Основи роботи з інформаційними джерелами

Підготовка аналітичного документу неможлива без організації роботи по збору та обробці інформації. Інформація – це відомості про факти (події, особи, організації), які є основою для прийняття рішень щодо проведення адміністративно-організаційних, політичних та інших заходів, а також для підготовки різноманітних пропозицій і рекомендацій стратегічного та тактичного характеру.

Показово, що факт як такий практично не містить майже ніякої інформації, якщо його не розглядати разом з іншими фактами. Тільки об’єднавши різноманітні факти та виокремивши серед них найбільш відповідні проблемі, яка розглядається, можна отримати чітку картину того, що відбулося.

Основні джерела інформації. Телебачення.Особливо актуальними для отримання інформації є відеосюжети, присвячені виступам державних та політичних діячів; журналістським оглядам з місця подій (на політичну та соціально-економічну тематику); різноманітні ток-шоу на політичну та соціально-економічну тематику; коментарі експертів, політологів тощо..Радіостанції фактично висвітлюють події в режимі реального часу. Друковані ЗМІтакож можуть ефективно використовуватись для отримання аналітичної інформації. Матеріали в друкованих ЗМІ можна розділити на дві групи: інформаційні (фактологічні), аналітичні. Інтернет забезпечує можливість швидкого та відносно легкого доступу до великих масивів документів з різних джерел. Інформаційніагентства передають найбільш оперативну та актуальну соціальну, політичну, економічну інформацію, суттєво скорочуючи терміни та фінансові витрати на отримання нової інформації з урядових джерел. Ключовою ж ланкою в системі інформаційних джерел є людина. Особливість цього джерела у тому, що воно може відкритися або не відкритися: як істота соціальна, людина сама програмує свою поведінку, відповідно, це необхідно врахувати кожному аналітикові, що працює із цим інформаційним джерелом. Специфічним джерелом інформаціє є політичні чутки. Чутки – це стихійна форма передачі інформації по каналам міжособистісного спілкування.

Під час збору та обробки інформації необхідно враховувати, що достатньо часто у ЗМІ активно просувається дезінформація – публікація та популяризація спеціально розроблених зацікавленими особами неправдивих даних та документів під виглядом справжніх.

Для виявлення дезінформації та джерел її походження необхідно:

проводити регулярний моніторинг якомога більшої кількості джерел інформації, співставляючи при цьому отримані дані; розрізняти факти та думки; враховувати, чи здатний інформатор за своїм статусом мати доступ до оприлюднених фактів; враховувати суб'єктивні характеристики джерела; пам'ятати, що особливо легко сприймається та дезінформація, яку ви припускаєте або бажаєте почути; аналізувати ситуацію на предмет виявлення зацікавлених у поширенні дезінформації сторін.

Отримані з різних джерел інформації дані можуть стати корисними лише після того, як будуть піддані необхідному аналізу та максимально точному тлумаченню. Інформація, якою користується політичний аналітик під час своєї роботи повинна бути якісною. Якість інформації – це ступінь розвиненості характеристик інформації, що визначає її практичну придатність для дослідження. Якість інформації залежить від наступних характеристик: вірогідність; надійність; відносність; своєчасність; повнота; важливість.

 

Діловодство – Документаційне забезпечення управління – Документно-інформаційне забезпечення управління – Управління документацією – Керування документацією – Керування документаційними процесами: еволюція і зміст понять.

Діловодство – це діяльність, що охоплює документування (створення документів) та організацію роботи з документами: організацію документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів органу, контроль виконання документів і підготовку документів для передачі в архів.

Останнім часом як синонім терміна діловодство нерідко вживають терміни документаційне забезпечення управління або інформаційно-документаційне забезпечення управління, що включають, окрім традиційної роботи з документами, також інформаційне обслуговування, створення баз даних, їх ведення і роботу з ними.

Документаційне забезпечення управління – можна визначити як діяльність спеціальних працівників або підрозділів по створенню (фіксації та оформленню) документаційної інформаційної бази на різних носіях для використання управлінським апаратом у процесі реалізації його функцій.

Інформаційно-документаційне забезпечення управління у - створення комплексної системи діловодства, тобто сукупності організаційних, Інформаційних, технічних, технологічних процедур, що забезпечують отримання, опрацювання, використання, зберігання, відправлення і знищення документів.

Тлумачення поняття “керування документаційними процесами”, подане в ДСТУ 4423:2005, різниться від пропонованих раніше Якщо у чинному термінологічному стандарті у сфері діловодства й архівної справи до англомовного варіанту records management зустрічаємо україномовну версію керування документацією, то в ДСТУ 4423–1:2005 розробники відмовляються від буквального перекладу терміну словосполучення, мотивуючи неадекватністю віддзеркалення змісту іншомовного терміну, а також некоректністю значень лексем. Тому, замість звичного “керування документацією” маємо модифіковану версію – “керування документаційними процесами”. Останнє трактується як галузь керування, що відповідає за ефективний і систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням до архіву, вилученням для знищення службових документів, охоплюючи процеси відбирання та зберігання в документальній формі свідчень, інформації про ділову діяльність.

Таким чином, збагачення терміносистеми документознавства у прикладному сенсі стало свідченням стрімкого розвитку діловодства. Входження у науковий обіг термінів “документаційне забезпечення управління”, “керування (управління) документацією” / “керування документаційними процесами” стало ознакою часу. Так склалося завдяки, по-перше, зростання ролі практичної сфери роботи з документами у суспільстві, по-друге, удосконалення інформаційних технологій продукування, розповсюдження, використання та збереження інформації, а, по-третє, освоєння відповідного зарубіжного досвіду. Це, в свою чергу, вплинуло на зміст документознавства як науки, зрослої на ґрунті досягнень роботи з документами.

 

«Документологічна» версія документознавства.

Гостроту питання про назву науки про документ неодноразово підкреслював Ю.М. Столяров, у тому числі в новітній публікації [1]. Головним аргументом на користь заміни назви документознавства на документологію висувається прагнення до усунення полісемії, коли одним і тим самим терміном називають різні навчальні і наукові дисципліни. термін «документологія» започаткував класик «науки про документ взагалі» Поль Отле. Проте разом з цим терміном, як синонім, П. Отле застосовував термін «документація», який і став найбільш вживаним у подальші роки, аж до останніх публікацій міжнародних стандартів з «інформації та документації». Формування «документологічної» версії документознавства припадає на 90-ті роки. Активними адептами стали представники бібліотекознавства, бібліографознавства, книгознавства, які обстоюють перспективність розширення представницького кола документології за рахунок археографії, кодикології, журналістики, теорії комунікації тощо. Автором відновленої версії науки про документ став відомий теоретик бібліотечної справи, професор, доктор педагогічних наук Ю. М. Столяров та його послідовниця, також професор і доктор педагогічних наук Н. М. Кушнаренко. На позиціях документознавства як науки інформаційного циклу стоїть також вітчизняний доктор історичних наук, професор М. С. Слободяник. Активно формується подібний підхід доктором історичних наук, професором Г. М. Швецовою-Водкою.

Гостра необхідність вдосконалення документаційного забезпечення управління на всіх рівнях соціального керівництва молодої радянської держави, впровадження наукових методів організації праці, в т.ч. у діловодстві викликала необхідність теоретичного обгрунтування питань документування управлінської документації та організування роботи зі службовими документами на підприємствах. Засновникам цього більш вузького підходу став професор К. Г. Мітяєв, який розробляв відповідний курс в Московському державному історико-архівному інституті в 60-х роках минулого століття.

Особливе місце серед досліджень теоретичних основ документознавства належить працям професор А. М. Сокової, котра головним завданням цієї дисципліни вважає забезпечення вищої якості документів у момент їх створення та функціонування як в оперативному так і в архівному середовищі.

В більшості праць перерахованих вчених свої підходи до розуміння науки про документ, так би мовити широкі і вузькі – «традиційні». Одні вважають, що узагальнюючу науку про документ назвати документологією (Ю. М. Столяров, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка), інші (С. Г. Кулешов) вважають, що документологією як загальною історією та теорією документа можна назвати лише розділ документознавства.

При полярних поглядах на місце та структуру докумнтології у М. С. Слободяника, С. П. Кулешова та О. А. Плешкевич їх об’єднує те, що зазначена наука може мати місце після доопрацювання і що необхіден ще певний час для її узагальнення. В той же час ініціатори нового підходу (Ю. М. Столяров та Н. М. Кушнаренко) вважають, що чекати для документології кращих часів не має сенсу.