Нормативно-методические документы, регламентирующие правила ведения делопроизводства мон днр

 

Инструкция по делопроизводству в МОН ДНР (далее - Инструкция) устанавливает единые требования документирования управленческой информации и организации работы с документами в МОН ДНР.

Изложенные в Инструкции правила и рекомендации, регулирующие порядок осуществления делопроизводственных процессов в МОН ДНР разработаны в соответствии с нормами Конституции Донецкой Народной Республики и законов Донецкой Народной Республики, которые устанавливают порядок организации и деятельности органов исполнительной власти, нормативно-правовых актов Главы Донецкой Народной Республики, Совета Министров Донецкой Народной Республики по вопросам осуществления контроля за исполнением документов, совершенствования организационных структур, Типовой инструкции по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики, утверждённой Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27. [2]

 Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в МОН ДНР, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководством МОН ДНР.

Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях осуществляет отдел государственной службы, кадров и документационного обеспечения МОН ДНР.[2]

Отдел государственной службы, кадров и документационного обеспечения МОН ДНР (далее - Отдел) в соответствии с возложенными на него задачами:

- разрабатывает инструкцию по делопроизводству МОН ДНР и сводную номенклатуру дел МОН ДНР;

- осуществляет регистрацию и учет документов входящей и исходящей корреспонденции;

- организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение (далее - архив МОН ДНР);

- обеспечивает внедрение и контроль соблюдения структурными подразделениями МОН ДНР требований Инструкции, регламента и государственных стандартов;

- в пределах своей компетенции принимает меры по уменьшению объема служебной переписки в МОН ДНР, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере его управления;

- регулярно проводит проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях МОН ДНР, а также в учреждениях и организациях, относящихся к сфере его управления;

- участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в МОН ДНР;

- в пределах компетенции осуществляет контроль за своевременным движением и исполнением документов в МОН ДНР;

- обеспечивает соблюдение единых требований по подготовке документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

- проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

- организует сохранность документального фонда МОН ДНР и его использование;

- инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников МОН ДНР по вопросам делопроизводства;

- заверяет печатью документы, подписанные руководством МОН ДНР.

На Отдел возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, которые относятся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков хранения и согласование таких документов со специально уполномоченным органом исполнительной власти в сфере документационного обеспечения и архивного дела.

Организация делопроизводства в структурных подразделениях МОН ДНР возлагается на специально назначенное для этого лицо.

Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного разрешения Министра. [2]

Сотрудники подразделений МОН ДНР несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Донецкой Народной Республики ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

 

2.2. Систематизация, хранение, экспертиза ценности документов и подготовка дел к сдаче в архив МОН ДНР

 

Документы с момента создания (поступления) и до передачи их в архив МОН ДНР хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений МОН ДНР и сотрудники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

В рабочих комнатах дела должны храниться в вертикальном положении в закрывающихся шкафах. Для повышения оперативности поиска документов дела размещаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Выдача дел во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Министерства осуществляется по разрешению руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим Министерствам - по письменному разрешению Министра. На выданное дело составляется карточка - заменитель. В карточке указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата его выдачи, лицо, которому дело выдано, дата его возврата, подписи лиц, которые выдали и приняли дело.[2]

Проведение экспертизы ценности документов состоит во всестороннем их изучении с целью отнесения в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики или изъятия из него и установления сроков хранения документов, не подлежащих внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики.[2]

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в МОН ДНР создается Центральная экспертная комиссия Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики (далее – ЦЭК МОН ДНР).

Экспертиза ценности документов проводится каждый год в структурных подразделениях МОН ДНР непосредственно лицами, ответственными за организацию делопроизводства в этих подразделениях, вместе с ЦЭК МОН ДНР под методическим руководством отдела кадрового и документационного обеспечения МОН ДНР и архива МОН ДНР.

Во время проведения экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения для передачи их в архив МОН ДНР, изъятия для уничтожения документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

Отбор документов постоянного хранения осуществляется на основании типовых и ведомственных (отраслевых) перечней документов со сроками хранения, номенклатуры дел МОН ДНР путем пересмотра каждого листа дела. Запрещается отбор документов для дальнейшего хранения или уничтожения на основании заголовков дел в описи или номенклатуре дел.[2]

По результатам экспертизы ценности документов в МОН ДНР составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и внесению в Государственный архивный фонд Донецкой Народной Республики (Приложение 2).

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу через два года после завершения их ведения передаются в архив МОН ДНР в упорядоченном состоянии для дальнейшего хранения и пользования.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения могут передаваться в архив МОН ДНР по решению руководства.

Передача дел в архив МОН ДНР осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному Министром.

Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив МОН ДНР оформляет выдачу дел во временное пользование.

Прием - передача каждого дела осуществляется сотрудником архива МОН ДНР в присутствии сотрудника структурного подразделения, передающего упорядоченные и оформленные дела.

Дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив МОН ДНР по описям.

В конце каждого экземпляра описи сотрудник архивного подразделения или лицо, ответственное за работу архива МОН ДНР, расписывается в принятии дел с обязательным указанием количества (цифрами и словами) переданных дел и проставляет дату. Один экземпляр описи возвращается структурному подразделению, все остальные остаются в архиве МОН ДНР.

Дела, которые передаются в архив МОН ДНР, должны быть связаны надлежащим образом.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за организацию делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все документы в дела, оформляет дела и передает их в архив МОН ДНР независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

МОН ДНР обязано обеспечить сохранность архивных документов и передачу документов, входящих в состав Государственного архивного фонда Донецкой Народной Республики, после окончания установленных предельных сроков их хранения в архиве МОН ДНР для постоянного хранения в Государственном архиве Донецкой Народной Республики.