ЛЕКЦИЯ 3. Организация документооборота.

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

Специальность 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет

(заочное отделение)

Преподаватель Пивоварова Жанна Николаевна

ЛЕКЦИЯ 3. Организация документооборота.

Хранение документов

План лекции:

Понятие «документооборот»

Особенности обработки входящих документов и исходящих документов

Структура баз данных документов. Система хранения информации

Номенклатура дел, правила составления номенклатуры дел.

Оценка значимости и сроков хранения документов.

 

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы.

Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения: кадровый; производственный; административно-хозяйственный; управленческий; бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны: эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.

Особенности обработки входящих документов

 

К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма (предложения, сопроводительные, гарантийные, рекламные, информационные, запросы и др.), факсограммы, сообщения, переданные по электронной почте, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, отчеты о хозяйственной, финансовой, управленческой деятельности, докладные записки, акты, обращения граждан, запросы и обращения депутатов, ходатайства, коллективные обращения.

Обработка входящих документов включает:

§ прием и первичную обработку документов;

§ предварительное рассмотрение и распределение документов;

§ регистрацию;

§ рассмотрение документов руководством;

§ передачу на исполнение.

Первичная обработка документов

Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях (министерствах, концернах) в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.

Входящие документы могут быть получены по почте, доставлены фельдъегерской связью, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.

Предварительное рассмотрение

После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.

Распределение документов

Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.

Регистрация документов

Учет входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она может проставляться в виде штампа от руки или электрическимштемпелевателем. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).

Рассмотрение руководством

Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

Резолюция переносится в регистрационную форму.

Передача на исполнение

Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.

Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственный исполнитель.

Таким образом, основными задачами обработки входящих документов являются:

§ проверка правильности доставки документов;

§ проверка целостности вложений и физического состояния полученных документов;

§ фиксация факта получения документов;

§ подготовка их к исполнению;

§ передача документов исполнителям.

Система хранения информации

Потоки информации, циркулирующие в мире, огромны. Во времени они имеют тенденцию к увеличению. Поэтому в любой организации, как большой, так и маленькой, возникает проблема такой организации управления документами, которая обеспечила бы наиболее эффективную работу. И уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства организаций.

База данных – это поименованная совокупность структурированных данных, относящихся к какой либо предметной области. Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД). СУБД используются для упорядоченного хранения и обработки больших объемов информации, позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями, обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним. Популярные СУБД –MicrosoftAccess, FoxPro, Paradox и др.

База данных помогает систематизировать и хранить информацию из конкретной предметной области, облегчает доступ к данным, поиск и предоставление необходимых сведений. Современные базы данных оперируют информацией, представленной в самом различном формате, - от обычных чисел и текста до графических и видеоданных.

Достоинством электронного хранения документов в базах данных является быстрый поиск информации. Так, поиск по базе данных с последующим выводом на печать или отправкой работнику по электронной почте копии приказа и других документов выполняется значительно быстрее, чем поиск в бумажном архиве, снятие и отправка бумажной копии.

Таким образом, использование баз данных в управлении документами имеет ряд преимуществ:

- удобство и надёжность хранения документов;

- легкость ограничения или расширения права доступа к базе данных того или иного сотрудника;

- не имеет временного ограничения, позволяет документам в базе данных храниться вечно;

- сокращения времени на обработку документов организации;

- низкие трудозатраты;

- построение произвольных запросов и отчётов;

- построение и размещение графиков (диаграмм) на форму или отчет;

- простота использования;

- автоматизированная централизованная или децентрализованная регистрация всех документов, с формированием регистрационных карточек с прикрепление электронных копий документов, журналов регистрации и передачи документов, и т.п.;

- создание электронного архива зарегистрированных документов, с возможностью поиска документов по различным атрибутам;

- пересылка и доставка документов в электронном виде до рабочих мест пользователей как внутри учреждения, организации, так и в удаленные обособленные учреждения, организации.

Специалисты в области управления документацией, сходятся во мнении о том, что создание эффективной системы управления документами основывается на внедрении специализированных систем электронного документооборота, ориентированных на автоматизацию полного жизненного цикла документа.

Современный рынок систем электронного документооборота представлен широким выбором программных продуктов, однако далеко не каждая организация имеет достаточно ресурсов для оплаты внедрения таких систем. Вместе с тем для развертывания полноценной системы управления электронным документооборотом необходимы выделенные серверы, соответствующая инфраструктура и кадры, что может оказаться также дорого для компаний. Альтернативным решением автоматизации для таких организаций является разработка электронной базы данных документов средствами СУБД MS Access. Данный выбор обусловлен тем, что, во-первых, в настоящее время пакет MS Office получил наибольшую популярность; во-вторых, СУБД MS Access хорошо известен практически каждому работнику организации; в-третьих, имеет удобный интерфейс; в-четвертых, процесс создания базы данных в СУБД MS Access относительно несложен, так как практически для любых работ с базами данных в приложении имеется свой мастер, который помогает их выполнять.

Работа в СУБД MicrosoftAccess начинается с определения реляционных таблиц и их полей, которые будут содержать данные. После этого с помощью основных объектов базы данных - запросов, форм, отчетов и макросов можно определять действия над этими данными.

В соответствии с целями, задачами и организационной структурой учреждений создаётся база данных. Для организации управления документами в учреждении необходимо создать следующие таблицы: «Входящие документы», «Исходящие документы» и «Внутренние документы».

Существует много веских причин перевода существующей информации на компьютерную основу. Сейчас стоимость хранения информации в файлах на компьютере дешевле, чем на бумаге. Базы данных позволяют хранить, структурировать информацию и извлекать оптимальным для пользователя образом. Использование клиент/серверных технологий позволяют сберечь значительные средства, а главное и время для получения необходимой информации, а также упрощают доступ и ведение, поскольку они основываются на комплексной обработке данных и централизации их хранения. Кроме того базы данных позволяют хранить любые форматы данных, текст, чертежи, данные в рукописной форме, фотографии, записи голоса и т.д.

 

Дисциплина «Документационное обеспечение управления»

Специальность 38.02.01 Экономика и бухгалтерский учет

(заочное отделение)

Преподаватель Пивоварова Жанна Николаевна

ЛЕКЦИЯ 3. Организация документооборота.

Хранение документов

План лекции:

Понятие «документооборот»

Особенности обработки входящих документов и исходящих документов

Структура баз данных документов. Система хранения информации

Номенклатура дел, правила составления номенклатуры дел.

Оценка значимости и сроков хранения документов.

 

Производственную, организационную и социальную деятельность предприятия сопровождают и подтверждают документы.

Организация движения документов от момента создания до момента смерти (завершения исполнения, уничтожения или сдачи в архив) называется документооборотом.

★ Документооборот — это система создания, обработки, приема, передачи, хранения и архивирования документов на предприятии.

Документооборот в компании подразделяют на несколько видов, в зависимости от сферы применения: кадровый; производственный; административно-хозяйственный; управленческий; бухгалтерский.

Понятие документооборота взаимосвязано с понятием делопроизводства, которое включает в себя все процессы работы с документами. Поэтому движение документов также контролируется в архивном деле, секретном и конфиденциальном делопроизводстве.

Если система документооборота на предприятии отсутствует, невозможны: эффективный, грамотный и своевременный кадровый, налоговый, управленческий и бухгалтерский учет; оперативное взаимодействие с вышестоящими организациями, контрольно-надзорными и государственными органами, дочерними подразделениями, общественными формированиями; управление предприятием и взаимодействие между структурными подразделениями; управление персоналом, контроль производственной деятельности сотрудников, справедливая и своевременная оплата труда.

Основы документооборота в организациях закрепляют локальными нормативными актами — положениями, инструкциями.