Обработка внутренних документов

К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).

Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:

§ проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;

§ протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:

§ фельдъегерской или курьерской связью;

§ секретарями;

§ с помощью технических средств.

Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

 

Структура баз данных документов.

Система хранения информации

Потоки информации, циркулирующие в мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления документами, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства организаций.

База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к какой либо предметной области. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации, позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями, обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним. Популярные СУБД –MicrosoftAccess, FoxPro, Paradox и др.

База данных помогает систематизировать и хранить информацию из конкретной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимых сведений. Современные базы данных оперируют информацией, представленной в самом различном формате, - от обычных чисел и текста до графических и видеоданных.

Достоинством электронного хранения документов в базах данных является быстрый поиск информации. Так, поиск по базе данных с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа и других документов выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.

Таким образом, использование баз данных в управлении документами имеет ряд преимуществ:

- удобство и надёжность хранения документов;

- легкость ограничения или расширения права доступа к базе данных того или иного сотрудника;

- не имеет временного ограничения, позволяет документам в базе данных храниться вечно;

- сокращения времени на обработку документов организации;

- низкие трудозатраты;

- построение произвольных запросов и отчётов;

- построение и размещение графиков (диаграмм) на форму или отчет;

- простота использования;

- автоматизированная централизованная или децентрализованная регистрация всех документов, с формированием регистрационных карточек с прикрепление электронных копий документов, журналов регистрации и передачи документов, и т.п.;

- создание электронного архива зарегистрированных документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;

- пересылка и доставка документов в электронном виде до рабочих мест пользователей как внутри учреждения, организации, так и в удаленные обособленные учреждения, организации.

Специалисты в области управления документацией, сходятся во мнении о том, что создание эффективной системы управления документами основывается на внедрении специализированных систем электронного документооборота, ориентированных на автоматизацию полного жизненного цикла документа.

Современный рынок систем электронного документооборота представлен широким выбором программных продуктов, однако далеко не каждая организация имеет достаточно ресурсов для оплаты внедрения таких систем. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться также дорого для компаний. Альтернативным решением автоматизации для таких организаций является разработка электронной базы данных документов средствами СУБД MS Access. Данный выбор обусловлен тем, что, во-первых, в настоящее время пакет MS Office получил наибольшую популярность; во-вторых, СУБД MS Access хорошо известен практически каждому работнику организации; в-третьих, имеет удобный интерфейс; в-четвертых, процесс создания базы данных в СУБД MS Access относительно несложен, так как практически для любых работ с базами данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

Работа в СУБД MicrosoftAccess начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. После этого с помощью основных объектов базы данных - запросов, форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

В соответствии с целями, задачами и организационной структурой учреждений создаётся база данных. Для организации управления документами в учреждении необходимо создать следующие таблицы: «Входящие документы», «Исходящие документы» и «Внутренние документы».

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того базы данных позволяют хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.