных сторон.
Деловые переговоры всегда имеют конкретную цель и направлены
на заключение соглашений, сделок, контрактов.

·

· • Оюр — столкновение мнений, разногласия по какому-либо во­
просу, борьба, при которой каждая из сторон отстаивает свою точку
зрения. Спор реализуется в форме диспута, полемики, дискуссии и пр.

·

· • Деловое совещание — способ открытого коллективного об­
суждения проблем группой специалистов.

·

· • Публичное выступление — передача одним выступающим ин­
формации различного уровня широкой аудитории с соблюдением
правил и принципов построения речи и ораторского искусства.

·

· • Деловая переписка — обобщенное название различных по со­
держанию документов, выделяемых в связи с особым способом пе­
редачи текста.

·

· Письма, исходящие из вышестоящих организаций, содержат, как правило, указания, уведомления, напоминания, разъяснения, запросы. Подведомственные организации направляют вышестоящим сообще­ния, запросы. Организации обмениваются письмами, содержащими просьбы, предложения, подтверждения, извещения, сообщения и пр. Переписка как вид делового общения делится на собственно деловую и частноофициальную.

·

· Деловое письмо — это корреспонденция, направленная от имени одной организации на имя другой. Она может быть адресована кол­лективу или одному человеку, выступающему в качестве юридиче­ского лица.

·

· К такой корреспонденции относятся коммерческие, дипломатиче­ские и другие письма. Частным официальным письмом является дело­вое послание, которое адресуется от имени частного лица организации частному лицу. Деловая переписка сохраняет и в настоящее время ряд этических и этикетных норм и правил, которые очеловечивают се, ог­раничивая се канцелярский характер.

·

· В деловом общении, особенно во взаимодействии руководителей и подчиненных, используются следующие методы воздействия: поощре­ние, критика, наказание. Основные этические требования к поощрени ям — их заслуженность и соразмерность качеству и эффективности трудовой деятельности.

·

· Критика является наиболее распространенной формой выраже­ния неудовлетворенности деятельностью подчиненных или коллег по работе. Критика должна быть объективной (т.е. вызываться негатив­ным поступком, неумелой и недобросовестной работой) и конструк­тивной, вселять в работника уверенность в его способностях, моби-лизовывать на лучшую работу.

·

· Наказание может быть осуществлено в виде выговора, штрафа, понижения в должности, увольнения. Основное этическое требова­ние к наказаниям — их неотвратимость за систематические и осоз­нанно допускаемые недостатки.

·

· Все многообразие форм и методов управления взаимодействием людей именуется управлением корпоративным общением.

·

· Корпоративное общение — важнейший фактор не только станов­ления и самосовершенствования работника, но и его духовного и фи­зического здоровья.

·

· Кроме того, общение — универсальный способ познания других людей, их внутреннего мира. Благодаря деловому общению работник приобретает свой неповторимый набор личностно-деловых качеств.

·

· ГЛАВНЫЕ ФУНКЦИИ КОРПОРАТИВНОГО ОБЩЕНИЯ.

·

· • организация совместной деятельности;

·

· • формирование и развитие межличностных отношений;

·

· • познание людьми друг друга.

·

· Все это невозможно осуществить без коммуникативной техники общения, степень владения которой является самым главным крите­рием профессиональной пригодности работника.

·

· Работник, как профессионал, должен уметь:

·

· • формулировать цели и задачи общения;

·

· • организовывать общение;

·

· • разбирать жалобы и заявления;

·

· • владеть навыками и приемами, тактикой и стратегией общения;

·

· • вести переговоры, управлять деловым совещанием;

·

· • предупреждать конфликты и разрешать их;

·

· • доказывать и обосновывать, аргументировать и убеждать, дос­
тигать согласия, вести беседу, дискуссию, диалог, спор;

·

· • осуществлять психотерапию, снимать стресс, чувство страха у
собеседника, управлять его поведением.

·

· ПРИНЦИПЫ КОРПОРАТИВНОГО ОБЩЕНИЯ:

·

· • принцип создания условий для выявления творческого потенциала
и профессиональных знаний личности;

·

· • принцип полномочий и ответственности;

·

· • принцип поощрения и наказания;

·

· • принцип рационального использования рабочего времени.

· Ответы на экзаменационные билеты

· Деловые приемы – основные виды, значение и время их проведения

·

· Подробности

· Категория: Этика делового общения

· Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.

· Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязан