Вопрос о юридическом статусе документов на новейших носителях

С способами обмена и обеспечения их долговременного хранения электронных документов непосредственно связана проблема обеспечения их аутентичности.

В связи с широким распространением современных методов фиксации и передачи информации возникает вопрос о правовом статусе документов на новейших носителях, их применения, например, при отстаивании позиции в суде, то есть о наличии их юридической силы.

Прежде всего, следует понимать различие таких терминов, как «юридическая сила» и «юридическая значимость» документов.

В ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» даны определения двух данных понятий:

Юридической силой документа является свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Юридической значимостью документа, в свою очередь, является свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера [ГОСТ Р 7.0.8 2013. п. 14, 15].

Переход информации на машиночитаемый носитель взамен бумажного потребовал принятия современных механизмов обеспечения «юридической силы» документа на подобном носителе.

Из приведенных определений следует, что юридическую силу следует рассматривать как определенное свойство документа. Это свойство может быть предоставлено электронному документу посредством использования специального реквизита этого документа, которым в Российской Федерации на сегодняшний день является электронная подпись.

Действующее законодательство РФ признает возможность совершения сделки с использованием электронного документа при условии, что такие документы будут подписаны электронной подписью. Так, в законе "Об электронной подписи" указано, что каждый документ, подписанный с помощью электронной подписи, приравнивается к документу, подписанному собственноручной подписью и печатью» [ФЗ «Об электронной подписи» ст. 2]. Стандарт ГОСТ Р ИСО 7498-2:99, в свою очередь, определяет цифровую подпись как данные, присоединённые к набору данных либо являющиеся результатом криптографического преобразования исходного набора данных и позволяющие получателю подтвердить подлинность источника и целостность блока данных и обеспечить защиту против подделки, например, с помощью средств получателя [ГОСТ Р ИСО 7498-2:99].

Таким образом, электронная цифровая подпись (далее – ЭЦП) электронных документов равносильна ручной подписи при соответствии следующим требованиям:

- сертификат ключа подписи, который относится к данной электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

- подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

- электронная цифровая подпись применяется в соответствии теми данными, которые указаны в сертификате ключа подписи [Хошимова 2018: C. 30].

ЭЦП хоть и равносильна ручной подписи, также имеет ряд серьезных различий [Миронов 2020: 52]. Приведем основные отличия обычных подписей и ЭЦП в таблице (табл. 1).

Таблица 1. Сравнение различий ручной и электронной подписи

Ручная подпись	ЭЦП
Не обладает сроком давности.	Сертификат ключа электронной подписи имеет срок действия [ФЗ «Об электронной подписи». ст. 14].
Не содержит сведений о правомочности лица, подписавшего документ.	Проверка ЭЦП производится с помощью сертификата ключа подписи [ФЗ «Об электронной подписи». ст. 14].
Принадлежит только определенному человеку.	Может принадлежать как физическому, так и юридическому лицу [ФЗ «Об электронной подписи». ст. 2].
Не требует наличия каких-либо специальных средств для ее реализации.	Нуждается в дополнительных средствах, которые реализуют алгоритмы ее вычисления и верификации.

Законодательство РФ предусматривает наличие нескольких видов электронной подписи:

- простая электронная подпись;

- усиленная неквалифицированная электронная подпись;

- усиленная квалифицированная электронная подпись [ФЗ " Об электронной подписи " ст. 5. п. 1].

В то же время усиленная квалифицированная ЭЦП является необходимым, но недостаточным требованием для придания юридической силы электронному документу. Так, например, несоблюдение требований к форме и формату представления документа, срокам его представления, адресу электронной почты, с которого должен быть направлен электронный документ, влечет за собой оспаривание юридической силы электронного документа.

Несмотря на такие преимущества ЭЦП, как экономия времени и денежных средств, а также сложность подделки, их распространенность все еще находится на достаточно низком уровне. На данный момент большинство организаций в России отдают предпочтение бумажному документообороту. При этом электронным документооборотом в России пользуются только 30 % компаний [Кузнецова 2019: 310]. Данный факт обусловлен следующими причинами:

- значительные финансовые затраты, связанные с ее приобретением и эксплуатацией ЭЦП;

- высокие квалификационные требования к сотрудникам, работающим с электронными документами;

- отсутствие доверия к электронной подписи [Авсеев, Макаров, Наружный 2021: 21].

    Основная проблема с аутентификацией электронных документов, заверенных ЭЦП, состоит в том, что эта она неразрывно связана с форматом документа. После переформатирования электронного документа (что обычно неминуемо при долговременном хранении) проверка подлинности ЭЦП становится бессмысленной.

    Обеспечение долговременного хранения аутентичной электронной информации – проблема важная и актуальная.

Идеалом развития электронного документооборота должен стать окончательный переход к безбумажным технологиям. Однако на сегодняшний день бумажные документы по-прежнему являются необходимым условием для выполнения требований многих законодательных норм - налоговых, законодательства о бухгалтерском учете и т.д.

 

ГЛАВА 2.