Тема 4.2. Учет документов в архиве

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 12

Составление и оформление учетных форм документов, учетной документации

Время выполнения работы - 8 часов

Цель работы: Формирование умений применения нормативных актов в управленческой деятельности.

В результате выполнения практической работы обучающийся должен уметь:

У.1. Работать в системах электронного документооборота

У.2. Использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии

 должен знать:

З.2.Систему хранения и обработки документов.

Требования к теоретической готовности обучающегося к выполнению практической работы:

Для выполнения практической работы обучающийся должен знать: нормативно-методическую базу архивоведения

Задание 1 практической работы:   Составьте таблицу учетных документов архива, используя п. 6.3. Правил работы архива. Указав наименование, краткую характеристику (назначение) и номер приложения к правилам, где размещается эта учетная форма.

Задание 2 практической работы:   Выявите отличия в составе учетных документов, заполнив таблицу.

Учетные документы архива организации	Учетные документы государственного / муниципального архива
1	2

Задание 3 практической работы:   Изучите формы «лист фонда», «список фондов», «книга поступлений», «карточка фонда», «паспорт архива». Возьмите на учет фонд, по материалам которого вы занимались, составьте на него лист

Задание 4 практической работы: Сравните состав и порядок заполнения учетных документов архива: перечислите и расположите в таблице в нужном порядке наименования учетных документов.

 

Документирование изменений по результатам проверки наличия, реставрации, описания, рассекречивания документов, переработки описей и других архивных работ	Документирование выбытия документов
1	2

Задание 4 практической работы: Уясните назначение каждого вида учетных документов и сформируйте навыки их заполнения. Для этого:

1. Решите самостоятельно задачу по заполнению листа фонда.

2. На основании листа фонда заполните карточку фонда.

3. Ознакомьтесь с заполнением списка фондов архива.

Алгоритм выполнения:

1. Оформите титульный лист практической работы.

2. Прочитайте задания практической работы.

3. Создайте файл «ПР № 12 Учетные формы Фамилии».

4. Выполните все задания практической работы в одном файле. Воспроизводите формулировки заданий перед их выполнением.

5. Отформатируйте текст в соответствии с требованиями оформления материала печатным способом.

6. Придайте своей работе юридическую силу.

7. Подшейте работу в свое дело - папку «Практические и самостоятельные работы по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации студентки группы ДОУ-(3)4 Фамилии И.О.».

8. Сдайте свое дело на проверку.

 

Критерии оценки

Работа не оценивается, если не подшита  в соответствующее дело.

Инструменты оценки (ключ, критерии, модельные ответы)	Баллы
КРИТЕРИИ: 1. Работа выполнена в срок. 2. Выполнены все задания в полном объеме. 3. Работа оформлена в соответствии с требованиями. За каждое несоответствие снимается 1 балл	20
ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 б. «хорошо» - 14—17 б. «удовлетворительно» - 13—10 б.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 13

Работа с системой Научно справочного аппарата (НСА).

Время выполнения работы - 24 часов

Цель работы: Формирование умений применения нормативных актов в управленческой деятельности.

В результате выполнения практической работы обучающийся должен уметь:

У.1. Работать в системах электронного документооборота

У.2. Использовать в деятельности архива современные компьютерные технологии

 должен знать:

З.2.Систему хранения и обработки документов.

Требования к теоретической готовности обучающегося к выполнению практической работы:

Для выполнения практической работы обучающийся должен знать: нормативно-методическую базу архивоведения

Задание 1 практической работы: Работа с терминами: заполните таблицу.

№ п/п	Термин	Определение	Источник (наименование документа, откуда взято определение)
1	2	3	4

Термины: каталог, картотека, опись дел, путеводитель по фондам, историческая справка к архивному фонду, каталогизация, описание архивных документов, система научно-справочного аппарата к документам архива (СНСА), научно-справочный аппарат архива (НСА), архивный справочник, межархивный справочник, обзор архивных документов, архивный указатель, схема систематизации документов, составление библиографического описания, заглавие (заголовок), опись дел архивного фонда, описательная статья, аннотирование, описание архивного документа, документы личного происхождения, объект описания описи, документы по личному составу, документы по основной деятельности организации, единица хранения, особо ценные документы.

Задание 2 практической работы: Уясните назначение, место и функции каталогов в системе СПС госархива, ознакомьтесь с существующими структурами каталогов, видами каталогов и характерными особенностями каждого из них; обоснуйте необходимость создания системы каталогов в архиве и ведущее место в ней систематического каталога; Изучите состав элементов информации в описательной статье каталогов и методику составления тематической карточки для каталогов.

Приведите примеры описания документов при каталогизации: а) поединичное; б) групповое (группа однородных дел); в) подокументное – на один документ, на группу документов, на часть документа.

Задание 3 практической работы: Уясните назначение и функции обзоров в системе СПС архива, изучите их виды и методику составления каждого из них (построение обзоров, элементы информации в них, степень полноты раскрытия состава и содержания документов в обзорах), ознакомьтесь с опытом государственных архивов по составлению обзоров.

1. Изучите и проанализируйте один из опубликованных обзоров фонда.

2. Изучите и проанализируйте один из опубликованных тематических обзоров.

3. Результаты анализа изложите в письменном виде. Для анализа используйте следующую примерную схему:

3.1. Название обзора, его выходные данные, составитель.

3.2. Основные составные части обзора.

3.3. Для тематического обзора укажите состав материалов, включенных в обзор (часть фонда, несколько фондов, в последнем случае – назовите их).

3.4. Основная часть обзора:

3.4.1. Схема, по которой построена характеристика документов (назовите эту схему, отметьте и покажите, насколько она выдержана, в какой степени является удачным ее выбор для раскрытия содержания).

3.4.2. Приемы раскрытия состава и содержания документов в обзоре (укажите, какие приемы описания документов использованы в обзоре – групповые и индивидуальные заголовки дел и отдельных документов, пересказ содержания, цитирование текста, источниковедческий анализ документов и т.д., и насколько удачно эти приемы использованы).

3.4.3. Состав поисковых данных, их полнота и правильность применения.

3.5. Историко-археографическое предисловие к обзору. Его назначение, составные части.

3.5.1. Указатели к обзору: их задачи, виды, формы, степень полноты включения предметных понятий, обеспечивающих поиск необходимой читателю информации. Правильность оформления указателей в обзоре.

3.5.2. Состав и назначение других видов вспомогательного справочного аппарата к обзо- ру, их полнота, достоинства, недостатки.

3.6. Заключение и выводы об обзоре.

Материалы для работы:

1. Основные правила работы государственных архивов..

2. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода: Методическое пособие. М., 2003. С. 72–100.

3. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2007. С. 102.

Задание 4 практической работы: Уясните назначение и функции путеводителей и кратких справочников в системе СПС архива, методику их составления (построение, информационные свойства, дифференцированный подход к отбору фондов для включения в путеводитель, к применению индивидуальных и групповых характеристик), изучите опыт государственных архивов по их созданию. Изучите и проанализируйте один из опубликованных путеводителей или кратких справочников.

1. Результаты анализа изложите в письменной форме. Примерная схема анализа:

1.1. Название, выходные данные, составители.

1.2. Основные составные части справочника.

1.3. Собственно путеводитель:

1.3.1. Схема группировки характеристик фондов в путеводителе (укажите, в соответствии с какими признаками она составлена, продумайте правомерность ее выбора и степень выдержанности).

1.3.2. Характеристики фондов (рассмотрите элементы информации в индивидуальных и групповых характеристиках, их назначение, информационную нагрузку и состав данных, обратите внимание на приемы подачи информации о составе НСА к фондам и степень полноты этой информации; дайте свои предложения по устранению допущенных недостатков).

1.3.3. Приемы описания состава и содержания документов фонда (фондов) в аннотации. Покажите на примерах, в чем состоит сущность обобщения информации в аннотациях данного путеводителя, какие требования предъявляются к аннотированию состава и содержания документов и как они соблюдаются; отметьте встречающиеся недостатки в аннотировании.

1.4. Вспомогательный справочный аппарат к справочнику:

1.4.1. Состав справочного аппарата к анализируемому путеводителю.

1.4.2. Историко-археографическое предисловие: отметьте особенности методики его составления для путеводителей и кратких справочников, укажите, какие вопросы нашли отражение в предисловии к данному справочнику, какова полнота освещения, обозначьте замеченные недостатки.

1.4.3. Указатели: их виды и формы, степень полноты включения предметных понятий, правильность оформления указателей. Какие указатели к данному путеводителю можно было бы составить дополнительно?

1.4.4. Состав и назначение других элементов вспомогательного справочного аппарата, их полнота, достоинства, недостатки.

1.4.5. Приложения к путеводителю. Состав приложений. Их информационные функции. Методика составления.

1.4.6. Заключение и выводы.

Материалы для работы:

1. Основные правила работы государственных архивов.

2. Федеральные архивы России и их научно-справочный аппарат.

3. Создание современных архивных справочников на основе дифференцированного подхода:  Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. М., 2003. С. 54–71.

4. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М., 2015.

Задание 5 практической работы: Проведите описание каждого дела (единицы хранения) на карточке: составьте заголовки и на карточке укажите:

1) название фонда и структурной (отраслевой) части;

2) заголовок;

3) индекс дела;

4) крайние даты документов дела;

5) временный номер дела.

Задание 6 практической работы: Оформите опись дел п остоянного хранения.

Реквизиты для выполнения. Опись дел № 1 дел постоянного хранения за 2003 год Управления культуры администрации г. Москвы, подчиняется Министерству культуры РФ, фонд № 165, утверждается начальником управления культуры администрации С.Н.Павловым, составлена архивистом управления Фамилия студента. Приложение 5.

Секретариат

01-01; Приказы управления культуры  по основной деятельности11.01 2003 23.12.2003 10 листов;

01-04; Приказы начальника культуры по основной деятельности; 12.012003-29.12.2003; 120 листов

01-07; Уставы муниципальных учреждений управления культуры; 2003; 50 листов

01-08; Утвержденное штатное расписание;  2003; 4 листа

01-09;  Смета расходов муниципальных учреждений культуры; 2003; 45 листов

01-10; Положение об управлении культуры администрации города; 2003; 23листа

01-11; План работы управления культуры; 2003; 13 листов;

01-12; Отчёт управления культуры о выполнении целевых и текущих программ, планов (годовой);2003; 13 листов;

01-13; Список муниципальных учреждений культуры города;2003 22; 10 листов;

01-14; Номенклатура дел, описи дел (утвержденные); 2003; 42 листа.

Задание 7 практической работы: Оформите опись дел по личному составу

Реквизиты для выполнения. Опись № 2 по личному составу за 2003 год ОАО «Форум» г.Магнитогорска, фонд № 23, утверждена директором предприятия В.П.Васильевым, составлена специалистом по кадрам Фамилия студента. Приложение 6.

03-01; Приказы №№ 1-6 директора предприятия о приеме на работу за январь – декабрь 2003 года; 03.01.2003-01.12.2003; 6 листов;

03-01; Приказы №№ 1-52 директора предприятия о переводе на другую работу за январь-декабрь 2003 г.; 05.01.2003-01.12.2003; 52 листа;

03-04; Приказы №№ 1-7 директора предприятия о прекращении трудового договора за февраль-ноябрь 2003 г.; 14.02.2003-23.11.2003; 7 листов;

03-02; Приказы по кадрам №№ 1/к – 9/к за июнь-декабрь 2003 года; 25.06.2003-01.12.2003; 9 листов;

03-04; Личные дела госслужащих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 43 листа;

03-04; Личные карточки рабочих, уволенных в 2003г. /А-Я/; 2003; 7 листов;

04-05; Лицевые счета рабочих и госслужащих по начислению заработной платы за 2003 г. /табельные №№ 1-680/; 2003; 64 листа.

Задание 8 практической работы: Оформите каталожную карточку

Реквизиты для выполнения. 15.05.2005. Магнитогорск. Протокол заседания профкома оздоровительного центра «Абзаково» № 32. Фонд № 111 «Профком ОАО ММК», опись № 2, дело № 108, листы дела №№ 1002-1010. Документы хранятся в Городском архиве. Специалист архива Фамилия студента.

 

Форма каталожной карточки

 

КАТАЛОЖНАЯ КАРТОЧКА

 

 

Индекс (в госархивах по схеме классификации)             Рубрика

                                                                                         Подрубрика

 

Дата                                                                                 Место события

Содержание

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

____________________________________________________________________________

Наименование архива_________________________________________________________

Наименование структурного подразделения________________________________________

Наименование фонда___________________________________________________________

 

Фонд N              Опись N                             Ед.хр.№                  Л.л

 

Язык документа  Способ воспроизведения Фамилия составителя и дата составления

Задание 9 практической работы: Оформите документы НСА

1. Архивные справочники:

· опись дел, документов;

· путеводитель;

· систематический каталог

2. Дополнительные архивные справочники:

· указатель

· обзор.

 

Алгоритм выполнения

1. Оформите титульный лист практической работы.

2. Прочитайте задания практической работы.

3. Создайте файл «ПР № 13 НСА Фамилии».

4. Выполните все задания практической работы в одном файле. Воспроизводите формулировки заданий перед их выполнением.

5. Отформатируйте текст в соответствии с требованиями оформления материала печатным способом.

6. Придайте своей работе юридическую силу.

7. Подшейте работу в свое дело - папку «Практические и самостоятельные работы по ПМ.02 Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации студентки группы ДОУ-(3)4 Фамилии И.О.».

8. Сдайте свое дело на проверку.

Критерии оценки

Работа не оценивается, если не подшита  в соответствующее дело.

Инструменты оценки (ключ, критерии, модельные ответы)	Баллы
КРИТЕРИИ: 1. Работа выполнена в срок. 2. Выполнены все задания в полном объеме. 3. Работа оформлена в соответствии с требованиями. За каждое несоответствие снимается 1 балл	20
ИТОГО	20
«отлично» - 18—20 б. «хорошо» - 14—17 б. «удовлетворительно» - 13—10 б.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 14

Составление и оформление информационных документов, исполнение запросов